ภาษีไม่ใช่แค่ภารกิจประจำปี สำหรับธุรกิจจำนวนมาก ภาษีเป็นการปฏิบัติตามกฎหมายหมายถึงการติดตามเกณฑ์ที่เปลี่ยนแปลง การเก็บอัตราภาษีที่ถูกต้องแบบเรียลไทม์ และการเก็บบันทึกรายละเอียดตลอดทั้งปี ซอฟต์แวร์ภาษีออนไลน์ได้กลายมาเป็นโครงสร้างพื้นฐานที่ทำให้ทุกอย่างเป็นไปได้ และคาดการณ์ว่าตลาดซอฟต์แวร์การจัดการภาษีทั่วโลกจะเติบโตจากประมาณ 25,000 ล้านดอลลาร์ในปี 2025 เป็นเกือบ 60,000 ล้านดอลลาร์ในปี 2034

ด้านล่างนี้เราจะอธิบายว่าซอฟต์แวร์ภาษีออนไลน์คืออะไร ทำไมทีมถึงพึ่งพาซอฟต์แวร์ วิธีการเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม และปัญหาทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ซอฟต์แวร์ภาษีออนไลน์คืออะไร
  
• ทำไมธุรกิจถึงใช้ซอฟต์แวร์ภาษีออนไลน์
  
• ธุรกิจควรมองหาอะไรเมื่อเลือกซอฟต์แวร์ภาษีออนไลน์
  
• ความท้าทายทั่วไปของซอฟต์แวร์ภาษีออนไลน์และวิธีหลีกเลี่ยง
  

ซอฟต์แวร์ภาษีออนไลน์คืออะไร

ซอฟต์แวร์ภาษีช่วยให้ธุรกิจคำนวณภาษีที่ต้องชำระและยื่นแบบแสดงรายการภาษีได้ ซอฟต์แวร์จะดึงข้อมูลทางการเงินของคุณ (จากผู้ประมวลผลการชำระเงิน ซอฟต์แวร์บัญชี และบัญชีธนาคาร) คำนวณภาษีที่คุณต้องชำระในเขตอำนาจศาลต่างๆ และสร้างการยื่นแบบหรือรายงานที่คุณต้องการเพื่อให้เป็นไปตามกฎหมาย โดยทั่วไปซอฟต์แวร์จะครอบคลุมถึงภาษีเงินได้ ภาษีเงินเดือน ภาษีขาย และภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือภาษีสินค้าและบริการ (GST) ขึ้นอยู่กับสถานที่ที่คุณขาย เนื่องจากซอฟต์แวร์นี้เป็นโซลูชันบนคลาวด์ จึงอัปเดตอยู่เสมอและคุณสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่

แม้ว่าซอฟต์แวร์ภาษีออนไลน์จะไม่สามารถแทนที่การตัดสินใจหรือความเชี่ยวชาญของนักบัญชีที่ดีได้ แต่ก็ช่วยให้คุณควบคุมได้มากขึ้นและมีวิธีจัดการภาษีที่รวดเร็วและเสียค่าใช้จ่ายน้อยลง คุณยังคงต้องป้อนข้อมูลที่ถูกต้อง แต่ซอฟต์แวร์จะทำการคำนวณ ติดตามกำหนดเวลา และเก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียว ธุรกิจหลายแห่งจะให้ซอฟต์แวร์ภาษีจัดการกับการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ที่เกิดขึ้นซ้ำๆ และนำนักบัญชีเข้ามาช่วยเมื่อจำเป็นต้องมีความละเอียดอ่อนหรือการวางแผน

