En checklista för efterlevnad vid onboarding av säljare kan inkludera verifiering av vilka dina säljare är och vem som äger och kontrollerar deras företag, samt screening för sanktioner eller politisk utsatthet innan du låter dem ta emot en utbetalning. Plattformar och marknadsplatser som underlättar betalningar kan bära ett direkt ansvar för detta, och kraven varierar beroende på typ av säljare, land och risknivå. Manuell onboarding kan kosta så mycket som 35 000 $ per leverantör, men att göra det rätt kan förhindra problem senare.

Nedan förklarar vi hur du klassificerar en säljare korrekt från början, vilka dokument och uppgifter som ska samlas in för enskild firma jämfört med företag, och var kontroller av penningtvätt (AML) och screening passar in i en checklista för onboarding.

Viktiga lärdomar

• Enskild firma, enskilda näringsidkare och företag har olika steg för dokument och verifiering vid onboarding av säljare.

• Know Your Customer (KYC)- och Know Your Business (KYB)-kontroller körs via olika processer, en för identifiering av enskild firma och en för företagsregistrering.

• Efterlevnad slutar inte vid godkännandet. Löpande övervakning och regelbunden ny screening fångar upp ändringar som enbart onboarding inte kan.

Vad är en checklista för efterlevnad vid onboarding av säljare för plattformar och marknadsplatser?

En checklista för efterlevnad vid onboarding av säljare är en strukturerad process för att samla in, verifiera och dokumentera juridisk, ekonomisk och regulatorisk information från en ny tredjepartssäljare innan man godkänner hen för handel. När du driver en plattform eller marknadsplats som låter andra företag eller personer sälja via dig ansvarar du för att veta vilka de är innan du låter dem ta emot betalningar. En checklista för onboarding av säljare går igenom flera uppgifter: klassificering av säljaren, insamling av information och dokument, identitetsverifiering via KYC och KYB, kontroll av ägande och screening mot sanktioner eller personer i politiskt utsatt ställning (PEP), samt övervakning av kontot när det väl har godkänts.

Hur definierar du säljaren och dennes onboarding?

Det första steget i all onboarding är att fastställa vilken typ av säljare du har att göra med. Denna klassificering avgör allt som följer. Enskilda firmor och registrerade företag har alla olika krav på dokumentation och olika nivåer av granskning.

I USA behöver en enskild firma (någon som säljer under eget namn utan en separat företagsenhet) oftast en statlig id-handling, ett Social Security-nummer (eller motsvarande skatteregistreringsnummer) och ett bankkonto för utbetalningar. En enskild näringsidkare kan arbeta under ett så kallat "doing business as"-namn och ha ett Employer Identification Number (EIN), men juridiskt sett är de fortfarande en person, så verifieringen kretsar fortfarande kring den enskilda individen.

Ett registrerat företag, oavsett om det är ett partnerskap, ett LLC-bolag (Limited Liability Company) eller ett aktiebolag (Corporation), behöver registreringsbevis för företaget, ett skatteregistreringsnummer för själva företaget och uppgifter om de personer som äger eller kontrollerar det.

Vilken information och vilka dokument bör du samla in vid onboarding av säljare?

När du vet vilken typ av säljare du genomför onboarding för är nästa steg att samla in de specifika datapunkterna och dokumenten kopplade till den klassificeringen.

När du genomför onboarding för enskilda firmor ska du samla in:

• Fullständigt registrerat namn, födelsedatum och adress (matchat mot en statlig id-handling)

• Skatteregistreringsnummer (Social Security-nummer, nationellt id-nummer, skatteregistreringsnummer)

• Kontouppgifter för utbetalningar

När du genomför onboarding för ett företag ska du samla in:

• Registrerat företagsnamn, registreringsnummer och företagsadress

• Namn och id för den representant som slutför onboardingen för företagets räkning

• Uppgifter om verklig huvudman (någon som äger en stor del av enheten eller utövar betydande kontroll över den)

Hur fungerar KYC- och KYB-verifiering för säljare?

Verifieringen bekräftar att det säljaren skickat in stämmer. Det finns olika typer av verifieringar för enskilda firmor och företag.

KYC gäller för enskilda firmor (som är säljare) samt för representanter och verkliga huvudmän bakom företag som är säljare. Detta innebär ofta att ett inlämnat id-kort kontrolleras mot statliga databaser eller kreditupplysningsregister, att man bekräftar att namn och födelsedatum stämmer överens och att det i vissa flöden krävs en selfie som matchas mot fotot på id-kortet.

KYB gäller för själva företaget. Det kan innebära att man kontrollerar registreringsnumret mot officiella företagsregister, bekräftar att företaget är aktivt snarare än upplöst och korskör adressen och strukturen mot offentliga handlingar.

