Een compliance-checklist voor de onboarding van verkopers kan verificatie omvatten van wie je verkopers zijn en wie hun onderneming bezit en beheert, evenals screening op sancties of politieke blootstelling voordat je ze een uitbetaling laat ontvangen. Platforms en marktplaatsen die betalingen faciliteren, dragen hier mogelijk directe verantwoordelijkheid voor en de vereisten variëren afhankelijk van het type verkoper, het land en het risiconiveau. Handmatige onboarding kan oplopen tot $ 35.000 per leverancier, maar als je dit goed aanpakt, kun je latere problemen voorkomen.

Hieronder leggen we uit hoe je een verkoper vanaf het begin correct classificeert, welke documenten en gegevens je moet verzamelen voor particulieren ten opzichte van ondernemingen en waar controles voor witwasbestrijding (AML) en screening in een onboarding-checklist passen.

Kernpunten

• Particulieren, eenmanszaken en ondernemingen hebben verschillende document- en verificatiestappen voor de onboarding van verkopers.

• Controles voor 'Ken-je-klant' (KYC) en 'Know Your Business' (KYB) doorlopen verschillende processen, de ene voor de identificatie van particulieren en de andere voor de registratie van ondernemingen.

• Compliance stopt niet bij goedkeuring. Doorlopende monitoring en periodieke nieuwe screening vangen wijzigingen op die de onboarding alleen niet kan opvangen.

Wat is een nalevingschecklist voor de onboarding van verkopers voor platforms en marktplaatsen?

Een nalevingschecklist voor de onboarding van verkopers is een gestructureerd proces voor het verzamelen, verifiëren en documenteren van juridische, financiële en regelgevende informatie van een nieuwe externe verkoper voordat deze wordt goedgekeurd om te handelen. Als je een platform of marktplaats beheert waarmee andere ondernemingen of mensen via jou kunnen verkopen, ben je er verantwoordelijk voor dat je weet wie ze zijn voordat je ze geld laat innen. Een checklist voor de onboarding van verkopers omvat verschillende taken: de verkoper classificeren, informatie en documenten verzamelen, de identiteit verifiëren via KYC en KYB, het eigendom controleren en screenen op sancties of politiek prominente personen (PEP's), en het account controleren nadat het is goedgekeurd.

Hoe definieer je de verkoper en het onboardingtraject?

De eerste stap in een onboardingflow is het bepalen met wat voor soort verkoper je werkt. Die classificatie bepaalt alles wat daarna volgt. Voor particuliere verkopers, eenmanszaken en geregistreerde bedrijven gelden allemaal andere documentatievereisten en verschillende controleniveaus.

In de VS heeft een particuliere verkoper (iemand die onder zijn eigen naam verkoopt zonder afzonderlijke zakelijke entiteit) doorgaans een door de overheid uitgegeven ID, een burgerservicenummer (Social Security Number) of vergelijkbaar belasting-ID en een bankrekening voor uitbetalingen nodig. Een eenmanszaak kan onder een 'doing business as'-naam (handelend onder de naam) opereren en een Employer Identification Number (EIN) hebben, maar juridisch gezien is het nog steeds een persoon, dus de verificatie is nog steeds gericht op de particulier.

Een geregistreerd bedrijf, ongeacht of het een partnerschap, Limited Liability Company (LLC) of vennootschap is, heeft bedrijfsregistratiedocumenten, een belasting-ID voor de entiteit zelf en gegevens over de eigenaren of beheerders ervan nodig.

Welke informatie en documenten moet je verzamelen tijdens de onboarding van verkopers?

Zodra je weet welk type verkoper je onboardt, is de volgende stap het verzamelen van de specifieke datapunten en documenten die aan die classificatie zijn gekoppeld.

Verzamel het volgende als je een particuliere verkoper onboardt:

• Volledige wettelijke naam, geboortedatum en adres (gekoppeld aan een door de overheid uitgegeven ID);

• Fiscaal identificatienummer (burgerservicenummer (SSN), nationaal identificatienummer, belastingreferentienummer);

• Bankrekeninggegevens voor uitbetalingen.

Verzamel het volgende als je een zakelijke verkoper onboardt:

• Wettelijke bedrijfsnaam, registratienummer en bedrijfsadres;

• De naam en ID van de vertegenwoordiger die namens het bedrijf de onboarding voltooit;

• Gegevens over de uiteindelijk belanghebbenden (iedereen die een groot deel van de entiteit bezit of hier substantiële controle over uitoefent).

Hoe werkt de KYC- en KYB-verificatie voor verkopers?

De verificatie bevestigt dat wat de verkoper heeft ingediend correct is. Er zijn verschillende vormen van verificatie voor particulieren en ondernemingen.

KYC is van toepassing op particuliere verkopers en op de vertegenwoordigers en uiteindelijk belanghebbenden achter zakelijke verkopers. Vaak wordt een ingediende ID gecontroleerd aan de hand van databases van de overheid of kredietbureaus, wordt bevestigd dat de naam en geboortedatum overeenkomen en is in sommige flows een selfie vereist die overeenkomt met de ID-foto.

