Sinds 2021 hebben commerciële documenten in Italië definitief de plaats ingenomen van ontvangstbewijzen en belastingbewijzen. Commerciële documenten zijn nu het enige geldige middel om verkopen te certificeren en betalingen door te geven aan de Italiaanse belastingdienst. De invoering ervan betekent een stap in de richting van digitalisering. Dit heeft gevolgen voor alle bedrijven die transacties met particulieren uitvoeren, zowel in de winkel als online.

Het is belangrijk dat ondernemingen begrijpen hoe commerciële documenten werken om aan hun belastingverplichtingen te voldoen, boetes te voorkomen en het beheer van de dagelijkse activiteiten te vereenvoudigen. Voor online ondernemingen zijn commerciële documenten verweven met e-commercevoorschriften en zijn er geschikte hulpmiddelen nodig om gegevens correct te genereren en door te geven.

In dit artikel worden commerciële documenten uitgelegd, inclusief hoe ze werken, wie ze moet uitgeven en hoe dat moet gebeuren. We beschrijven ook hoe de regelgeving voor commerciële documenten zich heeft ontwikkeld en hoe deze zich verhoudt tot digitale verkopen, inclusief een van de belangrijkste vereisten voor ondernemingen in Italië.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn commerciële documenten in Italië?
  
• Hoe werken commerciële documenten?
  
• Wie moet commerciële documenten uitgeven en welke uitgifte methoden zijn er beschikbaar?
  
• Commerciële documenten voor onlineverkoop
  
• Huidige wetgeving voor commerciële documenten
  
• Hoe Stripe Payments kan helpen
  

Wat zijn commerciële documenten in Italië?

Een commercieel document is een fiscaal instrument dat sinds 1 januari 2021 traditionele ontvangstbewijzen en belastingbewijzen in Italië definitief heeft vervangen. Commerciële documenten zijn geleidelijk ingevoerd. Aanvankelijk waren alleen bepaalde ondernemingen met een specifieke omzet verplicht om ze te gebruiken. Later werd deze verplichting uitgebreid naar alle ondernemingen.

Commerciële documenten kunnen ondernemingen op twee manieren helpen:

• Ze helpen belastingontduiking tegen te gaan
  
• Ze vereenvoudigen het zakendoen door betalingen te digitaliseren
  

Wanneer een onderneming tegenwoordig een verkoop doet in een fysieke winkel of een e-commercewinkel, hoeft het geen papieren kassabon of belastingbewijs meer uit te reiken. In plaats daarvan geeft het een commercieel document af dat geldig is voor belastingdoeleinden.

Een van de belangrijkste veranderingen betreft de elektronische verzending. De gegevens van commerciële documenten worden rechtstreeks naar de Italiaanse belastingdienst gestuurd via de elektronische kassa, die detailhandelaren kunnen installeren of gebruiken via speciale gecertificeerde software. Hierdoor zijn de traditionele begrippen “verkoopbon” en “belastingbon” achterhaald en vervangen door één enkel, gestandaardiseerd document.

Veel ondernemers verwijzen nog steeds naar online belastingbewijzen wanneer ze het hebben over online handelsdocumenten, vooral bij verkoop op afstand. Vanuit technisch oogpunt bestaan online belastingbewijzen tegenwoordig echter niet meer. In plaats daarvan is er één enkel handelsdocument dat ook in elektronische vorm kan worden afgegeven.

Papieren of elektronische handelsdocumenten

Commerciële documenten kunnen zowel op papier als in elektronische vorm worden uitgegeven. Dit moet met de klant worden overeengekomen. In beide gevallen behouden de documenten dezelfde fiscale geldigheid. In een fysieke winkel is het bijvoorbeeld gebruikelijker om een papieren afdruk te leveren. Bij e-commerce is het nu gebruikelijk om een commercieel document online in digitale vorm (bijvoorbeeld Portable Document Format [PDF] of e-mail) te verzenden.

Verplichte inhoud voor commerciële documenten

Elk commercieel document, zowel op papier als elektronisch, moet de volgende verplichte informatie bevatten:

• Identificatiegegevens van de bedrijfseigenaar (bijvoorbeeld naam, [btw]-nummer, adres)
  
• Volgnummer en datum van uitgifte
  
• Tijdstip van uitgifte
  
• Beschrijving van de verkochte goederen of diensten
  
• Hoeveelheid en prijs van de goederen of diensten
  
• Btw-tarief en bijbehorend bedrag
  
• Totaal te betalen bedrag
  
• Toepasselijke kortingen of promoties
  
• Betalingswijze (bijvoorbeeld contant, kaart, online)
  
• Loterijcode op de kassabon, indien verstrekt door de klant
  

Wat is het verschil tussen een commercieel document en een belastingbewijs?

Fiscale ontvangstbewijzen waren alleen op papier beschikbaar en werden niet elektronisch doorgegeven aan de Italiaanse belastingdienst. Sinds 2021 zijn ze echter vervangen door commerciële documenten. Deze documenten kunnen op papier of in elektronische vorm worden afgegeven en de gegevens worden automatisch naar de Italiaanse belastingdienst gestuurd, wat zorgt voor meer transparantie en fiscale geldigheid.

