Dal 2021, in Italia, il documento commerciale ha sostituito in modo definitivo scontrini e ricevute fiscali, diventando l'unico strumento valido per certificare le vendite e trasmettere i corrispettivi all'Agenzia delle Entrate. La sua introduzione rappresenta un passaggio fondamentale verso la digitalizzazione, con effetti concreti per ogni attività che opera a contatto con il consumatore finale, sia in negozio che online.

Conoscere il funzionamento del documento commerciale è essenziale per rispettare gli obblighi fiscali, evitare sanzioni e semplificare la gestione delle operazioni quotidiane. In particolare per chi vende sul Web, il documento commerciale online si intreccia con le regole dell'e-commerce e richiede strumenti adeguati per generare e trasmettere i dati in modo corretto.

In questo articolo spiegheremo che cos'è il documento commerciale, come funziona, chi deve emetterlo e come, qual è stata l'evoluzione normativa e quali sono le specificità legate alle vendite digitali. Potrai così conoscere uno degli adempimenti più rilevanti, in particolare se gestisci un'attività commerciale in Italia.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è il documento commerciale in Italia
  
• Come funziona il documento commerciale
  
• Chi può emettere il documento commerciale e modalità di emissione
  
• Il documento commerciale nelle vendite online
  
• Attuale normativa sul documento commerciale
  
• In che modo Stripe Payments può esserti d'aiuto
  

Che cos'è il documento commerciale in Italia

Il documento commerciale è lo strumento fiscale che, dal 1° gennaio 2021, ha definitivamente sostituito scontrini e ricevute fiscali tradizionali. La sua introduzione è avvenuta in modo graduale: inizialmente solo per alcuni soggetti con determinati volumi di fatturato, per poi estendersi a tutti gli operatori economici.

Lo scopo di questa sostituzione è duplice:

• Combattere l'evasione fiscale
  
• Semplificare la vita a imprenditori e professionisti, grazie alla digitalizzazione dei corrispettivi
  

Oggi, infatti, ogni volta che effettui una vendita, sia nel tuo negozio fisico che tramite e-commerce, non devi più rilasciare scontrini o ricevute fiscali cartacei, ma un documento commerciale valido ai fini fiscali.

La novità principale sta nella trasmissione telematica: i dati del documento commerciale vengono inviati direttamente all'Agenzia delle Entrate tramite il registratore telematico, di cui i negozianti si sono dovuti dotare, o attraverso appositi software certificati. Questo ha reso i vecchi concetti di "scontrino" e "ricevuta" ormai superati e sostituiti da un documento unico e standardizzato.

Molti operatori parlano ancora di scontrino fiscale online per riferirsi al documento commerciale online, specialmente nelle vendite a distanza. Ma tecnicamente, oggi, non esistono più scontrini fiscali online: c'è un unico documento commerciale, che può essere rilasciato anche in formato elettronico.

Documento commerciale cartaceo o elettronico

Il documento commerciale può essere emesso sia su supporto cartaceo sia in formato elettronico, purché ci sia accordo con il cliente finale; in entrambi i casi, mantiene la stessa validità fiscale. Ad esempio, in un negozio tradizionale è più comune consegnare una stampa cartacea, mentre nell'e-commerce è ormai prassi inviare un documento commerciale online in formato digitale ([PDF] o email).

Contenuto obbligatorio del documento commerciale

Ogni documento commerciale, sia cartaceo che elettronico, deve contenere alcune informazioni obbligatorie:

• Dati identificativi dell'esercente (denominazione, partita [IVA], indirizzo)
  
• Numero progressivo e data di emissione
  
• Ora di emissione (obbligatoria)
  
• Descrizione dei beni o servizi venduti
  
• Quantità e prezzo dei beni/servizi
  
• Aliquota IVA applicata e relativo importo
  
• Totale complessivo da pagare
  
• Eventuali sconti o promozioni applicati
  
• Metodi di pagamento (contanti, carta, online, ecc.)
  
• Codice lotteria degli scontrini, (se fornito dal cliente)
  

Che differenza c'è tra documento commerciale e scontrino fiscale?