ทำไมธุรกิจถึงใช้ซอฟต์แวร์ภาษีออนไลน์

กระบวนการภาษีแบบทำด้วยตนเองนั้นล้มเหลวภายใต้เงื่อนไขทางธุรกิจสมัยใหม่ ภาระผูกพันด้านภาษีนั้นกระจัดกระจาย และปัจจุบันธุรกิจจำเป็นต้องจัดการกับภาษีธุรกรรมที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง เกณฑ์ต่างๆ มากมาย กฎระเบียบเกี่ยวกับสินค้าดิจิทัลที่เปลี่ยนแปลงไป และข้อกำหนดการตรวจสอบที่ต้องมีเอกสารประกอบที่ชัดเจน ซอฟต์แวร์ภาษีออนไลน์ช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินการดังกล่าวได้จริงโดยไม่ต้องจ้างพนักงานหรือล่าช้า ต่อไปนี้คือรายละเอียดเพิ่มเติม

การแทนที่เวิร์กโฟลว์แบบทำด้วยตนเองที่มักเกิดข้อผิดพลาด

คุณค่าที่แท้จริงของการทำงานอัตโนมัติคือความเร็วและความสม่ำเสมอ ซอฟต์แวร์ภาษีที่ดีจะดึงข้อมูลทางการเงินโดยตรงจากโซลูชันเช่น Stripe หรือระบบบัญชีของคุณ ใช้อัตราภาษีที่ถูกต้องตามสถานที่และสถานะการยกเว้น และติดตามทุกขั้นตอนตั้งแต่การคำนวณไปจนถึงการยื่น

ความน่าเชื่อถือในระดับนั้นยากที่จะจำลองด้วยตนเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณทำงานข้ามช่องทางต่างๆ สตาร์ทอัพและทีมเล็กๆ ไม่สามารถใช้เวลาหลายวันในการเตรียมการยื่นภาษีได้ และแม้แต่ทีมการเงินขนาดใหญ่ก็มักถูกกดดันให้ปิดบัญชีอย่างรวดเร็วและลดความเสี่ยง ซอฟต์แวร์ภาษีจะช่วยให้ทีมต่างๆ ย่นระยะเวลาการปิดบัญชีรายเดือนหรือรายไตรมาส ทำให้การยื่นภาษีที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เป็นระบบอัตโนมัติ (เช่น ภาษีขาย การยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม) และตรวจจับปัญหาได้เร็วยิ่งขึ้นผ่านแดชบอร์ดหรือการแจ้งเตือน

การจัดการภาษีในหลายเขตอำนาจศาล

การขายในประเทศหรือรัฐมากกว่าหนึ่งแห่งหมายความว่าคุณอาจต้องเสียภาษีในอัตราที่แตกต่างกัน การจัดประเภทผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกัน และจังหวะในการยื่นภาษีที่แตกต่างกัน ซอฟต์แวร์ภาษีช่วยให้คุณจัดการการปฏิบัติตามกฎหมายในเขตอำนาจศาลหลายแห่งโดยอัตโนมัติ ติดตามเกณฑ์ต่างๆ เช่น ความเชื่อมโยงทางเศรษฐกิจ และใช้กฎเกณฑ์ในท้องถิ่น (เช่น วิธีเก็บภาษีอาหารในนิวยอร์กเทียบกับแคลิฟอร์เนีย) หากไม่มีซอฟต์แวร์ งานทั้งหมดเหล่านี้จะกลายเป็นงานเต็มเวลา หากมีระบบออนไลน์ คุณสามารถปรับขนาดได้โดยไม่ต้องเพิ่มภาระงานด้านการปฏิบัติตามกฎหมายที่มากเกินไป

Stripe Tax สามารถคำนวณและเก็บภาษีที่ถูกต้องที่จุดชำระเงินในทุกรัฐของสหรัฐอเมริกาและมากกว่า 100 ประเทศโดยใช้ข้อมูลผลิตภัณฑ์และสถานที่แบบเรียลไทม์ นั่นคือระดับความครอบคลุมที่ธุรกิจที่กำลังเติบโตต้องการ

การเตรียมพร้อมสําหรับการตรวจสอบ

การตรวจสอบไม่ได้เกิดขึ้นเสมอไป แต่ก็ควรเตรียมพร้อมไว้ ซอฟต์แวร์ภาษีช่วยจัดเก็บข้อมูลในระดับธุรกรรม บันทึกการคำนวณและการดำเนินการของผู้ใช้ทุกครั้ง และสร้างรายงานที่อธิบายว่าสร้างผลตอบแทนขึ้นมาได้อย่างไร

