Desde 2021, os documentos comerciais substituem permanentemente os recibos de venda e os recibos fiscais na Itália. Os documentos comerciais são agora o único instrumento válido para certificar vendas e transmitir pagamentos à Agência Tributária Italiana. Sua introdução representa um passo em direção à digitalização. Isso afeta todas as empresas que realizam transações com pessoas físicas — tanto em lojas físicas quanto online.

É importante que as empresas entendam como os documentos comerciais funcionam para cumprir as obrigações fiscais, evitar penalidades e simplificar a gestão das operações diárias.Para empresas online, os documentos comerciais estão interligados às regulamentações de e-commerce e exigem ferramentas adequadas para gerar e transmitir dados corretamente.

Este artigo explica como funcionam os documentos comerciai, incluindo como funcionam, quem é obrigado a emiti-los e como fazê-lo. Também descrevemos como as regulamentações de documentos comerciais evoluíram e como se relacionam com as vendas digitais, incluindo um dos requisitos mais importantes para as empresas na Itália.

O que há neste artigo?

• O que são documentos comerciais na Itália?
  
• Como funcionam os documentos comerciais
  
• Quem deve emitir documentos comerciais e quais métodos de emissão estão disponíveis?
  
• Documentos comerciais para vendas online
  
• Legislação atual para documentos comerciais
  
• Como o Stripe Payments pode ajudar
  

O que são documentos comerciais na Itália?

Um documento comercial é um instrumento fiscal que—desde 1 de janeiro de 2021—substituiu permanentemente os recibos tradicionais e os recibos fiscais na Itália. Os documentos comerciais foram introduzidos gradualmente. Inicialmente, apenas algumas empresas com volumes de faturamento específicos eram obrigadas a usá-los. Em seguida, essa exigência foi estendida a todas as empresas.

Os documentos comerciais podem ajudar as empresas de duas maneiras:

• Ajudam a combater a evasão fiscal
  
• Simplificam os negócios ao digitalizar os pagamentos
  

Hoje, quando uma empresa faz uma venda em uma loja física ou e-commerce, ela não precisa mais emitir um recibo em papel ou recibo fiscal. Em vez disso, emite um documento comercial válido para fins fiscais.

Uma das principais mudanças diz respeito à transmissão eletrônica. Os dados dos documentos comerciais são enviados diretamente à Agência de Receita da Itália por meio do registrador eletrônico de caixa, que os varejistas podem instalar ou utilizar por meio de softwares certificados específicos. Isso tornou obsoletos os conceitos tradicionais de “cupom de venda” e “recibo fiscal”, substituindo-os por um único documento padronizado.

Muitos operadores empresariais ainda se referem a “recibos fiscais online” ao falar sobre documentos comerciais online, especialmente no comércio à distância. Contudo, do ponto de vista técnico, esses recibos fiscais online já não existem. Em seu lugar, há um único documento comercial, que também pode ser emitido em formato eletrônico.

Documentos comerciais em papel ou eletrônicos

Os documentos comerciais podem ser emitidos em papel ou em formato eletrônico. Isso deve ser acordado com o cliente. Em ambos os casos, os documentos mantêm a mesma validade fiscal. Por exemplo, em uma loja física, é mais comum entregar uma impressão em papel. No e-commerce, tornou-se prática padrão enviar o documento comercial online em formato digital (por exemplo, em [PDF] ou por e-mail).

Conteúdo obrigatório para documentos comerciais

Todos os documentos comerciais, em papel ou eletrônicos, devem conter estas informações obrigatórias:

• Detalhes de identificação do proprietário da empresa (por exemplo, nome, número do imposto sobre valor agregado \número de [IVA]\, endereço)
  
• Número sequencial e data de emissão
  
• Horário de emissão
  
• Descrição dos produtos ou serviços vendidos
  
• Quantidade e preço dos produtos ou serviços
  
• Alíquota de IVA aplicada e valor correspondente
  
• Valor total a pagar
  
• Descontos ou promoções aplicáveis
  
• Forma de pagamento (por exemplo, dinheiro, cartão, online)
  
• Código da loteria dos recibos, se fornecido pelo cliente
  

Qual é a diferença entre um documento comercial e um recibo fiscal?

