Wer in deutschen Restaurants, Cafés oder Bars bezahlt, kann Trinkgeld in der Regel bar oder bargeldlos geben. Für Gastronomiebetriebe und ihr Personal ist die korrekte Handhabung des Trinkgelds insbesondere bei Kartenzahlungen wichtig, damit es steuerfrei bleibt.

In diesem Artikel erfahren Sie, wann Trinkgeld in Deutschland steuerfrei oder steuerpflichtig ist und welche speziellen Regelungen bei Kartenzahlungen gelten. Wir erklären die Unterschiede zwischen freiwilligen Trinkgeldern und automatisch erhobenen Servicegebühren sowie die Auswirkungen auf die steuerliche Behandlung. Zudem geben wir einen Überblick über digitale Trinkgeldfunktionen bei Kartenzahlungen und zeigen, wie Betriebe Trinkgelder korrekt in die Lohnabrechnung integrieren können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wann sind Trinkgelder steuerfrei und wann steuerpflichtig?
  
• Was ist der Unterschied zwischen Trinkgeld und Servicegebühr?
  
• Wird Trinkgeld bei Kartenzahlungen versteuert?
  
• Vorgeschlagene Trinkgelder und digitale Terminal‑Funktionen
  
• Auszahlung und Integration in die Lohnabrechnung
  

Wann sind Trinkgelder steuerfrei und wann steuerpflichtig?

Ein Trinkgeld ist eine freiwillige Geldzahlung, die ein Dritter – in der Regel eine Kundin beziehungsweise ein Kunde oder eine Gästin beziehungsweise ein Gast – zusätzlich zum geschuldeten Entgelt für eine Arbeitsleistung an einen Beschäftigten gibt. In Deutschland ist die steuerliche Behandlung von Trinkgeldern in § 3 Nr. 51 des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt. Dieser Paragraph wurde im Zuge des Gesetzes zur Steuerfreistellung von Arbeitnehmertrinkgeldern eingeführt, das mit Wirkung zum 1. Januar 2002 in Kraft trat.

Nach § 3 Nr. 51 EStG bleiben Trinkgelder steuerfrei, wenn sie

• anlässlich einer Arbeitsleistung gewährt werden
  
• von einem Dritten stammen, das heißt, nicht von Arbeitgeber/innen selbst
  
• freiwillig erfolgen
  
• zusätzlich zu dem Betrag gezahlt werden, der für die Leistung geschuldet ist
  

Arbeitnehmer/innen vs. Arbeitgeber/innen

Ein zentraler Aspekt der steuerlichen Regelung ist der Status der Empfänger/innen. Trinkgelder, die direkt an Arbeitnehmer/innen gehen, fallen unter die Steuerbefreiung des EStG, weil Kundinnen und Kunden sie unmittelbar als Anerkennung für eine individuelle Dienstleistung übergeben. Beispielsweise zahlen Gästinnen und Gäste in Restaurants für guten Service freiwillig 5, 10 oder 20 % des Rechnungsbetrags an Kellner/innen.

Im Gegensatz dazu gelten Zuwendungen, die Arbeitgeber/innen selbst erhalten, grundsätzlich nicht als steuerfreies Trinkgeld im Sinne des EStG. Erhalten Unternehmer/innen oder Selbstständige Trinkgeld, müssen sie auf diese gemäß § 10 Abs. 1 Satz 1 UStG Umsatzsteuer abführen. In diesem Fall muss der Betrieb diese Trinkgelder als umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen behandeln, indem er sie in der Buchhaltung dokumentiert und in der Steuererklärung vermerkt.

Was ist der Unterschied zwischen Trinkgeld und Servicegebühr?

Die Steuerfreiheit setzt voraus, dass ein Trinkgeld tatsächlich freiwillig gegeben wird. Feste Zuschläge und automatische Servicegebühren gelten daher nicht als Trinkgelder. In der Regel schlagen Gastronomiebetriebe solche Gebühren auf die erbrachten gastronomischen Leistungen auf. Sie stellen einen festen Bestandteil der Kostenkalkulation dar. Meist finden sich Hinweise auf Servicegebühren in Speisekarten oder auf Rechnungen.

