Sedan 2021 har handelsdokument permanent ersatt försäljningskvitton och skattekvitton i Italien. Handelsdokument är nu det enda giltiga verktyget för att certifiera försäljning och överföra betalningar till den italienska skattemyndigheten. Införandet av dem är ett steg mot digitalisering. Detta påverkar alla företag som genomför transaktioner med privatpersoner – både i butik och online.

Det är viktigt för företag att förstå hur handelsdokument fungerar för att efterleva skatteskyldigheter, undvika påföljder och förenkla hanteringen av den dagliga verksamheten. För onlineföretag är handelsdokument sammanflätade med e-handelsbestämmelser och kräver lämpliga verktyg för att generera och överföra data korrekt.

I den här artikeln förklarar vi handelsdokument, inklusive hur de fungerar, vem som är skyldig att utfärda dem och hur du gör det. Vi beskriver också hur reglerna för handelsdokument har utvecklats och hur de relaterar till digital försäljning, inklusive ett av de viktigaste kraven för företag i Italien.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är handelsdokument i Italien?
  
• Hur handelsdokument fungerar
  
• Vem måste utfärda handelsdokument och vilka utfärdandemetoder finns tillgängliga?
  
• Handelsdokument för onlineförsäljning
  
• Nuvarande lagstiftning för handelsdokument
  
• Så kan Stripe Payments hjälpa till
  

Vad är handelsdokument i Italien?

Ett handelsdokument är ett skatteinstrument som från och med den 1 januari 2021 permanent har ersatt försäljningskvitton och skattekvitton i Italien. Handelsdokument infördes gradvis. Inledningsvis var endast vissa företag med specifika omsättningsvolymer skyldiga att använda dem. Därefter omfattade detta krav alla företag.

försäljningskvitton och skattekvitton kan hjälpa företag på två sätt:

• Hjälp till att bekämpa skatteflykt
  
• Förenkla verksamheten genom att digitalisera betalningar
  

När ett företag i dag säljer i en fysisk butik eller e-handel behöver det inte längre utfärda ett pappersbaserat kvitto eller skattekvitto, utan ett handelsdokument som är giltigt för skatteändamål.

En av de viktigaste ändringarna gäller elektronisk överföring. Uppgifter om handelsdokument skickas direkt till den italienska skattemyndigheten via det elektroniska kassaregistret, som återförsäljare kan installera eller använda genom särskild certifierad programvara. Detta har gjort de traditionella begreppen "försäljningskvitto" och "skattekvitto" föråldrade och ersatt dem med ett enda, standardiserat dokument.

Många företag hänvisar fortfarande till online-skattekvitton när de diskuterar handelsdokument online, särskilt vid distansförsäljning. Ur ett tekniskt perspektiv finns det dock inte längre online-skattekvitton. I stället finns det ett enda handelsdokument som också kan utfärdas i elektroniskt format.

Pappersdokument eller elektroniska handelsdokument

Handelsdokument kan utfärdas antingen på papper eller i elektroniskt format. Detta måste avtalas med kunden. I båda fallen har dokumenten samma skattemässiga giltighet. I en fysisk butik är det till exempel vanligare att man levererar en pappersutskrift. Med e-handel är det nu standard att skicka ett kommersiellt dokument online i digitalt format (t.ex. bärbart dokumentformat [PDF] eller e-post).

Obligatoriskt innehåll för handelsdokument

Varje handelsdokument – oavsett om det är på papper eller elektroniskt – måste innehålla följande obligatoriska information:

• Identifieringsuppgifter för företagets innehavare (t.ex. namn, mervärdesskatt [moms] nummer, adress)
  
• Löpnummer och utfärdandedatum
  
• Tidpunkt för utfärdande
  
• Beskrivning av sålda varor eller tjänster
  
• Kvantitet och pris för varor eller tjänster
  
• Tillämpad momssats och motsvarande belopp
  
• Totalt belopp att betala
  
• Tillämpliga rabatter eller kampanjer
  
• Betalningsmetod (t.ex. kontanter, kort, online)
  
• Kvittots lottkod, om den tillhandahålls av kunden
  

Vad är skillnaden mellan ett handelsdokument och ett skattekvitto?

Skattekvitton var endast pappersbaserade och överfördes inte elektroniskt till den italienska skattemyndigheten. Kommersiella dokument har dock ersatt dem sedan 2021. Dessa dokument kan utfärdas i pappersformat eller elektroniskt format och deras uppgifter skickas automatiskt till den italienska skattemyndigheten, vilket säkerställer större transparens och skattevaliditet.

Så fungerar handelsdokument

För att förstå hur handelsdokument fungerar är det viktigt att skilja mellan tidpunkten för utfärdandet och tidpunkten för överföringen av skatteuppgifter.

