När du skapar en faktura i Storbritannien måste du följa reglerna i His Majesty's Revenue and Customs (HMRC). Departementet fastställer specifika krav som avgör vad som finns på fakturan, hur den bokförs och hur den passar in i det större momssystemet. Dessa dagliga uppgifter bör vara inbyggda i ditt arbetsflöde. Om du gör fel kan det leda till avvisade momsanspråk, förseningar eller problem om HMRC granskar din bokföring.

Nedan diskuterar vi exakt vad företag i Storbritannien behöver veta om HMRC:s krav på fakturor, från information om radposter till digital bokföring och efterlevnad av moms.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilka är HMRC:s fakturakrav?
  
• Vilka typer av fakturor är tillåtna enligt reglerna för moms i Storbritannien?
  
• Måste företag skicka fakturor till HMRC?
  
• Vilka faktureringsregler gäller för Making Tax Digital?
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vilka är HMRC:s fakturakrav?

Om du driver ett företag i Storbritannien bör dina fakturor följa en uppsättning regler. Dessa regler gäller oavsett om du är momsregistrerad eller ej. De hjälper dina kunder att veta vad de betalar för och de skyddar dig om det uppstår en tvist eller en revision.

Varje faktura måste innehålla:

• Ett unikt fakturanummer: Fakturorna ska numreras i ordningsföljd, utan dubbletter eller luckor. På så sätt kan du (och HMRC) spåra aktivitet.

• Ditt företagsnamn, din adress och dina kontaktuppgifter: Enskilda näringsidkare ska ange sitt eget namn tillsammans med eventuella handelsnamn. Aktiebolag måste använda sitt fullständiga registrerade namn. Om du är momsregistrerad ska du använda det namn och den företagsadress som är kopplad till din registrering.

• Kundens namn och adress: Detta identifierar vem som betalar dig.

• Fakturadatum och leveransdatum: Fakturan måste innehålla sitt eget utfärdandedatum samt det datum då varorna eller tjänsterna tillhandahölls. Inkludera båda, även om det är samma datum. För momsfakturor avgör leveransdatumet till vilken momsperiod en faktura ska hänföras.

• En beskrivning av vad som såldes: Inkludera kvantiteter, enhetspriser och annan information som förklarar det värde som tillhandahölls.

• Belopp och summor för radposter: Dela upp kostnaden per radpost eller tjänst.

• Totalt belopp att betala: Visa vad kunden behöver betala.

Om du är momsregistrerad och du fakturerar ett annat momsregistrerat företag måste du enligt lag utfärda en fullständig faktura för moms som följer HMRC:s format.

Utöver de krav som anges ovan måste en fullständig faktura för moms också innehålla:

• Ditt momsregistreringsnummer: Detta bekräftar att du är registrerad och gör det möjligt för din kund att återkräva moms.

• Momssats och momsbelopp per radpost: Moms som tas ut för varje radpost, den totala momsen för alla artiklar på fakturan eller både och. Märk alla artiklar som beskattas med olika skattesatser (t.ex. standard, reducerad, nollskattesats) samt alla artiklar som är undantagna från skatteplikt eller inte omfattas.

• Totalsumma netto, total moms och bruttosumma: Inkludera beloppet före moms, total moms och det slutliga beloppet som ska betalas.

Vilka typer av fakturor är tillåtna enligt reglerna för moms i Storbritannien?

Utöver den fullständiga momsfakturan som beskrivs ovan tillåter HMRC två andra typer av fakturor för moms: förenklad faktura och detaljhandelsfaktura. Även om en fullständig faktura för moms alltid uppfyller kraven och täcker alla dina grunder är dessa två andra alternativ godtagbara i särskilda situationer.

Förenklade fakturor och detaljhandelsfakturor kan användas på följande sätt:

• Förenklad momsfaktura: En förenklad faktura för moms är tillåten för försäljning på 250 GBP eller mindre (inklusive moms). En förenklad faktura behöver endast företagets momsregistreringsnummer, leveransdatum, en beskrivning av varor eller tjänster, den momssats som används och det totala belopp som betalats (inklusive moms).

• Detaljhandelsfaktura för moms: En detaljhandelsfaktura för moms är en typ av faktura för moms som används vid försäljning i detaljhandeln på 250 GBP eller mindre när kunden vill ha en faktura. Den innehåller samma fält som en förenklad faktura.

Måste företag skicka fakturor till HMRC?

Företag behöver inte skicka fakturor till HMRC om de inte uttryckligen ombeds göra det. I allmänhet ska företag lämna in sina momsdeklarationer utan bifogade fakturor.

Företag är dock enligt lag skyldiga att spara sina fakturor i minst sex år, och fakturor för moms måste sparas digitalt i enlighet med reglerna för Making Tax Digital (MTD). Molnbaserade system hanterar vanligtvis detta automatiskt. Du behöver dessa sparade fakturor om ditt företag genomgår en revision eller efterlevnadskontroll, och du använder inköpsfakturor om du vill göra anspråk på tillbakabetalning av moms.

Vilka faktureringsregler gäller för Making Tax Digital?

Om du är momsregistrerad måste du följa reglerna i MTD. Du måste föra digitala register över dina momstransaktioner och lämna in dina momsdeklarationer med hjälp av programvara som är ansluten till HMRC:s system.

Här är vad du ska komma ihåg:

• Digitala momskonton krävs: Ett digitalt momskonto är den MTD-kompatibla konfigurationen för att hantera ditt företags momsbetalningar och debiteringar digitalt. HMRC-kompatibel programvara genererar den åt dig och länkar digitalt till HMRC.

• Varje försäljning måste bokföras digitalt: Varje faktura måste innehålla leveransdatum (skattetidpunkt), nettobelopp (före moms) och tillämpad momssats. Om din programvara skapar fakturan behöver du inte oroa dig: dessa fält är redan inbyggda. Om du säljer många varor med lågt värde (t.ex. inom detaljhandeln) är dagliga sammanfattningar av varje momssats tillåtna.

• Det är inte tillåtet att skriva om mellan olika system: MTD-regler tillåter inte manuell kopiering och inklistring mellan olika system. Om du använder flera verktyg (t.ex. faktureringsprogramvara plus ett kalkylblad) måste de länkas digitalt.

• Programvaran måste vara ”funktionellt kompatibel”: För att uppfylla kraven måste programvaran kunna lagra de register som HMRC kräver och lämna in momsdeklarationer via ett HMRC-API. Många färdiga verktyg för redovisning eller fakturering uppfyller kraven, men vissa företag överbryggar luckor med annan programvara.

• Pappersfakturor godtas (för närvarande): Du kan utfärda pappers- eller PDF-fakturor till kunder, men de relevanta uppgifterna måste också registreras digitalt i ditt MTD-kompatibla system. Från och med april 2029 blir elektronisk fakturering obligatorisk för alla momsfakturor.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.