La mayoría de los bares, restaurantes y cafeterías de Alemania aceptan propinas en efectivo o tarjeta. Para las empresas y el personal del sector de alimentos y bebidas, es importante que las propinas, especialmente las que se pagan con tarjeta, se gestionen correctamente para garantizar que no estén sujetas a impuestos.

En este artículo, se explica cuándo las propinas en Alemania están sujetas a impuestos y cuándo están libres de gravámenes, así como las reglas especiales que se aplican a los pagos con tarjeta. Explicaremos las diferencias entre las propinas voluntarias y los cargos por servicios que se aplican de forma automática, además de los efectos que tienen en la tributación. También te daremos un resumen de las funciones digitales de propinas en los pagos con tarjeta y cómo puedes integrar correctamente las propinas en la nómina.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuándo están libres de impuestos las propinas y cuándo están sujetas a impuestos?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre una propina y aceptar pagos por un servicio?
  
• ¿Cuándo tributan las propinas sobre los pagos con tarjeta?
  
• Consejos sugeridos y funciones de las terminales digitales
  
• Pagos e integración en la nómina
  

¿Cuándo están libres de impuestos las propinas y cuándo están sujetas a impuestos?

Una propina es un pago voluntario que un tercero, por lo general un cliente o invitado, da a un empleado además del pago adeudado por los servicios prestados. En Alemania, el impuesto sobre las propinas se rige por el Artículo 3, no. 51 de la Ley Alemana del Impuesto a las Ganancias (EStG). Este artículo se introdujo como parte de la Ley de Exención de Impuestos de Propinas para Empleados, que entró en vigor el 1 de enero de 2002.

Según el Artículo 3, no. 51 de la EStG, las propinas están exentas de impuestos en los siguientes casos:

• Se conceden en función del desempeño laboral.
  
• Procede de un tercero; es decir, no del propio empleador.
  
• Se realizan voluntariamente.
  
• Se pagan además del importe adeudado por el servicio prestado.
  

Empleado frente a empleador

Un aspecto clave de la tributación sobre las propinas es el estado del beneficiario de la propina. Las propinas que van directamente a los empleados califican como exentas de impuestos según la EStG porque los clientes las otorgan en reconocimiento directo del servicio de un individuo. Por ejemplo, los comensales de los restaurantes pueden pagar voluntariamente al mesero el 5 %, 10 % o 20 % del total de la factura como propina por un buen servicio.

Por otra parte, las propinas que van directamente al empleador no suelen calificarse como propinas libres de impuestos en el sentido de la EStG. Cuando los propietarios de empresas o los trabajadores por cuenta propia reciben propinas, deben remitirles el impuesto al valor agregado (IVA) de conformidad con el Artículo 10.1.1 de la Ley Alemana del IVA (UStG). La empresa debe tratar estas propinas como ingresos sujetos al IVA documentando las propinas en sus libros y anotándolas en su declaración impositiva.

¿Cuál es la diferencia entre una propina y aceptar pagos por un servicio?

Para que una propina esté libre de gravamen, debe darse de forma voluntaria. Por lo tanto, los recargos fijos y las comisiones de servicio automático no califican como propinas. Por lo general, los restaurantes agregan dichas comisiones al costo de la comida y bebida que sirven. Son un componente fijo del cálculo de costos. Por lo general, encontrarás información sobre los cargos por servicio que se muestran en los menús o las facturas.

Como proveedores de servicios, las empresas de la sector de alimentos y bebidas tienen, en principio, derecho a incluir estos cargos en sus precios. Cada propietario de la empresa decide por sí mismo si transfiere estas ganancias a los meseros o al personal de la cocina, y en qué forma. Si decide transferir este dinero, entonces paga estos fondos junto con el salario regular de sus empleados o como un pago adicional sujeto al impuesto sobre la nómina. Por lo tanto, no se trata de una gratificación que un invitado otorga directamente a un empleado en particular.

Por lo tanto, las comisiones de servicio a tasa fija o los recargos automáticos que, jurídicamente hablando, no son discrecionales o se basan en acuerdos contractuales no califican como propinas libres de gravámenes según la EStG, sino que constituyen salarios o compensaciones adicionales, que están sujetas a impuestos.

¿Cuándo se tributan las propinas de los pagos con tarjeta?

Las propinas crean desafíos legales y administrativos para las empresas del sector de alimentos y bebidas, especialmente en términos de organización, documentación y pagos. La creciente adopción de formas de pago sin dinero en efectivo no hace más que agravar la situación. Si bien las propinas en efectivo se dan directa y personalmente a los empleados, las propinas para los pagos con tarjeta se procesan a través del sistema de puntos de venta (POS) de la empresa.

En principio, las propinas pueden estar exentas de impuestos incluso si forman parte de un pago con tarjeta, siempre que sean voluntarias y la empresa transfiera el importe total a los empleados correspondientes. La empresa solo puede asumir una función técnica como intermediaria, pero no puede beneficiarse económicamente de las propinas.