Os recibos fiscais eram emitidos apenas em papel e não eram transmitidos eletronicamente à Agência de Receita da Itália. No entanto, eles foram substituídos pelos documentos comerciais desde 2021. Esses documentos podem ser emitidos em formato papel ou eletrônico, e seus dados são enviados automaticamente à Agência de Receita italiana, garantindo maior transparência e validade fiscal.

Como funcionam os documentos comerciais

Para entender como funcionam os documentos comerciais, é importante distinguir entre o momento da emissão e o momento da transmissão de dados fiscais.

Emissão para clientes

Ao vender um produto ou serviço na Itália, você deve fornecer ao cliente um documento comercial que ateste a compra. Esse documento pode ser impresso ou transmitido eletronicamente (por exemplo, por e-mail ou PDF). Ele deve incluir informações como a data, a hora, os detalhes dos produtos ou serviços, a alíquota de IVA aplicada e o valor total. Esse processo é frequentemente referido como "criar um recibo online".

Transmissão para a Agência Tributária Italiana

Após a emissão, os dados do documento comercial devem ser transmitidos eletronicamente à Agência Tributária Italiana, o que pode ocorrer de várias maneiras:

• Caixa registadora eletrônica
  Este é o dispositivo aprovado que automaticamente armazena e envia recibos diários.Em caso de falha, a transmissão manual pode ser realizada dentro de 12 dias da transação, conforme exigido pela legislação vigente.
  
• Procedimento online da Agência Tributária Italiana
  Isso pode ser acessado na área reservada do portal Faturas e Pagamentos e é útil para quem emite documentos ocasionalmente.
  
• Software de gestão certificado
  Este software integra o envio de dados fiscais à gestão de vendas e pagamentos – uma solução amplamente utilizada no e-commerce. Esses programas permitem automatizar todo o processo – da venda à emissão de documentos comerciais online à transmissão dos recibos à Agência Tributária Italiana. Na prática, cada transação registrada no sistema de gestão gera automaticamente o documento comercial e envia os dados em tempo real, reduzindo erros manuais e garantindo total conformidade fiscal.
  

A transmissão garante que todos os documentos comerciais, online ou em papel, sejam registrados nos sistemas da Agência Tributária Italiana, garantindo a rastreabilidade e a contabilidade correta dos pagamentos.

Validade fiscal

Os documentos comerciais são totalmente válidos para fins fiscais e podem substituir as faturas, a menos que o cliente a solicite explicitamente. Nesse caso, você pode emitir uma fatura eletrônica vinculada ao documento comercial original.

Os documentos comerciais online têm a mesma função dos documentos emitidos em lojas físicas. A diferença envolve a entrega ao cliente. No e-commerce, por exemplo, os documentos comerciais online são enviados com o pedido ou disponibilizados no site da empresa.

Quem deve emitir documentos comerciais e quais métodos de emissão estão disponíveis?

Os documentos comerciais devem ser emitidos por todas as empresas ou profissionais que vendem bens ou prestam serviços a pessoas físicas através de qualquer canal de venda. Portanto, os seguintes devem cumprir esta obrigação:

• Lojas físicas, bares, restaurantes, hotéis e empresas de artesanato
  
• Profissionais que operam sem a obrigação de emitir uma fatura para cada transação
  
• Empresas e-commerce e marketplaces que vendem online para clientes particulares
  

Para cumprir a regulamentação, essas empresas e profissionais devem ter sistemas que possam gerar e transmitir eletronicamente informações de transações, como:

• Caixa registadora eletrônica ligada à Agência Tributária Italiana (obrigatório para a maioria das empresas físicas)
  
• O procedimento online gratuito disponível no portal Faturas e Pagamentos
  
• Software de gestão ou uma plataforma de e-commerce integrada que permita a criação e emissão automática de documentos comerciais online
  

Essas soluções permitem que os proprietários de empresas emitam documentos comerciais no formato mais adequado ao seu negócio, incluindo em papel ou digital. Elas também podem ajudar as empresas a cumprir as obrigações de transmissão sem realizar operações manuais. Isso pode permitir que as empresas gerenciem facilmente as vendas tanto na loja física quanto online, mantendo-se totalmente em conformidade com as regulamentações fiscais italianas.

