Wanneer je een factuur aanmaakt in het VK, moet je de regels van His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) volgen. De dienst stelt specifieke eisen die bepalen wat er op de factuur komt te staan, hoe het wordt geregistreerd en hoe het past in het grotere BTW-systeem. Deze dagelijkse details moeten worden ingebouwd in je workflow. Als je ze verkeerd doet, kan dat leiden tot afgewezen btw-claims, vertragingen of problemen als HMRC je boekhouding controleert.

Hieronder bespreken we precies wat bedrijven in het Verenigd Koninkrijk moeten weten over de factuurvereisten van HMRC, van factuurregeldetails tot digitaal bijhouden en btw-compliance.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn de factuurvereisten van HMRC?
  
• Welke soorten facturen zijn toegestaan volgens de Britse btw-voorschriften?
  
• Moeten bedrijven facturen sturen naar HMRC?
  
• Wat zijn de factureringsregels voor Making Tax Digital?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat zijn de factuurvereisten van HMRC?

Als je een bedrijf hebt in het Verenigd Koninkrijk, moeten je facturen voldoen aan een set regels. Deze regels gelden ongeacht of je btw-plichtig bent. Ze helpen je klanten te weten waarvoor ze betalen en ze beschermen je bij een geschil of een audit.

Elke factuur moet het volgende bevatten:

• Een uniek factuurnummer: facturen moeten opeenvolgend genummerd zijn, zonder duplicaten of hiaten. Dit helpt jou (en HMRC) om activiteiten te volgen.

• Jouw bedrijfsnaam, adres en contactgegevens: eenmanszaken moeten hun eigen naam vermelden, samen met hun eventuele handelsnaam. Naamloze vennootschappen moeten hun volledige geregistreerde naam gebruiken. Als je btw-geregistreerd bent, gebruik dan de naam en het bedrijfsadres die bij je registratie horen.

• De naam en het adres van de klant: dit identificeert wie jou betaalt.

• Factuurdatum en leveringsdatum: de factuur moet zijn eigen datum van uitgifte bevatten, evenals de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd. Vermeld beide, zelfs als het dezelfde datum is. Bij btw-facturen bepaalt de leveringsdatum aan welk btw-tijdvak een factuur wordt toegewezen.

• Een beschrijving van wat er is verkocht: neem hoeveelheden, eenheidsprijzen en andere informatie op die de geleverde waarde verklaart.

• Factuurregelbedrag en totalen: verdeel de kosten per artikel of dienst.

• Totaal te betalen bedrag: laat zien wat de klant moet betalen.

Als je btw-geregistreerd bent en je factureert aan een ander btw-geregistreerd bedrijf, dan ben je wettelijk verplicht om een volledige btw-factuur uit te reiken die het HMRC-formaat volgt.

Naast de bovenstaande vereisten moet een volledige btw-factuur ook het volgende bevatten:

• Jouw btw-nummer: hiermee bevestig je dat je geregistreerd bent en kan je klant de btw terugvragen.

• Btw-tarief en -bedrag per artikel: de btw die voor elk artikel in rekening wordt gebracht, de totale btw voor alle artikelen op de factuur, of beide. Label alle items die belast zijn tegen verschillende tarieven (bijv. standaard, verlaagd, nultarief), evenals alle vrijgestelde of niet-belaste items.

• Nettototaal, btw-totaal en brutototaal: vermeld het bedrag vóór btw, de totale btw en het uiteindelijk verschuldigde bedrag.

Welke soorten facturen zijn toegestaan volgens de Britse btw-regels?

Naast de volledige btw-factuur zoals hierboven beschreven, staat HMRC nog twee andere soorten btw-facturen toe: een vereenvoudigde btw-factuur en een btw-factuur voor detailhandelaren. Hoewel een volledige btw-factuur altijd in overeenstemming is met de regels en alles bestrijkt, zijn deze twee andere opties acceptabel in bepaalde situaties.

Vereenvoudigde btw-facturen en btw-facturen voor detailhandelaren kunnen als volgt worden gebruikt:

• Vereenvoudigde btw-factuur: een vereenvoudigde btw-factuur is toegestaan voor verkopen van £ 250 of minder (inclusief btw). Een vereenvoudigde factuur heeft alleen het btw-nummer van het bedrijf nodig, de leveringsdatum, een beschrijving van de goederen of diensten, het gebruikte btw-tarief en het totale betaalde bedrag (inclusief btw).

• Btw-factuur voor detailhandelaren: een btw-factuur voor detailhandelaren is een type btw-factuur dat wordt gebruikt voor detailhandelsverkopen van £ 250 of minder als de klant een factuur wil. Het bevat dezelfde velden als een vereenvoudigde factuur.

Moeten ondernemingen facturen naar HMRC sturen?

Ondernemingen hoeven geen facturen naar HMRC te sturen tenzij hier specifiek om wordt gevraagd. Over het algemeen moeten ondernemingen hun btw-aangifte indienen zonder facturen bij te voegen.

Bedrijven zijn echter wettelijk verplicht om hun facturen ten minste zes jaar te bewaren, en btw-facturen moeten digitaal worden opgeslagen in overeenstemming met de Making Tax Digital-regels (MTD). Cloud-gebaseerde systemen regelen dit meestal automatisch. Je hebt deze opgeslagen facturen nodig als je bedrijf een audit of compliancecontrole ondergaat, en je zult inkoopfacturen gebruiken als je btw terugvordert.

Wat zijn de factureringsregels voor Making Tax Digital?

Als je btw-geregistreerd bent, moet je de MTD-regels volgen. Je moet je btw-transacties digitaal bijhouden en je btw-aangiften indienen met software die verbinding maakt met de systemen van HMRC.

Dit is wat je moet onthouden:

• Digitale btw-rekeningen zijn vereist: een digitale btw-rekening is de MTD-conforme opzet voor het digitaal beheren van de btw-betalingen en -kosten van je bedrijf. HMRC-conforme software zal deze voor je genereren en digitaal koppelen aan de HMRC.

• Elke verkoop moet digitaal worden geregistreerd: op elke factuur moet de datum van levering (belastingpunt), het nettobedrag (voor btw) en het toegepaste btw-tarief worden vastgelegd. Als je software de factuur maakt, ben je al gedekt; deze velden zijn ingebouwd. Als je veel verkopen met een lage waarde doet (bijvoorbeeld in de detailhandel), zijn dagelijkse overzichten met elk btw-tarief toegestaan.

• Hertypen tussen systemen is niet toegestaan: de MTD-regels staan handmatig kopiëren-plakken of opnieuw invoeren tussen systemen niet toe. Als je meerdere tools gebruikt (bijv. factureringssoftware plus een spreadsheet), moeten deze digitaal aan elkaar gekoppeld zijn.

• Software moet “functioneel compatibel” zijn: om compliant te zijn, moet software de records kunnen opslaan die HMRC vereist en btw-aangiftes kunnen indienen via een HMRC application programming interface (API). Veel kant-en-klare boekhoud- of facturatieprogramma's komen in aanmerking, maar sommige bedrijven overbruggen gaten met andere software.

• Papieren facturen zijn (voorlopig) acceptabel: je kunt papieren of PDF-facturen uitreiken aan klanten, maar de relevante gegevens moeten ook digitaal worden vastgelegd in je MTD-compliant systeem. Vanaf april 2029 wordt elektronisch factureren verplicht voor alle btw-facturen.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je daarvoor hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de factuurstatussen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow onder controle houdt.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.