Ogni volta che si crea una fattura per il Regno Unito, è necessario seguire le regole di HMRC (His Majesty's Revenue and Customs). Questo dipartimento stabilisce i requisiti specifici che determinano cosa è contenuto nella fattura, come viene registrata e come si inserisce nel sistema più ampio dell'Imposta sul valore aggiunto (IVA). Questi dettagli quotidiani dovrebbero essere integrati nel flusso di lavoro. I caso di errori, qualora HMRC esamini i tuoi libri contabili, questo potrebbe generare richieste di scarico dell'IVA rifiutate, ritardi o problemi.

Di seguito viene illustrato esattamente tutto ciò che le attività del Regno Unito devono sapere sui requisiti delle fatture HMRC, dai dettagli delle voci riga alla contabilizzazione digitale, fino alla conformità IVA.

Contenuto dell'articolo

• Quali sono i requisiti delle fatture HMRC?
  
• Quali tipi di fatture sono consentiti dalle normative IVA del Regno Unito?
  
• Le attività devono inviare le fatture a HMRC?
  
• Quali sono le regole per la fatturazione in base a Making Tax Digital?
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Quali sono i requisiti delle fatture HMRC?

Se gestisci un'attività con Il Regno Unito, le tue fatture devono seguire una serie di regole. Queste regole si applicano indipendentemente dal fatto che tu sia o meno registrato ai fini IVA. Aiutano i tuoi clienti a sapere ciò per cui stanno pagando e ti proteggono in caso di contestazioni o controlli.

Ogni fattura deve includere:

• Un numero di fattura univoco: le fatture devono essere numerate sequenzialmente, senza duplicazioni o interruzioni. Questo aiuta te (e HMRC) nel tener traccia delle attività.

• Ragione sociale, indirizzo e recapiti: le ditte individuali devono indicare il proprio nome, insieme a qualsiasi denominazione commerciale. Le società a responsabilità limitata devono utilizzare il nome completo con cui sono registrate. Se sei registrato ai fini IVA, utilizza il nome e l'indirizzo dell'attività utilizzati per la registrazione.

• Nome e indirizzo del cliente: identifica chi ti paga.

• Data della fattura e della fornitura: la fattura deve includere la data di emissione, insieme alla data in cui sono stati forniti i beni o i servizi. Devi includerle entrambe, anche se coincidono. Nelle fatture IVA, la data di fornitura determina a quale periodo IVA verrà assegnata la fattura.

• Descrizione di ciò che è stato venduto: includi quantità, prezzi unitari e altre informazioni che descrivono il valore fornito.

• Importi delle voci riga e totali: suddividi il costo per ogni voce o servizio.

• Importo totale dovuto: mostra quanto deve pagare il cliente.

Se sei registrato ai fini IVA e fatturi a un'altra attività registrata ai fini IVA, sei legalmente tenuto a emettere una fattura IVA completa conforme al formato HMRC.

Oltre ai requisiti sopra elencati, una fattura IVA completa deve includere anche:

• La tua partita IVA: conferma la tua registrazione e consente al cliente di recuperare l'IVA.

• Aliquota IVA e importo per ciascuna voce: IVA addebitata per ciascuna voce, totale IVA di tutte le voci della fattura, o entrambe. Specifica tutte le voci soggette ad aliquote diverse (ad esempio, standard, ridotta, ad aliquota zero), nonché tutte le voci esenti o fuori campo.

• Totale netto, totale IVA e totale lordo: includi l'importo al lordo dell'IVA, il totale dell'IVA e l'importo finale dovuto.

Quali tipi di fatture sono consentiti dalle normative IVA del Regno Unito?

Oltre alla fattura IVA completa descritta in precedenza, HMRC consente altri due tipi di fatture IVA: semplificata e per la vendita al dettaglio. Sebbene una fattura IVA completa sia sempre conforme e copra qualsiasi caso, le altre due opzioni sono accettabili in situazioni particolari.

Le fatture IVA semplificate e per la vendita al dettaglio possono essere utilizzate come segue:

• Fattura IVA semplificata: una fattura IVA semplificata è consentita per le vendite di importo pari o inferiore a 250 sterline (IVA inclusa). Per una fattura semplificata sono necessari solo la partita IVA dell'attività, la data della fornitura, una descrizione dei beni o servizi, l'aliquota IVA utilizzata e l'importo totale pagato (IVA inclusa).

• Fattura IVA per la vendita al dettaglio: una fattura IVA per la vendita al dettaglio è un tipo di fattura IVA utilizzata per le vendite al dettaglio di importo pari o inferiore a 250 £ qualora il cliente desideri una fattura. Contiene gli stessi campi di una fattura semplificata.

Le attività devono inviare le fatture a HMRC?

Le attività non sono tenute a inviare le fatture a HMRC, a meno che non ne facciano specifica richiesta. In generale, le attività dovrebbero presentare la dichiarazione IVA senza allegare alcuna fattura.

Tuttavia, le attività sono tenute per legge a conservare le fatture per almeno sei anni e le fatture IVA devono essere salvate in formato digitale, secondo le norme MTD (Making Tax Digital). Di solito i sistemi basati su cloud gestiscono questo aspetto automaticamente. Le fatture salvate saranno necessarie la tua attività viene sottoposta a una revisione o a un controllo di conformità, e le fatture di acquisto verranno utilizzate qualora desideri scaricare l'IVA.

Quali sono le regole per la fatturazione in base a Making Tax Digital?

Se sei titolare di partita IVA, devi seguire le regole stabilite nelle norme MTD. Devi conservare le registrazioni digitali delle transazioni IVA e presentare le dichiarazioni IVA utilizzando un software collegato ai sistemi di HMRC.

Ecco cosa ricordare:

• Gli account IVA digitali sono obbligatori: un account IVA digitale è la configurazione conforme alle norme MTD che gestisce digitalmente i pagamenti e gli addebiti IVA della tua attività. Un software conforme a HMRC lo genererà per tuo conto e si collegherà digitalmente a HMRC.

• Ogni vendita deve essere registrata in formato digitale: ogni fattura deve esporre la data della fornitura (momento tassabile), l'importo netto (IVA esclusa) e l'aliquota IVA applicata. Se il software crea la fattura, è già tutto pronto, poiché i campi sono integrati. Se si effettuano molte vendite di valore ridotto (come nelle vendite al dettaglio), sono consentiti riepiloghi giornalieri per ciascuna aliquota IVA.

• Non è consentito digitare nuovamente tra i sistemi: le regole MTD non consentono il copia-e-incolla o la ridigitazione manuale tra i sistemi. Se utilizzi più strumenti (ad esempio, un software di fatturazione e un foglio di calcolo), questi devono essere collegati in modo digitale.

• Il software deve essere "funzionalmente compatibile": per essere conforme, il software deve essere in grado di memorizzare le registrazioni richieste da HMRC e presentare le dichiarazioni IVA attraverso un'interfaccia di programmazione applicazioni (API). Molti strumenti di contabilità o fatturazione pronti all'uso sono idonei, ma alcune attività colmano le lacune con altri software.

• Le fatture cartacee sono (per ora) accettabili: ai clienti puoi inviare fatture cartacee o file PDF, ma i relativi dettagli devono essere registrati anche in formato digitale nel tuo sistema conforme alle norme MTD. A partire dall'aprile 2029, la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per tutte le fatture con IVA.

I vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni:

• Automatizzazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Miglioramento dell'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Riduzione del carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrazione dei sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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