Quando o recibo fiscal não é obrigatório?

Os recibos fiscais — agora substituídos por documentos comerciais — não são obrigatórios quando a transação é certificada por uma fatura eletrônica. Também não são obrigatórios para determinadas categorias de indivíduos isentos. Por exemplo, não são obrigatórios para aqueles que operam sob regimes fiscais preferenciais — como o regime de taxa fixa, em alguns casos — ou para aqueles que exercem atividades marginais e não contínuas. Em todos os outros casos, a emissão de documentos comerciais é obrigatória.

Documentos comerciais para vendas online

As vendas online envolvem regulamentos de e-commerce e a obrigação de emitir documentos comerciais.

Ao fazer vendas online com recibos eletrônicos, as empresas são obrigadas a gerar documentos comerciais online para cada transação. Isso é semelhante às transações em lojas físicas. No entanto, as vendas online não envolvem recibos em papel. Em vez disso, as empresas fornecem documentos digitais que são frequentemente anexados aos e-mails de confirmação de pedidos.

As empresas devem emitir recibos (ou seja, documentos comerciais) para vendas online a pessoas físicas, exceto nos casos em que uma fatura eletrônica é emitida diretamente:

• Se o cliente não solicitar uma fatura, a empresa deve emitir um documento comercial online.
  
• Se o cliente solicitar uma fatura, a empresa deve emitir uma fatura eletrônica, e não há necessidade de emitir um recibo eletrônico para a venda online.
  

Aqui estão alguns exemplos práticos:

• Um varejista de vestuário online deve emitir um documento comercial online para cada pedido.
  
• Um restaurante que recebe pedidos por meio de plataformas de entrega em domicílio deve gerar um recibo eletrônico online para cada entrega.
  
• Uma academia que vende assinaturas em seu site deve fornecer a opção de emissão de documentos comerciais online.
  

Legislação atual para documentos comerciais

O quadro regulatório atual está estabelecido em uma série de referências essenciais:

• Decreto Legislativo Italiano 127/2015
  O artigo 2 deste decreto introduziu a obrigação de transmitir eletronicamente os pagamentos para a à Agência Tributária Italiana. Isso marca o início do processo de digitalização da conformidade fiscal. A obrigação foi introduzida gradualmente: a partir de 1 de julho de 2019 para entidades com faturamento superior a € 400.000 e a partir de 1 de janeiro de 2020 para todas as outras.
  
• Disposição da Agência Tributária Italiana a partir de 28 de outubro de 2016
  Esta disposição definiu as características técnicas das caixas registradoras eletrônicas, ou seja, os dispositivos que armazenam e transmitem os recibos diários de forma segura e criptografada.
  
• Decreto do Ministro da Economia e das Finanças de 7 de dezembro de 2016
  O artigo 2o e o artigo 3o estabelecem as informações obrigatórias a incluir nos documentos comerciais e nas suas funções, nomeadamente a certificação das compras e a determinação dos fundamentos para o exercício dos direitos de garantia.
  
• Desde 1 de janeiro de 2021
  Os documentos comerciais únicos substituíram permanentemente os recibos de venda e os recibos fiscais em todas as atividades comerciais.
  

De acordo com esta legislação, os documentos comerciais são agora o único meio válido de certificação de valores não pagos e cada documento deve ser armazenado eletronicamente e transmitido à Agência Tributária Italiana, incluindo documentos comerciais emitidos online durante as vendas à distância.

Essas regras se aplicam tanto às empresas tradicionais quanto às que vendem online com recibos eletrônicos obrigatórios, desde que as transações sejam realizadas com pessoas físicas residentes na Itália. Estão excluídas apenas as empresas ou profissionais que sempre emitem faturas eletrônicas ou se enquadram em regimes preferenciais específicos (por exemplo, o regime de taxa fixa, em alguns casos).

Além de tornar mais eficiente a cobrança de dados fiscais, a legislação promoveu a integração com novas soluções de gestão de pagamentos digitais, o que ajuda a permitir a automação da emissão online de documentos comerciais e garantir a conformidade em tempo real.

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