Immer wenn Sie im Vereinigten Königreich Rechnungen erstellen, müssen Sie die Regeln von His Majesty's Revenue and Customs befolgen. Die Behörde legt spezifische Anforderungen dafür fest, was auf der Rechnung steht, wie sie erfasst wird und wie sie in das größere Umsatzsteuer(USt.)-System passt. Diese alltäglichen Details sollten in Ihren Arbeitsablauf integriert werden. Wenn Sie dabei Fehler machen, kann dies zu abgelehnten Umsatzsteueranträgen, Verzögerungen oder Problemen führen, wenn HMRC Ihre Bücher überprüft.

Im Folgenden erfahren Sie, was Unternehmen im Vereinigten Königreich über die HMRC-Anforderungen an Rechnungen wissen müssen – von Posten bis hin zur digitalen Buchführung und USt.-Compliance.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind HMRC-Rechnungsanforderungen?
  
• Welche Arten von Rechnungen sind nach den USt.-Bestimmungen des Vereinigten Königreichs zulässig?
  
• Müssen Unternehmen Rechnungen an HMRC senden?
  
• Welche Rechnungsstellungsregeln gelten laut Making Steuer Digital?
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was sind HMRC-Rechnungsanforderungen?

Wenn Sie ein Unternehmen im Vereinigten Königreich führen, müssen Ihre Rechnungen eine Reihe von Anforderungen erfüllen. Diese Regeln gelten unabhängig davon, ob Sie für USt. registriert sind. So wissen Ihre Kundinnen und Kunden, wofür sie bezahlen, und Sie sind im Falle einer angefochtenen Zahlung oder Prüfung geschützt.

Jede Rechnung muss Folgendes enthalten:

• Eine eindeutige Rechnungsnummer: Rechnungen sollten fortlaufend nummeriert sein, sodass es keine Duplikate oder Lücken gibt. Dies hilft Ihnen (und HMRC), Aktivitäten nachzuverfolgen.

• Ihr Unternehmensname, Ihre Adresse und Kontaktdaten: Einzelunternehmer sollten ihren eigenen Namen zusammen mit einem Handelsnamen angeben. Gesellschaften mit beschränkter Haftung müssen ihren vollständigen registrierten Namen verwenden. Wenn Sie für USt. registriert sind, verwenden Sie den mit Ihrer Registrierung verknüpften Namen und die Adresse des Unternehmens.

• Name und Adresse der Kundin oder des Kunden: Hier wird angegeben, wer Sie bezahlt.

• Datum der Rechnung und Lieferdatum: Die Rechnung muss ihr eigenes Ausstellungsdatum sowie das Datum der Lieferung oder Erbringung der Waren bzw. Dienstleistungen enthalten. Geben Sie beides an, auch wenn es sich um dasselbe Datum handelt. Bei USt.-Rechnungen bestimmt das Lieferdatum, welchem USt.-Zeitraum eine Rechnung zugewiesen wird.

• Eine Beschreibung des verkauften Produkts: Fügen Sie Mengen, Stückpreise und andere Informationen hinzu, die den angegebenen Wert erklären.

• Beträge und Summen von Posten: Aufschlüsselung der Kosten pro Posten oder Dienstleistung.

• Fälliger Gesamtbetrag: Geben Sie an, was die Kundin oder der Kunde zahlen muss.

Wenn Sie für USt. registriert sind und Sie einem anderen für USt. registrierten Unternehmen eine Rechnung stellen, sind Sie gesetzlich verpflichtet, eine vollständige USt.-Rechnung auszustellen, die dem Format des HMRC entspricht.

Zusätzlich zu den oben aufgeführten Anforderungen muss eine vollständige USt.-Rechnung auch Folgendes enthalten:

• Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): Hiermit bestätigen Sie, dass Sie registriert sind, und Ihre Kundin oder Ihr Kunde kann die USt. zurückfordern.

• USt.-Satz und -Betrag pro Posten: Die für jeden Posten erhobene USt., die gesamte USt. für alle Posten auf der Rechnung oder beides. Kennzeichnen Sie alle Posten, die mit unterschiedlichen Sätzen besteuert werden (z. B. Standard, ermäßigt, Null), sowie alle befreiten oder nicht in den Geltungsbereich fallenden Posten.

• Nettosumme, USt.-Summe und Bruttosumme: Geben Sie den Betrag vor USt., die gesamte USt. und den fälligen Endbetrag an.

Welche Arten von Rechnungen sind nach den USt.-Bestimmungen des Vereinigten Königreichs zulässig?

