Depuis 2021, les documents commerciaux remplacent définitivement les reçus de caisse et les reçus fiscaux en Italie. Seuls ces documents sont désormais habilités à certifier les ventes et à transmettre les paiements à l’Agence italienne des revenus. Leur introduction représente un pas vers la numérisation. Cela concerne chaque entreprise qui effectue des transactions avec des particuliers, aussi bien en magasin qu’en ligne.

Il est important pour les entreprises de comprendre comment fonctionnent les documents commerciaux pour respecter les obligations fiscales, éviter les pénalités et simplifier la gestion des opérations quotidiennes. Pour les entreprises en ligne, les documents commerciaux sont combinés aux réglementations du commerce en ligne et nécessitent des outils appropriés pour générer et transmettre correctement les données.

Cet article explique principalement le fonctionnement des documents commerciaux, qui est tenu de les émettre et comment le faire. Nous y décrivons également le développement des réglementations relatives à ces documents et comment elles se rapportent aux ventes numériques, notamment en présentant l’une des exigences les plus importantes pour les entreprises en Italie.

Que contient cet article?

• À quoi correspondent les documents commerciaux en Italie?
  
• Quel est le fonctionnement des documents commerciaux?
  
• Qui doit émettre des documents commerciaux et quels sont les moyens de délivrance disponibles?
  
• Les documents commerciaux pour la vente en ligne
  
• La législation en vigueur pour les documents commerciaux
  
• Comment Stripe Payments peut vous aider
  

Quel est le rôle des documents commerciaux en Italie?

Un document commercial est un instrument fiscal qui a, au 1er janvier 2021, remplacé de façon permanente les justificatifs de ventes et les reçus fiscaux traditionnels en Italie. Les documents commerciaux ont été introduits progressivement. Initialement, seules certaines entreprises ayant des volumes de chiffres d’affaires spécifiques étaient tenues de les utiliser. Puis, cette exigence s’est étendue à toutes les entreprises.

Les documents commerciaux peuvent aider les entreprises de deux manières :

• Aider à lutter contre l’évasion fiscale
  
• Simplifier les tâches de votre entreprise en numérisant les paiements
  

Aujourd’hui, lorsqu’une entreprise réalise une vente dans un magasin traditionnel ou grâce au commerce en ligne, elle n’a plus besoin d’émettre de reçu papier ou de reçu pour les impôts. Au lieu de cela, elle émet un document commercial qui est valide à des fins fiscales.

L’un des principaux changements concerne la transmission électronique. Les données des documents commerciaux sont envoyées directement à l’Agence italienne des revenus par l’intermédiaire de la caisse enregistreuse électronique, que les commerçants peuvent installer ou utiliser au moyen d’un logiciel adapté et certifié. Cela a rendu obsolètes les concepts traditionnels de « reçu de caisse » et de « reçu fiscal » et les a remplacés par un document unique et normalisé.

De nombreuses entreprises font encore référence aux reçus fiscaux en ligne lorsqu’elles se réfèrent aux documents commerciaux en ligne, en particulier dans le cadre de la vente à distance. Cependant, d’un point de vue technique, ces reçus en ligne n’existent plus aujourd’hui. Ils ont été remplacés par un document commercial unique qui peut également être émis au format électronique.

Documents commerciaux au format papier ou électronique

Les documents commerciaux peuvent être émis soit sur papier, soit sous forme électronique. Cela doit être convenu avec le client. Dans les deux cas, les documents conservent la même validité fiscale. Par exemple, dans un commerce physique, il est plus courant de délivrer une impression papier. Pour le commerce en ligne, il est maintenant de pratique courante d'envoyer un document commercial en ligne au format numérique (p. ex., sous format de document portable [PDF] ou courriel).

Contenu obligatoire des documents commerciaux

Tout document commercial, qu’il soit papier ou électronique, doit obligatoirement contenir les informations suivantes :

• Informations d'identification du propriétaire de l'entreprise (p. ex., son nom, son numéro de taxe sur la valeur ajoutée [TVA] ou son adresse)
  
• Numéro de séquence et date de transaction
  
• Heure de transaction
  
• Description des biens ou des services vendus
  
• Quantité et tarifs des biens ou des services
  
• Le taux de TVA appliqué et le montant correspondant
  
• Montant total à payer
  
• Remises ou promotions applicables
  
• Le moyen de paiement (p. ex., argent comptant, carte, en ligne)
  
• Le code du reçu de loterie, si fourni par le client
  

Quelle est la différence entre un document commercial et un reçu fiscal?

