Sempre que você cria uma fatura no Reino Unido, precisa seguir as regras da His Majesty's Revenue and Customs (HMRC). O órgão define exigências específicas sobre o que entra na fatura, como ela é registrada e como se encaixa no sistema maior de IVA. Esses detalhes do dia a dia precisam fazer parte do seu fluxo. Se você errar, pode ter pedido de devolução de IVA negado, atrasos ou problemas se a HMRC revisar sua escrituração.

A seguir, explicamos exatamente o que empresas do Reino Unido precisam saber sobre requisitos de fatura da HMRC, de itens de linha a manutenção digital de registros e conformidade com IVA.

O que tem neste artigo?

• Quais são os requisitos de fatura da HMRC?
  
• Quais tipos de faturas são permitidos pelas regras de IVA do Reino Unido?
  
• Empresas precisam enviar faturas para a HMRC?
  
• Quais são as regras de faturamento do Making Tax Digital?
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

Quais são os requisitos de fatura da HMRC?

Se você opera uma empresa no Reino Unido, suas faturas devem seguir um conjunto de regras. Essas regras valem independentemente de você ter ou não cadastro de IVA. Elas ajudam seus clientes a entender o que estão pagando e protegem você em caso de contestação ou auditoria.

Toda fatura precisa incluir:

• Um número de fatura único: as faturas devem ser numeradas em sequência, sem duplicidades nem lacunas. Isso ajuda você (e a HMRC) a rastrear a atividade.

• Nome, endereço e dados de contato da sua empresa: trabalhadores autônomos devem listar o próprio nome, além de qualquer nome comercial. Sociedades limitadas precisam usar o nome completo registrado. Se você tem cadastro de IVA, use o nome e o endereço da empresa vinculados ao seu cadastro.

• Nome e endereço do cliente: isso identifica quem está pagando.

• Data da fatura e data de fornecimento: a fatura precisa trazer a data de emissão e a data em que os bens ou serviços foram fornecidos. Inclua ambas, mesmo se forem a mesma data. Em faturas de IVA, a data de fornecimento define em qual período de IVA a fatura será alocada.

• Descrição do que foi vendido: inclua quantidades, preços unitários e outras informações que expliquem o valor entregue.

• Valores por item de linha e totais: detalhe o custo por item ou serviço.

• Valor total devido: mostre quanto o cliente precisa pagar.

Se você tem cadastro de IVA e está faturando outra empresa com cadastro de IVA, você é legalmente obrigado a emitir uma fatura completa de IVA no formato da HMRC.

Além dos requisitos acima, uma fatura completa de IVA também precisa incluir:

• Seu número de IVA: confirma que você tem cadastro e permite que seu cliente recupere IVA.

• Alíquota e valor de IVA por item: o IVA cobrado por item, o total de IVA em todos os itens da fatura, ou ambos. Identifique itens com alíquotas diferentes (por exemplo, padrão, reduzida, alíquota zero), além de itens isentos ou fora do escopo.

• Total líquido, total de IVA e total bruto: inclua o valor antes de IVA, o total de IVA e o valor final devido.

Quais tipos de faturas são permitidos pelas regras de IVA do Reino Unido?

Além da fatura completa de IVA descrita acima, a HMRC permite dois outros tipos de fatura de IVA: simplificada e de varejistas. Embora a fatura completa de IVA seja sempre compatível e cubra todos os requisitos, essas duas opções são aceitas em situações específicas.

Faturas de IVA simplificadas e de varejistas podem ser usadas assim:

• Fatura de IVA simplificada: permitida para vendas de £250 ou menos (com IVA). Uma fatura simplificada precisa apenas do número de IVA da empresa, data de fornecimento, descrição de bens ou serviços, alíquota de IVA usada e o valor total pago (com IVA).

• Fatura de IVA de varejistas: a fatura de IVA de varejistas é um tipo de fatura de IVA usada em vendas no varejo de £250 ou menos quando o cliente pede uma fatura. Ela contém os mesmos campos da fatura simplificada.

Empresas precisam enviar faturas para a HMRC?

Empresas não precisam enviar faturas para a HMRC, a menos que sejam solicitadas especificamente. Em geral, as empresas devem enviar suas declarações de IVA sem anexar faturas.

No entanto, por lei, empresas precisam armazenar faturas por pelo menos seis anos, e faturas de IVA devem ser armazenadas digitalmente de acordo com as regras de Making Tax Digital (MTD). Sistemas em nuvem costumam cuidar disso automaticamente. Você vai precisar dessas faturas salvas se sua empresa passar por auditoria ou checagem de conformidade, e vai usar faturas de compra caso solicite devolução de IVA.

Quais são as regras de faturamento do Making Tax Digital?

Se você tem cadastro de IVA, precisa seguir as regras definidas no MTD. Você deve manter registros digitais das suas transações de IVA e enviar suas declarações usando software que se conecta aos sistemas da HMRC.

O que lembrar:

• Contas digitais de IVA são obrigatórias: uma conta digital de IVA é a estrutura compatível com MTD para gerenciar pagamentos e cobranças de IVA de forma digital. Um software compatível com a HMRC gera isso para você e faz a vinculação digital com a HMRC.

• Cada venda deve ser registrada digitalmente: toda fatura precisa capturar a data de fornecimento (tax point), o valor líquido (antes de IVA) e a alíquota de IVA aplicada. Se o seu software gera a fatura, você já está coberto; esses campos já vêm no padrão. Se você faz muitas vendas de baixo valor (por exemplo, em varejo), resumos diários por alíquota de IVA são permitidos.

• Não é permitido redigitar entre sistemas: regras do MTD não permitem copiar e colar manualmente nem redigitar entre ferramentas. Se você usa múltiplos sistemas (por exemplo, software de faturamento + planilha), eles precisam estar vinculados digitalmente.

• O software precisa ser “funcionalmente compatível”: para ficar em conformidade, o software precisa conseguir armazenar os registros exigidos pela HMRC e enviar declarações de IVA via API da HMRC. Muitas ferramentas prontas de contabilidade ou faturamento atendem, mas algumas empresas usam softwares extras para cobrir lacunas.

• Faturas em papel ainda são aceitas (por enquanto): você pode emitir faturas em papel ou PDF para clientes, mas os dados relevantes também precisam ser registrados digitalmente no seu sistema compatível com MTD. A partir de abril de 2029, o faturamento eletrônico vai se tornar obrigatório para todas as faturas de IVA.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica seu processo de contas a receber (AR) — desde a criação de faturas até a coleta de pagamento. Seja para cobranças únicas ou recorrentes, o Stripe ajuda as empresas a receber mais rapidamente e a otimizar as operações:

• Automatizar as contas a receber: Crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade — sem necessidade de programação. O Stripe acompanha automaticamente o status das faturas, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando você a manter o controle do fluxo de caixa.

• Acelerar o fluxo de caixa: Reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba mais rápido com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança com tecnologia de IA que ajudam você a recuperar mais receita.

• Melhorar a experiência do cliente: Ofereça uma experiência de pagamento moderna com suporte a mais de 25 idiomas, mais de 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas são fáceis de acessar e pagar por meio de um portal de autoatendimento do cliente.

• Reduzir a carga de trabalho administrativo: Gere faturas em minutos e reduza o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e de uma página de pagamento de faturas hospedada pela Stripe.

• Integrar com seus sistemas existentes: O Stripe Invoicing se integra a softwares populares de contabilidade e de planejamento de recursos empresariais (ERP), ajudando a manter os sistemas sincronizados e a reduzir a entrada manual de dados.

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