Desde 2021, los documentos comerciales han reemplazado permanentemente los recibos de venta y los recibos fiscales en Italia. Los documentos comerciales ahora son la única herramienta válida para certificar ventas y transmitir pagos a la Agencia de ingresos italiana. Su introducción representa un paso hacia la digitalización. Esto afecta a cada empresa que completa transacciones con particulares, tanto en tiendas como en línea.

Es importante que las empresas entiendan cómo funcionan los documentos comerciales para cumplir con las obligaciones fiscales, evitar sanciones y simplificar la gestión de las operaciones diarias. Para las empresas en línea, los documentos comerciales están entrelazados con la normativa de comercio electrónico y requieren herramientas adecuadas para generar y transmitir datos correctamente.

En este artículo se explica cómo funcionan los documentos comerciales, quién debe emitirlos y cómo hacerlo. También se describe cómo se han desarrollado las normativas de los documentos comerciales y cómo se relacionan con las ventas digitales, incluido uno de los requisitos más importantes para las empresas en Italia.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son los documentos comerciales en Italia?
  
• Cómo funcionan los documentos comerciales
  
• ¿Quién debe emitir documentos comerciales y qué métodos de emisión están disponibles?
  
• Documentos comerciales para ventas en línea
  
• Legislación vigente para documentos comerciales
  
• Cómo puede ayudar Stripe Payments
  

¿Qué son los documentos comerciales en Italia?

Un documento comercial es un instrumento fiscal que, a partir del 1 de enero de 2021, reemplazó de manera permanente a los recibos tradicionales y fiscales en Italia. Los documentos comerciales se introdujeron gradualmente. Inicialmente, solo se exigía el uso de determinados volúmenes de facturación a determinadas empresas, y luego este requisito se extendió a todas las empresas.

Los documentos comerciales pueden ayudar a las empresas de dos maneras:

• Ayuda a combatir la evasión fiscal
  
• Simplifica tu negocio digitalizando los pagos
  

Hoy en día, cuando una empresa realiza una venta en una tienda física o de comercio electrónico no tiene que emitir un recibo en papel o un recibo fiscal. En su lugar, emite un documento comercial válido a efectos impositivos.

Uno de los principales cambios se refiere a la transmisión electrónica: los datos de los documentos comerciales se envían directamente a la Agencia de ingresos italiana mediante la caja registradora electrónica, que los comerciantes minoristas pueden instalar o utilizar mediante programas informáticos certificados especiales. Esto ha dejado obsoletos los conceptos tradicionales de «recibo de ventas» y «recibo fiscal» y los ha sustituido por un documento único y normalizado.

Muchos operadores de empresas siguen refiriéndose a recibos fiscales en línea cuando discuten documentos comerciales en línea, especialmente en la venta a distancia. Sin embargo, desde una perspectiva técnica, hoy en día ya no existen recibos fiscales en línea. En cambio, existe un único documento comercial que también puede emitirse en formato electrónico.

Documentos comerciales en papel o electrónicos

Los documentos comerciales pueden emitirse en papel o en formato electrónico. Esto debe acordarse con el cliente. En ambos casos, los documentos conservan la misma validez fiscal. Por ejemplo, en una tienda física, es más común entregar una impresión en papel. Con el comercio electrónico, ahora es una práctica estándar enviar un documento comercial en línea en formato digital (p. ej., formato de documento portátil [PDF] o correo electrónico).

Contenido obligatorio para documentos comerciales

Todo documento comercial, ya sea en papel o electrónico, debe contener esta información obligatoria:

• Datos de identificación del titular de la empresa (p. ej., nombre, número de impuesto al valor agregado [IVA], dirección)
  
• Número y fecha de emisión secuenciales
  
• Hora de emisión
  
• Descripción de bienes o servicios vendidos
  
• Cantidad y precio de bienes o servicios
  
• Tasa de IVA aplicada e importe correspondiente
  
• Importe total a pagar
  
• Descuentos o promociones aplicables
  
• Método de pago (p. ej., efectivo, tarjeta, en línea)
  
• Código de lotería del recibo, si lo proporciona el cliente
  

¿Cuál es la diferencia entre un documento comercial y un recibo fiscal?

