Um checklist de conformidade de onboarding do vendedor pode incluir a verificação de quem são seus vendedores e de quem detém e controla as empresas, bem como uma triagem de sanções ou exposição política antes de permitir que eles recolham um repasse. As plataformas e marketplaces que facilitam pagamentos podem ter responsabilidade direta por isso, e os requisitos variam dependendo do tipo de vendedor, país e nível de risco. O onboarding manual pode custar até US$ 35.000 por fornecedor, mas fazê-lo corretamente pode evitar problemas futuros.

Abaixo, explicaremos como classificar um vendedor corretamente desde o início, quais documentos e dados coletar para pessoas físicas em comparação com empresas, e onde as verificações de Prevenção à lavagem de dinheiro (PLD) e de triagem se encaixam em um checklist de onboarding.

Principais conclusões

• Pessoas físicas, empresários individuais e empresas têm diferentes documentos e etapas de verificação para o onboarding do vendedor.

• As verificações Conheça seu cliente (KYC) e Conheça sua empresa (KYB) passam por processos diferentes, um para identificação da pessoa física e outro para o cadastro da empresa.

• A conformidade não termina na aprovação. O monitoramento contínuo e a nova triagem periódica identificam mudanças que apenas o onboarding não consegue.

O que é um checklist de conformidade de onboarding de vendedores para plataformas e marketplaces?

O checklist de conformidade de onboarding de vendedores é um processo estruturado para recolher, verificar e documentar dados jurídicos, financeiros e regulatórios de um novo vendedor terceirizado antes de aprová-lo para negociar. Ao administrar uma plataforma ou marketplace que permita a outras empresas ou pessoas vender usando você, a responsabilidade de saber quem são antes de permitir que recebam pagamentos é sua. O checklist de onboarding de vendedores passa por diversas tarefas: classificação do vendedor, recolhimento de informações e documentos, verificação da identidade pelo KYC e KYB, verificação de propriedade e triagem de sanções ou pessoas expostas politicamente (PEPs) e monitoramento da conta uma vez aprovada.

Como definir o vendedor e seu fluxo de onboarding?

O primeiro passo em qualquer fluxo de onboarding é determinar com que tipo de vendedor você está lidando. Essa classificação decide tudo o que vem a seguir. Vendedores pessoa física, empreendedores individuais e empresas registradas têm requisitos de documentação e níveis de análise diferentes.

Nos EUA, um vendedor pessoa física (alguém que vende em seu próprio nome sem uma entidade comercial separada) geralmente precisa de um documento de identidade emitido pelo governo, um Social Security number (SSN) ou ID fiscal equivalente e uma conta bancária para repasses. Um empreendedor individual pode operar sob um nome fantasia e ter um Employer Identification Number (EIN), mas juridicamente ainda é uma pessoa, portanto a verificação continua centrada na pessoa física.

Uma empresa registrada, seja ela uma parceria, sociedade de responsabilidade limitada (LLC) ou corporação, precisa de documentos de registro da empresa, um ID fiscal para a própria entidade e dados das pessoas que a possuem ou controlam.

Quais informações e documentos você deve recolher durante o onboarding de vendedores?

Depois de saber que tipo de vendedor está passando pelo onboarding, o próximo passo é reunir os dados e documentos específicos vinculados a essa classificação.

Ao fazer onboarding de um vendedor pessoa física, recolha:

• Nome jurídico completo, data de nascimento e endereço (correspondente a um documento de identidade emitido pelo governo)

• Número de identificação fiscal (Social Security number, documento de identidade nacional, número de referência fiscal)

• Dados da conta bancária para repasses

Ao fazer onboarding de um vendedor empresa, recolha:

• Nome jurídico da empresa, número de registro e endereço comercial

• O nome e documento de identidade do representante que está concluindo o onboarding em nome da empresa

• Dados dos proprietários usufrutuários (qualquer pessoa que possua grande parte da entidade ou exerça controle substancial sobre ela)

Como a verificação de KYC e KYB funciona para os vendedores?