Zusätzlich zur oben beschriebenen vollständigen USt.-Rechnung erlaubt HMRC zwei weitere Arten von USt.-Rechnungen: vereinfachte und Einzelhandelsrechnungen. Eine vollständige USt-Rechnung ist immer konform und deckt alle Ihre Anforderungen ab, während diese beiden anderen Optionen in bestimmten Situationen akzeptabel sind.

Vereinfachte USt.-Rechnungen und USt.-Einzelhandelsrechnungen können wie folgt verwendet werden:

• Vereinfachte USt.-Rechnung: Eine vereinfachte USt.-Rechnung ist für Umsätze von max. 250 GBP (USt. inbegriffen) zulässig. Bei einer vereinfachten Rechnung sind nur die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Unternehmens, das Lieferdatum, eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, der verwendete USt.-Satz und der gezahlte Gesamtbetrag (USt. inbegriffen) erforderlich.

• USt.-Einzelhandelsrechnung: Eine USt.-Einzelhandelsrechnung ist eine USt.-Rechnung, die für Einzelhandelsumsätze bis 250 GBP verwendet wird, wenn die Kundin oder der Kunde eine Rechnung wünscht. Sie enthält die gleichen Felder wie eine vereinfachte Rechnung.

Müssen Unternehmen Rechnungen an HMRC senden?

Unternehmen müssen keine Rechnungen an HMRC senden, es sei denn, sie werden ausdrücklich darum gebeten. Im Allgemeinen sollten Unternehmen ihre USt.-Erklärung ohne angehängte Rechnungen einreichen.

Unternehmen sind jedoch gesetzlich verpflichtet, ihre Rechnungen mindestens sechs Jahre lang aufzubewahren und USt.-Rechnungen müssen gemäß den Regeln von Making Tax Digital (MTD) digital gespeichert werden. Bei Cloud-basierten Systemen erfolgt dies in der Regel automatisch. Sie benötigen diese gespeicherten Rechnungen, wenn Ihr Unternehmen einem Audit oder einer Compliance-Prüfung unterzogen wird, und Sie verwenden Kaufrechnungen, wenn Sie USt. zurückfordern.

Welche Rechnungsstellungsregeln gelten laut Making Steuer Digital?

Wenn Sie für USt. registriert sind, müssen Sie die MTD-Regeln befolgen. Sie müssen digitale Aufzeichnungen über Ihre USt.-Transaktionen führen und Ihre USt.-Erklärungen mit einer Software einreichen, die mit den Systemen von HMRC verbunden ist.

Folgendes sollten Sie beachten:

• Digitale USt.-Konten sind erforderlich: Ein digitales USt.-Konto ist die MTD-konforme Einrichtung für die digitale Verwaltung der USt.-Zahlungen und -Abbuchungen Ihres Unternehmens. Das Konto wird für Sie von einer HMRC-konformen Software generiert und digital mit HMRC verknüpft.

• Jeder Umsatz muss digital erfasst werden: Jede Rechnung muss das Lieferdatum (Steuer), den Nettobetrag (vor USt.) und den angewendeten USt.-Satz erfassen. Wenn Ihre Software die Rechnung erstellt, werden diese Anforderungen automatisch erfüllt, da diese Felder integriert sind. Wenn Sie viele Umsätze mit geringem Wert tätigen (z. B. im Einzelhandel), sind tägliche Zusammenfassungen zu jedem USt.-Satz zulässig.

• Das erneute Eingeben über verschiedene Systeme hinweg ist nicht erlaubt: MTD-Regeln erlauben kein manuelles Kopieren und Einfügen oder erneutes Eingeben zwischen Systemen. Wenn Sie mehrere Tools (z. B. eine Rechnungsstellungs-Software und eine Tabelle) verwenden, müssen diese digital verknüpft werden.

• Software muss „funktionell kompatibel“ sein: Um konform zu sein, muss Software in der Lage sein, die für HMRC erforderlichen Aufzeichnungen zu speichern und USt.-Erklärungen über eine HMRC-API (Anwendungsprogrammierschnittstelle) einzureichen. Viele handelsübliche Buchhaltungs- oder Rechnungsstellungstools erfüllen diese Anforderungen, aber einige Unternehmen schließen Lücken mit anderer Software.

• Rechnungen in Papierform werden (derzeit) akzeptiert: Sie können Kundinnen und Kunden Rechnungen in Papierform oder PDF ausstellen. Die entsprechenden Details müssen aber auch digital in Ihrem MTD-konformen System erfasst werden. Ab April 2029 wird die elektronische Rechnungsstellung für alle USt.-Rechnungen verpflichtend.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahnwesen-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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