Chaque fois que vous établissez une facture au Royaume-Uni, vous devez respecter les exigences de l’administration fiscale britannique, officiellement appelée « His Majesty’s Revenue and Customs » (HMRC). Cette administration définit précisément les mentions obligatoires, les modalités d’enregistrement et l’intégration des factures dans le dispositif global de TVA. Ces obligations doivent être intégrées à vos processus quotidiens. En cas d’erreur, vous vous exposez à un rejet de déduction de TVA, à des retards de traitement ou à des difficultés lors d’un contrôle.

Nous détaillons ci-dessous les exigences de HMRC en matière de facturation pour les entreprises établies au Royaume-Uni : mentions ligne par ligne, conservation numérique des données et respect des règles de TVA.

Contenu de cet article

• Quelles sont les exigences de HMRC en matière de facturation ?
  
• Quels types de factures sont autorisés par la réglementation britannique en matière de TVA ?
  
• Les entreprises doivent-elles envoyer des factures à HMRC ?
  
• Quelles sont les règles de facturation dans le cadre de Making Tax Digital ?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Quelles sont les exigences de HMRC en matière de facturation ?

Si vous exploitez une entreprise au Royaume-Uni, vos factures doivent respecter un ensemble de règles. Ces règles s’appliquent que vous soyez ou non immatriculé à la TVA. Elles permettent à vos clients de comprendre précisément ce qu’ils paient et vous protègent en cas de litige ou de contrôle.

Chaque facture doit comporter :

• un numéro de facture unique : la numérotation doit être séquentielle, sans doublon ni rupture, afin d’assurer une traçabilité claire des opérations ;

• le nom, l’adresse et les coordonnées de l’entreprise : les entrepreneurs individuels indiquent leur nom, ainsi que leur éventuel nom commercial ; les sociétés à responsabilité limitée utilisent leur dénomination sociale complète ; si vous êtes immatriculé à la TVA, les informations doivent correspondre à celles enregistrées auprès de HMRC ;

• le nom et l’adresse du client : ces éléments identifient le débiteur ;

• la date d’émission et la date d’exigibilité : la facture doit indiquer sa date d’émission ainsi que la date à laquelle les biens ou services ont été fournis ; ces deux dates doivent apparaître, même si elles coïncident ; pour les factures de TVA, la date d’exigibilité détermine la période de déclaration ;

• une description des biens ou services fournis : précisez les quantités, les prix unitaires et tout élément utile à la compréhension du montant facturé ;

• le poste des montants et les totaux : ventilez les coûts par élément ou de services ;

• le montant total à payer : indiquez clairement la somme due par le client.

Si vous êtes immatriculé à la TVA et que vous facturez une autre entreprise également immatriculée, vous êtes légalement tenu d’émettre une facture de TVA complète conforme au format défini par HMRC.

En plus des éléments mentionnés ci-dessus, une facture de TVA complète doit également comporter :

• votre numéro de TVA : il atteste de votre immatriculation et permet à votre client de déduire la TVA ;

• le taux et le montant de TVA par ligne : indiquez la TVA facturée pour chaque bien ou service, le total de TVA pour l’ensemble de la facture, ou les deux ; précisez les éléments soumis à des taux différents (taux normal, taux réduit, taux zéro), ainsi que les opérations exonérées ou hors champ d’application ;

• le total hors taxe, le total de TVA et le total toutes taxes comprises : mentionnez le montant avant TVA, le montant total de TVA et le montant final dû.

Quels types de factures sont autorisés par la réglementation britannique en matière de TVA ?

En plus de la facture de TVA complète décrite ci-dessus, la HMRC autorise deux autres types de factures de TVA : les factures simplifiées et les factures pour détaillants. Bien qu’une facture de TVA complète soit toujours conforme et couvre l’ensemble des exigences, ces deux autres formats sont acceptables dans certaines situations spécifiques.