Los recibos fiscales estaban establecidos en papel únicamente y no se transmitían electrónicamente a la Agencia de ingresos italiana. Sin embargo, los documentos comerciales los han reemplazado desde 2021. Estos documentos pueden emitirse en papel o en formato electrónico, y sus datos se envían automáticamente a la Agencia de ingresos italiana, lo que garantiza una mayor transparencia y validez fiscal.

Cómo funcionan los documentos comerciales

Para comprender cómo funcionan los documentos comerciales, es importante distinguir entre el momento de emisión y el momento de transmisión de datos fiscales.

Emisión a clientes

Cuando vendes un producto o servicio en Italia, debes proporcionar al cliente un documento comercial que certifique la compra. Este documento puede imprimirse o transmitirse electrónicamente (p. ej., por correo electrónico o PDF). Debe incluir información como la fecha, la hora, detalles de los bienes o servicios, tasa de IVA aplicada e importe total. Este proceso se suele denominar «creación de un recibo en línea».

Transmisión a la Agencia de ingresos italiana

En el momento de la emisión, los datos de los documentos comerciales deben transmitirse electrónicamente a la Agencia de ingresos italiana, lo que puede hacerse de varias maneras:

• Caja registradora electrónica
  Este es el dispositivo aprobado que almacena y envía recibos diarios automáticamente. En caso de un mal funcionamiento, la transmisión manual se puede llevar a cabo dentro de los 12 días posteriores a la transacción, según lo exige la legislación vigente.
  
• Procedimiento en línea de la Agencia de ingresos italiana
  Es accesible desde el área reservada del portal Invoices and Payments y es útil para quienes emiten documentos de forma ocasional.
  
• Software de gestión certificado
  Este software integra la presentación de datos fiscales con la gestión de ventas y pago, una solución ampliamente utilizada para el comercio electrónico. Estos programas te permiten automatizar todo el proceso, desde las ventas hasta la emisión de documentos comerciales en línea y la transmisión de recibos a la Agencia de ingresos italiana. En la práctica, cada transacción registrada en el sistema de gestión genera automáticamente el documento comercial y envía los datos en tiempo real, lo que reduce los errores manuales y garantiza el pleno cumplimiento de la normativa fiscal.
  

La transmisión garantiza que todos los documentos comerciales en línea o en papel se registren en los sistemas de la Agencia de ingresos italiana, lo que garantiza la trazabilidad y la correcta contabilidad de los pagos.

Validez fiscal

Los documentos comerciales son plenamente válidos a efectos fiscales y pueden sustituir a las facturas, a menos que el cliente lo solicite expresamente, en cuyo caso se puede emitir una factura electrónica vinculada al documento comercial original.

Los documentos comerciales en línea tienen la misma función que los documentos emitidos en las tiendas físicas. La diferencia implica la entrega al cliente. En comercio electrónico, por ejemplo, los documentos comerciales en línea se envían con el pedido o están disponibles en el sitio web de la empresa.

¿Quién debe emitir documentos comerciales y qué métodos de emisión están disponibles?

Los documentos comerciales deben ser emitidos por todas las empresas o profesionales que vendan bienes o presten servicios a particulares a través de cualquier canal de venta, por lo que deben cumplir con esta obligación:

• Tiendas físicas, bares, restaurantes, hoteles y negocios de artesanía
  
• Profesionales que operan sin la obligación de emitir una factura por cada transacción
  
• Comercio electrónico y marketplaces que venden en línea a clientes particulares
  

Para cumplir con la normativa, estas empresas y profesionales deben contar con sistemas que puedan generar y transmitir electrónicamente la información de las transacciones. Estos pueden incluir los siguientes:

• Una caja registradora electrónica conectada a la Agencia de ingresos italiana (obligatoria para la mayoría de las empresas físicas)
  
• El procedimiento gratuito en línea disponible en el portal Invoices and Payments
  
• Software de gestión o una plataforma integrada de comercio electrónico que permite la creación y emisión automática de documentos comerciales en línea
  

Estas soluciones permiten a los propietarios de empresas emitir documentos comerciales en el formato más adecuado para sus negocios, incluidos en formato papel o digitales. También pueden ayudar a las empresas a cumplir con las obligaciones de transmisión sin realizar operaciones manuales. Esto puede permitir a las empresas gestionar fácilmente las ventas tanto en la tienda como en línea, sin dejar de cumplir plenamente con la normativa fiscal italiana.

