Desde 2021, la documentación comercial ha sustituido definitivamente a los recibos de venta y los recibos fiscales en Italia. La documentación comercial es ahora la única herramienta válida para certificar las ventas y transmitir los pagos a la Agencia Tributaria italiana. Su introducción supone un paso hacia la digitalización. Esto afecta a todas las empresas que realizan transacciones con particulares, tanto en tiendas físicas como en línea.

Es importante que las empresas comprendan cómo funciona la documentación comercial para cumplir con sus obligaciones fiscales, evitar sanciones y simplificar la gestión de las operaciones diarias. En el caso de los negocios en línea, la documentación comercial está estrechamente relacionada con la normativa sobre e-commerce y requiere herramientas adecuadas para generar y transmitir los datos correctamente.

En este artículo se explica la documentación comercial, incluyendo cómo funciona, quién está obligado a emitirla y cómo hacerlo. También describimos cómo ha evolucionado la normativa sobre documentación comercial y cómo se relaciona con las ventas digitales, incluyendo uno de los requisitos más importantes para las empresas en Italia.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es la documentación comercial en Italia?
  
• Cómo funciona la documentación comercial
  
• ¿Quién debe emitir la documentación comercial y qué métodos de emisión existen?
  
• Documentación comercial comerciales para ventas por Internet
  
• Legislación vigente para documentación comercial
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Payments?
  

¿Qué es la documentación comercial en Italia?

La documentación comercial es un instrumento fiscal que, desde el 1 de enero de 2021, ha sustituido de forma permanente a los recibos tradicionales y a los recibos fiscales en Italia. La documentación comercial se introdujo de forma gradual. Inicialmente, solo se exigía su uso a determinadas empresas con un volumen de facturación específico. Posteriormente, este requisito se extendió a todas las empresas.

La documentación comercial puede ayudar a las empresas de dos maneras:

• Ayuda a combatir la evasión fiscal
  
• Simplifica tu empresa digitalizando los pagos
  

Hoy en día, cuando una empresa realiza una venta, ya sea en una tienda física o en una tienda de e-commerce, ya no tiene que emitir un recibo en papel ni un recibo fiscal. En su lugar, emite una documentación comercial válido a efectos fiscales.

Uno de los principales cambios se refiere a la transmisión electrónica. Los datos de la documentación comercial se envían directamente a la Agencia Tributaria italiana a través de la caja registradora electrónica, que los minoristas pueden instalar o utilizar mediante un software especial certificado. Esto ha dejado obsoletos los conceptos tradicionales de «recibo de venta» y «recibo fiscal» y los ha sustituido por una única documentación normalizada.

Muchos operadores de empresas siguen refiriéndose a los recibos fiscales en línea cuando hablan de documentación comercial en línea, especialmente en la venta a distancia. Sin embargo, desde un punto de vista técnico, los recibos fiscales en línea ya no existen en la actualidad. En su lugar, existe una única documentación comercial que también puede emitirse en formato electrónico.

Documentación comercial en papel o electrónica

La documentación comercial puede emitirse tanto en papel como en formato electrónico. Esto debe acordarse con el cliente. En ambos casos, la documentación conserva la misma validez fiscal. Por ejemplo, en una tienda física, es más habitual entregar una copia impresa en papel. En el e-commerce, ahora es habitual enviar la documentación comercial en línea en formato digital (por ejemplo, en formato de documentación portátil [PDF] o por correo electrónico).

Contenido obligatorio para la documentación comercial

Toda documentación comercial, ya sea en papel o electrónica, debe contener la siguiente información obligatoria:

• Datos identificativos del propietario de la empresa (por ejemplo, nombre, número de impuesto sobre el valor añadido [IVA], dirección)
  
• Número secuencial y fecha de emisión
  
• Hora de emisión
  
• Descripción de los bienes o servicios vendidos
  
• Cantidad y precio de los bienes o servicios
  
• Tipo de IVA aplicado e importe correspondiente
  
• Importe total a pagar
  
• Descuentos o promociones aplicables
  
• Método de pagos (p. ej., efectivo, tarjeta, en línea)
  
• Código de lotería del recibo, si lo proporciona el cliente
  

¿Cuál es la diferencia entre una documentación comercial y un recibo fiscal?