หากเขตอำนาจศาลตั้งคำถามเกี่ยวกับการยื่นเอกสารของคุณ คุณต้องการมากกว่าผลรวมที่ไม่โปร่งใส คุณต้องมีเส้นทางตรวจสอบย้อนกลับไปยังทุกหมายเลขที่ชัดเจนพร้อมประทับเวลา ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณทั้งยื่นเอกสารและปกป้องการยื่นเอกสารของคุณได้

การปรับกฎภาษีสำหรับแหล่งรายได้ที่แตกต่างกัน

ธุรกิจมักจะผสมผสานโมเดลธุรกิจที่แตกต่างกัน ธุรกิจของคุณอาจขายทั้งการสมัครสมาชิก และผลิตภัณฑ์ อีกกิจการอาจเสนอการบริการดิจิทัล สินค้าทางกายภาพ และรายได้จากการเป็นพันธมิตร ซึ่งทั้งหมดนี้ถูกเก็บภาษีแตกต่างกันขึ้นอยู่กับสถานที่

ซอฟต์แวร์ภาษีสามารถจัดการกับความแตกต่างเหล่านี้ได้ โดยซอฟต์แวร์จะจดจำวิธีการจัดเก็บภาษีซอฟต์แวร์ในรูปแบบบริการ (SaaS) ในแต่ละประเทศ ว่าผลิตภัณฑ์จะได้รับการยกเว้นภาษีสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรหรือไม่ และเมื่อใดจึงจำเป็นต้องแบ่งค่าธรรมเนียมระหว่างเขตอำนาจศาลต่างๆ ความยืดหยุ่นดังกล่าวช่วยให้คุณมีพื้นที่ในการทดลองกับแหล่งรายได้ใหม่ๆ โดยไม่ต้องเดาใจใครอยู่ตลอดเวลา

การซิงค์ข้อมูลระหว่างระบบ

ซอฟต์แวร์ภาษีจะดึงข้อมูลและป้อนเข้าสู่โครงสร้างพื้นฐานทางการเงินที่เหลือของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ Stripe สำหรับการชำระเงิน ธุรกรรมแต่ละรายการจะรวมข้อมูลสถานที่และผลิตภัณฑ์ไว้แล้ว Stripe Tax สามารถใช้ข้อมูลดังกล่าวเพื่อคำนวณจำนวนเงินที่ต้องชำระที่แน่นอน จากนั้นข้อมูลจะไหลเข้าสู่ระบบการรายงานและบัญชีของคุณโดยตรง ข้อมูลจะซิงค์กัน ซึ่งทำให้การปฏิบัติตามกฎระเบียบและการกระทบยอดง่ายขึ้นและเชื่อถือได้มากขึ้น

ธุรกิจควรมองหาอะไรเมื่อเลือกซอฟต์แวร์ภาษีออนไลน์

ซอฟต์แวร์ภาษีที่เหมาะสมจะเหมาะกับทั้งวิธีการดำเนินธุรกิจของคุณในปัจจุบันและแนวโน้มการเติบโต ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณควรพิจารณาในการเลือกซอฟต์แวร์ภาษี

การตั้งค่าอย่างรวดเร็ว

ซอฟต์แวร์ที่สัญญาว่าจะทำงานอัตโนมัติแต่ต้องใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการกำหนดค่าถือเป็นซอฟต์แวร์ที่ไม่มีประโยชน์ ให้มองหาสิ่งต่อไปนี้แทน:

• การตั้งค่าแบบมีคำแนะนำด้วยตัวอย่างจริง
  
• การผสานการทำงานโดยตรงกับระบบการชำระเงินของคุณ ธนาคาร และแพลตฟอร์มบัญชี
  
• การแมพที่ชัดเจนสำหรับผลิตภัณฑ์และหมวดหมู่ภาษี
  

หากทีมของคุณไม่สามารถเริ่มใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ซอฟต์แวร์ดังกล่าวอาจจะไม่ใช่ตัวเลือกที่เหมาะสม

การผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่ของคุณ

ซอฟต์แวร์ภาษีของคุณควรเข้ากันได้อย่างลงตัวกับสแต็กที่มีอยู่ของคุณ นั่นหมายถึง:

• ดึงข้อมูลธุรกรรมโดยอัตโนมัติจาก Stripe หรือเครื่องมืออื่น ๆ
  
• ซิงค์กับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ เพื่อหลีกเลี่ยงการนำเข้าด้วยตนเอง
  
• อัปเดตบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณด้วยภาษีที่ต้องชำระแบบเรียลไทม์
  

หากซอฟต์แวร์ไม่สามารถผสานการทำงานได้อย่างง่ายดาย ซอฟต์แวร์จะสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่แทนที่จะลดความซับซ้อนของเวิร์กโฟลว์เก่า Stripe แก้ไขปัญหานี้โดยรวบรวมข้อมูลธุรกรรมที่มีโครงสร้างโดยละเอียด ซึ่งซอฟต์แวร์ภาษีสามารถดึงข้อมูลมาได้โดยตรง

สมดุลของการทำงานอัตโนมัติและการควบคุม

คุณต้องการระบบที่จัดการงานประจำและรู้ว่าเมื่อใดควรหยุดดำเนินการ ระบบควรดำเนินการต่อไปนี้ได้

• คำนวณอัตราภาษีโดยอัตโนมัติตามสถานที่
  
• แจ้งเตือนคุณเมื่อกฎหมายภาษีเปลี่ยนแปลงหรือมีการบรรลุเกณฑ์
  
• กรอกแบบฟอร์มและเอกสารด้วยข้อมูลขั้นต่ำ
  

ตรวจสอบว่าระบบของคุณให้การควบคุมที่คุณต้องการ คุณสามารถแก้ไขค่าเริ่มต้นได้หรือไม่ คุณสามารถใช้กฎภาษีที่กำหนดเองได้หรือไม่ หากจำเป็น คุณสามารถดูตัวอย่างการใช้ภาษีก่อนที่จะเปิดใช้งานได้หรือไม่ การใช้ระบบอัตโนมัติมากเกินไปโดยไม่มีความยืดหยุ่นอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดที่ไม่ทราบสาเหตุได้

ขอบเขตการครอบคลุมที่เหมาะสม

เครื่องมือบางตัวจัดการภาษีสำหรับสถานที่เดียวเท่านั้น ในขณะที่เครื่องมืออื่นๆ สามารถจัดการภาษีขาย ภาษีมูลค่าเพิ่ม และภาษีสินค้าและบริการในการยื่นแบบภาษีระหว่างประเทศได้ ให้ตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้:

• เขตอำนาจใดบ้างที่ได้รับการรองรับ
  
• อัตราภาษีได้รับการอัปเดตบ่อยเพียงใด
  
• เครื่องมือจะจัดการกฎภาษีผลิตภัณฑ์ผสมหรือไม่ (เช่น บริการดิจิทัลที่รวมกับสินค้าทางกายภาพ)
  

หากโมเดลธุรกิจของคุณรวมถึงการขายระหว่างประเทศ การสมัครสมาชิก หรือสินค้าที่ได้รับการยกเว้น ให้ระมัดระวังเกี่ยวกับความค้มครองซอฟต์แวร์เป็นพิเศษ

ความพร้อมในการตรวจสอบและการรายงาน

ซอฟต์แวร์ภาษีที่ดีจะช่วยให้คุณติดตามทุกสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการยื่นภาษี ค้นหาโซลูชันที่ตอบโจทย์ความต้องการของคุณ:

