Cada vez que creas una factura en el Reino Unido, debes seguir las reglas de la Hacienda Pública y Aduanas de Su Majestad (HMRC). Este departamento establece unos requisitos específicos que determinan qué figura en la factura, cómo se registra y cómo encaja en el sistema más amplio del impuesto sobre el valor añadido (IVA). Estos datos diarios deben integrarse en tu flujo de trabajo. Si cometes errores, puede dar lugar a reclamaciones de IVA rechazadas, retrasos o problemas si la HMRC revisa tus libros.

A continuación, analizamos exactamente lo que las empresas el Reino Unido deben saber sobre los requisitos de las facturas HMRC, desde los detalles de las partidas hasta el mantenimiento de registros digitales y cumplimiento de la normativa relacionada con el IVA.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Cuáles son los requisitos de las facturas de la HMRC?
  
• ¿Qué tipos de facturas se permiten según la normativa del IVA en el Reino Unido?
  
• ¿Las empresas deben enviar facturas a la HMRC?
  
• ¿Cuáles son las normas de la Digitalización de Impuestos?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Cuáles son los requisitos de las facturas de la HMRC?

Si diriges una empresa en el Reino Unido, tus facturas deben seguir un conjunto de reglas. Estas reglas se aplican independientemente de si estás registrado a efectos del IVA. Ayudan a tus clientes a saber por lo que están pagando y te protegen si surge una disputa o se realiza una auditoría.

Cada factura debe incluir:

• Un número de factura único: las facturas deben numerarse secuencialmente, sin duplicados ni lagunas. Esto te ayuda a ti (y a la HMRC) a dar seguimiento a la actividad.

• El nombre de la empresa, la dirección y los datos de contacto: los comerciantes individuales deben indicar su propio nombre, junto con cualquier nombre comercial. Las sociedades limitadas deben usar su nombre registrado completo. Si estás registrado a efectos del IVA, usa el nombre y la dirección de la empresa vinculados a tu registro.

• Nombre y dirección del cliente: identifica quién te paga.

• Fecha de la factura y fecha de entrega: la factura debe incluir su propia fecha de emisión, así como la fecha en que se prestaron los bienes o servicios. Incluye ambas fechas, aunque sean la misma. Con las facturas de IVA, la fecha de entrega determina a qué período de IVA se asignará una factura.

• Una descripción de lo que se vendió: incluye cantidades, precios unitarios y otra información que explique el valor proporcionado.

• Importes y totales por partida: desglosa el coste por partida o servicio.

• Importe total adeudado: muestra lo que el cliente debe pagar.

Si estás registrado a efectos del IVA y estás facturando a otra empresa registrada a efectos del IVA, la ley te obliga a emitir una factura completa del IVA que siga el formato de la HMRC.

Además de los requisitos enumerados anteriormente, una factura completa del IVA también debe incluir:

• Tu número de IVA: confirma que estás registrado y permite a tu cliente reclamar el IVA.

• Tipo de IVA e importe por partida: el IVA cobrado por cada partida, el IVA total en todas las partidas de la factura, o ambos. Etiqueta cualquier partida sujeta a distintos tipos de impuestos (p. ej., estándar, reducida, de tipo cero), así como cualquier partida exenta o para la que no aplique.

• Total neto, total del IVA y total bruto: incluye el importe antes del IVA, el IVA total y el importe final adeudado.

¿Qué tipos de facturas se permiten según la normativa del IVA en el Reino Unido?

Además de la factura completa del IVA detallada anteriormente, la HMRC permite otros dos tipos de facturas del IVA: la simplificada y la de minoristas. Si bien una factura completa del IVA siempre cumple con la normativa y cubre todo lo que necesitas, estas otras dos opciones se aceptan en situaciones particulares.

Las facturas de IVA simplificadas y de minoristas se pueden usar de la siguiente manera:

• Factura simplificada de IVA: se permite una factura simplificada de IVA para las ventas de 250 £ o menos (IVA incluido). Una factura simplificada solo necesita el número de IVA de la empresa, la fecha de entrega, una descripción de los bienes o servicios, el tipo de IVA utilizado y el importe total pagado (IVA incluido).

• Factura del IVA del comercio minorista: la factura del IVA del comercio minorista es un tipo de factura del IVA utilizada para las ventas del comercio minorista de 250 £ o menos cuando el cliente solicita una factura. Contiene los mismos campos que una factura simplificada.

¿Las empresas deben enviar facturas a la HMRC?

Las empresas no tienen que enviar facturas a la HMRC a menos que se les pida específicamente. Por lo general, las empresas deben presentar sus declaraciones del IVA sin adjuntar facturas.

Sin embargo, las empresas están obligadas por ley a conservar sus facturas durante al menos seis años, y las facturas del IVA deben guardarse digitalmente de acuerdo con las normas de la Digitalización de Impuestos (MTD). Los sistemas establecidos en la nube suelen gestionar esto automáticamente. Necesitarás estas facturas guardadas si tu empresa se somete a una auditoría o a una comprobación del cumplimiento de la normativa, y utilizarás las facturas de tus compras si solicitas la devolución del IVA soportado.

¿Cuáles son las normas de la Digitalización de Impuestos?

Si estás registrado a efectos del IVA, debes seguir las normas establecidas por la MTD. Debes mantener registros digitales de tus transacciones con IVA y presentar tus declaraciones de IVA utilizando un software que se conecte a los sistemas de la HMRC.

Esto es lo que debes recordar:

• Se requieren cuentas digitales para el IVA: una cuenta digital para el IVA es la configuración que cumple con la normativa MTD para gestionar los pagos y cobros de IVA de tu empresa digitalmente. Un software compatible con la normativa de la HMRC la generará por ti y creará un vínculo digital con la HMRC.

• Cada venta debe registrarse digitalmente: en cada factura debe constar la fecha de entrega (punto impositivo), el importe neto (antes del IVA) y el tipo de IVA aplicado. Si tu software crea la factura, estos aspectos están cubiertos ya que estos campos están integrados. Si realizas muchas ventas de bajo valor (p. ej., en el comercio minorista), los resúmenes diarios de cada tipo de IVA están permitidos.

• No se permite volver a escribir en todos los sistemas: las reglas de la MTD no permiten copiar-pegar ni volver a introducir la clave manualmente entre sistemas. Si usas varias herramientas (p. ej., software de facturación y una hoja de cálculo), deben estar vinculados digitalmente.

• Los programas informáticos deben ser «funcionalmente compatibles»: para cumplir con la normativa, los programas informáticos deben poder almacenar los registros que exige la HMRC y presentar declaraciones del IVA mediante una interfaz de programación de aplicaciones (API) de la HMRC. Muchas herramientas de contabilidad o facturación disponibles para usar cumplen estos requisitos, pero algunas empresas cierran las posibles brechas mediante otros programas informáticos.

• Se aceptan facturas en papel (por ahora): puedes emitir facturas en papel o PDF para los clientes, pero los datos pertinentes también deben registrarse digitalmente en tu sistema que cumpla con la normativa de la MTD. A partir de abril de 2029, la facturación electrónica será obligatoria para todas las facturas con IVA.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

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