Depuis 2021, les documents commerciaux ont définitivement remplacé les tickets de caisse et les reçus fiscaux en Italie. Ils sont désormais le seul outil valable pour certifier les ventes et transmettre les paiements à l’administration fiscale italienne. Leur introduction marque une étape vers la numérisation. Cela concerne toutes les entreprises qui réalisent des transactions avec des particuliers, aussi bien en magasin qu’en ligne.

Il est essentiel pour les entreprises de comprendre le fonctionnement des documents commerciaux afin de se conformer à leurs obligations fiscales, d’éviter les sanctions et de simplifier la gestion des opérations quotidiennes. Pour les activités en ligne, les documents commerciaux s’entremêlent avec la réglementation du e-commerce et nécessitent des outils adaptés pour générer et transmettre correctement les données.

Cet article présente les documents commerciaux, leur fonctionnement, les personnes tenues de les émettre et la manière de procéder. Nous expliquons également l’évolution de la réglementation applicable à ces documents et leur lien avec les ventes numériques, y compris l’une des obligations les plus importantes pour les entreprises en Italie.

Sommaire

• Que sont les documents commerciaux en Italie ?
  
• Comment fonctionnent les documents commerciaux
  
• Qui doit délivrer les documents commerciaux et quels sont les moyens de délivrance disponibles ?
  
• Documents commerciaux pour la vente en ligne
  
• Législation en vigueur pour les documents commerciaux
  
• Comment Stripe Payments peut vous aider
  

Que sont les documents commerciaux en Italie ?

Un document commercial est un instrument fiscal qui, depuis le 1er janvier 2021, a définitivement remplacé les reçus traditionnels et les reçus fiscaux en Italie. Les documents commerciaux ont été introduits progressivement : au départ, seules certaines entreprises atteignant un certain volume de chiffre d’affaires étaient tenues de les utiliser, puis l’obligation s’est étendue à toutes les entreprises.

Les documents commerciaux peuvent aider les entreprises de deux manières :

• Contribuer à lutter contre la fraude fiscale
  
• Simplifier l’activité en numérisant les paiements
  

Aujourd’hui, lorsqu’une entreprise réalise une vente dans un magasin physique ou sur un site d’e-commerce, l’entreprise n’a plus l’obligation d’émettre un reçu papier ou un ticket fiscal : elle émet désormais un document commercial valable sur le plan fiscal.

L’un des principaux changements concerne la transmission électronique. Les données des documents commerciaux sont envoyées directement à l’administration fiscale italienne via la caisse enregistreuse électronique, que les commerçants en ligne peuvent installer ou utiliser au moyen de logiciels certifiés. Cela a rendu obsolètes les notions traditionnelles de « reçu de vente » et de « ticket fiscal », désormais remplacées par un document unique et standardisé.

Beaucoup de professionnels parlent encore de reçus fiscaux en ligne lorsqu’ils évoquent les documents commerciaux émis sur internet, notamment dans la vente à distance. D’un point de vue technique, toutefois, ces reçus fiscaux en ligne n’existent plus aujourd’hui : il n’existe qu’un document commercial unique, qui peut également être émis sous forme électronique.

Documents commerciaux papier ou électroniques

Les documents commerciaux peuvent être émis sur support papier ou sous format électronique. Ce point doit être convenu avec le client. Dans les deux cas, ils conservent la même valeur fiscale. Dans un magasin physique, par exemple, il est plus courant de remettre une version imprimée. Dans le cadre de l'e-commerce, il est désormais standard d'envoyer le document commercial au format numérique (par exemple au format PDF [portable document format] ou par e-mail).

Contenu obligatoire pour les documents commerciaux

Tout document commercial, qu’il soit sur support papier, soit sous format électronique, doit contenir les informations obligatoires suivantes :

• Informations d'identification du propriétaire de l'entreprise (par exemple, nom, numéro de TVA [taxe sur la valeur ajoutée], adresse)
  
• Numéro séquentiel et date d’émission
  
• Heure d'émission
  
• Description des biens ou services vendus
  
• Quantité et prix des biens ou services
  
• Taux de TVA appliqué et montant correspondant
  
• Montant total dû
  
• Réductions ou promotions applicables
  
• Moyen de paiement (espèces, carte bancaire, paiement en ligne, etc.)
  
• Code de la loterie des reçus, si fourni par le client
  

Quelle est la différence entre un document commercial et un reçu fiscal ?