Les factures de TVA simplifiées et les factures pour détaillants peuvent être utilisées comme suit :

• Facture de TVA simplifiée : une facture de TVA simplifiée est autorisée pour les ventes d’un montant de 250 £ ou moins (TVA comprise). Elle doit uniquement mentionner le numéro de TVA de l’entreprise, la date de la fourniture, une description des biens ou services, le taux de TVA appliqué ainsi que le montant total payé (TVA comprise).

• Facture de TVA pour détaillants : une facture de TVA pour détaillants est un type de facture de TVA utilisé pour les ventes au détail d’un montant de 250 £ ou moins lorsque le client souhaite recevoir une facture. Elle contient les mêmes informations qu’une facture simplifiée.

Les entreprises doivent-elles envoyer des factures à HMRC ?

Les entreprises n’ont pas à transmettre leurs factures à l’administration fiscale britannique (HMRC), sauf demande expresse de celle-ci. En pratique, elles déposent leurs déclarations de TVA sans y joindre les factures correspondantes.

En revanche, la loi impose de conserver les factures pendant au moins six ans. Les factures de TVA doivent en outre être archivées au format numérique conformément aux règles Making Tax Digital (MTD), le dispositif britannique de numérisation des obligations fiscales. Les solutions de gestion hébergées dans le cloud intègrent généralement ces exigences par défaut. Ces factures doivent pouvoir être présentées à tout moment en cas de contrôle ou d’audit. Les factures d’achat servent également de justificatifs lorsque l’entreprise récupère la TVA.

Quelles sont les règles de facturation dans le cadre de Making Tax Digital ?

Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez respecter les règles prévues par MTD. Cela implique de conserver des enregistrements numériques de vos transactions de TVA et de transmettre vos déclarations via un logiciel connecté aux systèmes de l’administration fiscale britannique (HMRC).

Voici les points essentiels à retenir :

• un compte de TVA numérique est requis : il s’agit de l’environnement conforme à MTD qui permet de gérer et de déclarer la TVA de manière entièrement dématérialisée ; un logiciel compatible HMRC le génère et assure la liaison numérique avec l’administration fiscale ;

• chaque vente doit être enregistrée numériquement : chaque facture doit mentionner la date d’exigibilité de la TVA, le montant hors taxe et le taux de TVA appliqué ; si votre logiciel émet les factures, ces champs sont généralement intégrés par défaut ; pour les ventes de faible montant réalisées en volume (par exemple dans le commerce de détail), des totaux journaliers par taux de TVA sont admis ;

• la ressaisie manuelle entre systèmes est interdite : les règles MTD excluent le copier-coller ou la saisie manuelle de données d’un outil à un autre ; si vous utilisez plusieurs solutions (par exemple un logiciel de facturation et un tableur), elles doivent être reliées par un lien numérique conforme ;

• le logiciel doit être « fonctionnellement compatible » : pour être conforme, il doit conserver les données exigées par HMRC et transmettre les déclarations de TVA via une interface de programmation applicative (API) de HMRC ; de nombreux logiciels comptables ou de facturation du marché répondent à ces critères, et certaines entreprises ont recours à des solutions complémentaires pour assurer la continuité numérique ;

• les factures papier restent acceptées (à ce stade) : vous pouvez émettre des factures papier ou PDF à vos clients, à condition que les données correspondantes soient également enregistrées dans votre système conforme à MTD ; à compter d’avril 2029, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les factures de TVA.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie la gestion de vos créances clients, de l’émission des factures à l’encaissement des paiements. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à accélérer les paiements et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des créances : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.

• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de paiement (DSO) et encaissez plus rapidement grâce aux paiements internationaux intégrés, aux rappels automatiques et aux outils de relance basés sur l’IA, qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• Améliorer l’expérience client : proposez une expérience de paiement moderne, disponible dans plus de 25 langues, 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont accessibles et réglables facilement via un portail client en libre-service.

• Réduire la charge administrative : générez des factures en quelques minutes et limitez le temps consacré aux relances grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• S’intégrer à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux principaux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP), afin d’assurer la cohérence des données et de réduire les saisies manuelles.

En savoir plus sur la manière dont Stripe peut simplifier la gestion de vos créances clients, ou démarrez dès aujourd’hui.