De meeste bars, restaurants en cafés in Duitsland accepteren contante fooien of fooien per kaart. Voor bedrijven en personeel in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie is de juiste afhandeling van fooien, vooral voor kaartbetalingen, belangrijk om ervoor te zorgen dat ze belastingvrij blijven.

In dit artikel lees je wanneer fooien in Duitsland belastbaar zijn en wanneer ze belastingvrij zijn, en welke speciale regels gelden voor kaartbetalingen. We leggen de verschillen uit tussen vrijwillige fooien en servicetoeslagen die automatisch worden toegepast, plus de effecten die deze hebben op de belastingheffing. We geven je ook een overzicht van digitale fooienfuncties in kaartbetalingen en hoe je fooien correct kunt integreren in je salarisadministratie.

Wat staat er in dit artikel?

• Wanneer zijn fooien belastingvrij en wanneer belastbaar?
  
• Wat is het verschil tussen een fooi en een servicetoeslag?
  
• Wanneer zijn fooien op kaartbetalingen belast?
  
• Voorgestelde fooien en digitale terminalfuncties
  
• Uitbetalingen en integratie in salarisadministratie
  

Wanneer zijn fooien belastingvrij en wanneer belastbaar?

Een fooi is een vrijwillige betaling die een derde - meestal een klant of gast - aan een werknemer geeft bovenop het verschuldigde loon voor verleende diensten. In Duitsland wordt de belasting op fooien geregeld door § 3, nr. 51 van de Duitse wet op de inkomstenbelasting (EStG). Deze paragraaf werd ingevoerd als onderdeel van de Wet inzake belastingvrijstelling voor fooien van werknemers, die op 1 januari 2002 van kracht werd.

Volgens Sectie 3, Nr. 51 van de EStG zijn fooien vrijgesteld van belasting als ze:

• worden gegeven op basis van arbeidsprestaties
  
• afkomstig zijn van een derde partij, dus niet van de werkgever zelf
  
• Vrijwillig worden gegeven
  
• Betaald worden bovenop het bedrag dat verschuldigd is voor de verleende dienst
  

Werknemer vs. werkgever

Een belangrijk aspect van de belasting op fooien is de status van de ontvanger van de fooi. Fooien die rechtstreeks naar werknemers gaan, zijn vrijgesteld van belasting onder het EStG omdat klanten ze geven als directe erkenning voor iemands service. Gasten in restaurants kunnen bijvoorbeeld vrijwillig 5%, 10% of 20% van de rekening aan hun serveerster betalen als fooi voor goede service.

Fooien die rechtstreeks naar de werkgever gaan, worden daarentegen over het algemeen niet beschouwd als belastingvrije fooien in de zin van de EStG. Als bedrijfseigenaren of zelfstandigen fooien ontvangen, moeten ze belasting over de toegevoegde waarde (btw) afdragen over deze fooien in overeenstemming met artikel 10.1.1 van de Duitse btw-wet (UStG). Het bedrijf moet deze fooien behandelen als btw-plichtige inkomsten door de fooien te documenteren in hun boekhouding en ze te noteren op hun belastingaangifte.

Wat is het verschil tussen een fooi en een servicetoeslag?

Om belastingvrij te zijn, moet een fooi vrijwillig worden gegeven. Vaste toeslagen en automatische servicekosten gelden daarom niet als fooi. In de regel voegen restaurants dergelijke toeslagen toe aan de kosten van het eten en drinken dat ze serveren. Ze zijn een vast onderdeel van de kosten. Informatie over servicetoeslagen vind je meestal op menu's of facturen.

Als dienstverleners hebben bedrijven in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie in principe het recht om deze kosten in hun prijzen op te nemen. Elke ondernemer beslist zelf of hij deze inkomsten doorberekent aan de bediening of het keukenpersoneel, en in welke vorm. Als ze besluiten om dit geld door te betalen, dan betalen ze dit geld uit samen met het reguliere salaris van hun werknemers of als een extra betaling waarover loonbelasting moet worden betaald. Dit is dus geen fooi die rechtstreeks door een gast aan een individuele werknemer wordt gegeven.

Forfaitaire servicekosten of automatische toeslagen die juridisch gezien niet discretionair zijn of gebaseerd zijn op contractuele afspraken, gelden daarom niet als belastingvrije fooien volgens de EStG. In plaats daarvan vormen ze loon of aanvullende compensatie, waarover belasting moet worden betaald.

Wanneer worden fooien op kaartbetalingen belast?

Fooien vormen een juridische en administratieve uitdaging voor bedrijven in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie, vooral wat betreft organisatie, documentatie en uitbetalingen. Het toenemende gebruik van cashloze betaalmiddelen maakt de situatie alleen maar erger. Terwijl contante fooien direct en persoonlijk aan werknemers worden gegeven, worden fooien voor kaartbetalingen verwerkt via het point-of-sale (POS) systeem van de zaak.

In principe kunnen fooien belastingvrij zijn, zelfs als ze deel uitmaken van een kaartbetaling, zolang ze vrijwillig zijn en het bedrijf het volledige bedrag doorgeeft aan de betreffende werknemers. Het bedrijf kan alleen een technische rol aannemen als tussenpersoon, maar het kan geen economisch voordeel halen uit de fooien.

