Eine Compliance-Checkliste für das Onboarding von Verkäuferinnen und Verkäufern kann die Überprüfung umfassen, wer Ihre Verkäuferinnen und Verkäufer sind und wem ihr Unternehmen gehört und wer es kontrolliert, sowie die Prüfung auf Sanktionen oder politische Exposition, bevor diese eine Auszahlung erhalten können. Plattformen und Marktplätze, die Zahlungen abwickeln, tragen möglicherweise die direkte Verantwortung dafür, und die Anforderungen variieren je nach Art der Verkäufer/innen, Land und Risikostufe. Ein manuelles Onboarding kann bis zu 35.000 $ pro Lieferant/in kosten, aber wenn es richtig gemacht wird, lassen sich spätere Probleme vermeiden.

Im Folgenden erklären wir, wie Sie eine/n Verkäufer/in von Anfang an richtig klassifizieren, welche Dokumente und Daten für Einzelpersonen im Vergleich zu Unternehmen erhoben werden müssen, und wie sich AML- und Prüfungs-Checks in eine Onboarding-Checkliste einfügen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Einzelpersonen, Einzelunternehmen und Gesellschaften erfordern unterschiedliche Dokumenten- und Verifizierungsschritte für das Onboarding von Verkäuferinnen und Verkäufern.

• KYC- (Know Your Customer) und KYB-Prüfungen (Know Your Business) durchlaufen unterschiedliche Prozesse – einen für die Identifikation von Einzelpersonen und einen für die Unternehmensregistrierung.

• Compliance endet nicht mit der Genehmigung. Laufende Überwachung und regelmäßige erneute Prüfungen erfassen Änderungen, die durch das Onboarding allein nicht aufgedeckt werden können.

Was ist eine Compliance-Checkliste für das Onboarding von Verkäufer/innen für Plattformen und Marktplätze?

Eine Compliance-Checkliste für das Onboarding von Verkäufer/innen ist ein strukturierter Prozess zum Sammeln, Überprüfen und Dokumentieren rechtlicher, finanzieller und regulatorischer Informationen von neuen Drittverkäufer/innen, bevor sie zum Handeln zugelassen werden. Wenn Sie eine(n) Plattform oder Marktplatz betreiben, der es anderen Unternehmen oder Personen ermöglicht, über Sie zu verkaufen, sind Sie dafür verantwortlich, zu wissen, wer diese Personen sind, bevor Sie sie Geld einziehen lassen. Eine Checkliste für das Onboarding von Verkäufer/innen durchläuft mehrere Aufgaben: die Klassifizierung der Verkäuferin bzw. des Verkäufers, die Erfassung von Informationen und Dokumenten, die Verifizierung der Identität durch KYC und KYB, die Überprüfung der Eigentumsverhältnisse und das Screening auf Sanktionen oder politisch exponierte Personen (PEPs) sowie die Überwachung des Kontos nach der Genehmigung.

Wie definieren Sie die Verkäufer/innen und ihren Onboarding-Pfad?

Der erste Schritt in jedem Onboarding-Ablauf besteht darin, festzustellen, mit welcher Art von Verkäufer/in Sie arbeiten. Diese Einstufung bestimmt alles, was danach folgt. Einzelverkäufer/innen, Einzelunternehmer/innen und eingetragene Unternehmen bringen jeweils unterschiedliche Dokumentationsanforderungen und unterschiedliche Prüfungstiefen mit sich.

In den USA benötigt ein/e Einzelverkäufer/in (jemand, der unter seinem eigenen Namen ohne separates Unternehmen verkauft) in der Regel einen amtlichen Ausweis, eine Sozialversicherungsnummer oder eine gleichwertige Steueridentifikationsnummer und ein Bankkonto für Auszahlungen. Ein Einzelunternehmen kann unter einem Geschäftsnamen (Doing Business As) operieren und eine Employer Identification Number (EIN) besitzen. Rechtlich gesehen handelt es sich jedoch weiterhin um eine Einzelperson, weshalb sich die Verifizierung weiterhin auf die Einzelperson konzentriert.

