Una checklist di compliance per l'attivazione del venditore può includere la verifica dell'identità dei tuoi venditori e di chi possiede e controlla la loro attività, oltre allo screening per sanzioni o esposizione politica prima di consentire loro di riscuotere un payout. Le piattaforme e i marketplace che facilitano i pagamenti potrebbero avere responsabilità dirette al riguardo, e i requisiti variano in base al tipo di venditore, al Paese e al livello di rischio. L'attivazione manuale può costare fino a 35.000 $ per fornitore, ma farlo correttamente può prevenire problemi in futuro.

Di seguito, spiegheremo come classificare correttamente un venditore fin dall'inizio, quali documenti e dati raccogliere per le persone fisiche rispetto alle aziende e in che modo i controlli antiriciclaggio (AML) e di screening si inseriscono in una checklist di attivazione.

In sintesi

• Persone fisiche, ditte individuali e società prevedono documenti e passaggi di verifica diversi per l'attivazione del venditore.

• I controlli di adeguata verifica della clientela (KYC, Know Your Customer) e Know Your Business (KYB) seguono processi diversi, uno per l'identificazione della persona fisica e uno per la registrazione dell'attività.

• La compliance non si esaurisce con l'approvazione. Il monitoraggio continuo e il rescreening periodico rilevano cambiamenti che la sola attivazione non è in grado di cogliere.

Che cos'è una checklist sulla compliance dell'attivazione dei venditori per le piattaforme e i marketplace?

Una checklist sulla compliance dell'attivazione del venditore è una procedura strutturata per la raccolta, la verifica e la documentazione delle informazioni legali, finanziarie e normative di un nuovo venditore terzo prima di approvarlo per il commercio. Quando gestisci un marketplace o una piattaforma che consente ad altre aziende o persone di vendere tramite te, hai la responsabilità di sapere chi sono prima di consentire loro di riscuotere denaro. Una checklist per l'attivazione dei venditori include diverse attività: classificare il venditore, raccogliere informazioni e documenti, verificare l'identità tramite KYC e KYB, controllare la proprietà ed effettuare lo screening per sanzioni o per persone politicamente esposte (PEP) e monitorare l'account una volta approvato.

Come si definisce il venditore e il suo percorso di attivazione?

Il primo passo in qualsiasi flusso di attivazione è determinare con quale tipo di venditore stai lavorando. Tale classificazione decide tutto ciò che segue. I singoli venditori, le ditte individuali e le società registrate presentano ciascuno requisiti di documentazione e livelli di controllo diversi.

Negli Stati Uniti, un singolo venditore (chiunque venda a proprio nome senza un'entità aziendale separata) di solito necessita di un documento d'identità rilasciato dal governo, di un numero di previdenza sociale o di un ID fiscale equivalente e di un conto bancario per i payout. Una ditta individuale potrebbe operare con un nome commerciale ed essere in possesso di un Employer Identification Number (EIN), ma legalmente si tratta pur sempre di una persona, quindi la verifica si concentra ancora sulla persona fisica.

Una società registrata, che si tratti di una società di persone, di una società a responsabilità limitata (LLC) o di una società per azioni, necessita di documenti di registrazione dell'azienda, di un ID fiscale per l'entità stessa e dei dettagli sulle persone che la possiedono o la controllano.

Quali informazioni e documenti è necessario raccogliere durante l'attivazione del venditore?

Una volta appreso quale tipo di venditore stai attivando, il passaggio successivo consiste nel raccogliere i dati specifici e i documenti collegati a tale classificazione.

Quando attivi un singolo venditore, raccogli:

• Nome completo, data di nascita e indirizzo (corrispondenti a un documento d'identità rilasciato dal governo)

• Numero di identificazione fiscale (numero di previdenza sociale, carta d'identità nazionale, codice fiscale)

• Dettagli del conto bancario per i payout

Quando attivi un venditore aziendale, raccogli:

• Ragione sociale, numero di registrazione e indirizzo dell'attività commerciale

• Il nome e l'ID del rappresentante che sta completando l'attivazione per conto dell'azienda

• Dettagli sui titolari effettivi (chiunque possieda gran parte dell'entità o eserciti un controllo sostanziale su di essa)

Come funziona la verifica KYC e KYB per i venditori?

La verifica conferma che quanto inviato dal venditore è accurato. Esistono diverse forme di verifica per le persone fisiche e per le aziende.