Lo que hace que el aspecto impositivo sea particularmente complicado es cuando las propinas ingresan primero en la cuenta de empresa del establecimiento con tarjeta, se agrupan y luego se transfieren más tarde de acuerdo con un plan interno de reparto de propinas. Con este tipo de configuraciones, el riesgo es que las autoridades impositivas consideren que estos pagos son salarios sujetos al impuesto sobre la nómina, en lugar de propinas directas. Este riesgo solo aumenta si el momento, el importe o el beneficiario del pago no se pueden asignar con claridad a la propina, o si el empleador tiene voz en cómo estas se distribuyen.

La importancia de una documentación adecuada

Teniendo en cuenta todo lo anterior, la documentación adecuada es primordial. Las empresas que aceptan propinas deben establecer procesos claros y transparentes para gestionar las propinas, especialmente para los pagos con tarjeta. Esto incluye, por ejemplo, mostrar por separado los importes de las propinas en el sistema POS, reglamentos internos claros para reenviar propinas y pago puntual al personal. Es necesaria una separación clara entre los ingresos y las propinas de la empresa para evitar poner en peligro la exención impositiva conforme al Artículo 3, no. 51 de la EStG.

Consejos sugeridos y funciones de terminales digitales

Los pagos sin dinero en efectivo se utilizan cada vez con mayor frecuencia en Alemania y son cada vez más populares en el sector de alimentos y bebidas, por lo que cobra cada vez más importancia el soporte activo de propinas a través de terminales de pago modernos. Especialmente con las tarjetas de crédito, tiene sentido que las empresas sugieran importes de propina opcionales a los clientes durante el procesamiento del pago, lo que hace que las propinas voluntarias sean más transparentes y fáciles de gestionar, con el objetivo de aumentar la disposición a dar propinas sin comprometer el carácter voluntario de las propinas, que es clave para deducir impuestos.

Una solución digital para ello es Stripe Terminal, que te permite mostrar las opciones de propina sugeridas en el lector de tarjetas antes de efectuar el pago. La terminal puede configurarse para que los clientes puedan elegir entre uno de los diversos porcentajes o importes fijos predefinidos.

La función de propina también se puede integrar directamente en tu flujo de compra mediante la API PaymentIntent de Stripe. Con esta configuración, el lector de tarjetas muestra las opciones de propina antes de que se autorice el pago. Esto significa que cualquier importe adicional seleccionado por tus clientes se captura junto con el total de la factura como parte de la transacción de pago.

De esta manera, Terminal mejora no solo la experiencia del cliente, sino también la documentación de propinas para pagos con tarjeta. Las propinas sugeridas figuran con claridad y se muestran por separado del total de la factura, lo que facilita la prueba de que son gratificaciones voluntarias. Terminal también te brinda la posibilidad de personalizar las configuraciones de propinas para cada ubicación y moneda a través del Dashboard o la configuración de Terminal.

Para las empresas del sector de alimentos y bebidas en Alemania, las soluciones digitales como Stripe Terminal son una forma práctica de aumentar la aceptación de propinas sin dinero en efectivo, mientras que al mismo tiempo simplifican los procesos internos para pagar propinas al personal.

Pagos e integración en la nómina

Para garantizar que las propinas sobre los pagos con tarjeta estén libres de impuestos, las empresas deben procesarlos correctamente. En particular, es importante que las empresas simplemente transmitan las propinas y que las transfieran a su personal con prontitud.

Opciones para transferir las propinas

Hay varias formas diferentes de deducir las propinas de los pagos con tarjeta y pagarlas al personal:

• Pagos directos a los empleados: el empleador paga las propinas a los empleados correspondientes tan pronto como se recibe el pago, sin agruparlas ni retrasarlas.

• Plan de recolección y distribución de las propinas: las empresas primero recolectan las propinas y luego las distribuyen al personal de acuerdo con un plan predefinido y transparente. Esto requiere que la división de propinas esté claramente documentada y que sea obvio cómo se han dividido.

• Integración en la nómina: si las propinas se pagan a través de la nómina, debe quedar claro que estos elementos salariales constituyen gratificaciones libres de gravámenes de acuerdo con el Artículo 3, no. 51 de la EStG. Estos importes no deben tratarse como un salario regular, de lo contrario, se renuncia a la exención impositiva.

Pautas sobre el cumplimiento de la normativa

Las siguientes pautas pueden ayudar a las empresas en Alemania a garantizar el cumplimiento de la normativa al procesar propinas mediante el pago con tarjeta:

• Documentación: las empresas deben registrar todas las propinas con claridad, con la fecha, el importe y el beneficiario. Esto es especialmente importante para los pagos con tarjeta.

• Separación de los ingresos de la empresa: las empresas deben separar con claridad las propinas de otros ingresos de la empresa para garantizar que estas permanezcan libres de gravámenes y evitar malentendidos durante las auditorías impositivas.

• Distribución transparente: en las políticas internas, se debe establecer con claridad cómo y cuándo se transmiten y distribuyen las propinas entre el personal. Esto garantiza la coherencia y la equidad hacia los empleados.

• Revisión periódica: las auditorías o los controles internos permiten garantizar el correcto cumplimiento de la normativa de procesos y mantener la exención impositiva.