Lo scontrino fiscale era solo cartaceo e non prevedeva la trasmissione telematica all'Agenzia delle Entrate. Il documento commerciale, invece, dal 2021 lo ha sostituito: può essere emesso anche in formato elettronico e i dati vengono inviati in automatico all'Agenzia, garantendo maggiore trasparenza e validità fiscale.

Come funziona il documento commerciale

Per capire come funziona il documento commerciale, è importante distinguere tra il momento dell'emissione e quello della trasmissione dei dati fiscali.

Emissione al cliente

Quando vendi un prodotto o un servizio in Italia, hai l'obbligo di rilasciare al cliente un documento commerciale che attesti l'acquisto. Questo documento può essere stampato o trasmesso in formato elettronico (ad esempio via email o PDF) e deve riportare informazioni come la data, l'orario, il dettaglio della merce o del servizio, l'aliquota IVA applicata e l'importo totale. Nel linguaggio comune, molti parlano di "creare lo scontrino online" per indicare questa operazione digitale.

Trasmissione all'Agenzia delle Entrate

Contestualmente all'emissione, i dati del documento commerciale devono essere trasmessi telematicamente all'Agenzia delle Entrate. Questa operazione può avvenire in diversi modi:

• Tramite registratore telematico (RT)
  Il dispositivo omologato memorizza e invia automaticamente i corrispettivi giornalieri. In caso di malfunzionamento del registratore telematico, è possibile effettuare la trasmissione manuale entro 12 giorni dall'operazione, come previsto dalla normativa vigente.
  
• Attraverso la procedura web dell'Agenzia delle Entrate
  La procedura è accessibile dall'area riservata del portale Fatture e Corrispettivi, utile per chi emette documenti occasionalmente.
  
• Con software gestionali certificati
  Questi software integrano l’invio dei dati fiscali con la gestione delle vendite e dei pagamenti (una soluzione molto usata per gli e-commerce). Questi programmi consentono di automatizzare l’intero processo: dal momento della vendita all’emissione del documento commerciale online, fino alla trasmissione dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate. In pratica, ogni transazione registrata nel gestionale genera automaticamente il documento commerciale e ne invia i dati in tempo reale, riducendo errori manuali e garantendo la piena conformità fiscale.
  

La trasmissione garantisce che ogni documento commerciale online o cartaceo sia registrato nei sistemi dell'Agenzia delle Entrate, assicurando la tracciabilità e la corretta contabilizzazione dei corrispettivi.

Validità fiscale

Il documento commerciale ha piena validità ai fini fiscali e può sostituire la fattura, a meno che il cliente non ne faccia esplicita richiesta. In quel caso, puoi emettere una fattura elettronica collegata al documento commerciale originario.

Il funzionamento del documento commerciale online non cambia rispetto al documento emesso in un negozio fisico: la differenza sta nelle modalità di consegna al cliente. In un e-commerce, ad esempio, il documento commerciale online viene inviato insieme all'ordine oppure reso disponibile sul sito web.

Chi può emettere il documento commerciale e modalità di emissione

Il documento commerciale deve essere emesso da tutti i soggetti che effettuano vendite o prestazioni di servizi verso consumatori finali, indipendentemente dal canale di vendita utilizzato. Rientrano quindi nell'obbligo:

• negozi fisici, bar, ristoranti, hotel e attività artigianali;
  
• professionisti che operano senza obbligo di fattura per ogni operazione;
  
• e-commerce e marketplace che effettuano vendite online a clienti privati.
  

Per essere in regola, devi disporre di un sistema idoneo alla generazione e trasmissione telematica dei corrispettivi. A seconda del tipo di attività, puoi scegliere tra:

• un registratore telematico collegato all'Agenzia delle Entrate (obbligatorio per la maggior parte degli esercizi fisici);
  
• la procedura web gratuita disponibile sul portale "Fatture e Corrispettivi";
  
• un software gestionale o piattaforma e-commerce integrata, che consente di creare e inviare documenti commerciali online in automatico.
  

Queste soluzioni permettono di emettere il documento commerciale nel formato più adatto alla tua attività, cartaceo o digitale, e di adempiere all'obbligo di trasmissione senza operazioni manuali. In questo modo puoi gestire in modo fluido sia le vendite in negozio sia quelle online, mantenendo la piena conformità alle regole fiscali italiane.

