Una lista de control de cumplimiento de la normativa de onboarding de vendedores puede incluir la verificación de quiénes son tus vendedores y quién posee y controla su empresa, así como la revisión de sanciones o exposición política antes de permitirles cobrar una transferencia a cuenta bancaria. Las plataformas y los marketplaces que facilitan pagos pueden tener la responsabilidad directa de esto, y los requisitos varían según el tipo de vendedor, el país y el nivel de riesgo. El onboarding manual puede costar hasta $35,000 por proveedor, pero hacerlo bien puede prevenir problemas en el futuro.

A continuación, explicaremos cómo clasificar correctamente a un vendedor desde el principio, qué documentos y datos recopilar para los particulares frente a las empresas, y en qué parte de una lista de control de onboarding encajan la prevención de lavado de dinero (AML) y los controles de revisión.

Puntos clave

• Los particulares, los propietarios únicos y las empresas tienen diferentes pasos de documentación y verificación para el onboarding de vendedores.

• Los controles de Know Your Customer (KYC) y Know Your Business (KYB) se ejecutan a través de procesos diferentes, uno para la identificación del particular y otro para el registro de la empresa.

• El cumplimiento de la normativa no termina con la aprobación. El monitoreo continuo y la revisión periódica detectan cambios que el onboarding por sí solo no puede lograr.

¿Qué es una lista de control de cumplimiento de la normativa en la integración de vendedores para plataformas y Marketplaces?

Una lista de control de cumplimiento de la normativa para la integración de vendedores es un proceso estructurado para recopilar, verificar y documentar información legal, financiera y reglamentaria de un nuevo vendedor externo antes de aprobarle su actividad comercial. Si diriges una plataforma o un Marketplace que permite a otras empresas o personas vender a través de ti, eres responsable de saber quiénes son antes de permitirles cobrar dinero. Una lista de control de integración de vendedores ejecuta varias tareas: clasifica al vendedor, recopila información y documentos, verifica la identidad a través de KYC y KYB, comprueba la propiedad y los antecedentes en relación con posibles sanciones o las personas expuestas políticamente (PEP) y, una vez aprobada, supervisa la cuenta.

¿Cómo se definen el vendedor y su proceso de integración?

El primer paso en cualquier flujo de integración es determinar con qué tipo de vendedor estás trabajando. Esa clasificación define todo lo que sigue. Los vendedores particulares, los propietarios únicos y las empresas registradas tienen diferentes requisitos en cuanto a documentación y diferentes niveles de escrutinio.

En EE. UU., un vendedor particular (alguien que vende con su propio nombre sin tener una entidad comercial separada) suele necesitar una identificación gubernamental, un número de Seguridad Social u otra identificación fiscal equivalente y una cuenta bancaria para las transferencias. Un propietario único puede operar con un nombre comercial y tener un número de identificación del empleador (EIN), pero legalmente sigue siendo una persona, por lo que la verificación se centra en la persona particular.

Una empresa registrada, ya sea una asociación, una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o una corporación, necesita documentos de registro comercial, una identificación fiscal para la entidad en sí y detalles sobre las personas que la poseen o controlan.

¿Qué información y documentos debes recopilar durante la integración del vendedor?

Una vez que sepas qué tipo de vendedor estás integrando, el siguiente paso es recopilar los puntos de datos y documentos específicos vinculados a esa clasificación.

Al integrar a un vendedor particular, recopila lo siguiente:

• Nombre legal completo, fecha de nacimiento y dirección (que coincidan con un documento de identidad emitido por el gobierno)

• Número de identificación fiscal (número de la Seguridad Social, documento nacional de identidad, número de referencia fiscal)

• Datos de la cuenta bancaria para transferencias

Al integrar a un vendedor comercial, recopila lo siguiente:

• Nombre legal de la empresa, número de registro y dirección de la empresa

• El nombre y el ID del representante que está completando la integración en nombre de la empresa

• Detalles sobre los beneficiarios efectivos (cualquier persona que posea una parte importante de la entidad o ejerza un control sustancial sobre ella)

¿Cómo funcionan las verificaciones de KYC y KYB para los vendedores?

La verificación confirma que la información que presentó el vendedor es exacta. Existen diferentes tipos de verificación para particulares y empresas.

La verificación KYC se aplica a vendedores particulares y a los representantes y beneficiarios efectivos que operan detrás de los vendedores comerciales. A menudo, comprueba el ID enviado contra las bases de datos gubernamentales o de agencias de informes crediticios, confirma que el nombre y la fecha de nacimiento coincidan y, en algunos flujos, exige una selfie para compararla con la foto del ID.

KYB se aplica a la entidad comercial en sí. Puede consistir en comprobar el número de registro en los registros oficiales de empresas, confirmar que la empresa está activa y no disuelta, y verificar la dirección y la estructura de forma cruzada con los registros públicos.