Utfärdande till kunder

När du säljer en produkt eller tjänst i Italien måste du förse kunden med ett handelsdokument som intygar köpet. Detta dokument kan skrivas ut eller överföras elektroniskt (t.ex. via e-post eller PDF). Det måste innehålla information som datum, tid, uppgifter om varorna eller tjänsterna, tillämpad moms och totalbelopp. Detta kallas ofta att "skapa ett online-kvitto".

Överföring till den italienska skattemyndigheten

Vid utfärdandet måste uppgifterna i handelsdokumenten överföras elektroniskt till den italienska skattemyndigheten. Detta kan ske på flera sätt:

• Elektroniskt kassaregister
  Detta är den godkända enheten som automatiskt lagrar och skickar dagliga kvitton. I händelse av ett fel kan manuell överföring utföras inom 12 dagar efter transaktionen, i enlighet med gällande lagstiftning.
  
• Italienska skattemyndighetens onlineförfarande
  Detta är tillgängligt från den reserverade delen av Invoices and Payments-portalen och är användbart för dem som utfärdar dokument då och då.
  
• Certifierad programvara
  Denna programvara integrerar inlämning av skatteuppgifter med försäljnings- och betalningshantering – en lösning som ofta används för e-handel. Med dessa program kan du automatisera hela processen – från försäljning till utfärdande av kommersiella onlinedokument till överföring av inkomster till den italienska skattemyndigheten. I praktiken genererar varje transaktion som registreras i ledningssystemet automatiskt det kommersiella dokumentet och skickar data i realtid, vilket minskar manuella fel och säkerställer full efterlevnad av skatteregler.
  

Överföring säkerställer att alla handelsdokument online eller i pappersform registreras i den italienska skattemyndighetens system. Detta säkerställer spårbarhet och korrekt redovisning av betalningar.

Skattemässig giltighet

Handelsdokument är fullt giltiga i skattesyfte och kan ersätta fakturor, såvida inte kunden uttryckligen begär en. I så fall kan du utfärda en elektronisk faktura som är kopplad till det ursprungliga handelsdokumentet.

Handelsdokument på nätet har samma funktion som dokument som utfärdas i fysiska butiker. Skillnaden är hur de levereras till kunden. Inom e-handel skickas till exempel handelsdokument på nätet med beställningen eller görs tillgängliga på företagets webbplats.

Vem måste utfärda handelsdokument och vilka metoder finns tillgängliga?

Handelsdokument måste utfärdas av alla företag eller näringsidkare som säljer varor eller tillhandahåller tjänster till privatpersoner via någon försäljningskanal. Därför måste följande efterleva denna skyldighet:

• Fysiska butiker, barer, restauranger, hotell och hantverksföretag
  
• Yrkesverksamma som inte behöver utfärda en faktura för varje transaktion
  
• E-handelsföretag och marknadsplatser som säljer online till privatkunder
  

För att efterleva gällande bestämmelser måste dessa företag och yrkesverksamma ha system som elektroniskt kan generera och överföra information om transaktioner. Det kan inkludera följande:

• En elektronisk kassaapparat ansluten till den italienska skattemyndigheten (obligatorisk för de flesta fysiska företag)
  
• Det kostnadsfria onlineförfarandet som finns på Invoices and Payments-portalen
  
• Hanteringsprogram eller en integrerad e-handelsplattform som möjliggör automatisk skapande och utfärdande av handelsdokument online
  

Dessa lösningar gör det möjligt för företag att utfärda handelsdokument i det format som bäst passar deras företag, inklusive pappersbaserade eller digitala. De kan också hjälpa företag att uppfylla överföringsskyldigheter utan att utföra manuella åtgärder. Detta kan göra det möjligt för företag att enkelt hantera både försäljning i butik och online, samtidigt som de helt följer italienska skatteregler.

När är ett skattekvitto inte obligatoriskt?

Skattekvitton – som nu ersätts av handelsdokument – är inte obligatoriska när transaktionen intygas med en elektronisk faktura. De är inte heller obligatoriska för vissa kategorier av personer som är undantagna från skatteplikt. De är till exempel inte obligatoriska för dem som omfattas av förmånliga skattesystem – till exempel schablonsystemet, i vissa fall – eller de som bedriver marginell, icke-kontinuerlig verksamhet. I alla andra fall är det obligatoriskt att utfärda handelsdokument.

Handelsdokument för onlineförsäljning

Onlineförsäljning innebär både regler för e-handel och skyldighet att utfärda handelsdokument.

Vid onlineförsäljning med elektroniska kvitton måste företag generera handelsdokument online för varje transaktion. Detta liknar transaktioner i fysiska butiker. Onlineförsäljning omfattar dock inte papperskvitton. Istället tillhandahåller företag digitala dokument som ofta bifogas e-postmeddelanden med beställningsbekräftelser.

