ทุกครั้งที่คุณสร้างใบแจ้งหนี้ในสหราชอาณาจักร คุณต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของ His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) หน่วยงานนี้กำหนดข้อกำหนดเฉพาะที่ระบุว่าต้องมีข้อมูลใดบ้างในใบแจ้งหนี้ ต้องบันทึกอย่างไร และรวมเข้ากับระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) โดยรวมอย่างไร รายละเอียดในงานประจำวันเหล่านี้ควรถูกผนวกไว้ในกระบวนการทำงานของคุณ หากดำเนินการไม่ถูกต้อง อาจทำให้การขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มถูกปฏิเสธ เกิดความล่าช้า หรือมีปัญหาเมื่อ HMRC ตรวจสอบบัญชีของคุณ

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายอย่างละเอียดว่าธุรกิจในสหราชอาณาจักรจำเป็นต้องทราบอะไรบ้างเกี่ยวกับข้อกำหนดใบแจ้งหนี้ของ HMRC ตั้งแต่รายละเอียดระดับรายการสินค้าไปจนถึงการจัดเก็บบันทึกในรูปแบบดิจิทัลและการปฏิบัติตามข้อกำหนดภาษีมูลค่าเพิ่ม

เนื้อหาหลักในบทความ

• ข้อกำหนดในใบแจ้งหนี้ HMRC มีอะไรบ้าง
  
• กฎระเบียบด้านภาษีมูลค่าเพิ่มของสหราชอาณาจักรอนุญาตให้ใช้ใบแจ้งหนี้ประเภทใดบ้าง
  
• ธุรกิจจำเป็นต้องส่งใบแจ้งหนี้ไปยัง HMRC หรือไม่
  
• กฎการออกใบแจ้งหนี้สำหรับ Making Tax Digital มีอะไรบ้าง
  
• Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

ข้อกำหนดในใบแจ้งหนี้ HMRC มีอะไรบ้าง

หากคุณดำเนินธุรกิจในสหราชอาณาจักร ใบแจ้งหนี้ของคุณต้องเป็นไปตามชุดกฎ กฎเหล่านี้มีผลบังคับใช้ไม่ว่าคุณจะจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่ก็ตาม ข้อกำหนดดังกล่าวช่วยให้ลูกค้าทราบว่ากำลังชำระเงินเพื่ออะไร และช่วยคุ้มครองคุณในกรณีมีการโต้แย้งหรือการตรวจสอบบัญชี

ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับต้องมีข้อมูลดังต่อไปนี้

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน: ใบแจ้งหนี้ควรมีการกำหนดหมายเลขเรียงลำดับต่อเนื่อง โดยไม่มีหมายเลขซ้ำหรือขาดช่วง เพื่อช่วยให้คุณ (และ HMRC) สามารถติดตามกิจกรรมได้

• ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อของธุรกิจคุณ: ผู้ประกอบการรายบุคคลควรระบุชื่อตนเอง พร้อมชื่อทางการค้าที่ใช้ บริษัทจำกัดต้องใช้ชื่อที่จดทะเบียนอย่างเป็นทางการเต็มรูปแบบ หากคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ต้องใช้ชื่อและที่อยู่ธุรกิจตามที่จดทะเบียนไว้

• ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า: ซึ่งระบุว่าใครเป็นผู้จ่ายเงินให้คุณ

• วันที่ออกใบแจ้งหนี้และวันที่ส่งมอบสินค้า/บริการ: ใบแจ้งหนี้ต้องระบุวันที่ออกเอกสาร และวันที่มีการส่งมอบสินค้าหรือให้บริการ แม้ว่าวันที่ทั้งสองจะเป็นวันเดียวกันก็ต้องระบุทั้งคู่ สำหรับใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม วันที่ส่งมอบจะเป็นตัวกำหนดว่าใบแจ้งหนี้นั้นจะถูกจัดอยู่ในรอบภาษีมูลค่าเพิ่มใด

• คำอธิบายสิ่งที่จำหน่าย: ต้องระบุจำนวน ราคา ต่อหน่วย และข้อมูลอื่นๆ ที่อธิบายมูลค่าของสินค้าหรือบริการที่ให้ไว้

