La mayoría de los bares, restaurantes y cafeterías de Alemania aceptan propinas en efectivo o con tarjeta. Para las empresas y el personal del sector de la alimentación y las bebidas, es importante gestionar correctamente las propinas, especialmente en los pagos con tarjeta, para garantizar que estén exentas de impuestos.

En este artículo te explicaremos cuándo están sujetas a impuestos las propinas en Alemania y cuándo están exentas, así como las reglas especiales que se aplican a los pagos con tarjeta. Te explicaremos las diferencias entre las propinas voluntarias y los cargos por servicios que se aplican automáticamente, además de los efectos que tienen en la tributación. También te daremos un resumen de las funciones digitales de propina en los pagos con tarjeta y cómo puedes integrar correctamente las propinas en la nómina.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Cuándo están libres de impuestos las propinas y cuándo están exentas?
  
• ¿En qué se diferencia una propina de aceptar pagos por servicios?
  
• ¿Cuándo tributan las propinas en los pagos con tarjeta?
  
• Propinas sugeridas y funciones del terminal digital
  
• Transferencias e integración en la nómina
  

¿Cuándo están libres de impuestos las propinas y cuándo están exentas?

Una propina es un pago voluntario que un tercero, por lo general un cliente o similar, da a un empleado además del pago adeudado por los servicios prestados. En Alemania, el impuesto sobre propinas se rige por el artículo 3, n.º 51 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (EStG) de Alemania. Este artículo se introdujo como parte de la Ley de Exención Fiscal sobre las Propinas de los Empleados, que entró en vigor el 1 de enero de 2002.

Según el artículo 3, n.º 51 de la EStG, las propinas están exentas de impuestos si:

• Se conceden en función del rendimiento laboral
  
• Procede de un tercero, es decir, no del propio empleador
  
• Se realizan voluntariamente
  
• Se pagan además del importe adeudado por el servicio prestado
  

Empleado vs. empleador

Un aspecto clave de la tributación sobre las propinas es el estatus del destinatario de la propina. Las propinas que van directamente a los empleados califican como exentas de impuestos según la EStG porque los clientes las otorgan en reconocimiento directo de un servicio dado por un particular. Por ejemplo, los comensales en restaurantes pueden pagar voluntariamente a quien les sirve el 5 %, 10 % o 20 % del total de su factura como propina por un buen servicio.

Por otra parte, las propinas que van directamente al empleador no suelen considerarse propinas exentas de impuestos en el sentido de la EStG. Cuando los propietarios de empresas o trabajadores autónomos reciben propinas, deben remitir el impuesto sobre el valor añadido (IVA) de conformidad con el apartado 10.1.1 de la Ley del IVA alemana (UStG). La empresa debe tratar estas propinas como beneficios sujetos al IVA documentando las propinas en su contabilidad y anotándolas en su declaración fiscal.

¿En qué se diferencia una propina de aceptar pagos por servicios?

Para que una propina esté exenta de impuestos, debe darse voluntariamente. Por lo tanto, los recargos fijos y las comisiones de servicio automático no se consideran propinas. Por regla general, los restaurantes añaden dichas comisiones al coste de la comida y bebida que sirven. Son un componente fijo del coste. Por lo general, encontrarás información sobre los cargos por servicio en los menús o facturas.

Como proveedores de servicios, las empresas del sector de la alimentación y las bebidas tienen, en principio, derecho a incluir estos cargos en sus precios. Cada propietario de la empresa decide por sí mismo si transfiere estas beneficios a los servidores o al personal de cocina, y en qué forma. Si decide transferir este dinero, entonces transfiere estos fondos junto con el salario regular de sus empleados o como un pago adicional sujeto al impuesto sobre la nómina. Por lo tanto, no se trata de una gratificación que un cliente dé directamente a un empleado particular.

Por lo tanto, las comisiones de servicio de tarifa plana o los recargos automáticos que, jurídicamente hablando, no son discrecionales o se basan en acuerdos contractuales no califican como propinas libres de impuestos según la EStG, sino que constituyen salarios o compensaciones adicionales, que están sujetas a los mismos.

¿Cuándo tributan las propinas en los pagos con tarjeta?

Las propinas plantean una serie de desafíos jurídicos y administrativos para las empresas del sector alimentario y de bebidas, especialmente en cuanto a la organización, documentación y transferencias. Y el creciente uso de formas de pago sin efectivo no hace más que agravar la situación. Si bien las propinas en efectivo se dan directa y personalmente a los empleados, las propinas en los pagos con tarjeta se procesan a través del sistema de puntos de venta (sistema POS) de la empresa.

En principio, las propinas pueden estar exentas de impuestos aunque formen parte de un pago con tarjeta, siempre que sean voluntarias y la empresa transfiera el importe total a los empleados correspondientes. La empresa solo puede asumir una función técnica como intermediaria, pero no puede beneficiarse económicamente de las propinas.