Företag måste utfärda kvitton (dvs. handelsdokument) för onlineförsäljning till privatpersoner, utom i de fall då en elektronisk faktura utfärdas direkt:

• Om kunden inte begär en faktura måste företaget utfärda ett handelsdokument online.
  
• Om kunden begär en faktura måste företaget utfärda en elektronisk faktura och det finns inget behov av att utfärda ett elektroniskt kvitto för onlineförsäljningen.
  

Här är några praktiska exempel:

• En detaljhandlare av kläder online måste utfärda ett handelsdokument för varje beställning.
  
• En restaurang som tar emot beställningar via hemleveransplattformar måste generera ett elektroniskt kvitto online för varje leverans.
  
• Ett gym som säljer medlemskap på sin webbplats måste erbjuda möjlighet att utfärda handelsdokument online.
  

Nuvarande lagstiftning för handelsdokument

Det nuvarande regelverket är baserat på ett antal nyckelreferenser:

• Italienskt lagdekret 127/2015
  Genom artikel 2 i detta dekret infördes en skyldighet att elektroniskt överföra betalningar till den italienska skattemyndigheten. Detta innebär att efterlevnaden av skattereglerna börjar digitaliseras. Skyldigheten infördes gradvis: från och med den 1 juli 2019 för enheter med en omsättning som överstiger 400 000 euro och från och med den 1 januari 2020 för alla andra.
  
• Italienska skattemyndighetens bestämmelse från den 28 oktober 2016
  I denna bestämmelse definierades de tekniska egenskaperna hos elektroniska kassaapparater, nämligen de enheter som lagrar och överför dagliga kvitton på ett säkert och krypterat sätt.
  
• Finansministerns beslut från den 7 december 2016
  I artiklarna 2 och 3 beskrivs den obligatoriska information som ska finnas på affärsdokument och deras funktioner, inklusive att certifiera inköp och fastställa grunderna för att utöva garantirättigheter.
  
• Sedan 1 januari 2021
  Enhetliga handelsdokument har permanent ersatt försäljningskvitton och skattekvitton i all kommersiell verksamhet.
  

Enligt denna lagstiftning är försäljningskvitton och skattekvitton nu det enda giltiga sättet att intyga obetalda belopp. Varje dokument måste sparas elektroniskt och överföras till den italienska skattemyndigheten, inklusive digitala handelsdokument som utfärdas vid distansförsäljning.

Dessa regler gäller för traditionella företag och företag som säljer online med obligatoriska elektroniska kvitton, förutsatt att transaktionerna görs med fysiska personer som är bosatta i Italien. Endast de företag eller näringsidkare som alltid utfärdar elektroniska fakturor eller omfattas av särskilda förmånsordningar (t.ex. systemet med fast avgift i vissa fall) undantas.

Förutom att göra insamlingen av skatteuppgifter effektivare har lagstiftningen främjat integration med nya lösningar för hantering av digitala betalningar. Detta bidrar till att möjliggöra automatisering av utfärdandet av handelsdokument online och säkerställa efterlevnad i realtid.

Så kan Stripe Payments hjälpa till

Stripe Payments erbjuder en enhetlig, global betalningslösning som hjälper alla företag – från växande startupföretag till globala företag – att ta emot betalningar online, fysiskt och runt om i världen.

Det här kan Stripe Payments hjälpa till med:

• Optimera kassaupplevelsen: Skapa en friktionsfri kundupplevelse och spara tusentals arbetstimmar med färdiga betalningsgränssnitt, tillgång till över 125 betalningsmetoder och Link, en plånbok skapad av Stripe.
  
• Expandera till nya marknader snabbare: Nå kunder över hela världen och minska komplexiteten och kostnaderna för hantering av flera valutor med gränsöverskridande betalningsalternativ, tillgängliga i 195 länder och för över 135 valutor.
  
• Göra betalningar både fysiskt och online till en enhetlig upplevelse: Bygg en enhetlig köpupplevelse i digitala och fysiska kanaler för att personanpassa interaktioner, belöna lojalitet och öka intäkterna.
  
• Förbättrad betalningsprestanda: Öka intäkterna med en rad anpassningsbara, lättkonfigurerade betalningsverktyg, inklusive kodfritt skydd mot bedrägeri och avancerade funktioner som förbättrar auktoriseringstiderna.
  
• Snabbare utveckling med en flexibel och pålitlig plattform för tillväxt: Bygg vidare på en plattform som är utformad för att skala upp med dig, med 99,999 % upptid och branschledande tillförlitlighet.
  

Läs mer om hur Stripe Payments kan underlätta dina betalningar online och i fysisk miljö, eller börja idag.