La maggior parte dei bar, ristoranti e caffè in Germania accetta mance in contanti o con carta. Per le attività e il personale dei bar e della ristorazione, la corretta gestione delle mance, soprattutto nei pagamenti con carta, è importante per garantire che rimangano fiscalmente esenti.

Questo articolo spiega quando le mance in Germania sono soggette a imposte e quando sono fiscalmente esenti, oltre alle regole speciali che si applicano ai pagamenti con carta. Spiegheremo le differenze tra mance volontarie e costi del servizio applicati automaticamente, oltre ai relativi effetti sulla tassazione. Forniremo anche una panoramica delle funzioni per le mance digitali nei pagamenti con carta e di come integrare correttamente le mance nelle buste paga.

Contenuto dell'articolo

• Quando le mance sono fiscalmente esenti e quando sono tassabili
  
• Differenza tra una mancia e l'addebito del servizio
  
• Quando vengono tassate le mance nei pagamenti con carta
  
• Suggerimenti per le mance e funzioni dei terminali digitali
  
• Pagamenti e integrazione nelle buste paga
  

Quando le mance sono fiscalmente esenti e quando sono tassabili

La mancia è un pagamento volontario che una terza parte, in genere un cliente o un ospite, versa a un dipendente in aggiunta al pagamento dei servizi resi. In Germania, la tassazione delle mance è disciplinata dall'Articolo 3, n. 51 della legge tedesca che disciplina l'imposta sul reddito (EStG). Questa sezione è stata introdotta nell'ambito della legge sull'esenzione fiscale delle mance dei dipendenti, entrata in vigore il 1° gennaio 2002.

Ai sensi dell'Articolo 3, n. 51 dell'EStG, le mance sono fiscalmente esenti se:

• Sono concesse in base alle prestazioni lavorative
  
• Provengono da una terza parte, cioè non dallo stesso datore di lavoro
  
• Vengono elargite volontariamente
  
• Vengono pagate in aggiunta all'importo dovuto per il servizio reso
  

Dipendente e datore di lavoro

Un aspetto chiave della tassazione delle mance è lo stato del beneficiario della mancia. Le mance che vanno direttamente ai dipendenti sono fiscalmente esenti ai sensi dell'EStG in quanto i clienti le danno come riconoscimento diretto del servizio prestato dalla persona. Ad esempio, i commensali dei ristoranti possono pagare volontariamente al cameriere il 5%, il 10% o il 20% del totale della fattura come mancia per aver ricevuto un buon servizio.

Le gratifiche che vanno direttamente al datore di lavoro, invece, non sono generalmente qualificate come mance fiscalmente esenti ai sensi dell'EStG. Quando i titolari di attività o i lavoratori autonomi ricevono delle gratifiche, devono versare l'Imposta sul valore aggiunto (IVA) secondo l'Articolo 10.1.1 della legge tedesca sull'IVA (UStG). L'attività deve trattare queste gratifiche come reddito soggetto a IVA documentando le mance sui libri contabili e annotandole nella dichiarazione dei redditi.

Differenza tra una mancia e l'addebito del servizio

Affinché la mancia sia esente da imposte, deve essere data volontariamente. Pertanto, le maggiorazioni fisse e le commissioni automatiche per il servizio non sono considerate mance. Di norma, i ristoranti aggiungono quelle commissioni al costo del cibo e delle bevande che servono. Sono una componente fissa del conto. Di solito, le informazioni sugli addebiti per il servizio appaiono nel menu o nella fattura.

In qualità di fornitori di servizi, le attività di somministrazione di cibi e bevande hanno, in linea di principio, il diritto di includere queste commissioni nei loro prezzi. Ogni titolare di attività decide autonomamente se trasferire questi utili ai camerieri o al personale di cucina, e in quale forma. Se decide di trasferire l'importo, questi fondi sono inclusi insieme allo stipendio regolare dei dipendenti o come pagamento aggiuntivo soggetto all'imposta sul reddito. Non si tratta quindi di un'elargizione concessa direttamente da un ospite al dipendente.

Pertanto, le commissioni forfettarie sui servizi e le maggiorazioni automatiche, legalmente non discrezionali o basate su accordi contrattuali, non possono essere considerate mance fiscalmente esenti ai sensi dell'EStG, ma costituiscono salari o compensi aggiuntivi soggetti a imposte.

Quando vengono tassate le mance nei pagamenti con carta

Per le attività di somministrazione di cibi e bevande, le mance rappresentano un problema legale e amministrativo, soprattutto in termini di organizzazione, documentazione e pagamenti. La crescente adozione di forme di pagamento senza contanti non fa che aggravare la situazione. Mentre le mance in contanti vengono lasciate ai dipendenti in modo diretto e personale, nei pagamenti con carta, le mance vengono elaborate attraverso il sistema POS dell'attività.

In linea di principio, le mance possono essere fiscalmente esenti anche se fanno parte di un pagamento con carta, purché siano volontarie e l'attività trasferisca l'intero importo ai dipendenti interessati. L'attività può assumere solo un ruolo tecnico di intermediario e non ne può trarre alcun beneficio economico.

