Cada vez que creas una factura en El Reino Unido, debes seguir las normas del Departamento de Ingresos y Aduanas de Su Majestad (HMRC). El departamento establece requisitos específicos que determinan qué figura en la factura, cómo se registra y cómo se adapta al sistema más amplio del impuesto al valor agregado (IVA). Estos datos diarios deben integrarse en tu flujo de trabajo. Si tienen algún error, esto puede dar lugar al rechazo de solicitudes de devolución del IVA, retrasos o problemas si el HMRC revisa tus libros.

A continuación, analizamos exactamente lo que las empresas en El Reino Unido deben saber sobre los requisitos de las facturas del HMRC, desde los detalles de las partidas hasta el mantenimiento de registros digitales y el cumplimiento de la normativa del IVA.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuáles son los requisitos de las facturas del HMRC?
  
• ¿Qué tipos de facturas se permiten según la normativa del IVA en El Reino Unido?
  
• ¿Las empresas necesitan enviar facturas al HMRC?
  
• ¿Cuáles son las normas de facturación para Making Tax Digital?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

¿Cuáles son los requisitos de las facturas del HMRC?

Si diriges una empresa en El Reino Unido, tus facturas deben seguir un conjunto de normas, que se aplican independientemente de si estás registrado a efectos del IVA. Ayudan a tus clientes a saber lo que pagan y te protegen en caso de disputa o auditoría.

Toda factura debe incluir lo siguiente:

• Un número de factura único: las facturas deben estar numeradas secuencialmente, sin duplicados ni omisiones. Esto te ayuda a ti (y al HMRC) a realizar un seguimiento de la actividad.

• Tu nombre de la empresa, dirección y datos de contacto: los comerciantes individuales deben indicar su propio nombre, junto con cualquier nombre comercial. Las sociedades limitadas deben usar su nombre registrado completo. Si estás registrado a efectos del IVA, usa el nombre y la dirección de la empresa vinculados a tu registro.

• El nombre y la dirección del cliente: identifica quién te paga.

• Fecha de la factura y fecha de la entrega: la factura debe incluir su propia fecha de emisión, así como la fecha de entrega de los bienes o servicios. Incluye ambas, aunque sean la misma fecha. Con las facturas de IVA, la fecha de entrega determina a qué período del IVA se asignará una factura.

• Una descripción de lo que se vendió: incluye cantidades, precios unitarios y otra información que explique el valor proporcionado.

• Importes y totales de partidas: desglosa el costo por partida o servicio.

• Importe total adeudado: muestra lo que el cliente debe pagar.

Si estás registrado a efectos del IVA y facturas a otra empresa registrada a efectos del IVA, estás obligado por ley a emitir una factura de IVA completa que siga el formato del HMRC..

Además de los requisitos enumerados anteriormente, una factura de IVA completa también debe incluir lo siguiente:

• Tu número de IVA: confirma que estás registrado y permite a tu cliente solicitar la devolución del IVA.

• Tasa e importe del IVA por partida: el IVA cobrado por cada partida, el IVA total en todas las partidas de la factura, o ambos. Etiqueta cualquier partida gravada a diferentes tasas (p. ej., estándar, reducida, tasa cero), así como cualquier partida exenta o fuera del ámbito de aplicación.

• Total neto, total del IVA y total bruto: incluye el importe antes del IVA, el IVA total y el importe final adeudado.

¿Qué tipos de facturas se permiten según la normativa del IVA en El Reino Unido?

Además de la factura de IVA completa detallada anteriormente, el HMRC admite otros dos tipos de facturas de IVA: la simplificada y la de los comerciantes minoristas, si bien la factura de IVA completa siempre cumple con la normativa y cubre todo lo necesario, estas otras dos opciones son aceptables en situaciones específicas.

Las facturas de IVA simplificadas y de los comerciantes minoristas se pueden utilizar de la siguiente manera:

• Factura de IVA simplificada: se permite una factura de IVA simplificada para ventas de £250 o menos (IVA incluido). Una factura simplificada solo necesita el número de IVA de la empresa, la fecha de entrega, una descripción de los bienes o servicios, la tasa del IVA utilizada y el importe total pagado (IVA incluido).

• Factura de IVA de comerciantes minoristas: la factura de IVA de comerciantes minoristas es un tipo de factura de IVA que se utiliza para ventas minoristas de £250 o menos cuando el cliente desea una factura. Contiene los mismos campos que una factura simplificada.

¿Las empresas deben enviar facturas al HMRC?

Las empresas no tienen que enviar facturas al HMRC a menos que se lo solicite expresamente, por lo general, deben presentar sus declaraciones del IVA sin facturas adjuntas.

Sin embargo, la ley exige a las empresas que almacenen sus facturas durante al menos seis años, y las facturas de IVA deben estar almacenadas digitalmente de conformidad con las normas del sistema Making Tax Digital (MTD). Los sistemas basados en la nube suelen gestionar esto de manera automática. Necesitarás guardar estas facturas en caso de que tu empresa sea objeto de una auditoría o una inspección de cumplimiento de la normativa, y utilizarás las facturas de compra si solicitas la devolución del IVA.

¿Cuáles son las normas de facturación para Making Tax Digital?

Si estás inscripto en el IVA, debes cumplir con las normas establecidas en el MTD. Debes mantener registros digitales de tus operaciones con IVA y presentar tus declaraciones de IVA mediante un software que se conecte a los sistemas del HMRC.

Debes tener en cuenta lo siguiente:

• Las cuentas digitales de IVA son obligatorias: una cuenta digital de IVA es la configuración que cumple con la normativa del MTD para gestionar los pagos y cargos de IVA de tu empresa digitalmente. El software compatible con el HMRC lo generará por ti y lo vinculará digitalmente al HMRC.

• Cada venta debe registrarse digitalmente: cada factura debe capturar la fecha de entrega (fecha de devengo), el importe neto (antes del IVA) y la tasa del IVA aplicada. Si tu software crea la factura, ya tienes todo lo necesario; esos campos están incorporados. Si realizas muchas ventas de bajo valor (por ejemplo, en el comercio minorista), se permiten resúmenes diarios con cada tasa del IVA.

• No se permite volver a escribir en todos los sistemas: las normas del MTD no permiten copiar y pegar manualmente ni volver a introducir datos entre sistemas. Si utilizas varias herramientas (por ejemplo, un software de facturación y una hoja de cálculo), estas deben estar vinculadas digitalmente.

• El software debe ser «funcionalmente compatible»: para cumplir con la normativa, el software debe poder almacenar los registros que exige el HMRC y presentar declaraciones del IVA mediante una interfaz de programación de solicitudes (API) del HMRC. Muchas herramientas de contabilidad o facturación disponibles en el mercado cumplen los requisitos, pero algunas empresas suplen las carencias con otro software.

• Se aceptan facturas en papel (por ahora): puedes emitir facturas en papel o en PDF para los clientes, pero los datos pertinentes también deben registrarse digitalmente en tu sistema que cumpla con la normativa del MTD. A partir de abril de 2029, la facturación electrónica será obligatoria para todas las facturas de IVA.

Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápidamente y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.

• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojada en Stripe.

• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.

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