Les reçus fiscaux étaient auparavant uniquement émis sous format papier et non transmis électroniquement à l’Agence italienne des revenus. Ils ont été remplacés par les documents commerciaux depuis 2021. Ces documents peuvent être délivrés sous format papier ou électronique et leurs données sont envoyées automatiquement à l’Agence italienne des revenus, ce qui garantit une plus grande transparence et une validité fiscale.

Fonctionnement des documents commerciaux

Pour comprendre le fonctionnement des documents commerciaux, il est important de faire la distinction entre le moment de leur émission et celui de la transmission des données fiscales.

Émission de document aux clients

Lorsque vous vendez un produit ou un service en Italie, vous devez fournir au client un document commercial certifiant l’achat. Ce document peut être imprimé ou transmis électroniquement (p. ex., par courriel ou sous forme de PDF). Il doit inclure des informations telles que la date, l’heure, les détails des biens ou des services, le taux de TVA appliqué et le montant total. Ce processus est souvent appelé « création d’un reçu en ligne ».

Acheminement à l'Agence italienne des revenus

Suite à l’émission du document commercial, les données contenues doivent être transmises électroniquement à l’Agence italienne des revenus. Cette opération peut se dérouler de plusieurs manières :

• Caisse enregistreuse électronique
  Il s’agit de l’appareil agréé qui stocke et envoie automatiquement les reçus quotidiens. En cas de dysfonctionnement, une transmission manuelle peut être effectuée dans les 12 jours suivant la transaction, comme l’exige la législation en vigueur.
  
• Traitement en ligne de l’Agence italienne des revenus
  Accessible depuis la zone réservée du portail Factures et paiements, il est utile pour les personnes qui émettent des documents de manière occasionnelle.
  
• Logiciel de gestion certifié
  Ce logiciel intègre la transmission des données fiscales à la gestion des ventes et des paiements : une solution largement utilisée pour le commerce en ligne. Ces logiciels vous permettent d’automatiser l’ensemble du processus, de la vente à délivrance de documents commerciaux en ligne en passant par la transmission des reçus de caisse à l’Agence italienne des revenus. En pratique, chaque transaction enregistrée dans le système de gestion génère automatiquement le document commercial et envoie les données en temps réel, réduisant ainsi les erreurs manuelles et garantissant une parfaite conformité fiscale.
  

La transmission assure que chaque document commercial en ligne ou au format papier est enregistré dans les systèmes de l’Agence italienne des revenus. Cela garantit une traçabilité et une comptabilité correcte des paiements.

Validité fiscale

Les documents commerciaux sont entièrement valides pour un usage fiscal et peuvent remplacer les factures, sauf si le client en demande une explicitement. Dans ce cas, vous pouvez émettre une facture électronique liée au document commercial d’origine.

Les documents commerciaux en ligne ont la même fonction que les documents émis dans les commerces physiques. La différence est basée sur la livraison au client. En commerce en ligne, p. ex., les documents commerciaux virtuels sont envoyés avec la commande ou mis à disposition sur le site Web de l’entreprise.

Qui doit émettre les documents commerciaux et quelles sont les méthodes d’émission disponibles?

Les documents commerciaux doivent être émis par toutes les entreprises ou tous les professionnels qui vendent des biens ou fournissent des services aux particuliers, peu importe le canal de vente. Par conséquent, les entités suivantes doivent respecter cette obligation :

• Les commerces physiques, les bars, les restaurants, les hôtels et les entreprises artisanales
  
• Les professionnels qui opèrent sans obligation d’émettre une facture pour chaque transaction
  
• Les entreprises et les places de marché de commerce en ligne qui vendent à des clients privés
  

Pour se conformer à la réglementation, ces entreprises et professionnels doivent disposer de systèmes capables de générer et de transmettre électroniquement des informations de transaction. Il peut s’agir des moyens suivants :

• Une caisse enregistreuse électronique connectée à l’Agence italienne des revenus (obligatoire pour la plupart des entreprises physiques)
  
• La procédure en ligne gratuite disponible sur le portail Factures et paiements
  
• Un logiciel de gestion ou une plateforme de commerce en ligne intégrée qui permet la création et l'émission automatiques de documents commerciaux en ligne
  

Ces solutions permettent aux propriétaires d’entreprise d’émettre des documents commerciaux dans le format le mieux adapté à leur entreprise, y compris sur support papier ou numérique. Elles peuvent également aider les entreprises à remplir leurs obligations de transmission sans effectuer d’opérations manuelles. Les entreprises peuvent alors gérer facilement à la fois les ventes en magasin et en ligne, tout en restant entièrement en conformité avec la réglementation fiscale italienne.