Quando non è obbligatorio lo scontrino fiscale?

Lo scontrino fiscale, oggi sostituito dal documento commerciale, non è obbligatorio quando l'operazione è certificata da fattura elettronica, oppure per alcune categorie di soggetti esonerati (ad esempio chi opera in regimi agevolati come il forfettario, in alcuni casi, o chi svolge attività marginali non continuative). In tutti gli altri casi, l'emissione del documento commerciale è obbligatoria.

Il documento commerciale nelle vendite online

Il tema delle vendite online merita un approfondimento specifico, perché qui si intrecciano le regole dell'e-commerce e l'obbligo di emissione del documento commerciale.

Quando effettui una vendita online con scontrino elettronico, hai l'obbligo di generare un documento commerciale online per ogni operazione, esattamente come in un negozio fisico. La differenza è che non consegni lo scontrino cartaceo al cliente, ma un documento digitale, spesso allegato all'email di conferma dell'ordine.

La vendita online verso consumatori finali ha l'obbligo dello scontrino (o meglio: del documento commerciale) salvo i casi in cui emetti direttamente la fattura elettronica. In altre parole:

• Se il cliente non chiede fattura, devi emettere un documento commerciale online.
  
• Se il cliente richiede la fattura, emetti fattura elettronica e non c'è bisogno dello scontrino elettronico per le vendite online.
  

Esempi pratici:

• Un e-commerce di abbigliamento deve rilasciare un documento commerciale online per ogni ordine.
  
• Un ristorante che riceve ordini tramite piattaforme di consegna a domicilio deve generare uno scontrino elettronico online per ogni consegna.
  
• Una palestra che vende abbonamenti sul suo sito web deve prevedere la possibilità di emettere documenti commerciali online.
  

Attuale normativa sul documento commerciale

Il quadro normativo attuale si fonda su alcuni riferimenti chiave:

• Decreto Legislativo 127/2015
  L'articolo 2 del Decreto Legislativo n. 127 del 05/08/2015 ha introdotto l'obbligo di trasmissione telematica dei corrispettivi all'Agenzia delle Entrate, segnando l'inizio del processo di digitalizzazione degli adempimenti fiscali. L'obbligo è scattato gradualmente: dal 1° luglio 2019 per i soggetti con volume d'affari superiore a 400.000 euro e dal 1° gennaio 2020 per tutti gli altri.
  
• Provvedimento dell'Agenzia delle Entrate del 28 ottobre 2016
  Questo provvedimento ha definito le caratteristiche tecniche dei registratori telematici (RT), i dispositivi che memorizzano e trasmettono i corrispettivi giornalieri in modo sicuro e criptato.
  
• Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 7 dicembre 2016
  L'articolo 2 e l'articolo 3 del Decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze del 7 dicembre 2016 stabiliscono, rispettivamente, le informazioni obbligatorie da riportare sul documento commerciale e le sue funzioni, come quella di certificare l'acquisto e costituire titolo per l'esercizio dei diritti di garanzia.
  
• Dal 1° gennaio 2021
  È entrato in vigore in modo definitivo il documento commerciale unico, che sostituisce scontrini e ricevute fiscali in tutte le attività commerciali.
  

In base a questa normativa, il documento commerciale è oggi l'unico titolo valido per certificare corrispettivi non fatturati. Ogni documento deve essere memorizzato elettronicamente e trasmesso all'Agenzia delle Entrate, anche nel caso di documento commerciale online emesso durante una vendita a distanza.

Le regole si applicano sia alle attività tradizionali sia a chi effettua vendite online con obbligo di scontrino elettronico, a condizione che l'operazione avvenga nei confronti di un consumatore finale residente in Italia. Restano esclusi solo i soggetti che emettono sempre fattura elettronica o che rientrano in regimi agevolati specifici (come il forfettario, in alcuni casi).

La normativa, oltre a rendere più efficiente la raccolta dei dati fiscali, ha favorito l'integrazione con le nuove soluzioni digitali per la gestione dei pagamenti, consentendo di automatizzare l'emissione del documento commerciale online e di garantire la conformità in tempo reale.

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