Ein eingetragenes Unternehmen, ob Personengesellschaft, Limited Liability Company (LLC) oder Kapitalgesellschaft, benötigt Handelsregisterauszüge, eine Steueridentifikationsnummer für das Unternehmen selbst sowie Angaben zu den Personen, denen das Unternehmen gehört oder die es kontrollieren.

Welche Informationen und Dokumente sollten Sie beim Onboarding von Verkäufer/innen erfassen?

Sobald Sie wissen, welche Art von Verkäufer/in Sie zum Onboarding einladen, besteht der nächste Schritt darin, die spezifischen Datenpunkte und Dokumente zu erfassen, die an diese Klassifizierung gebunden sind.

Wenn Sie eine Einzelperson als Verkäufer/in zum Onboarding einladen, erfassen Sie Folgendes:

• Den vollständigen rechtsgültigen Namen, das Geburtsdatum und die Adresse (abgeglichen mit einem amtlichen Ausweis)

• Die Steueridentifikationsnummer (Sozialversicherungsnummer, nationale ID, Steuernummer)

• Bankkontodaten für Auszahlungen

Wenn Sie ein Unternehmen als Verkäufer/in zum Onboarding einladen, erfassen Sie Folgendes:

• Den rechtsgültigen Unternehmensnamen, die Registernummer und die Unternehmensadresse

• Den Namen und die ID des Vertreters oder der Vertreterin, der/die das Onboarding im Namen des Unternehmens abschließt

• Details zu wirtschaftlichen Eigentümer/innen (jeder, der einen großen Teil des Unternehmens besitzt oder wesentliche Kontrolle darüber ausübt)

Wie funktioniert die KYC- und KYB-Verifizierung für Verkäufer/innen?

Bei der Verifizierung wird bestätigt, dass die Angaben der Verkäuferin oder des Verkäufers korrekt sind. Es gibt verschiedene Formen der Verifizierung für Einzelpersonen und Unternehmen.

KYC gilt für einzelne Verkäufer/innen und für die Vertreter/innen und wirtschaftlichen Eigentümer/innen, die hinter Unternehmensverkäufer/innen stehen. Oft wird dabei eine übermittelte Identifikation mit Regierungs- oder Schufa-Datenbanken abgeglichen, bestätigt, dass Name und Geburtsdatum übereinstimmen, und in einigen Abläufen ein Selfie verlangt, das mit dem Ausweisfoto abgeglichen wird.

KYB gilt für das Unternehmen selbst. Dabei kann die Registernummer mit offiziellen Unternehmensregistern abgeglichen werden, um zu bestätigen, dass das Unternehmen aktiv und nicht aufgelöst ist. Zudem können die Adresse und die Struktur mit öffentlichen Einreichungen abgeglichen werden.

Wie führen Sie Eigentums-, AML- und Screening-Prüfungen durch?

Wirtschaftliches Eigentum, AML-Kontrollen und Prüfungen sind drei Bereiche, in denen sich das Compliance-Risiko konzentriert.

Die Erfassung des wirtschaftlichen Eigentümers (UBO) ist der Prozess der Identifizierung jeder Einzelperson, die einen großen Teil eines Unternehmens besitzt (die genauen Schwellenwerte variieren). Jeder UBO sollte über zentrale Identitätsangaben verfügen, die denen einer als Verkäufer/in agierenden Einzelperson ähneln: Name, Geburtsdatum, Adresse und ID-Verifizierung. Komplexe Eigentumsstrukturen, wie etwa ein Unternehmen, das einem anderen Unternehmen gehört, das wiederum einem Trust gehört, erfordern die Rückverfolgung des Eigentums durch jedes Unternehmen, bis Sie zu tatsächlichen Personen gelangen.

AML kontrolliert die Ebene über der Identitätsprüfung. Zu AML gehört die Überprüfung von Transaktionsmustern auf Strukturierung, die Beobachtung von Auszahlungsbeträgen, die nicht mit dem angegebenen Unternehmenstyp übereinstimmen, und die Kennzeichnung von Konten, deren Volumen oder Ziel plötzlich und ohne Erklärung wechselt.

