Seit 2021 haben Handelsdokumente in Italien endgültig Verkaufsbelege und Steuerbelege ersetzt. Handelsdokumente sind nun das einzige gültige Instrument zur Bescheinigung von Verkäufen und zur Übermittlung von Zahlungen an die italienische Steuerbehörde. Ihre Einführung ist ein Schritt in Richtung Digitalisierung. Dies betrifft alle Unternehmen, die Transaktionen mit Privatpersonen durchführen – sowohl im Ladengeschäft als auch online.

Für Unternehmen ist es wichtig zu verstehen, wie Handelsdokumente funktionieren, um steuerliche Verpflichtungen zu erfüllen, Strafen zu vermeiden und die Verwaltung des täglichen Betriebs zu vereinfachen. Bei Online-Unternehmen sind Handelsdokumente eng mit E-Commerce-Vorschriften verknüpft und erfordern geeignete Tools, um Daten korrekt zu generieren und zu übermitteln.

Dieser Artikel erläutert Handelsdokumente, einschließlich ihrer Funktionsweise, wer sie ausstellen muss und wie dies zu erfolgen hat. Wir beschreiben auch, wie sich die Vorschriften für Handelsdokumente entwickelt haben und in welchem Zusammenhang sie mit dem digitalen Verkauf stehen, einschließlich einer der wichtigsten Anforderungen für Unternehmen in Italien.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Handelsdokumente in Italien?
  
• Funktionsweise von Handelsdokumenten
  
• Wer muss Handelsdokumente ausstellen und welche Ausstellungsmethoden gibt es?
  
• Handelsdokumente für Online-Verkäufe
  
• Aktuelle Gesetzgebung für Handelsdokumente
  
• So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  

Was sind Handelsdokumente in Italien?

Ein Handelsdokument ist ein steuerliches Instrument, das am 1. Januar 2021 traditionelle Quittungen und Steuerbelege in Italien dauerhaft ersetzt hat. Handelsdokumente wurden schrittweise eingeführt. Zunächst mussten nur bestimmte Unternehmen mit einem bestimmten Umsatzvolumen diese verwenden. Dann wurde diese Anforderung auf alle Unternehmen ausgeweitet.

Handelsdokumente können Unternehmen auf zwei Arten helfen:

• Sie helfen bei der Bekämpfung von Steuerhinterziehung.
  
• Sie vereinfachen die Geschäftstätigkeit durch die Digitalisierung von Zahlungen.
  

Wenn ein Unternehmen heute einen Verkauf in einem Ladengeschäft oder einem Online-Shop tätigt, muss es keine Papierbelege oder Steuerbelege mehr ausstellen. Stattdessen stellt es ein für steuerliche Zwecke gültiges Handelsdokument aus.

Eine der wichtigsten Änderungen betrifft die elektronische Übermittlung. Die Daten der Handelsdokumente werden über die elektronische Registrierkasse direkt an die italienische Steuerbehörde übermittelt. Diese Registrierkassen können Einzelhändler/innen installieren oder über eine spezielle zertifizierte Software nutzen. Damit sind die traditionellen Konzepte des „Zahlungsbelegs” und des „Steuerbelegs” hinfällig geworden und wurden durch ein einziges, standardisiertes Dokument ersetzt.

Viele Unternehmer beziehen sich bei der Diskussion über elektronische Handelsdokumente, insbesondere im Fernabsatz, immer noch auf elektronische Steuerbelege. Aus technischer Sicht gibt es elektronische Steuerbelege heute jedoch nicht mehr. Stattdessen gibt es ein einziges Handelsdokument, das auch in elektronischer Form ausgestellt werden kann.

Papier- oder elektronische Handelsdokumente

Handelsdokumente können entweder in Papierform oder in elektronischer Form ausgestellt werden. Dies muss mit der Kundin/dem Kunden vereinbart werden. In beiden Fällen behalten die Dokumente die gleiche steuerliche Gültigkeit. In einem physischen Geschäft ist es beispielsweise üblicher, einen Papierausdruck auszuhändigen. Im E-Commerce ist es mittlerweile Standard, Handelsdokumente online in digitaler Form (z. B. als Portable Document Format [PDF] oder per E-Mail) zu versenden.