KYB is van toepassing op de zakelijke entiteit zelf. Dit kan de controle van het registratienummer in officiële ondernemingsregisters omvatten, de bevestiging dat de onderneming actief is in plaats van ontbonden, en de kruisverwijzing van het adres en de structuur met openbare documenten.

Hoe voer je eigendoms-, AML- en screeningscontroles uit?

Uiteindelijk belanghebbenden, AML-controles en screening zijn drie gebieden waar de blootstelling aan naleving is geconcentreerd.

Het verzamelen van gegevens over de Ultimate Beneficial Owner (UBO) is het proces waarbij elk individu wordt geïdentificeerd dat een groot deel van een bedrijf bezit (exacte drempels variëren). Elke UBO moet over kernidentiteitsgegevens beschikken die vergelijkbaar zijn met de gegevens die vereist zijn voor een particuliere verkoper: naam, geboortedatum, adres en ID-verificatie. Complexe eigendomsstructuren, zoals een bedrijf dat eigendom is van een ander bedrijf dat eigendom is van een trust, vereisen dat je de eigendom via elke entiteit traceert totdat je bij echte mensen uitkomt.

AML controleert de laag bovenop de identiteitsverificatie. AML omvat onder meer het controleren van transactiepatronen op structurering, het controleren of uitbetalingsbedragen niet overeenkomen met het opgegeven bedrijfstype en het markeren van accounts die plotseling zonder uitleg van volume of bestemming veranderen.

Sanctiescreening controleert de verkoper, hun vertegenwoordigers en hun uiteindelijk belanghebbenden aan de hand van sanctielijsten van de overheid, waaronder de Specially Designated Nationals List van de US Office of Foreign Assets Control, samen met toepasselijke EU- en VN-lijsten. PEP-screening controleert of mensen overheidsfunctionarissen, hun familieleden of nauwe medewerkers zijn, aangezien deze personen een verhoogd corruptierisico met zich meebrengen.

Hoe escaleer je verkopers met een hoger risico en controleer je ze na de onboarding?

Enhanced due diligence (EDD) is van toepassing op verkopers met een hoog risico, gelaagde bedrijfsstructuren, grote transacties en zakelijke activiteiten in landen met zwakkere regelgeving (of meer corruptie).

EDD-stappen omvatten doorgaans het volgende:

• De bron van het geld onderzoeken: eisen dat de verkoper uitlegt en bewijst waar het werkkapitaal vandaan komt;

• De eigendomsstructuur controleren: elke eigendomslaag grondiger traceren;

• Aanvullende controles uitvoeren: frequentere screening aan de hand van PEP- en sanctielijsten.

De controle op de naleving moet na het instellen van het account worden voortgezet. Screen verkopers periodiek opnieuw aan de hand van sanctie- en PEP-lijsten, aangezien personen en entiteiten aan deze lijsten kunnen worden toegevoegd nadat ze al zijn geonboard.

Hoe beoordeel je of de nalevingschecklist voor de onboarding van verkopers werkt?

Zorg ervoor dat je je nalevingschecklist voor de onboarding meet aan de hand van reële resultaten. Houd de volgende statistieken bij om te bepalen hoe succesvol de checklist is:

• Hoeveel verkopers afhaken tijdens de onboarding en waar;

• Hoe vaak verificatie valse meldingen oplevert;

• Hoeveel geëscaleerde gevallen daadwerkelijk EDD nodig hadden en hoeveel er werden opgelost toen iemand deze nader bekeek;

• Hoe vaak de monitoring na de onboarding iets opvangt dat bij de initiële screening is gemist.

Als je verificatieprocedure te veel valse meldingen oplevert of te veel cases worden geëscaleerd voor EDD, is de matchinglogica mogelijk te strikt voor de landen of verkopertypen die je bedient.

Hoe Stripe Connect kan helpen

Stripe Connect regelt geldstromen tussen meerdere partijen voor softwareplatforms en marktplaatsen. Het biedt snelle onboarding, geïntegreerde componenten, wereldwijde uitbetalingen en nog veel meer.

Connect kan je helpen bij het:

• Binnen enkele weken van start gaan: gebruik door Stripe gehoste of geïntegreerde functionaliteit om sneller live te gaan en vermijd de voorafgaande kosten en ontwikkelingstijd die gewoonlijk nodig zijn voor betalingsfacilitering.

• Betalingen op schaal beheren: gebruik tools en diensten van Stripe, zodat je geen extra middelen hoeft te besteden aan margeverslaggeving, belastingformulieren, risico's, wereldwijde betaalmethoden of onboardingcompliance.

• Wereldwijd groeien: help je gebruikers meer klanten wereldwijd te bereiken met lokale betaalmethoden en de mogelijkheid om eenvoudig omzetbelasting, belasting over de toegevoegde waarde (btw) en belasting op goederen en diensten (GST) te berekenen.

• Aanboren van nieuwe inkomstenbronnen: optimaliseer je betalingsinkomsten door bij elke transactie kosten in rekening te brengen. Haal voordeel uit de mogelijkheden van Stripe door fysieke betalingen, directe uitbetalingen, inning van omzetbelasting, financiering, betaalkaarten voor onkosten en meer op je platform mogelijk te maken.

Lees meer over Stripe Connect of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over nalevingschecklists voor de onboarding van verkopers