Les reçus fiscaux existaient uniquement sous format papier et n’étaient pas transmis électroniquement à l’administration fiscale italienne. Depuis 2021, ils ont été remplacés par les documents commerciaux, qui peuvent être émis sur papier ou sous forme électronique, leurs données étant automatiquement transmises à l’administration fiscale italienne, garantissant ainsi une meilleure transparence et validité fiscale.

Fonctionnement des documents commerciaux

Pour comprendre le fonctionnement des documents commerciaux, il est important de distinguer le moment de l’émission et celui de la transmission des données fiscales.

Émission à la clientèle

Lors de la vente d’un produit ou d’un service en Italie, vous devez fournir au client un document commercial certifiant l’achat. Ce document peut être imprimé ou transmis électroniquement (par exemple par e-mail ou au format PDF). Il doit inclure des informations telles que la date, l’heure, les détails des biens ou services, le taux de TVA appliqué et le montant total. Ce processus est souvent appelé « création d’un reçu en ligne ».

Transmission à l’administration fiscale italienne

Lors de l’émission, les données du document commercial doivent être transmises électroniquement à l’administration fiscale italienne. Cette opération peut se faire de plusieurs manières :

• Caisse enregistreuse électronique
  Il s’agit de l’appareil homologué qui enregistre et transmet automatiquement les reçus quotidiens. En cas de dysfonctionnement, la transmission manuelle peut être effectuée dans les 12 jours suivant la transaction, comme l’exige la législation en vigueur.
  
• Procédure en ligne de l’administration fiscale italienne
  Cette fonctionnalité est accessible depuis l’espace réservé du portail Factures et Paiements et est utile pour ceux qui émettent des documents de manière occasionnelle.
  
• Logiciel de gestion certifié
  Ce logiciel intègre la transmission des données fiscales à la gestion des ventes et des paiements, une solution largement utilisée pour le e-commerce. Ces programmes permettent d’automatiser l’ensemble du processus : de la vente à l’émission des documents commerciaux en ligne, jusqu’à l’envoi des reçus à l’administration fiscale italienne. Concrètement, chaque transaction enregistrée dans le système de gestion génère automatiquement le document commercial et transmet les données en temps réel, réduisant les erreurs manuelles et garantissant une conformité fiscale complète.
  

La transmission garantit que chaque document commercial, qu’il soit en ligne ou sur papier, est enregistré dans les systèmes de l’administration fiscale italienne. Cela assure la traçabilité et la bonne comptabilisation des paiements.

Validité fiscale

Les documents commerciaux ont pleine valeur fiscale et peuvent remplacer les factures, sauf si la clientèle en fait explicitement la demande. Dans ce cas, vous pouvez émettre une facture électronique liée au document commercial d’origine.

Les documents commerciaux en ligne ont la même fonction que ceux émis dans les magasins physiques. La différence réside dans la remise à la clientèle : dans le e-commerce, par exemple, les documents commerciaux sont envoyés avec la commande ou mis à disposition sur le site web de l’entreprise.

Qui doit délivrer les documents commerciaux et quels sont les moyens de délivrance disponibles ?

Les documents commerciaux doivent être délivrés par toutes les entreprises ou tous les professionnels qui vendent des biens ou fournissent des services aux particuliers via n’importe quel canal de vente. Par conséquent, les éléments suivants doivent se conformer à cette obligation :

• Magasins physiques, bars, restaurants, hôtels et entreprises artisanales
  
• Les professionnels qui exercent leur activité sans obligation d’émettre une facture pour chaque transaction
  
• Les entreprises et places de marché e-commerce qui vendent en ligne à des clients privés
  

Pour se conformer à la réglementation, ces entreprises et professionnels doivent disposer de systèmes capables de générer et de transmettre électroniquement des informations sur les transactions. Il peut s’agir des éléments suivants :

• Une caisse enregistreuse électronique connectée à l’Agence italienne des revenus (obligatoire pour la plupart des entreprises physiques)
  
• La procédure en ligne gratuite disponible sur le portail Invoices and Payments
  
• Un logiciel de gestion ou une plateforme e-commerce intégrée qui permet de créer et d'émettre automatiquement des documents commerciaux en ligne
  

Ces solutions permettent aux propriétaires d'entreprise d'émettre des documents commerciaux dans le format le mieux adapté à leur entreprise, y compris sur papier établi ou numérique. Elles peuvent également aider les entreprises à remplir leurs obligations de transmission sans effectuer d'opérations manuelles. Cela peut permettre aux entreprises de gérer facilement à la fois les ventes en magasin et en ligne, tout en restant en totale conformité avec la réglementation taxée italienne.