Obligatorische Inhalte von Handelsdokumenten

Jedes Handelsdokument – ob in Papierform oder elektronisch – muss folgende Pflichtangaben enthalten:

• Identifikationsdaten des/der Inhaber/in des Unternehmens (z. B. Name, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer [USt-IdNr.], Adresse)
  
• Fortlaufende Nummer und Ausstellungsdatum
  
• Zeitpunkt der Ausstellung
  
• Beschreibung der verkauften Waren oder Dienstleistungen
  
• Menge und Preis der Waren oder Dienstleistungen
  
• Angewandter Mehrwertsteuersatz und entsprechender Betrag
  
• Zu zahlender Gesamtbetrag
  
• Anwendbare Rabatte oder Sonderangebote
  
• Zahlungsmethode (z. B. Bargeld, Karte, Online)
  
• Lotteriecode auf dem Zahlungsbeleg, falls von der Kundin/vom Kunden angegeben
  

Was ist der Unterschied zwischen einem Handelsdokument und einem Steuerbeleg?

Steuerbelege waren ausschließlich in Papierform verfügbar und wurden nicht elektronisch an die italienische Steuerbehörde übermittelt. Seit 2021 werden sie jedoch durch Handelsdokumente ersetzt. Diese Dokumente können in Papierform oder elektronisch ausgestellt werden und ihre Daten werden automatisch an die italienische Steuerbehörde übermittelt, was für mehr Transparenz und steuerliche Gültigkeit sorgt.

Funktionsweise von Handelsdokumenten

Um zu verstehen, wie Handelsdokumente funktionieren, ist es wichtig, zwischen dem Zeitpunkt der Ausstellung und dem Zeitpunkt der Übermittlung der steuerlichen Daten zu unterscheiden.

Ausstellung an Kundinnen/Kunden

Beim Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung in Italien müssen Sie der Kundin/dem Kunden ein Handelsdokument ausstellen, das den Kauf bestätigt. Dieses Dokument kann gedruckt oder elektronisch übermittelt werden (z. B. per E-Mail oder PDF). Es muss Informationen wie Datum, Uhrzeit, Details der Waren oder Dienstleistungen, den angewendeten Mehrwertsteuersatz und den Gesamtbetrag enthalten. Dieser Vorgang wird häufig als „Erstellung eines Online-Zahlungsbelegs“ bezeichnet.

Übermittlung an die italienische Steuerbehörde

Bei Ausstellung müssen die Handelsdokumentdaten elektronisch an die italienische Steuerbehörde für Umsatz übermittelt werden. Dieser Vorgang kann auf verschiedene Weise erfolgen:

• Elektronische Registrierkasse
  Dies ist das zugelassene Gerät, das täglich die Belege automatisch speichert und übermittelt. Im Falle einer Störung kann die manuelle Übermittlung gemäß den geltenden Rechtsvorschriften innerhalb von 12 Tagen nach der Transaktion erfolgen.
  
• Online-Verfahren der italienischen Steuerbehörde
  Dieses Verfahren ist über den reservierten Bereich des Portals „Rechnungen und Zahlungen” zugänglich und eignet sich für Personen, die nur gelegentlich Dokumente ausstellen.
  
• Zertifizierte Verwaltungssoftware
  Diese Software integriert die Übermittlung von Steuerdaten in die Verkaufs- und Zahlungsabwicklung – eine Lösung, die im E-Commerce weit verbreitet ist. Mit diesen Programmen können Sie den gesamten Prozess automatisieren – vom Verkauf über die Ausstellung von Online-Handelsdokumenten bis hin zur Übermittlung von Belegen an die italienische Steuerbehörde. In der Praxis generiert jede im Verwaltungssystem erfasste Transaktion automatisch das Handelsdokument und sendet die Daten in Echtzeit, wodurch manuelle Fehler reduziert und die vollständige Einhaltung der Steuervorschriften gewährleistet werden.
  

Die Übermittlung stellt sicher, dass jedes Online- oder Papier-Geschäftsdokument in den Systemen der italienischen Steuerbehörde erfasst wird. Dies gewährleistet die Rückverfolgbarkeit und korrekte Verbuchung von Zahlungen.

