Une checklist de conformité pour l'onboarding des commerçants peut inclure la vérification de l'identité de vos commerçants, ainsi que des propriétaires et dirigeants de leur entreprise, mais aussi le contrôle des sanctions ou de l'exposition politique avant de les autoriser à recevoir un virement. Les plateformes et marketplaces qui facilitent les paiements peuvent en porter la responsabilité directe, et les exigences varient selon le type de commerçant, le pays et le niveau de risque. L'onboarding manuel peut coûter jusqu'à 35 000 $ par fournisseur, mais le faire correctement permet d'éviter des problèmes par la suite.

Nous expliquons ci-dessous comment classer correctement un commerçant dès le départ, quels documents et données collecter pour les entrepreneurs individuels par rapport aux entreprises, et comment la lutte contre le blanchiment d'argent (AML) et les processus de contrôle s'intègrent dans une checklist d'onboarding.

L’essentiel à retenir

• Les entrepreneurs individuels, les propriétaires uniques et les entreprises ont des étapes de vérification et de collecte de documents différentes pour l'onboarding des commerçants.

• Les vérifications Know Your Customer (KYC) et Know Your Business (KYB) s'effectuent selon des processus distincts, l'un pour l'identification de l'entrepreneur individuel et l'autre pour l'immatriculation de l'entreprise.

• La conformité ne s'arrête pas à l'approbation. Une surveillance continue et des contrôles périodiques permettent de détecter les changements que l'onboarding seul ne peut pas repérer.

Qu'est-ce qu'une check-list de conformité de l'inscription des vendeurs pour les plateformes et les marketplaces ?

Une check-list de conformité de l'inscription des vendeurs est un processus structuré de collecte, de vérification et de documentation des informations légales, financières et réglementaires d'un nouveau vendeur tiers avant de l'approuver pour effectuer des transactions. Lorsque vous exploitez une plateforme ou une marketplace qui permet à d'autres entreprises ou personnes de vendre par votre intermédiaire, vous êtes responsable de savoir qui ils sont avant de les laisser encaisser de l'argent. Une check-list d'inscription des vendeurs s'articule autour de plusieurs tâches : la classification du vendeur, la collecte d'informations et de documents, la vérification de l'identité par le biais du KYC et du KYB, la vérification de la propriété et le contrôle des sanctions ou des personnes politiquement exposées (PPE), et la surveillance du compte une fois qu'il est approuvé.

Comment définissez-vous le vendeur et son parcours d'inscription ?

La première étape de tout flux d'inscription consiste à déterminer avec quel type de vendeur vous travaillez. Cette classification décide de tout ce qui suit. Les vendeurs individuels, les entreprises individuelles et les entreprises enregistrées ont chacun des exigences différentes en matière de documentation et des niveaux de contrôle différents.

Aux États-Unis, un vendeur individuel (quelqu'un qui vend sous son propre nom sans entité commerciale distincte) a généralement besoin d'une pièce d'identité délivrée par le gouvernement, d'un numéro de sécurité sociale ou d'un numéro fiscal équivalent, et d'un compte bancaire pour les virements. Un entrepreneur individuel peut opérer sous un nom d'emprunt et détenir un numéro d'identification d'employeur (EIN), mais sur le plan légal, il reste une personne et la vérification se concentre toujours sur l'individu.

Une entreprise immatriculée, qu'il s'agisse d'un partenariat, d'une société à responsabilité limitée (LLC) ou d'une société, a besoin de documents d'immatriculation d'entreprise, d'un numéro fiscal pour l'entité elle-même et de détails sur les personnes qui la possèdent ou la contrôlent.

Quelles informations et quels documents devez-vous recueillir lors de l'inscription des vendeurs ?

Une fois que vous savez quel type de vendeur vous inscrivez, l'étape suivante consiste à rassembler les points de données et les documents spécifiques liés à cette classification.

Lorsque vous inscrivez un vendeur individuel, recueillez :

• Nom légal complet, date de naissance et adresse (correspondant à une pièce d'identité délivrée par le gouvernement) ;

• Numéro d'identification fiscale (numéro de sécurité sociale, carte d'identité nationale, numéro de référence fiscale) ;

• Informations du compte bancaire pour les virements.

Lorsque vous inscrivez un vendeur commercial, recueillez :

• Nom de l'entreprise légal, numéro d'immatriculation et adresse de l'entreprise ;

• Le nom et la pièce d'identité du représentant qui effectue l'inscription au nom de l'entreprise ;

• Détails sur les bénéficiaires effectifs (toute personne qui détient une part importante de l'entité ou qui exerce un contrôle substantiel sur celle-ci).

Comment fonctionne la vérification KYC et KYB pour les vendeurs ?

La vérification confirme que ce que le vendeur a soumis est exact. Il existe différentes formes de vérification pour les entrepreneurs individuels et les entreprises.