Lo que hace que el aspecto fiscal sea especialmente complicado es cuando las propinas se ingresan primero en la cuenta comercial del establecimiento mediante tarjeta, se acumulan y luego se reparten más tarde según un plan interno de reparto de propinas. Con este tipo de configuraciones, el riesgo es que las autoridades fiscales consideren que estos pagos son salarios sujetos a los impuestos aplicados a las nóminas, en lugar de propinas directas. Este riesgo solo aumenta si el momento, el importe o el destinatario del pago no se pueden vincular claramente con la propina o si el empleador tiene voz y voto en cómo se distribuyen las propinas.

La importancia de una documentación adecuada

Teniendo en cuenta todo lo anterior, la documentación adecuada es primordial. Las empresas que aceptan propinas deben establecer procesos claros y transparentes para gestionar las propinas, especialmente para los pagos con tarjeta. Esto incluye, por ejemplo, mostrar por separado los importes de las propinas en el sistema POS, unas regulaciones internas claras para reenviar las propinas y su pago puntual al personal. Es necesaria una separación clara entre ingresos y propinas de la empresa para evitar poner en peligro la exención fiscal según el artículo 3, n.º 51 de la EStG.

Propinas sugeridas y funciones del terminal digital

Los pagos sin efectivo se utilizan cada vez con mayor frecuencia en Alemania y son cada vez más populares en el sector alimentario y de bebidas. Como resultado, el soporte activo para las propinas a través de terminales de pago modernos es cada vez más importante. Especialmente con los pagos con tarjeta, tiene sentido que las empresas sugieran importes de propina opcionales a los clientes durante el procesamiento del pago, lo que hace que las propinas voluntarias sean más transparentes y fáciles de gestionar. El objetivo es aumentar la disposición a dar propinas sin comprometer el carácter voluntario de las propinas, que es clave para la deducibilidad fiscal.

Stripe Terminal es una solución digital que se encarga de esto. Terminal te permite mostrar opciones que sugieren propinas en el lector de tarjetas antes de que se efectúe el pago. El terminal puede configurarse para que los clientes puedan elegir entre uno de los varios porcentajes predefinidos o importes fijos.

La función de propina también se puede integrar directamente en tu flujo del proceso de compra a través de la API PaymentIntent de Stripe. Con esta configuración, el lector de tarjetas muestra las opciones de propina antes de autorizar el pago. Esto supone que cualquier importe adicional seleccionado por tus clientes se captura junto con el total de la factura como parte de la transacción del pago.

De esta manera, Terminal mejora no solo la experiencia del cliente, sino también la documentación de las propinas en los pagos con tarjeta. Las propinas sugeridas están redactadas claramente y se muestran por separado del total de la factura, lo que facilita la prueba de que son gratificaciones voluntarias. Terminal también te da la posibilidad de personalizar las configuraciones de las propinas para cada ubicación y divisas mediante el Dashboard o la configuración de Terminal.

Para las empresas del sector alimentario y de bebidas en Alemania, las soluciones digitales como Stripe Terminal son una forma práctica para dar la opción de dar propinas sin efectivo, al tiempo que simplifican los procesos internos para transferir las propinas al personal.

Transferencias e integración en la nómina

Para garantizar que las propinas en los pagos con tarjeta estén libres de impuestos, las empresas deben procesarlas correctamente. En particular, es importante que las empresas transfieran las propinas y que las transfieran a su personal cuanto antes.

Opciones para transferir propinas

Existen varias maneras de deducir propinas de pagos con tarjeta y transferirlas al personal:

• Transferencias directas a los empleados: el empleador paga propinas a los empleados debidos tan pronto como se recibe el pago, sin agrupar importes ni retrasar la transferencia.

• Plan de combinación y uso compartido de propinas: las empresas pueden combinar primero las propinas y luego distribuirlas al personal de acuerdo con un plan predefinido y transparente. Esto requiere que la división de propinas esté claramente documentada y que sea obvio cómo se han dividido las propinas.

• Integración en la nómina: si las propinas se pagan junto con la nómina, debe quedar claro que estos elementos salariales constituyen gratificaciones libres de impuestos de acuerdo con el artículo 3, n.º 51 de la EStG. Estos importes no deben tratarse como un salario normal, de lo contrario, se renuncia a la exención fiscal.

Directrices sobre el cumplimiento de la normativa

Las siguientes pautas pueden ayudar a las empresas de Alemania a garantizar el cumplimiento de la normativa al procesar propinas en los pagos con tarjeta:

• Documentación: las empresas deben registrar todas las propinas con claridad, con fecha, importe y destinatario. Esto es especialmente importante para los pagos con tarjeta.

• Separación de los ingresos de la empresa: las empresas deben separar claramente las propinas de otros ingresos de la empresa para garantizar que las propinas estén libres de impuestos y evitar malentendidos durante las auditorías fiscales.

• Distribución transparente: las políticas internas deben establecer claramente cómo y cuándo se transfieren y distribuyen las propinas entre el personal. Esto garantiza la coherencia y la equidad hacia los empleados.

• Revisión periódica: las auditorías o controles internos ayudan a garantizar el correcto cumplimiento de la normativa con los procesos y a mantener la exención fiscal.