Ciò che rende particolarmente complicato l'aspetto fiscale è quando le mance vengono trasferite sul conto aziendale attraverso la carta, messe in comune e quindi pagate ai dipendenti secondo il piano interno di condivisione delle mance. Con questo tipo di configurazione vi è il rischio che le autorità fiscali considerino questi pagamenti come salari soggetti a tassazione sul reddito, anziché come mance dirette. La tempistica, l'importo o l'incerta assegnazione del beneficiario del pagamento, o se il datore di lavoro può intervenire nella distribuzione delle mance, non possono far altro che aumentare rischio.

Importanza di una corretta documentazione

Alla luce di quanto è stato detto, è fondamentale disporre di una documentazione adeguata. Le attività che accettano le mance dovrebbero stabilire procedure chiare e trasparenti per la loro gestione, in particolare per i pagamenti con carta. Questo include, ad esempio, la visualizzazione separata degli importi delle mance nel sistema POS, chiare normative interne per l'inoltro delle mance e pagamenti puntuali al personale. Una chiara separazione tra i ricavi dell'attività e le mance è indispensabile per evitare di compromettere l'esenzione fiscale in base all'Articolo 3, n. 51 dell'EStG.

Suggerimenti per le mance e funzioni dei terminali digitali

In Germania, i pagamenti senza contanti vengono utilizzati con frequenza sempre maggiore e stanno diventando sempre più diffusi nel settore della somministrazione di cibi e bevande. Di conseguenza, il supporto attivo delle mance con i moderni terminali di pagamento sta diventando sempre più importante. Soprattutto nei pagamenti con carta, ha senso che le attività suggeriscano ai clienti di immettere mance facoltative durante l'elaborazione del pagamento. In questo modo, le mance volontarie risultano più trasparenti e facili da gestire. L'obiettivo è aumentare la disponibilità a lasciare mance senza comprometterne la natura volontaria, fondamentale per la deducibilità fiscale.

Una soluzione digitale per questo scopo è Stripe Terminal. Terminal consente di visualizzare sul lettore di carte le opzioni suggerite per la mancia prima di effettuare il pagamento. Terminal può essere configurato in modo da consentire ai clienti di scegliere tra diverse percentuali predefinite, o importi fissi.

La funzione per le mance può anche essere integrata direttamente nel flusso di pagamento attraverso l'API PaymentIntent di Stripe. Con questa configurazione, il lettore di carte visualizza le opzioni per le mance prima che venga autorizzato il pagamento. Questo significa che qualsiasi importo aggiuntivo selezionato dal cliente viene acquisito insieme al totale della fattura come parte della transazione di pagamento.

In questo modo, Terminal migliora non solo l'esperienza del cliente, ma anche la documentazione delle mance nei pagamenti con carta. Le mance suggerite sono formulate in modo chiaro e visualizzate a parte rispetto al totale della fattura, dimostrando in modo più semplice che si tratta di mance volontarie. Terminal offre anche la possibilità di personalizzare le configurazioni delle mance per ogni sito e valuta attraverso la Dashboard o le impostazioni di Terminal.

Per le attività di somministrazione di cibi e bevande in Germania, le soluzioni digitali come Stripe Terminal sono un modo pratico per aumentare l'accettazione delle mance senza usare i contanti, semplificando al contempo le procedure interne per il pagamento delle mance al personale.

Pagamenti e integrazione nelle buste paga

Per garantire che le mance nei pagamenti con carta rimangano fiscalmente esenti, le attività devono elaborarle correttamente. In particolare, è importante che le attività si limitino a trasferire le mance e che le paghino tempestivamente al personale.

Opzioni per il pagamento delle mance

Esistono diversi modi per detrarre le mance dai pagamenti con carta e trasferirle al personale:

• Bonifici diretti ai dipendenti: il datore di lavoro versa mance ai dipendenti interessati non appena riceve il pagamento, senza raggrupparli o ritardare il bonifico.

• Piano di condivisione delle mance: le attività possono mettere in comune le mance, quindi distribuirle al personale secondo un piano predefinito e trasparente. Questo richiede che la suddivisione delle mance sia documentata chiaramente e che ne sia evidente la suddivisione.

• Integrazione nelle buste paga: se le mance vengono pagate nella busta paga, è necessario chiarire che questi elementi della retribuzione sono mance fiscalmente esenti ai sensi dell'Articolo 3, n. 51 dell'EStG. Tali importi non devono essere trattati come un salario regolare, altrimenti ne viene annullata l'esenzione fiscale.

Linee guida per la conformità

Le seguenti linee guida possono aiutare le attività tedesche a garantire la conformità quando elaborano le mance nei pagamenti con carta:

• Documentazione: le attività devono registrare chiaramente tutte le mance, aggiungendo la data, l'importo e il beneficiario. Per i pagamenti con carta, questo è particolarmente importante.

• Separazione dai ricavi dell'attività: le attività devono separare chiaramente le mance dagli altri ricavi dell'attività, per garantire che le mance rimangano fiscalmente esenti ed evitare malintesi durante i controlli fiscali.

• Distribuzione trasparente: le politiche interne devono indicare chiaramente come e quando le mance vengono trasmesse e distribuite tra i membri del personale, garantendo coerenza ed equità nei confronti dei dipendenti.

• Revisioni regolari: audit o controlli interni aiutano a garantire la corretta conformità ai processi e a mantenere l'esenzione fiscale.