Steuerliche Gültigkeit

Handelsdokumente sind steuerlich uneingeschränkt gültig und können Rechnungen ersetzen, sofern die Kundin/der Kunde nicht ausdrücklich eine Rechnung verlangt. In diesem Fall können Sie eine elektronische Rechnung ausstellen, die mit dem ursprünglichen Handelsdokument verknüpft ist.

Online-Handelsdokumente haben die gleiche Funktion wie Dokumente, die in Ladengeschäften ausgestellt werden. Der Unterschied besteht in der Zustellung an die Kundin/den Kunden. Im E-Commerce werden beispielsweise Online-Handelsdokumente mit der Bestellung versendet oder auf der Website des Unternehmens bereitgestellt.

Wer muss Handelsdokumente ausstellen und welche Ausstellungsmethoden gibt es?

Alle Unternehmen oder Gewerbetreibenden, die Waren verkaufen oder Dienstleistungen für Privatpersonen über einen beliebigen Vertriebskanal erbringen, müssen Handelsdokumente ausstellen. Daher müssen folgende Unternehmen dieser Verpflichtung nachkommen:

• Ladengeschäfte, Bars, Restaurants, Hotels und Handwerksbetriebe
  
• Selbstständige, die nicht verpflichtet sind, für jede Transaktion eine separate Rechnung auszustellen
  
• E-Commerce-Unternehmen und Marktplätze, die online an Privatkunden verkaufen
  

Um die Vorschriften einzuhalten, müssen diese Unternehmen und Selbstständigen über Systeme verfügen, die Transaktionsinformationen elektronisch erstellen und übermitteln können. Dazu können unter anderem folgende Systeme gehören:

• Eine elektronische Registrierkasse, die mit der italienischen Steuerbehörde verbunden ist (für die meisten Ladengeschäfte obligatorisch)
  
• Das kostenlose Online-Verfahren, das auf dem Portal „Rechnungen und Zahlungen” verfügbar ist
  
• Eine Verwaltungssoftware oder eine integrierte E-Commerce-Plattform, die die automatische Erstellung und Ausstellung von Handelsdokumenten online ermöglicht
  

Diese Lösungen ermöglichen es Unternehmen, Handelsdokumente in dem Format auszustellen, das am besten zu ihrem Geschäft passt – in Papierform oder digital. Sie helfen außerdem dabei, Übermittlungspflichten zu erfüllen, ohne manuelle Vorgänge durchführen zu müssen. Dadurch können Unternehmen sowohl Laden- als auch Online-Verkäufe unkompliziert verwalten und gleichzeitig vollständig den italienischen Steuervorschriften entsprechen.

Wann ist ein Steuerbeleg nicht obligatorisch?

Steuerbelege – die nun durch Handelsdokumente ersetzt werden – sind nicht zwingend erforderlich, wenn die Transaktion durch eine elektronische Rechnung bestätigt wird. Sie sind auch für bestimmte Kategorien von steuerbefreiten Personen nicht zwingend erforderlich. So sind sie beispielsweise nicht zwingend erforderlich für Personen, die unter Steuervergünstigungen fallen – wie in einigen Fällen die Pauschalregelung – oder für Personen, die marginale, nicht kontinuierliche Tätigkeiten ausüben. In allen anderen Fällen ist die Ausstellung von Handelsdokumenten zwingend erforderlich.

Handelsdokumente für Online-Verkäufe

Der Online-Verkauf unterliegt sowohl den Vorschriften für den elektronischen Geschäftsverkehr als auch der Verpflichtung zur Ausstellung von Handelsdokumenten.

Bei Online-Verkäufen mit elektronischen Belegen sind Unternehmen verpflichtet, für jede Transaktion Online-Handelsdokumente zu erstellen. Dies entspricht Transaktionen in Ladengeschäften. Bei Online-Verkäufen werden jedoch keine Papierbelege ausgestellt. Stattdessen stellen Unternehmen digitale Dokumente zur Verfügung, die häufig an Bestellbestätigungs-E-Mails angehängt sind.

Unternehmen müssen für Online-Verkäufe an Privatpersonen Zahlungsbelege (d. h. Handelsdokumente) ausstellen, außer in Fällen, in denen direkt eine elektronische Rechnung ausgestellt wird:

• Wenn die Kundin/der Kunde keine Rechnung anfordert, muss das Unternehmen ein elektronisches Handelsdokument ausstellen.
  