Der Anspruch auf solche bereits im Preis enthaltenen Serviceentgelte steht grundsätzlich dem Gastronomiebetrieb als Leistungserbringer zu. Der oder die Betreiber/in entscheidet eigenständig darüber, ob und in welcher Form diese Einnahmen an das Service- oder Küchenpersonal weitergegeben werden. Wird ein solcher Betrag an das Personal weitergeleitet, erfolgt dies im Rahmen der Lohnzahlung oder als lohnsteuerlich relevante Zusatzvergütung. Demnach handelt es sich nicht um eine unmittelbare Zuwendung einer Gästin beziehungsweise eines Gastes an einzelne Arbeitnehmer/innen.

Entsprechend gelten Servicepauschalen oder automatisch erhobene Zuschläge, die rechtlich geschuldet sind oder auf vertraglichen Vereinbarungen beruhen, nicht als steuerfreie Trinkgelder im Sinne des EStG. Sie zählen als Arbeitsentgelt oder zusätzliche Vergütung und unterliegen folglich der Steuerpflicht.

Wird Trinkgeld bei Kartenzahlungen versteuert?

In der Praxis stellen insbesondere die Organisation, Dokumentation und Auszahlung von Trinkgeldern Gastronomiebetriebe vor rechtliche und administrative Herausforderungen. Das gilt besonders, da bargeldlose Zahlungsformen immer verbreiteter sind. Während Bartrinkgelder unmittelbar und persönlich an Beschäftigte übergeben werden, wird Trinkgeld bei Kartenzahlungen über das Kassensystem des Betriebs abgewickelt.

Grundsätzlich kann ein Trinkgeld auch bei Kartenzahlung steuerfrei sein. Voraussetzung ist jedoch auch in diesem Fall, dass es sich um eine freiwillige Zahlung handelt und dass der Betrieb das Trinkgeld vollständig an die begünstigten Arbeitnehmer/innen weiterleitet. Der Betrieb darf lediglich eine technische Durchleitungsfunktion übernehmen und nicht selbst wirtschaftlich über das Trinkgeld verfügen.

Herausfordernd ist die steuerliche Einordnung insbesondere dann, wenn Trinkgelder per Kartenzahlung zunächst auf dem Geschäftskonto des Betriebs eingehen, gesammelt erfasst und erst später nach internen Verteilungsschlüsseln ausgezahlt werden. In solchen Konstellationen besteht das Risiko, dass die Finanzbehörden die Beträge nicht mehr als unmittelbare Trinkgelder, sondern als lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn einstufen. Dies gilt vor allem, wenn sich Zeitpunkt, Höhe oder Empfänger/in der Auszahlung nicht eindeutig den jeweiligen Trinkgeldgeberinnen und -gebern zuordnen lassen oder wenn die Arbeitgeber/innen Einfluss auf die Verteilung nehmen.

Bedeutung einer ordnungsgemäßen Dokumentation

Vor diesem Hintergrund ist eine ordnungsgemäße Dokumentation von zentraler Bedeutung. Betroffene Betriebe sollten transparente und nachvollziehbare Prozesse für den Umgang mit Trinkgeldern etablieren, vor allem bei Kartenzahlung. Dazu zählen beispielsweise eine separate Ausweisung der Trinkgeldbeträge im Kassensystem, klare interne Regelungen zur Weiterleitung sowie eine zeitnahe Auszahlung an das Personal. Eine saubere Trennung zwischen Betriebseinnahmen und durchlaufenden Trinkgeldbeträgen ist dabei wesentlich, um die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 51 EStG nicht zu gefährden.

Vorgeschlagene Trinkgelder und digitale Terminal‑Funktionen

Bargeldlose Zahlungen werden in Deutschland immer häufiger genutzt und sind in der Gastronomie zunehmend beliebt. Dadurch gewinnt die aktive Unterstützung bei der Trinkgeldgabe durch moderne Zahlungsterminals stark an Bedeutung. Besonders bei Kartenzahlung ist es für Betriebe sinnvoll, Kundinnen und Kunden bereits während des Bezahlvorgangs optionale Trinkgeldbeträge vorzuschlagen. So lassen sich freiwillige Zuwendungen transparenter und einfacher gestalten. Ziel ist es, die Bereitschaft zu Trinkgeldern zu erhöhen, ohne den freiwilligen Charakter zu beeinträchtigen. Dieser ist für die steuerliche Anerkennung entscheidend.