A verificação confirma que o que o vendedor enviou está correto. Há diferentes formas de verificação para pessoas físicas e empresas.

O KYC se aplica a vendedores pessoa física e aos representantes e proprietários usufrutuários por trás de vendedores empresa. Geralmente, ele verifica um documento de identidade enviado em bancos de dados do governo ou de agências de crédito, confirma se o nome e a data de nascimento correspondem e, em alguns fluxos, requer uma selfie correspondente à foto do documento de identidade.

KYB se aplica à própria entidade empresarial. Ele pode verificar o número de registro em registros oficiais de empresas, confirmar se a empresa está ativa em vez de dissolvida e cruzar o endereço e a estrutura com arquivos públicos.

Como executar as verificações de propriedade, PLD e triagem?

A propriedade usufrutuária, os controles de PLD e a triagem são três áreas em que se concentra a exposição à conformidade.

A coleta de beneficiário final (UBO) é o processo de identificar cada pessoa física que possua grande parte de uma empresa (os limites exatos variam). Cada UBO deve ter dados de identificação principais semelhantes aos exigidos para um vendedor pessoa física: nome, data de nascimento, endereço e verificação de documento de identidade. Estruturas de propriedade complexas, como uma empresa pertencente a outra empresa que pertence a um truste, exigem o rastreamento da propriedade por cada entidade até se chegar às pessoas reais.

O PLD controla a camada acima da verificação de identidade. O PLD inclui verificar padrões de transação em busca de estruturação, observar se há valores de repasse que não correspondem ao tipo de empresa informado e sinalizar contas que mudem repentinamente de volume ou destino sem explicação.

A triagem de sanções verifica o vendedor, seus representantes e os proprietários usufrutuários em listas de sanções do governo, incluindo a Specially Designated Nationals List da Agência de Controle de Ativos Estrangeiros dos EUA, além das listas aplicáveis da UE e da ONU. A triagem de PEP verifica se as pessoas são funcionários do governo, seus familiares ou associados próximos, já que indivíduos assim apresentam risco de corrupção elevado.

Como encaminhar vendedores de alto risco e monitorá-los após o onboarding?

A due diligence aprimorada (EDD) se aplica a vendedores de alto risco, estruturas corporativas em camadas, grandes transações e atividades comerciais em países com regulamentação mais fraca (ou maior corrupção).

As etapas de EDD geralmente incluem o seguinte:

• Análise da origem dos fundos: exigir que o vendedor explique e apresente um comprovante da origem do capital de giro

• Revisão da estrutura de propriedade: rastrear todas as camadas de propriedade com mais detalhes

• Execução de verificações adicionais: triagem mais frequente com relação a PEP e listas de sanções

O monitoramento da conformidade deve continuar após a configuração da conta. Analise periodicamente os vendedores novamente em listas de sanções e PEP, já que pessoas e entidades podem ser adicionadas a elas após já terem passado pelo onboarding.

Como avaliar se o seu checklist de conformidade de onboarding de vendedores está funcionando?

Avalie o seu checklist de conformidade de onboarding com base nos resultados reais. Acompanhe as métricas a seguir para determinar o sucesso do seu checklist:

• Quantos vendedores abandonam o onboarding e onde

• Com que frequência a verificação gera falsos positivos

• Quantos casos encaminhados realmente precisaram de EDD contra quantos foram liberados após uma análise mais detalhada

• Com que frequência o monitoramento pós-onboarding detecta algo que não foi percebido pela triagem inicial

Se o processo de verificação estiver produzindo muitos falsos positivos ou se muitos casos estiverem sendo encaminhados para EDD, a lógica de correspondência poderá ser muito rígida para os países ou tipos de vendedores que você atende.

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Perguntas frequentes sobre checklists de conformidade de onboarding de vendedores