• Wenn die Kundin/der Kunde eine Rechnung anfordert, muss das Unternehmen eine elektronische Rechnung ausstellen. Für den Online-Verkauf muss kein elektronischer Zahlungsbeleg ausgestellt werden.
  

Hier sind einige praktische Beispiele:

• Ein/e Online-Einzelhändler/in muss für jede Bestellung ein Online-Handelsdokument ausstellen.
  
• Ein Restaurant, das Bestellungen über Lieferplattformen entgegennimmt, muss für jede Lieferung online eine elektronische Quittung erstellen.
  
• Ein Fitnessstudio, das auf seiner Website Mitgliedschaften verkauft, muss die Möglichkeit bieten, Handelsdokumente online auszustellen.
  

Aktuelle Gesetzgebung für Handelsdokumente

Der derzeitige Rechtsrahmen basiert auf einer Reihe wichtiger Referenzen:

• Italienisches Gesetzesdekret 127/2015
  Artikel 2 dieses Dekrets führte die Verpflichtung ein, Zahlungen elektronisch an die italienische Steuerbehörde zu übermitteln. Dies markiert den Beginn des Prozesses der Digitalisierung der Steuerkonformität. Die Verpflichtung wurde schrittweise eingeführt: ab dem 1. Juli 2019 für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 400.000 Euro und ab dem 1. Januar 2020 für alle anderen.
  
• Bestimmung der italienischen Steuerbehörde vom 28. Oktober 2016
  Diese Bestimmung legte die technischen Merkmale elektronischer Registrierkassen fest, d. h. der Geräte, die die täglichen Einnahmen auf sichere und verschlüsselte Weise speichern und übermitteln.
  
• Dekret des Ministers für Wirtschaft und Finanzen vom 7. Dezember 2016
  Artikel 2 und Artikel 3 legen die obligatorischen Angaben fest, die in Handelsdokumenten enthalten sein müssen, sowie deren Funktionen. Dazu gehören die Bescheinigung von Käufen und die Feststellung der Gründe für die Ausübung von Gewährleistungsrechten.
  
• Seit 1. Januar 2021
  Einzelne Handelsdokumente haben in allen kommerziellen Aktivitäten endgültig die Zahlungsbelege und Steuerbelege ersetzt.
  

Gemäß dieser Gesetzgebung sind Handelsdokumente nun das einzige gültige Mittel zur Bescheinigung unbezahlter Beträge. Jedes Dokument muss elektronisch gespeichert und an die italienische Steuerbehörde übermittelt werden, einschließlich Online-Handelsdokumente, die bei Fernverkäufen ausgestellt wurden.

Diese Vorschriften gelten für traditionelle Unternehmen und für Online-Händler/innen, die elektronische Belege ausstellen müssen, sofern die Transaktionen mit Personen mit Wohnsitz in Italien getätigt werden. Ausgenommen sind nur Unternehmen oder Freiberufler/innen, die stets elektronische Rechnungen ausstellen oder unter bestimmte Präferenzregelungen fallen (z. B. in einigen Fällen die Pauschalregelung).

Neben einer effizienteren Erfassung von Steuerdaten hat die Gesetzgebung auch die Integration neuer digitaler Zahlungsmanagementlösungen gefördert. Dies trägt dazu bei, die automatisierte Ausstellung von Online-Handelsdokumenten zu ermöglichen und die Einhaltung von Vorschriften in Echtzeit sicherzustellen.

So kann Stripe Payments Sie unterstützen

Stripe Payments bietet eine einheitliche, globale Zahlungslösung, mit der jedes Unternehmen – von Start-ups bis hin zu globalen Konzernen – Zahlungen online, vor Ort und weltweit akzeptieren kann.

Mit Stripe Payments können Sie Folgendes umsetzen:

• Bezahlvorgang optimieren: Schaffen Sie ein reibungsloses Kundenerlebnis und sparen Sie Tausende von Entwicklungsstunden mit vorgefertigten Zahlungs-Nutzeroberflächen, Zugang zu über 125 Zahlungsmethoden und Link, einer von Stripe entwickelten Wallet.
  
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