Los recibos fiscales eran solo en papel y no se transmitían electrónicamente a la Agencia Tributaria Italiana. Sin embargo, desde 2021 han sido sustituidos por documentación comercial. Esta documentación puede emitirse en formato papel o electrónico, y sus datos se envían automáticamente a la Agencia Tributaria Italiana, lo que garantiza una mayor transparencia y validez fiscal.

Cómo funciona la documentación comercial

Para comprender cómo funciona la documentación comercial, es importante distinguir entre el momento de emisión y el momento de transmisión de los datos fiscales.

Emisión a clientes

Al vender un producto o servicio en Italia, es obligatorio proporcionar al cliente una documentación comercial que certifique la compra. Esta documentación puede imprimirse o transmitirse electrónicamente (por ejemplo, por correo electrónico o en formato PDF). Debe incluir información como la fecha, la hora, los detalles de los bienes o servicios, el tipo de IVA aplicado y el importe total. Este proceso se conoce a menudo como «creación de un recibo en línea».

Transmisión a la Agencia Tributaria Italiana

Tras su emisión, los datos de la documentación comercial deben transmitirse electrónicamente a la Agencia Tributaria italiana. Esta operación puede realizarse de varias maneras:

• Caja registradora electrónica
  Este es el dispositivo homologado que almacena y envía automáticamente los recibos diarios. En caso de avería, se puede realizar la transmisión manual en un plazo de 12 días desde la transacción, tal y como exige la legislación vigente.
  
• Procedimiento en línea de la Agencia Tributaria Italiana
  Se puede acceder a él desde el área reservada del portal de Facturas y pagos y es útil para quienes emiten documentación de forma ocasional.
  
• Software de gestión certificado
  Este software integra la presentación de datos fiscales con la gestión de ventas y pagos, una solución muy utilizada en el e-commerce. Estos programas permiten automatizar todo el proceso, desde las ventas hasta la emisión de documentación comercial en línea y la transmisión de recibos a la Agencia Tributaria italiana. En la práctica, cada transacción registrada en el sistema de gestión genera automáticamente la documentación comercial y envía los datos en tiempo real, lo que reduce los errores manuales y garantiza el pleno cumplimiento de la normativa fiscal.
  

La transmisión garantiza que toda la documentación comercial, ya sea en papel o en formato electrónico, quede registrada en los sistemas de la Agencia Tributaria italiana. De este modo se garantiza la trazabilidad y la correcta contabilización de los pagos.

Validez fiscal

La documentación comercial es totalmente válida a efectos fiscales y puede sustituir a las facturas, a menos que el cliente solicite explícitamente una. En ese caso, puede emitir una factura electrónica vinculada a la documentación comercial original.

La documentación comercial en línea tiene la misma función que la documentación emitida en las tiendas físicas. La diferencia radica en la entrega al cliente. En el e-commerce, por ejemplo, la documentación comercial en línea se envía junto con el pedido o se pone a disposición en el sitio web de la empresa.

¿Quién debe emitir la documentación comercial y qué métodos de emisión existen?

La documentación comercial debe ser emitida por todas las empresas o profesionales que vendan bienes o presten servicios a particulares a través de cualquier canal de venta. Por lo tanto, deben cumplir con lo siguiente:

• Tiendas físicas, bares, restaurantes, hoteles y empresas de artesanía
  
• Profesionales que operan sin la obligación de emitir una factura por cada transacción
  
• Empresas de e-commerce y marketplaces que venden por Internet a clientes particulares
  

Para cumplir con la normativa, estas empresas y profesionales deben contar con sistemas que puedan generar y transmitir electrónicamente la información de las transacciones. Estos pueden incluir los siguientes:

• Una caja registradora electrónica conectada a la Agencia Tributaria Italiana (obligatoria para la mayoría de las empresas físicas)
  
• El procedimiento gratuito en línea disponible en el portal Facturas y pagos
  
• Software de gestión o plataforma de comercio electrónico integrada que permita la creación y emisión automática de documentación comercial en línea
  

Estas soluciones permiten a los propietarios de empresas emitir documentación comercial en el formato que mejor se adapte a sus negocios, ya sea en papel o en formato digital. También pueden ayudar a las empresas a cumplir con sus obligaciones de transmisión sin necesidad de realizar operaciones manuales. Esto permite a las empresas gestionar fácilmente tanto las ventas en tienda como las ventas online, al tiempo que cumplen plenamente con la normativa fiscal italiana.