¿Cómo ejecutas los controles de propiedad, AML y revisión?

La titularidad real, los controles AML y la revisión son tres áreas en las que se concentra la exposición en materia de cumplimiento de la normativa.

La recopilación del beneficiario final (UBO) es el proceso de identificar a cada individuo que posee una gran parte de una empresa (los umbrales exactos varían). Cada UBO debe contar con información de identidad básica similar a la requerida para un vendedor particular: nombre, fecha de nacimiento, dirección y verificación del ID. Las estructuras de propiedad complejas, como una empresa que es propiedad de otra empresa que, a su vez, es propiedad de un fideicomiso, requieren rastrear la propiedad a través de cada entidad hasta llegar a las personas reales.

La política de AML controla la capa que está encima de la verificación de identidad. La AML incluye revisar los patrones de transacciones con fines de estructuración, vigilar si los importes de las transferencias no coinciden con el tipo de empresa declarado y marcar las cuentas que cambian repentinamente de volumen o destino sin explicación.

El control de sanciones permite comparar al vendedor, sus representantes y sus beneficiarios efectivos con las listas de sanciones gubernamentales, incluida la Lista de Nacionales Especialmente Designados de la Oficina de Control de Activos Extranjeros de EE. UU., junto con las listas pertinentes de la Unión Europea y de la ONU. El control de las PEP comprueba si las personas son funcionarios del Gobierno, familiares o allegados de estos, ya que este perfil conlleva un riesgo de corrupción elevado.

¿Cómo escalas a los vendedores de mayor riesgo y los supervisas después de la integración?

La diligencia debida mejorada (EDD) se aplica a los vendedores de alto riesgo, a las estructuras corporativas en capas, a las transacciones grandes y a las actividades comerciales en países que tienen una regulación más laxa (o un índice de corrupción mayor).

Por lo general, los pasos de la EDD incluyen los siguientes:

• Examen de la fuente de los fondos: exigir al vendedor que explique y proporcione pruebas de procedencia de su capital operativo.

• Revisión de la estructura de propiedad: rastrear más a fondo cada capa de propiedad.

• Ejecución de controles adicionales: controles más frecuentes contra las listas de sanciones y las PEP.

El monitoreo del cumplimiento de la normativa debe continuar una vez completada la configuración de la cuenta. Vuelve a controlar periódicamente a los vendedores con respecto a las listas de sanciones y PEP, ya que las personas y las entidades pueden agregarse a estas listas después de su integración.

¿Cómo evalúas si tu lista de control de cumplimiento de la normativa en la integración de vendedores está funcionando?

Asegúrate de comparar tu lista de control de cumplimiento de la normativa en la integración con los resultados reales. Haz un seguimiento de las siguientes métricas para determinar el éxito de tu lista de control:

• Cuántos vendedores abandonan durante la integración y en qué momento.

• Con qué frecuencia la verificación produce falsos positivos.

• Cuántos casos escalados realmente necesitaban EDD frente a cuántos se resolvieron una vez que una persona los analizó más de cerca.

• Con qué frecuencia el monitoreo posterior a la integración detecta algo que el control inicial omitió.

Si tu proceso de verificación genera demasiados falsos positivos o se escalan demasiados casos a la EDD, es posible que tu lógica de coincidencia sea demasiado estricta para los países o los tipos de vendedores que atiendes.

Cómo puede ayudar Stripe Connect

Stripe Connect organiza el movimiento de dinero de varias partes para plataformas de software y Marketplace. Ofrece onboarding rápido, componentes integrados, pagos globales y más.

Connect puede ayudarte a hacer lo siguiente:

• Lanzar en semanas: utiliza funcionalidades alojadas o integradas en Stripe con el fin de pasar a modo activo más rápido y evitar los costos iniciales, además del tiempo de desarrollo que en general se requiere para facilitar los pagos.

• Gestionar pagos a escala: utiliza herramientas y servicios de Stripe para no tener que dedicar recursos adicionales a informes de márgenes, formularios fiscales, riesgos, métodos de pago globales o cumplimiento de la normativa del onboarding.

• Crecer a nivel mundial: ayuda a tus usuarios a llegar a más clientes en todo el mundo con métodos de pago locales y la capacidad de calcular fácilmente el impuesto sobre las ventas, el impuesto al valor agregado (IVA) e impuestos sobre bienes y servicios (GST).

• Desarrollar nuevas líneas de ingresos: optimiza los ingresos por pagos cobrando comisiones por cada transacción. Monetiza las funcionalidades de Stripe con los pagos presenciales, las transferencias instantáneas, el cobro del impuesto sobre las ventas, la financiación, las tarjetas de gastos menores para empleados y mucho más, todo desde tu plataforma.

Obtén más información sobre Stripe Connect o empieza hoy.

Preguntas frecuentes sobre las listas de control de cumplimiento de la normativa para la integración de vendedores