L'adeguata verifica della clientela (KYC) si applica ai singoli venditori, ai rappresentanti e ai titolari effettivi dietro ai venditori aziendali. Spesso controlla un ID inviato confrontandolo con i database governativi o degli uffici di credito, conferma la corrispondenza del nome e della data di nascita e, in alcuni flussi, richiede un selfie abbinato alla foto del documento d'identità.

La KYB si applica all'entità aziendale stessa. Potrebbe verificare il numero di registrazione rispetto ai registri ufficiali delle imprese, confermare che l'azienda è attiva anziché sciolta e confrontare l'indirizzo e la struttura con i documenti pubblici.

Come si eseguono i controlli sulla proprietà, antiriciclaggio e di screening?

La proprietà effettiva, i controlli antiriciclaggio (AML) e lo screening sono tre aree in cui si concentra l'esposizione alla compliance.

La raccolta dei titolari effettivi (UBO) è la procedura per identificare ogni persona fisica che possiede un'ampia porzione di un'attività commerciale (le soglie esatte variano). Ciascun UBO dovrebbe disporre di informazioni fondamentali sull'identità simili a quelle richieste per un singolo venditore: nome, data di nascita, indirizzo e verifica dell'identità. Le strutture proprietarie complesse, come ad esempio una società posseduta da un'altra società posseduta da un trust, richiedono di tracciare la proprietà attraverso ogni entità finché non si raggiungono le persone fisiche.

L'antiriciclaggio controlla il livello superiore alla verifica dell'identità. L'antiriciclaggio include il controllo dei modelli delle transazioni per la strutturazione, l'osservazione degli importi di payout che non corrispondono al tipo di attività dichiarato e la segnalazione degli account che cambiano improvvisamente volume o destinazione senza spiegazioni.

Lo screening delle sanzioni controlla il venditore, i suoi rappresentanti e i suoi titolari effettivi a fronte degli elenchi delle sanzioni governative, incluso lo Specially Designated Nationals List (Elenco dei cittadini specificamente designati) dell'Office of Foreign Assets Control degli Stati Uniti, insieme agli elenchi applicabili dell'UE e dell'ONU. Lo screening PEP controlla se le persone sono funzionari governativi, i loro familiari o collaboratori stretti poiché queste persone comportano un rischio di corruzione elevato.

Come si fa per l'escalation dei venditori a rischio più elevato e per monitorarli dopo l'attivazione?

La due diligence rafforzata (EDD) si applica a venditori ad alto rischio, strutture aziendali a più livelli, transazioni di grandi dimensioni e attività commerciali in Paesi che hanno una regolamentazione più debole (o una corruzione più elevata).

Le fasi della EDD di solito includono:

• Esame dell'origine dei fondi: si richiede al venditore di spiegare e fornire prove da dove provengono i suoi capitali operativi;

• Revisione della struttura di proprietà: un tracciamento più approfondito di ogni livello di proprietà;

• Esecuzione di controlli aggiuntivi: screening più frequenti rispetto alle liste PEP e delle sanzioni.

Il monitoraggio della compliance deve proseguire oltre la configurazione dell'account. Sottoponi periodicamente i venditori a screening rispetto alle liste delle sanzioni e dei PEP, poiché le persone e le entità possono essere aggiunte a queste liste dopo che sono già state attivate.

Come si valuta se la checklist sulla compliance dell'attivazione dei venditori funziona?

Assicurati di misurare la tua checklist sulla compliance dell'attivazione rispetto ai risultati reali. Tieni traccia delle seguenti metriche per determinare il successo della tua checklist:

• Quanti venditori abbandonano durante l'attivazione e dove;

• Quanto spesso la verifica produce falsi segnali;

• Quanti casi passati per escalation necessitavano effettivamente della EDD rispetto a quanti sono stati autorizzati una volta che una persona ha guardato più da vicino;

• Quanto spesso il monitoraggio post-attivazione coglie qualcosa che lo screening iniziale ha trascurato.

Se il tuo processo di verifica sta producendo troppi falsi allarmi o troppi casi vengono passati per escalation all'EDD, la tua logica di corrispondenza potrebbe essere troppo rigida per i Paesi o i tipi di venditore che servi.

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Domande frequenti sulle checklist sulla compliance dell'attivazione dei venditori