Ein Beispiel für eine solche digitale Umsetzung ist Stripe Terminal. Das System ermöglicht es, auf dem Kartenlesegerät vorgeschlagene Trinkgeldoptionen anzuzeigen, bevor die Zahlung durchgeführt wird. Das Terminal kann so konfiguriert werden, dass es Kundinnen und Kunden mehrere vordefinierte Prozentsätze oder feste Beträge zur Auswahl stellt.

Technisch wird die Trinkgeldfunktion über die PaymentIntents‑API von Stripe direkt in den Bezahlvorgang integriert. Das Lesegerät zeigt in diesem Fall die Trinkgeldoptionen an, bevor die Zahlung autorisiert wird. Dadurch wird der von der Kundin oder dem Kunden ausgewählte zusätzliche Betrag zusammen mit dem Rechnungsbetrag als Teil des Bezahlvorgangs erfasst.

Terminal verbessert auf diese Weise nicht nur die Kundenerfahrung, sondern auch die Dokumentation von Trinkgeld bei Kartenzahlungen. Klar formulierte und vom Rechnungsbetrag getrennt dargestellte Trinkgeldvorschläge erleichtern den Nachweis, dass es sich um eine freiwillige Zusatzleistung handelt. Zudem ermöglicht Terminal, diese Trinkgeldkonfigurationen über das Dashboard oder die Terminal-Einstellungen gezielt pro Standort und Währung anzupassen.

Für Gastronomiebetriebe und Dienstleister in Deutschland ist die Nutzung solcher digitalen Lösungen eine praktische Möglichkeit, um die Akzeptanz bargeldloser Trinkgelder zu erhöhen und gleichzeitig die internen Abläufe bei der Auszahlung an das Personal zu vereinfachen.

Auszahlung und Integration in die Lohnabrechnung

Damit Trinkgelder bei Kartenzahlungen steuerfrei bleiben, ist eine korrekte Abwicklung durch die Unternehmen entscheidend. Wichtig ist vor allem, dass die Betriebe das Trinkgeld nur weiterleiten und es zeitnah an das Personal auszahlen.

Auszahlungsoptionen des Trinkgelds

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Trinkgeld aus Kartenzahlungen abzurechnen und auszuzahlen:

• Direkte Auszahlung an Beschäftigte: Die Arbeitgeber/innen zahlen das Trinkgeld unmittelbar nach dem Zahlungseingang an die jeweiligen Arbeitnehmer/innen aus, ohne die Beträge zusammenzulegen oder den Auszahlungszeitpunkt zu verzögern.

• Sammelauszahlung nach Verteilungsschlüssel: Betriebe können das Trinkgeld zunächst zentral erfassen und dann nach einem vorher festgelegten, transparenten Schlüssel auf das Personal aufteilen. Voraussetzung ist, dass die Verteilung nachvollziehbar dokumentiert ist und die Aufteilung der Beträge eindeutig nachvollzogen werden kann.

• Integration in Gehaltsabrechnungen: Wird das Trinkgeld über die Lohnabrechnung ausgezahlt, muss klar hervorgehen, dass es sich um steuerfreie Zuwendungen nach § 3 Nr. 51 EStG handelt. Die Beträge dürfen nicht als reguläres Arbeitsentgelt behandelt werden, da andernfalls die Steuerfreiheit entfällt.

Compliance-Leitlinien

Um die Compliance bei der Abwicklung von Trinkgeld über Kartenzahlungen sicherzustellen, sollten Unternehmen in Deutschland die folgenden Leitlinien berücksichtigen:

• Dokumentation: Betriebe sollten alle Trinkgelder, gerade bei Kartenzahlungen, mit Datum, Betrag und Empfänger/in nachvollziehbar erfassen.

• Trennung vom Betriebsumsatz: Betriebe müssen Trinkgelder klar vom übrigen Betriebsumsatz trennen, damit die Steuerfreiheit gewährleistet bleibt und Missverständnisse bei Steuerprüfungen vermieden werden.

• Transparente Verteilung: Interne Richtlinien sollten genau festlegen, wie und wann Trinkgelder an das Personal weitergeleitet und verteilt werden. So wird Konsistenz und Fairness gegenüber dem Personal gewährleistet.

• Regelmäßige Überprüfung: Audits oder interne Kontrollen tragen dazu bei, die korrekte Einhaltung aller Prozesse sicherzustellen und die Steuerfreiheit dauerhaft zu bewahren.