Quand un reçu taxé n’est-il pas obligatoire ?

Les entrées taxées – remplacées aujourd’hui par des documents commerciaux – ne sont pas obligatoires lorsque la transaction est certifiée par une facture électronique. Elles ne le sont pas non plus pour certaines catégories de personnes exonérées. Par exemple, elles ne le sont pas pour celles qui exercent des régimes fiscaux préférentiels – comme le régime forfaitaire, dans certains cas – ou celles qui exercent des activités marginales et non continues. Dans tous les autres cas, la délivrance de documents commerciaux est obligatoire.

Documents commerciaux pour la vente en ligne

La vente en ligne implique à la fois une réglementation e-commerce et l'obligation de délivrer des documents commerciaux.

Lorsqu’elles réalisent des ventes en ligne avec entrées électroniques, les entreprises sont tenues de générer des documents commerciaux en ligne pour chaque transaction. Cela est similaire aux transactions dans les magasins physiques. Cependant, les ventes en ligne n’impliquent pas d’entrées papier. Les entreprises fournissent plutôt des documents numériques qui sont souvent joints aux e-mails de confirmation de commande.

Les entreprises doivent émettre des entrées (c.-à-d. des documents commerciaux) pour les ventes en ligne aux particuliers, sauf dans les cas où une facture électronique est émise directement :

• Si le client ne requête pas de facture, l'entreprise doit émettre un document commercial en ligne.
  
• Si le client demande une facture, l'entreprise doit émettre une facture électronique, et il n'est pas nécessaire d'émettre un reçu électronique pour la vente en ligne.
  

Voici quelques exemples pratiques :

• Un commerçant en ligne doit délivrer pour chaque commande un document commercial en ligne.
  
• Un restaurant qui reçoit des commandes via des plateformes de livraison à domicile doit générer un reçu électronique en ligne pour chaque livraison.
  
• Une salle de sport qui vend des abonnements sur son site Web doit fournir la possibilité d'émission de documents commerciaux en ligne.
  

Législation en vigueur pour les documents commerciaux

Le cadre réglementaire actuel est établi sur un certain nombre de références clés :

• Décret législatif italien 127/2015
  L’article 2 de ce décret a introduit l’obligation de transmettre électroniquement les Payments à l’Agence italienne des revenus. Cela marque le début du traité de numérisation de la conformité fiscale. L’obligation a été introduite progressivement : à compter du 1er juillet 2019 pour les entités dont le chiffre d’affaires dépasse 400 000 € et à compter du 1er janvier 2020 pour toutes les autres.
  
• Disposition de l'Agence des revenus italienne à compter du 28 octobre 2016
  Cette disposition définit les caractéristiques techniques des caisses enregistreuses électroniques, à savoir les dispositifs qui stockent et transmettent les entrées quotidiennes de manière sécurisée et chiffrée.
  
• Décret du ministre de l’Économie et des Finances du 7 décembre 2016
  Les articles 2 et 3 définissent les informations obligatoires à inclure sur les documents commerciaux et leurs fonctions, notamment la certification des achats et la détermination des motifs d'exercice des droits à garantie.
  
• Depuis le 1er janvier 2021
  Les documents commerciaux uniques ont remplacé définitivement les entrées commerciales et entrées taxées dans toutes les activités commerciales.
  

En vertu de cette législation, les documents commerciaux sont désormais le seul moyen valide de certifier les montants impayés. Chaque document doit être sauvegardé électroniquement et transmis à l’Agence des revenus italienne, y compris les documents commerciaux en ligne émis lors des ventes à distance.

Ces règles s’appliquent aux entreprises traditionnelles et à celles qui vendent en ligne avec entrées électroniques obligatoires, à condition que les transactions se fassent avec des particuliers résidant en Italie. Seules les entreprises ou les professionnels qui émettent toujours des factures électroniques ou qui relèvent de régimes préférentiels spécifiques (par exemple, le régime forfaitaire, dans certains cas) sont exclus.

En plus de rendre plus efficace le recouvrement des données fiscales, la législation a favorisé l’intégration aux nouvelles solutions de gestion des paiements numériques. Cela contribue à permettre l’automatisation de l’émission de documents commerciaux en ligne et à garantir la conformité en temps réel.

Comment Stripe Payments peut vous aider

Stripe Payments propose une solution de paiement unifiée qui permet à toutes les entreprises d’accepter des paiements en ligne et en personne à l’échelle mondiale.

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