À quel moment un reçu fiscal n’est-il pas obligatoire?

Les reçus fiscaux, qui sont désormais remplacés par des documents commerciaux, ne sont pas obligatoires lorsque la transaction est certifiée par une facture électronique. Ils ne le sont pas non plus pour certaines catégories de particuliers exonérées. Par exemple, pour celles qui opèrent sous des régimes fiscaux préférentiels, comme dans certains cas, le régime forfaitaire, ou celles qui exercent des activités marginales et temporaires. Dans tous les autres cas, la délivrance de documents commerciaux est obligatoire.

Documents commerciaux pour les ventes en ligne

Les ventes en ligne nécessitent à la fois une réglementation du commerce en ligne et l'obligation d’émettre des documents commerciaux.

Lorsqu’elles effectuent des ventes en ligne avec reçus électroniques, les entreprises sont tenues de générer des documents commerciaux en ligne pour chaque transaction. Cela s’apparente aux transactions dans les commerces physiques. Cependant, les ventes en ligne ne donnent pas lieu à des reçus papier. Au lieu de cela, les entreprises fournissent des documents numériques qui sont souvent joints aux courriels de confirmation de commande.

Les entreprises doivent émettre des reçus (c’est-à-dire des documents commerciaux) pour les ventes en ligne aux particuliers, sauf dans les cas où une facture électronique est directement émise :

• Si une facture n’est pas requise par le client, l'entreprise doit émettre un document commercial en ligne.
  
• Si le client fait une requête de facture, l’entreprise doit émettre une facture électronique, et il n’est pas nécessaire d’émettre un reçu électronique pour la vente en ligne.
  

Voici quelques exemples pratiques :

• Un marchand de vêtements en ligne doit émettre pour chaque commande un document commercial en ligne.
  
• Un restaurant qui reçoit des commandes sur des plateformes de livraison à domicile doit générer un reçu électronique en ligne pour chaque livraison.
  
• Une salle de sport qui vend des abonnements sur son site Web doit prévoir la possibilité d'émettre des documents commerciaux en ligne.
  

Législation en vigueur pour les documents commerciaux

Le cadre réglementaire actuel est établi sur un certain nombre de références clés :

• Décret législatif italien 127/2015
  L’Article 2 de ce décret a introduit l’obligation de transmettre électroniquement les paiements à l’Agence italienne des revenus. Cela marque le début du processus de numérisation de la conformité fiscale. L’obligation a été introduite progressivement : à partir du 1er juillet 2019 pour les entités dont le chiffre d’affaires est supérieur à 400 000 € et à partir du 1er janvier 2020 pour toutes les autres.
  
• Disposition de l'Agence italienne des revenus à partir du 28 octobre 2016
  Cette disposition définit les caractéristiques techniques des caisses enregistreuses électroniques, à savoir les dispositifs qui stockent et transmettent les reçus quotidiens de manière sécurisée et chiffrée.
  
• Arrêté du Ministère de l'Économie et des Finances du 7 décembre 2016
  L’Article 2 et l’Article 3 décrivent les informations obligatoires à inclure sur les documents commerciaux et leurs fonctions, notamment la certification des achats et la détermination des motifs d’exercice des droits à garantie.
  
• Depuis le 1er janvier 2021
  Les documents commerciaux uniques ont remplacé de façon permanente les reçus des ventes et les reçus fiscaux dans toutes les activités commerciales.
  

En vertu de cette législation, les documents commerciaux sont désormais les seuls moyens valides de certifier les montants impayés. Chaque document doit être sauvegardé électroniquement et transmis à l’Agence italienne des revenus, y compris les documents commerciaux en ligne émis lors des ventes à distance.

Ces règles s’appliquent aux entreprises traditionnelles et à celles qui vendent en ligne avec des reçus électroniques obligatoires, à condition que les transactions se fassent avec des particuliers résidant en Italie. Seuls en sont exclus les entreprises ou les professionnels qui émettent toujours des factures électroniques ou relèvent de régimes préférentiels spécifiques (p. ex., dans certains cas, le régime forfaitaire).

En plus de rendre plus efficace la collecte des données fiscales, la législation a favorisé l’intégration aux nouvelles solutions de gestion des paiements numériques. Cela contribue à permettre l’automatisation de l’émission de documents commerciaux en ligne et à garantir la conformité en temps réel.

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