Chaque fois que vous créez une facture au Royaume-Uni, vous devez respecter les règles de His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC). Ce ministère établit des exigences précises concernant le contenu de la facture, sa consignation et son intégration au système global de taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Ces détails du quotidien devraient être intégrés à vos processus. En cas d’erreur, vous pourriez faire face à des demandes de remboursement de TVA refusées, à des retards ou à des problèmes lors d’une vérification du HMRC.

Vous trouverez ci-après un aperçu précis de ce que les entreprises du Royaume-Uni doivent connaître concernant les exigences de facturation du HMRC, depuis les mentions détaillées de poste de facture jusqu’à la tenue de registres numériques et la conformité à la TVA.

Contenu de l’article

• Quelles sont les exigences du HMRC en matière de factures?
  
• Quels sont les types de factures selon la réglementation de la TVA au Royaume-Uni?
  
• Les entreprises doivent-elles envoyer leurs factures au HMRC?
  
• Quelles sont les règles de facturation dans le cadre de Making Tax Digital?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Quelles sont les exigences du HMRC en matière de factures?

Si vous dirigez une entreprise au Royaume-Uni, vos factures doivent respecter un ensemble de règles. Ces règles s’appliquent que vous soyez inscrit à la TVA ou non. Elles permettent à vos clients de comprendre ce qu’ils paient et vous protègent en cas de litige ou d’audit.

Chaque facture doit comporter :

• Un numéro de facture unique : les factures doivent être numérotées de façon séquentielle, sans doublons ni omissions. Cette mesure vous aide (ainsi que le HMRC) à suivre les activités.

• Le nom, l’adresse et les coordonnées de votre entreprise : les entreprises individuelles doivent indiquer leur nom personnel, ainsi que tout nom commercial. Les sociétés par actions doivent utiliser leur dénomination sociale complète. Si vous êtes inscrit à la TVA, utilisez le nom et l’adresse liés à votre inscription.

• Nom et adresse du client : cette information permet d’identifier l’entité qui effectue le paiement.

• Date de facture et date de fourniture : la facture doit indiquer sa date d’émission ainsi que la date à laquelle les biens ou services ont été fournis. Indiquez les deux, même si elles sont identiques. Pour les factures de TVA, la date de fourniture détermine la période de TVA à laquelle la facture sera attribuée.

• Description des biens ou services vendus : incluez les quantités, les prix unitaires et toute information expliquant la valeur fournie.

• Montants et totaux des postes de facture : ventilez le coût par poste (de facture) ou service.

• Montant total dû : indiquez la somme que le client doit payer.

Si vous êtes inscrit à la TVA et que vous facturez une autre entreprise également inscrite, vous êtes légalement tenu d’émettre une facture de TVA complète conforme au format de la HMRC.

En plus des exigences énumérées ci-dessus, une facture de TVA complète doit également inclure :

• Votre numéro de TVA : il confirme votre inscription et permet à votre client de récupérer la TVA.

• Taux et montant de TVA par poste (de facture) : la TVA facturée pour chaque poste (de facture), la TVA totale sur tous les postes de la facture, ou les deux. Étiquetez tous les postes (de facture) taxés à des taux différents (par exemple, standard, réduit, nul), ainsi que tous les postes (de facture) exonérés ou hors champ d’application.

• Total net, total TVA et total brut : incluez le montant avant TVA, le total de la TVA et le montant final à payer.

Quels sont les types de factures autorisés selon la réglementation de la TVA au Royaume-Uni?

En plus de la facture de TVA complète décrite ci-dessus, le HMRC autorise deux autres types de factures de TVA : simplifiées et de vente au détail. Bien que la facture complète couvre tous les besoins et soit toujours conforme, ces deux autres options sont acceptables dans certaines situations.

Les factures de TVA simplifiées et celles des commerçants peuvent être utilisées comme suit :

• Facture TVA simplifiée : une facture de TVA simplifiée est permise pour les ventes de 250 £ ou moins (TVA incluse). Elle doit seulement indiquer le numéro de TVA de l’entreprise, la date de fourniture, une description des biens ou services, le taux de TVA appliqué et le montant total payé (TVA incluse).

• Facture TVA de vente au détail : une facture de TVA de vente au détail est un type de facture de TVA utilisée pour le commerce de détail de 250 £ ou moins lorsque le client souhaite obtenir une facture. Elle contient les mêmes champs qu’une facture simplifiée.

Les entreprises doivent-elles envoyer leurs factures au HMRC?

Les entreprises ne sont pas tenues d’envoyer leurs factures au HMRC, sauf si celui-ci en fait la demande expresse. En règle générale, les entreprises doivent remplir leurs déclarations de TVA sans joindre de factures.

Toutefois, les entreprises sont tenues par la loi de conserver leurs factures pendant au moins six ans. En outre, les factures de TVA doivent être conservées sous forme numérique conformément aux règles de Making Tax Digital (MTD). Les systèmes infonuagiques s’en chargent habituellement automatiquement. Vous aurez besoin de ces factures conservées si votre entreprise fait l’objet d’une vérification ou d’un contrôle de conformité, et les factures d’achat serviront si vous réclamez un remboursement de TVA.

Quelles sont les règles de facturation dans le cadre de Making Tax Digital?

Si vous êtes inscrit à la TVA, vous devez respecter les règles prévues par MTD. Vous devez tenir des registres numériques de vos transactions de TVA et produire vos déclarations de TVA à l’aide d’un logiciel connecté aux systèmes de HMRC.

Voici les points à retenir :

• Un compte de TVA numérique est obligatoire : il s’agit de la configuration conforme à MTD permettant de gérer numériquement les paiements et les montants de TVA de votre entreprise. Un logiciel conforme à HMRC le générera pour vous et établira un lien numérique avec HMRC.

• Chaque vente doit être enregistrée numériquement : chaque facture doit indiquer la date de fourniture (point d’imposition), le montant net (avant TVA) et le taux de TVA appliqué. Si votre logiciel génère la facture, ces champs sont déjà intégrés. Si vous effectuez un grand nombre de ventes de faible valeur (par exemple, commerce de détail), des sommaires quotidiens par taux de TVA sont permis.

• Une nouvelle saisie des données entre systèmes est interdit : les règles de MTD n’autorisent pas le copier-coller manuel ou la resaisie manuelle entre systèmes. Si vous utilisez plusieurs outils (par exemple, un logiciel de facturation plus une feuille de calcul), ils doivent être liés numériquement.

• Les logiciels doivent être « fonctionnellement compatibles » : pour être conformes, les logiciels doivent pouvoir conserver les registres exigés par le HMRC et transmettre les déclarations de TVA par l’intermédiaire d’une interface de programmation d’applications (API) du HMRC. Plusieurs solutions comptables ou de facturation prêtes à l’emploi sont admissibles, mais certaines entreprises comblent les lacunes à l’aide d’autres logiciels.

• Les factures papier sont acceptées (pour l’instant) : vous pouvez émettre des factures papier ou PDF pour vos clients, mais les renseignements pertinents doivent aussi être consignés numériquement dans votre système conforme à la MTD. À compter d’avril 2029, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les factures avec TVA.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie la gestion des comptes clients, de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à simplifier leurs opérations :

• *Automatisez les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer une bonne gestion de votre trésorerie.

• *Augmentez le flux de trésorerie : * réduisez le délai moyen de recouvrement et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

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• Réduire la charge de travail administrative : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux encaissements grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• Intégrez-le à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (PRE) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.

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