¿Cuándo no es obligatorio presentar un recibo fiscal?

Los recibos fiscales, ahora sustituidos por documentación comercial, no son obligatorios cuando la transacción está certificada por una factura electrónica. Tampoco son obligatorios para determinadas categorías de particulares exentos. Por ejemplo, no son obligatorios para quienes operan bajo regímenes fiscales preferenciales, como el régimen de tipo único, en algunos casos, o quienes realizan actividades marginales y no continuas. En todos los demás casos, la emisión de documentación comercial es obligatoria.

Documentación comercial comerciales para ventas por Internet

Las ventas por Internet implican tanto la normativa sobre e-commerce como la obligación de emitir documentación comercial.

Al realizar ventas por Internet con recibos electrónicos, las empresas están obligadas a generar documentación comercial en línea para cada transacción. Esto es similar a las transacciones en tiendas físicas. Sin embargo, las ventas por Internet no implican recibos en papel. En su lugar, las empresas proporcionan documentación digital que suele adjuntarse a los correos electrónicos de confirmación de los pedidos.

Las empresas deben emitir ingresos (es decir, documentación comercial) por ventas por Internet a particulares, excepto en los casos en que una factura electrónica se emita directamente:

• Si el cliente no solicita una factura, la empresa debe emitir una documentación comercial en línea.
  
• Si el cliente solicita una factura, la empresa debe emitir una factura electrónica, y no es necesario emitir un recibo electrónico por la venta por Internet.
  

Estos son algunos ejemplos prácticos:

• Un minorista de ropa en línea debe emitir una documentación comercial en línea para cada pedido.
  
• Un restaurante que recibe pedidos a través de plataformas de entrega a domicilio debe generar un recibo electrónico en línea por cada entrega.
  
• Un gimnasio que venda abonos en su página web debe ofrecer la opción de emitir documentación comercial en línea.
  

Legislación vigente para documentación comercial

El marco normativo actual se basa en una serie de referencias clave:

• Decreto legislativo italiano 127/2015
  El artículo 2 de este decreto introdujo la obligación de transmitir electrónicamente los pagos a la Agencia Tributaria Italiana. Esto marca el inicio del proceso de digitalización del cumplimiento de la normativa fiscal. La obligación se introdujo de forma gradual: a partir del 1 de julio de 2019 para las entidades con una facturación superior a 400 000 euros y a partir del 1 de enero de 2020 para todas las demás.
  
• Disposición de la Agencia Tributaria Italiana del 28 de octubre de 2016
  Esta disposición definía las características técnicas de las cajas registradoras electrónicas, es decir, los dispositivos que almacenan y transmiten los recibos diarios de forma segura y cifrada.
  
• Decreto del Ministro de Economía y Finanzas del 7 de diciembre de 2016
  El artículo 2 y el artículo 3 describen la información obligatoria que debe incluirse en la documentación comercial y sus funciones. Esto incluye la certificación de las compras y la determinación de los motivos para ejercer los derechos de garantía.
  
• Desde el 1 de enero de 2021
  La documentación comercial única ha sustituido definitivamente a los recibos de venta y a los recibos fiscales en todas las actividades comerciales.
  

En virtud de esta legislación, la documentación comercial es ahora el único medio válido para certificar los importes pendientes de pago. Cada documentación debe almacenarse electrónicamente y transmitirse a la Agencia Tributaria italiana, incluida la documentación comercial en línea emitida durante las ventas a distancia.

Estas normas se aplican a las empresas tradicionales y a las que venden en línea con recibos electrónicos obligatorios, siempre que las transacciones se realicen con particulares residentes en Italia. Solo quedan excluidas aquellas empresas o profesionales que siempre emiten facturas electrónicas o que se acogen a regímenes preferenciales específicos (por ejemplo, el régimen de tarifa plana, en algunos casos).

Además de hacer más eficiente la recaudación de datos fiscales, la legislación ha promovido la integración con nuevas soluciones de gestión de pagos digitales. Esto está contribuyendo a automatizar la emisión de documentación comercial en línea y a garantizar el cumplimiento de la normativa en tiempo real.

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