• ยอดเงินแยกรายการและยอดรวม: แสดงรายละเอียดค่าใช้จ่ายต่อสินค้า หรือบริการแต่ละรายการอย่างชัดเจน

• ยอดเงินที่ต้องชำระทั้งหมด: แสดงจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องชำระ

หากคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว และกำลังออกใบแจ้งหนี้ให้กับธุรกิจอื่นที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเช่นกัน คุณมีหน้าที่ตามกฎหมายที่จะต้องออกใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มฉบับเต็มตามรูปแบบของ HMRC

นอกเหนือจากข้อกำหนดที่ระบุไว้ข้างต้นแล้ว ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มฉบับเต็มต้องมีข้อมูลเพิ่มเติมดังต่อไปนี้

• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของคุณ: เพื่อยืนยันว่าคุณได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว และเพื่อให้ลูกค้าสามารถขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มได้

• อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มและจำนวนภาษีต่อรายการ: ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับแต่ละรายการ ภาษีมูลค่าเพิ่มรวมทั้งหมดของทุกรายการในใบแจ้งหนี้ หรือทั้งสองอย่าง ระบุรายการสินค้าที่เสียภาษีในอัตราที่แตกต่างกัน (เช่น อัตราปกติ อัตราลดหย่อน อัตราศูนย์) รวมถึงรายการสินค้าที่ได้รับการยกเว้นหรืออยู่นอกขอบเขตด้วย

• ยอดรวมสุทธิ ยอดรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม และยอดรวมทั้งสิ้น: ต้องระบุยอดก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม ยอดภาษีมูลค่าเพิ่มรวม และยอดชำระสุทธิทั้งหมด

กฎระเบียบด้านภาษีมูลค่าเพิ่มของสหราชอาณาจักรอนุญาตให้ใช้ใบแจ้งหนี้ประเภทใดบ้าง

นอกเหนือจากใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มแบบเต็มรูปแบบที่อธิบายไว้ข้างต้น HMRC ยังอนุญาตใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มอีกสองประเภท ได้แก่ แบบง่ายและแบบสำหรับผู้ค้าปลีก แม้ว่าใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มแบบเต็มรูปแบบจะเป็นไปตามข้อกำหนดเสมอและครอบคลุมทุกกรณี แต่ใบกำกับภาษีอีกสองประเภทนี้สามารถใช้ได้ในสถานการณ์เฉพาะ

ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มแบบง่ายและแบบสำหรับผู้ค้าปลีกสามารถใช้ได้ดังนี้

• ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มแบบง่าย: ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มแบบง่ายได้รับอนุญาตสำหรับการขายที่มีมูลค่า ไม่เกิน 250 ปอนด์ (รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม) ใบกำกับภาษีแบบง่ายต้องมีเพียงหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของธุรกิจ วันที่ส่งมอบสินค้า/บริการ คำอธิบายสินค้า หรือบริการ อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้ และยอดรวมที่ชำระ (รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว)

• ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับผู้ค้าปลีก: ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับผู้ค้าปลีกเป็นใบกำกับภาษีประเภทหนึ่งที่ใช้สำหรับการขายปลีกที่มีมูลค่าไม่เกิน 250 ปอนด์ เมื่อลูกค้าต้องการใบกำกับภาษี โดยจะมีช่องข้อมูลเหมือนกับใบกำกับภาษีแบบง่าย

ธุรกิจจำเป็นต้องส่งใบแจ้งหนี้ไปยัง HMRC หรือไม่

ธุรกิจไม่จำเป็นต้องส่งใบแจ้งหนี้ไปยัง HMRC เว้นแต่จะได้รับการร้องขอเป็นกรณีพิเศษ โดยทั่วไป ธุรกิจควรยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มโดยไม่ต้องแนบใบแจ้งหนี้