Hoe handelsdocumenten werken

Om te begrijpen hoe handelsdocumenten werken, is het belangrijk om onderscheid te maken tussen het moment van uitgifte en het moment van verzending van de belastinggegevens.

Uitgifte aan klanten

Wanneer je een product of dienst in Italië verkoopt, ben je verplicht om de klant een commercieel document te verstrekken dat de aankoop bevestigt. Dit document kan worden afgedrukt of elektronisch worden verzonden (bijvoorbeeld via e-mail of pdf). Het moet informatie bevatten zoals de datum, het tijdstip, details van de goederen of diensten, het toegepaste btw-tarief en het totale bedrag. Dit proces wordt vaak aangeduid als “het aanmaken van een online kassabon”.

Verzending naar de Italiaanse belastingdienst

Na uitgifte moeten de gegevens van het commerciële document elektronisch worden verzonden naar de Italiaanse belastingdienst. Dit kan op verschillende manieren gebeuren:

• Elektronische kassa
  Dit is het goedgekeurde apparaat dat dagelijks ontvangstbewijzen automatisch opslaat en verzendt. In geval van een storing kan de verzending handmatig worden uitgevoerd binnen 12 dagen na de transactie, zoals vereist door de huidige wetgeving.
  
• Online procedure van de Italiaanse belastingdienst
  Deze is toegankelijk vanuit het gereserveerde gedeelte van het portaal voor facturen en betalingen en is nuttig voor wie af en toe documenten uitgeeft.
  
• Gecertificeerde beheersoftware
  Deze software integreert de indiening van belastinggegevens met het beheer van verkopen en betalingen – een oplossing die veel wordt gebruikt voor e-commerce. Met deze programma's kan je het hele proces automatiseren, van de verkoop tot het uitgeven van online handelsdocumenten en het doorsturen van ontvangstbewijzen naar de Italiaanse belastingdienst. In de praktijk genereert elke transactie die in het beheersysteem wordt geregistreerd automatisch het handelsdocument en worden de gegevens in realtime verzonden, waardoor handmatige fouten worden verminderd en volledige naleving van de fiscale compliance wordt gegarandeerd.
  

Door de verzending wordt gegarandeerd dat elk online of papieren commercieel document wordt geregistreerd in de systemen van de Italiaanse belastingdienst. Dit zorgt voor traceerbaarheid en een correcte boekhouding van betalingen.

Fiscale geldigheid

Commerciële documenten zijn volledig geldig voor belastingdoeleinden en kunnen facturen vervangen, tenzij de klant uitdrukkelijk om een factuur vraagt. In dat geval kan je een elektronische factuur uitgeven die gekoppeld is aan het oorspronkelijke commerciële document.

Online handelsdocumenten hebben dezelfde functie als documenten die in fysieke winkels worden uitgegeven. Het verschil zit in de levering aan de klant. In e-commerce worden online handelsdocumenten bijvoorbeeld samen met de bestelling verzonden of beschikbaar gesteld op de website van het bedrijf.

Wie moet handelsdocumenten uitgeven en welke uitgifte methoden zijn beschikbaar?

Handelsdocumenten moeten worden uitgegeven door alle ondernemingen of professionals die goederen verkopen of diensten verlenen aan particulieren via elk verkoopkanaal. Daarom moeten de volgende partijen aan deze verplichting voldoen:

• Fysieke winkels, bars, restaurants, hotels en ambachtelijke ondernemingen
  
• Professionals die zonder de verplichting om voor elke transactie een factuur uit te geven, opereren
  
• E-commerceondernemingen en marktplaatsen die online aan particuliere klanten verkopen
  

Om aan de regelgeving te voldoen, moeten deze ondernemingen en professionals beschikken over systemen die transactie-informatie elektronisch kunnen genereren en verzenden. Dit kunnen de volgende systemen zijn:

• Een elektronische kassa die is aangesloten op de Italiaanse belastingdienst (verplicht voor de meeste fysieke winkels)
  
• De gratis online procedure die beschikbaar is op het portaal voor facturen en betalingen
  
• Beheersoftware of een geïntegreerd e-commerceplatform waarmee automatisch online commerciële documenten kunnen worden aangemaakt en afgegeven
  

Met deze oplossingen kunnen ondernemers commerciële documenten afgeven in het formaat dat het beste bij hun onderneming past, zowel op papier als digitaal. Ze kunnen ondernemingen ook helpen om aan hun verzendverplichtingen te voldoen zonder handmatige handelingen te verrichten. Hierdoor kunnen ondernemingen zowel hun winkel- als onlineverkoop eenvoudig beheren en tegelijkertijd volledig voldoen aan de Italiaanse belastingregels.

Wanneer is een belastingbewijs niet verplicht?

Belastingbewijzen – nu vervangen door commerciële documenten – zijn niet verplicht wanneer de transactie wordt gecertificeerd door een elektronische factuur. Ze zijn ook niet verplicht voor bepaalde categorieën vrijgestelde personen. Ze zijn bijvoorbeeld niet verplicht voor personen die onder preferentiële belastingregelingen vallen, zoals in sommige gevallen de forfaitaire regeling, of voor personen die marginale, niet-continue activiteiten uitoefenen. In alle andere gevallen is de afgifte van commerciële documenten verplicht.