Le KYC s'applique aux vendeurs individuels et aux représentants et bénéficiaires effectifs des vendeurs commerciaux. Il vérifie souvent une pièce d'identité soumise par rapport aux bases de données gouvernementales ou des bureaux de crédit, confirme que le nom et la date de naissance correspondent, et, dans certains flux, nécessite un selfie correspondant à la photo de la pièce d'identité.

Le KYB s'applique à l'entité commerciale elle-même. Il peut vérifier le numéro d'immatriculation par rapport aux registres officiels des entreprises, confirmer que l'entreprise est active plutôt que dissoute, et recouper l'adresse et la structure avec les déclarations publiques.

Comment exécutez-vous les vérifications de propriété, d'AML et de contrôle ?

La propriété effective, les contrôles AML et le contrôle préalable sont trois domaines dans lesquels se concentre l'exposition à la conformité.

La collecte du bénéficiaire effectif final (UBO) est le processus d'identification de chaque personne physique qui détient une part importante d'une entreprise (les seuils exacts varient). Chaque UBO doit avoir des informations d'identité fondamentales similaires à celles requises pour un vendeur individuel : nom, date de naissance, adresse et vérification de la pièce d'identité. Les structures de propriété complexes, telles qu'une société appartenant à une autre société détenue par une fiducie, exigent de retracer la propriété à travers chaque entité jusqu'à ce que vous atteigniez les personnes réelles.

L'AML contrôle la couche supérieure de vérification d'identité. L'AML inclut la vérification des modèles de transaction pour la structuration, la surveillance des montants de virement qui ne correspondent pas au type d'entreprise indiqué, et le signalement des comptes qui changent soudainement de volume ou de destination sans explication.

Le contrôle des sanctions vérifie le vendeur, ses représentants et ses bénéficiaires effectifs par rapport aux listes de sanctions gouvernementales, y compris la Specially Designated Nationals List de l'Office of Foreign Assets Control des États-Unis, ainsi que les listes de l'UE et de l'ONU applicables. Le contrôle des PPE vérifie si les personnes sont des représentants du gouvernement, des membres de leur famille ou des associés proches, car ces personnes présentent un risque de corruption élevé.

Comment transmettez-vous les vendeurs à plus haut risque et les surveillez-vous après l'inscription ?

Le devoir de vigilance renforcé (EDD) s'applique aux vendeurs à haut risque, aux structures d'entreprise à plusieurs niveaux, aux transactions importantes et aux activités commerciales dans des pays où la réglementation est plus faible (ou la corruption plus élevée).

Les étapes de l'EDD comprennent généralement :

• L'examen de la source des fonds : obliger le vendeur à expliquer et à prouver d'où provient son capital d'exploitation ;

• L'examen de la structure de propriété : tracer chaque niveau de propriété de manière plus approfondie ;

• L'exécution de contrôles supplémentaires : contrôle plus fréquent par rapport aux listes de personnes politiquement exposées (PEP) et de sanctions.

La surveillance de la conformité doit se poursuivre au-delà de la configuration du compte. Contrôlez régulièrement les vendeurs par rapport aux listes de sanctions et de PPE, car des personnes et des entités peuvent être ajoutées à ces listes après avoir été inscrites.

Comment évaluez-vous si votre check-list de conformité de l'inscription des vendeurs fonctionne ?

Assurez-vous de mesurer votre check-list de conformité d'inscription par rapport à des résultats réels. Suivez les indicateurs suivants pour déterminer le succès de votre check-list :

• Combien de vendeurs abandonnent au cours de l'inscription et où ;

• À quelle fréquence la vérification produit des faux positifs ;

• Combien de cas signalés ont réellement nécessité un EDD par rapport au nombre de cas résolus une fois qu'une personne a regardé de plus près ;

• À quelle fréquence la surveillance post-inscription détecte quelque chose qui a échappé au contrôle initial.

Si votre processus de vérification produit trop de faux positifs ou si trop de cas sont signalés pour un EDD, votre logique de correspondance pourrait être trop stricte pour les pays ou les types de vendeurs que vous servez.

Comment Stripe Connect peut vous aider

Stripe Connect gère et automatise les mouvements de fonds entre plusieurs parties pour les plateformes logicielles et les marketplaces. Cette solution offre un processus d’onboarding rapide, des composants intégrés, des virements internationaux, et bien plus encore.

Connect peut vous aider à :

• Lancer votre entreprise en quelques semaines : utilisez les fonctionnalités hébergées ou intégrées de Stripe pour une mise en production plus rapide, tout en évitant les frais initiaux et les délais de développement normalement requis pour faciliter les paiements.

• Gérer les paiements à grande échelle : utilisez les outils et les services proposés par Stripe pour gérer les risques, les rapports de marges, les formulaires fiscaux, les moyens de paiement internationaux ou la conformité lors de l’onboarding.

• Vous développer à l’international : aidez vos utilisateurs à attirer davantage de clients dans le monde entier en proposant des moyens de paiement locaux et en simplifiant le calcul des taxes sur les ventes, de la TVA et de la TPS.

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FAQ sur les check-lists de conformité de l'inscription des vendeurs