อย่างไรก็ตาม ธุรกิจมีหน้าที่ตามกฎหมายต้องจัดเก็บใบแจ้งหนี้ไว้อย่างน้อย 6 ปี และใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มต้องจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัลให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของ Making Tax Digital (MTD) โดยทั่วไประบบคลาวด์จะจัดการเรื่องนี้ให้อัตโนมัติ คุณจะต้องใช้ใบแจ้งหนี้ที่จัดเก็บไว้นี้หากธุรกิจถูกตรวจสอบหรือทบทวนด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด และจะใช้ใบแจ้งหนี้การซื้อเมื่อขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่ม

กฎการออกใบแจ้งหนี้สำหรับ Making Tax Digital มีอะไรบ้าง

หากคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม คุณมีหน้าที่ต้องปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้ใน MTD คุณต้องจัดเก็บบันทึกธุรกรรมภาษีมูลค่าเพิ่มในรูปแบบดิจิทัลและยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่เชื่อมต่อกับระบบของ HMRC

สิ่งที่ควรจำไว้มีดังนี้

• บัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มแบบดิจิทัลเป็นข้อกำหนด: บัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มแบบดิจิทัลคือระบบที่สอดคล้องกับ MTD สำหรับบริหารจัดการการชำระและการเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มของธุรกิจในรูปแบบดิจิทัล ซอฟต์แวร์ที่เป็นไปตามข้อกำหนดของ HMRC จะสร้างบัญชีดังกล่าวให้คุณและเชื่อมต่อกับระบบของ HMRC แบบดิจิทัล

• การขายแต่ละครั้งต้องบันทึกในรูปแบบดิจิทัล: ใบแจ้งหนี้ทุกใบต้องระบุวันที่ส่งมอบสินค้า (วันที่เสียภาษี) และจำนวนเงินสุทธิ (ก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม) และอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้ หากซอฟต์แวร์ของคุณเป็นผู้สร้างใบแจ้งหนี้ ข้อมูลเหล่านี้มักมีอยู่ในระบบแล้ว แต่หากคุณมีการขายมูลค่าต่ำจำนวนมาก (เช่น ในธุรกิจค้าปลีก) สามารถบันทึกเป็นสรุปรายวันแยกตามแต่ละอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มได้

• ห้ามป้อนข้อมูลซ้ำข้ามระบบ: กฎของ MTD ไม่อนุญาตให้คัดลอกและวางข้อมูลด้วยตนเองหรือพิมพ์ข้อมูลซ้ำระหว่างระบบ หากคุณใช้หลายเครื่องมือ (เช่น ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ร่วมกับสเปรดชีต) ระบบเหล่านั้นต้องเชื่อมโยงกันแบบดิจิทัล

• ซอฟต์แวร์ต้อง "ทำงานร่วมกันได้ตามข้อกำหนด": เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด ซอฟต์แวร์ต้องสามารถจัดเก็บข้อมูลที่ HMRC กำหนดและยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มผ่าน อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) ของ HMRC ได้ เครื่องมือบัญชีหรือเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้สำเร็จรูปจำนวนมากมีคุณสมบัติตามเกณฑ์นี้ แต่บางธุรกิจอาจใช้ซอฟต์แวร์เพิ่มเติมเพื่อเชื่อมช่องว่างของระบบ

• ใบแจ้งหนี้แบบกระดาษยังใช้ได้ (ในตอนนี้): คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้แบบกระดาษหรือ PDF ให้ลูกค้าได้ แต่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องต้องถูกบันทึกในระบบดิจิทัลที่เป็นไปตามข้อกำหนดของ MTD ด้วย โดยตั้งแต่เดือนเมษายน 2029 เป็นต้นไป การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะกลายเป็นข้อบังคับสำหรับใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งหมด

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ทำให้กระบวนการลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ:

• สร้างการจัดการลูกหนี้การค้าแบบอัตโนมัติ: สร้าง ปรับ และส่งใบแจ้งหนี้อย่างเป็นมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่ผสานรวม การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายได้ได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับมากกว่า 25 ภาษา 135 สกุลเงิน และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบบริการตนเอง

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบ Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์การบัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้กระบวนการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้น หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้