Wat de fiscale kant van de zaak extra lastig maakt, is wanneer fooien eerst per kaart op de zakelijke rekening van het bedrijf worden gestort, worden samengevoegd en later worden uitbetaald volgens een intern fooienplan. Bij dit soort opstellingen bestaat het risico dat de belastingdienst deze betalingen beschouwt als loon waarover loonbelasting moet worden betaald, in plaats van directe fooien. Dit risico neemt alleen maar toe als het tijdstip, het bedrag of de ontvanger van de betaling niet duidelijk kan worden toegewezen aan de fooigever, of als de werkgever zeggenschap heeft over hoe de fooien worden verdeeld.

Het belang van goede documentatie

Gezien al het bovenstaande is goede documentatie van het grootste belang. Bedrijven die fooien accepteren, moeten duidelijke en transparante processen opstellen voor de afhandeling van fooien, vooral voor kaartbetalingen. Dit omvat bijvoorbeeld het apart weergeven van fooien in het POS, duidelijke interne regels voor het doorsturen van fooien en tijdige betaling aan het personeel. Een duidelijke scheiding tussen bedrijfsinkomsten en fooien is nodig om te voorkomen dat de belastingvrijstelling volgens Sectie 3, Nr. 51 van de EStG in gevaar komt.

Fooien en functies van digitale terminals

Cashloze betalingen worden steeds vaker gebruikt in Duitsland en worden steeds populairder in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie. Als gevolg daarvan wordt actieve ondersteuning van fooien via moderne betaalterminals steeds belangrijker. Vooral bij kaartbetalingen is het zinvol voor bedrijven om tijdens het betaalproces optionele fooibedragen aan klanten voor te stellen. Dit maakt vrijwillige fooien transparanter en gemakkelijker te beheren. Het doel is om de bereidheid om fooi te geven te vergroten zonder afbreuk te doen aan de vrijwillige aard van fooien, die belangrijk is voor de fiscale aftrekbaarheid.

Een digitale oplossing die dit doet is Stripe Terminal. Met de terminal kun je voorgestelde fooiopties weergeven op de kaartlezer voordat de betaling wordt gedaan. De terminal kan zo worden geconfigureerd dat klanten kunnen kiezen uit verschillende vooraf gedefinieerde percentages of vaste bedragen.

De fooienfunctie kan ook direct in je afrekenproces worden geïntegreerd via de Stripe PaymentIntent API. Met deze configuratie toont de kaartlezer de fooiopties voordat de betaling wordt geautoriseerd. Dit betekent dat elk extra bedrag dat je klanten kiezen samen met het totaalbedrag van de rekening wordt vastgelegd als onderdeel van de betalingstransactie.

Op deze manier verbetert Terminal niet alleen de klantervaring, maar ook de documentatie van fooien voor kaartbetalingen. Voorgestelde fooien worden duidelijk geformuleerd en apart van het totaalbedrag van de rekening weergegeven, waardoor het makkelijker is om aan te tonen dat het om vrijwillige fooien gaat. Terminal geeft je ook de mogelijkheid om fooiconfiguraties aan te passen voor elke locatie en valuta via het dashboard of de Terminal instellingen.

Voor bedrijven in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie in Duitsland zijn digitale oplossingen zoals Stripe Terminal een praktische manier om de acceptatie van cashloze fooien te vergroten en tegelijkertijd de interne processen voor het uitbetalen van fooien aan personeel te vereenvoudigen.

Uitbetalingen en integratie in de loonlijst

Om ervoor te zorgen dat fooien op kaartbetalingen belastingvrij blijven, moeten bedrijven ze correct verwerken. Het is vooral belangrijk dat bedrijven de fooien alleen doorgeven en dat ze deze tijdig aan hun personeel uitbetalen.

Opties voor het uitbetalen van fooien

Er zijn een aantal verschillende manieren om fooien af te trekken van kaartbetalingen en ze aan het personeel uit te betalen:

• Directe uitbetaling aan werknemers: de werkgever betaalt de fooien uit aan de betreffende werknemers zodra de betaling is ontvangen, zonder ze te bundelen of de uitbetaling uit te stellen.

• Poolings- en verdeelplan voor fooien: bedrijven kunnen de fooien eerst poolen en ze dan verdelen onder het personeel volgens een vooraf bepaald, transparant plan. Dit vereist dat de verdeling van de fooien duidelijk gedocumenteerd is en dat het duidelijk is hoe de fooien verdeeld zijn.

• Integratie in de loonlijst: als fooien worden uitbetaald via de loonlijst, moet duidelijk worden gemaakt dat deze loonelementen belastingvrije fooien zijn volgens Sectie 3, Nr. 51 van de EStG. Deze bedragen mogen niet als regulier loon worden behandeld, anders vervalt de belastingvrijstelling.

Richtlijnen voor compliance

De volgende richtlijnen kunnen bedrijven in Duitsland helpen bij het naleven van de voorschriften als ze fooien per kaartbetaling verwerken:

• Documentatie: bedrijven moeten alle fooien duidelijk registreren, met een datum, bedrag en ontvanger. Dit is vooral belangrijk bij kaartbetalingen.

• Scheiding van bedrijfsinkomsten: bedrijven moeten fooien duidelijk scheiden van andere bedrijfsinkomsten om ervoor te zorgen dat fooien belastingvrij blijven en om misverstanden bij belastingcontroles te voorkomen.

• Transparante verdeling: intern beleid moet duidelijk aangeven hoe en wanneer fooien worden doorgegeven en verdeeld onder het personeel. Dit zorgt voor consistentie en eerlijkheid tegenover de werknemers.

• Regelmatige herziening: audits of interne controles helpen om ervoor te zorgen dat de processen goed worden nageleefd en de belastingvrijstelling behouden blijft.