Commerciële documenten voor onlineverkoop

Onlineverkoop valt onder zowel de e-commercevoorschriften als de verplichting om commerciële documenten af te geven.

Bij onlineverkoop met elektronische ontvangstbewijzen zijn ondernemingen verplicht om voor elke transactie online handelsdocumenten te genereren. Dit is vergelijkbaar met transacties in fysieke winkels. Bij onlineverkoop worden echter geen papieren ontvangstbewijzen gebruikt. In plaats daarvan verstrekken ondernemingen digitale documenten die vaak aan de bevestigingsmail van de bestelling worden toegevoegd.

ondernemingen moeten ontvangstbewijzen (d.w.z. handelsdocumenten) uitgeven voor onlineverkoop aan particulieren, behalve in gevallen waarin rechtstreeks een elektronische factuur wordt uitgegeven:

• Als de klant geen factuur aanvraagt, moet de onderneming een online handelsdocument uitgeven.
  
• Als de klant een factuur aanvraagt, moet de onderneming een elektronische factuur uitgeven en hoeft er geen elektronische bon voor de online verkoop te worden uitgegeven.
  

Hier volgen enkele praktische voorbeelden:

• Een online kledingwinkel moet voor elke bestelling een online handelsdocument uitgeven.
  
• Een restaurant dat bestellingen ontvangt via thuisbezorgplatforms moet voor elke bezorging online een elektronische bon genereren.
  
• Een sportschool die lidmaatschappen verkoopt op zijn website moet de mogelijkheid bieden om online handelsdocumenten uit te geven.
  

Huidige wetgeving voor handelsdocumenten

Het huidige regelgevingskader is gebaseerd op een aantal belangrijke referenties:

• Italiaans wetsdecreet 127/2015
  Artikel 2 van dit decreet introduceerde de verplichting om betalingen elektronisch door te geven aan de Italiaanse belastingdienst. Dit markeert het begin van het proces van digitalisering van fiscale compliance. De verplichting werd geleidelijk ingevoerd: vanaf 1 juli 2019 voor entiteiten met een omzet van meer dan € 400.000 en vanaf 1 januari 2020 voor alle andere entiteiten.
  
• Bepaling van de Italiaanse belastingdienst van 28 oktober 2016
  Deze bepaling definieerde de technische kenmerken van elektronische kassa's, namelijk de apparaten die dagelijkse ontvangsten op een veilige en gecodeerde manier opslaan en doorgeven.
  
• Besluit van de minister van Economie en Financiën van 7 december 2016
  Artikel 2 en artikel 3 geven een overzicht van de verplichte informatie die op commerciële documenten moet worden vermeld en hun functies. Dit omvat het certificeren van aankopen en het vaststellen van gronden voor het uitoefenen van garantierechten.
  
• Sinds 1 januari 2021
  Enkele commerciële documenten hebben definitief de plaats ingenomen van verkoopsontvangstbewijzen en fiscale ontvangstbewijzen in alle commerciële activiteiten.
  

Volgens deze wetgeving zijn commerciële documenten nu het enige geldige middel om onbetaalde bedragen te certificeren. Elk document moet elektronisch worden opgeslagen en worden verzonden naar de Italiaanse belastingdienst, met inbegrip van online commerciële documenten die zijn uitgegeven tijdens verkoop op afstand.

Deze regels zijn van toepassing op traditionele ondernemingen en op ondernemingen die online verkopen met verplichte elektronische ontvangstbewijzen, op voorwaarde dat de transacties plaatsvinden met personen die in Italië wonen. Alleen ondernemingen of professionals die altijd elektronische facturen uitgeven of onder specifieke preferentiële regelingen vallen (bijvoorbeeld de forfaitaire regeling, in sommige gevallen) zijn hiervan uitgesloten.

Naast het efficiënter maken van het verzamelen van fiscale gegevens, heeft de wetgeving de integratie met nieuwe digitale oplossingen voor betalingsbeheer bevorderd. Dit draagt bij aan de automatisering van de uitgifte van online commerciële documenten en zorgt voor naleving in realtime.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments biedt een uniforme, wereldwijde betaaloplossing waarmee elke onderneming, van groeiende start-ups tot internationale ondernemingen, online, fysieke en overal ter wereld betalingen kan ontvangen.

Stripe Payments kan je helpen bij het:

• Optimaliseren van je afrekenervaring: creëer een probleemloze klantervaring en bespaar duizenden technische uren met vooraf gebouwde betalingsinterfaces, toegang tot 125+ betaalmethoden en Link, een wallet gebouwd door Stripe.
  
• Sneller uitbreiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta's.
  
• Samenvoegen van fysieke en online betalingen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en fysieke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.
  
• Verbeteren van de betaalprestaties: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code-fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.
  
• Sneller werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met je mee te groeien, met een uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.
  

Lees meer over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan stimuleren, of ga er vandaag nog mee aan de slag.