Beim Sanktions-Screening werden die Verkäufer/innen, deren Vertreter/innen und wirtschaftliche Eigentümer/innen anhand staatlicher Sanktionslisten, einschließlich der Specially Designated Nationals List des US-amerikanischen Office of Foreign Assets Control, sowie der geltenden EU- und UN-Listen überprüft. Das PEP-Screening prüft, ob Personen Regierungsbeamte, deren Familienmitglieder oder enge Mitarbeiter/innen sind, da diese Personen ein erhöhtes Korruptionsrisiko bergen.

Wie eskalieren Sie Verkäufer/innen mit höherem Risiko und überwachen sie nach dem Onboarding?

Erweiterte Due Diligence (EDD) gilt für Verkäufer/innen mit hohem Risiko, komplexe Unternehmensstrukturen, große Transaktionen und Geschäftsaktivitäten in Ländern mit schwächerer Regulierung (oder höherer Korruption).

EDD-Schritte umfassen in der Regel Folgendes:

• Überprüfung der Herkunft der Gelder: Aufforderung der Verkäuferin oder des Verkäufers, die Herkunft ihres/seines Betriebskapitals zu erklären und nachzuweisen

• Überprüfung der Eigentumsstruktur: Genauere Nachverfolgung jeder Eigentumsebene

• Durchführung zusätzlicher Prüfungen: Häufigere Prüfungen anhand von PEP- und Sanktionslisten

Die Überwachung der Compliance sollte über die Kontoeinrichtung hinaus fortgesetzt werden. Führen Sie in regelmäßigen Abständen erneute Prüfungen von Verkäufer/innen anhand von Sanktions- und PEP-Listen durch, da Personen und Unternehmen auf diese Listen gesetzt werden können, nachdem sie bereits das Onboarding durchlaufen haben.

Wie bewerten Sie, ob Ihre Compliance-Checkliste für das Onboarding von Verkäufer/innen funktioniert?

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Onboarding-Compliance-Checkliste anhand realer Ergebnisse messen. Verfolgen Sie die folgenden Kennzahlen, um zu ermitteln, wie erfolgreich Ihre Checkliste ist:

• Wie viele Verkäufer/innen brechen das Onboarding ab und wo

• Wie oft die Verifizierung zu falschen Kennzeichnungen führt

• Wie viele eskalierte Fälle tatsächlich EDD erforderten im Vergleich zu wie vielen geklärt wurden, sobald jemand genauer hinsah

• Wie oft bei der Überwachung nach dem Onboarding etwas auffällt, das bei der ersten Prüfung übersehen wurde

Wenn Ihr Verifizierungsprozess zu viele falsche Kennzeichnungen produziert oder zu viele Fälle für EDD eskaliert werden, ist Ihre Abgleichslogik für die von Ihnen bedienten Länder oder Verkäufertypen möglicherweise zu streng.

So kann Stripe Connect Sie unterstützen

Stripe Connect orchestriert Geldbewegungen unter mehreren Parteien für Softwareplattformen und Marktplätze. Es bietet schnelles Onboarding, integrierte Komponenten, globale Auszahlungen und mehr.

Mit Connect können Sie Folgendes umsetzen:

• Markteinführung innerhalb weniger Wochen: Nutzen Sie von Stripe gehostete oder integrierte Funktionalität, um schneller live zu gehen. Vermeiden Sie die Vorlaufkosten und die Entwicklungszeit, die normalerweise für Zahlungsvermittlungen erforderlich sind.

• Skalierende Zahlungsverwaltung: Nutzen Sie Tools und Services von Stripe, damit Sie keine zusätzlichen Ressourcen für Margin-Reporting, Steuerformulare, Risiken, globale Zahlungsmethoden oder Onboarding-Compliance aufwenden müssen.

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FAQs zu Compliance-Checklisten für das Onboarding von Verkäufer/innen