Hur kör du ägar-, penningtvätts- och screeningkontroller?

Verkligt huvudmannaskap, kontroller mot penningtvätt och screening är tre områden där exponeringsrisken för efterlevnad koncentreras.

Att samla in information om den verkliga huvudmannen (Ultimate Beneficial Owner, UBO) innebär att man identifierar varje individ som äger en stor del av ett företag (exakta tröskelvärden varierar). Varje verklig huvudman bör ha grundläggande identitetsinformation som liknar den som krävs för enskilda firmor: namn, födelsedatum, adress och id-verifiering. Komplexa ägarstrukturer, som exempelvis ett företag som ägs av ett annat företag som i sin tur ägs av en stiftelse, kräver att man spårar ägandet genom varje enhet tills man når faktiska personer.

Kontroller mot penningtvätt läggs till ovanpå identitetsverifieringen. Kontroller mot penningtvätt inkluderar att granska transaktionsmönster för att upptäcka uppdelning, hålla utkik efter belopp för utbetalning som inte stämmer överens med den angivna verksamhetsformen och flagga konton som plötsligt byter volym eller destination utan förklaring.

Sanktionsscreening kontrollerar säljaren, dess representanter och deras verkliga huvudmän mot statliga sanktionslistor, inklusive Specially Designated Nationals List från det amerikanska Office of Foreign Assets Control, tillsammans med tillämpliga EU- och FN-listor. PEP-screening kontrollerar om personer är statliga tjänstemän, deras familjemedlemmar eller nära medarbetare, eftersom dessa individer medför en förhöjd korruptionsrisk.

Hur eskalerar du säljare med högre risk och övervakar dem efter onboardingen?

Utökad due diligence (EDD) gäller för säljare med hög risk, skiktade företagsstrukturer, stora transaktioner och affärsverksamhet i länder som har svagare reglering (eller högre korruption).

EDD-åtgärder inkluderar vanligtvis följande:

• Granskning av medlens ursprung: Att kräva att säljaren förklarar och tillhandahåller bevis på varifrån deras rörelsekapital kommer

• Granskning av ägarstruktur: Att spåra varje ägarlager mer noggrant

• Körning av ytterligare kontroller: Mer frekvent screening mot PEP- och sanktionslistor

Övervakning av efterlevnad bör fortsätta efter att kontot har konfigurerats. Gör screening av säljare mot sanktions- och PEP-listor regelbundet, eftersom personer och enheter kan läggas till i dessa listor efter att de redan har genomfört onboarding.

Hur utvärderar du om din checklista för efterlevnad vid onboarding av säljare fungerar?

Se till att du mäter din checklista för efterlevnad vid onboarding mot verkliga resultat. Följ upp följande mätvärden för att avgöra hur framgångsrik din checklista är:

• Hur många säljare som hoppar av under onboarding och var

• Hur ofta verifiering resulterar i falska flaggningar

• Hur många eskalerade ärenden som faktiskt behövde EDD jämfört med hur många som godkändes när en person tittade närmare på dem

• Hur ofta övervakning efter onboarding upptäcker något som missades vid den inledande screeningen

Om din verifieringsprocess ger för många falska flaggningar eller för många ärenden eskalerats för EDD kan din matchningslogik vara för strikt för de länder eller säljartyper du betjänar.

Så kan Stripe Connect hjälpa dig

Stripe Connect samordnar penningöverföringar mellan flera parter för programvaruplattformar och marknadsplatser. Det erbjuder snabb onboarding, inbäddade komponenter, globala utbetalningar och mycket annat.

Connect kan hjälpa dig att:

• Lansera inom några veckor: Använd Stripe-baserad eller integrerad funktionalitet för att lansera snabbare och undvika de höga startkostnaderna och utvecklingstiden som normalt sett krävs för betalningsförmedling.

• Hantera betalningar i stor skala: Använd verktyg och tjänster från Stripe så att du inte behöver avsätta extra resurser för marginalrapportering, skatteformulär, risk, globala betalningsmetoder eller efterlevnad vid onboarding.

• Väx globalt: Hjälp dina användare att nå fler kunder över hela världen med lokala betalningsmetoder och möjligheten att enkelt beräkna omsättningsskatt, mervärdesskatt (moms) och skatt på varor och tjänster (GST).

• Bygg upp nya intäktsströmmar: Optimera intäkterna genom att ta ut avgifter på varje transaktion. Monetarisera Stripes funktioner genom att aktivera betalningar i fysisk miljö, omedelbara utbetalningar, debitering av omsättningsskatt, finansiering, utgiftskort och mycket annat på din plattform.

Läs mer om Stripe Connect eller kom igång idag.

Vanliga frågor om checklistor för efterlevnad vid onboarding av säljare