¿Cuándo no es obligatorio un recibo fiscal?

Los recibos fiscales, que ahora se sustituyen por documentos comerciales, no son obligatorios cuando la transacción se certifica mediante una factura electrónica, ni tampoco para determinadas categorías de personas exentas, por ejemplo, para quienes operan en regímenes fiscales preferenciales, como el régimen de tarifa plana, en algunos casos, o para quienes realizan actividades marginales y no continuas.

Documentos comerciales para ventas en línea

La venta en línea implica tanto la normativa de comercio electrónico como la obligación de emitir documentos comerciales.

Al realizar ventas en línea con recibos electrónicos, las empresas deben generar documentos comerciales en línea para cada transacción. Esto es similar a las transacciones en tiendas físicas. Sin embargo, las ventas en línea no implican recibos impresos. En cambio, las empresas proporcionan documentos digitales que a menudo se adjuntan a los correos electrónicos de confirmación del pedido.

Las empresas deben emitir recibos (es decir, documentos comerciales) por ventas en línea a particulares, excepto en los casos en que una factura electrónica se emite directamente:

• Si el cliente no solicita factura, la empresa debe emitir un documento comercial en línea.
  
• Si el cliente solicita una factura, la empresa debe emitir una factura electrónica, y no es necesario emitir un recibo electrónico para la venta en línea.
  

Estos son algunos ejemplos prácticos:

• Un comerciante minorista de ropa en línea debe emitir un documento comercial en línea para cada pedido.
  
• Un restaurante que recibe pedidos a través de plataformas de entrega a domicilio debe generar un recibo electrónico en línea por cada entrega.
  
• Un gimnasio que vende membresías en su sitio web debe brindar la opción de emisión de documentos comerciales en línea.
  

Legislación vigente para documentos comerciales

El marco normativo actual está establecido en torno a una serie de referencias clave:

• Decreto Legislativo italiano 127/2015
  El artículo 2 del decreto introdujo la obligación de transmitir pagos electrónicamente a la Agencia de ingresos italiana, lo que marca el inicio del proceso de digitalización del cumplimiento de la normativa fiscal. La obligación se introdujo gradualmente: a partir del 1 de julio de 2019 para las entidades con un volumen de negocios superior a 400,000 euros y a partir del 1 de enero de 2020 para todas las demás.
  
• Disposición de la Agencia de ingresos italiana del 28 de octubre de 2016
  Esta disposición define las características técnicas de las cajas registradoras electrónicas, a saber, los dispositivos que almacenan y transmiten recibos diarios de forma segura y cifrada.
  
• Decreto del Ministro de Economía y Finanzas del 7 de diciembre de 2016
  El artículo 2 y el artículo 3 describen la información obligatoria que debe incluirse en los documentos comerciales y sus funciones, incluida la certificación de las compras y la determinación de los motivos para ejercer los derechos de garantía.
  
• Desde el 1 de enero de 2021
  Los documentos comerciales únicos han sustituido permanentemente a los recibos por ventas y recibos fiscales en todas las actividades comerciales.
  

En virtud de esta legislación, los documentos comerciales son ahora el único medio válido para certificar los importes impagos, y cada documento debe estar almacenado electrónicamente y ser transmitido a la Agencia de ingresos italiana, incluidos los documentos comerciales en línea emitidos durante las ventas a distancia.

Estas normas se aplican a las empresas tradicionales y a las que venden por Internet con recibos electrónicos obligatorios, siempre que las transacciones se realicen con particulares que residen en Italia. Solo se excluyen aquellas empresas o profesionales que siempre emiten facturas electrónicas o entran en regímenes preferenciales específicos (por ejemplo, el régimen de tarifa plana, en algunos casos).

Además de hacer más eficiente la recopilación de datos fiscales, la legislación ha promovido la integración con nuevas soluciones de gestión de pagos digitales, lo que ayuda a permitir la automatización de la emisión de documentos comerciales en línea y garantizar el cumplimiento de la normativa en tiempo real.

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