• รายงานระดับธุรกรรมพร้อมประวัติการคำนวณทั้งหมด
  
• รายงานที่สามารถดาวน์โหลดได้ซึ่งตรงกับสิ่งที่นักบัญชีหรือผู้ตรวจสอบของคุณจะขอ
  
• บันทึกที่ครอบคลุมเกี่ยวกับกิจกรรมและการเปลี่ยนแปลงของผู้ใช้
  

ฟีเจอร์เหล่านี้สามารถช่วยให้คุณจับข้อผิดพลาด ยืนยันการยื่นของคุณ และติดตามขั้นตอนของคุณหากจำเป็น

ความสามารถในการปรับขนาด

การเติบโตอย่างรวดเร็วของเครื่องมือหมายความว่าธุรกิจของคุณได้พัฒนาแล้ว แต่แพลตฟอร์มบางแห่งปรับขนาดได้ดีกว่าแพลตฟอร์มอื่นๆ ก่อนที่คุณจะตัดสินใจเลือกใช้เครื่องมือใดเครื่องมือหนึ่ง โปรดถามคำถามเหล่านี้:

• ซอฟต์แวร์จะสามารถรองรับเขตอำนาจศาล ธุรกรรม หรือหน่วยธุรกิจอื่นๆ ได้มากขึ้นในอนาคตหรือไม่
  
• ค่าบริการสามารถขยายได้อย่างสมเหตุสมผลตามการใช้งานหรือไม่
  
• สามารถรองรับทีมที่มีผู้ใช้ บทบาท และสิทธิ์การใช้งานหลายรายการได้หรือไม่
  

กระบวนการภาษีของคุณไม่ควรต้องสร้างใหม่จากศูนย์เมื่อคุณขยาย ดังนั้นเลือกโซลูชันที่สามารถเติบโตไปกับคุณได้

ช่องทางการสนับสนุนที่แข็งแกร่ง

เมื่อมีบางอย่างเสียหาย คุณจะขอความช่วยเหลือได้อย่างไร ให้มองหาซอฟต์แวร์ที่เสนอ:

• การสนับสนุนแบบสดจากมนุษย์จริงๆ
  
• เอกสารและข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่ชัดเจน
  
• ทีมสนับสนุนที่เข้าใจเรื่องภาษี ไม่ใช่แค่ซอฟต์แวร์
  

คุณควรได้รับการสนับสนุนที่ดีเมื่อคุณต้องการมากที่สุด กล่าวคือ คุณไม่ควรต้องรอการตอบกลับอัตโนมัติสองวันในขณะที่กำหนดยื่นเอกสารคือพรุ่งนี้

ความท้าทายทั่วไปกับซอฟต์แวร์ภาษีออนไลน์และวิธีหลีกเลี่ยง

ปัญหาทั่วไปกับซอฟต์แวร์ภาษีอาจเกิดขึ้นและทำให้ทีมของคุณประหลาดใจ นี่คือปัญหาบางประการที่ควรระวังและวิธีการแก้ไข

ช่องว่างข้อมูลจากการผสานการทำงานที่ไม่ดีหรือการนำเข้าที่เสียหาย

เมื่อข้อมูลที่ไหลเข้าสู่ซอฟต์แวร์ภาษีของคุณไม่สมบูรณ์หรือไม่ถูกต้อง อาจทำให้ทุกอย่างที่ตามมาเสียหายได้ ซึ่งอาจนำไปสู่ธุรกรรมที่ตกหล่น ยอดรวมที่ไม่ตรงกับระบบบัญชีของคุณหรือผู้ประมวลผลการชำระเงิน หรือผลตอบแทนที่มีตัวเลขที่ล้าสมัย

จะทำอย่างไร

• ตรวจสอบการผสานการทำงานของคุณเป็นประจำ หากคุณดึงข้อมูลจาก Stripe, ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ หรือระบบบันทึกการขาย (POS) ให้แน่ใจว่าข้อมูลซิงค์อย่างสมบูรณ์
  
• ตรวจสอบข้อมูลบ่อยๆ การเปรียบเทียบจำนวนธุรกรรมของซอฟต์แวร์ภาษีกับแดชบอร์ดของ Stripe อาจทำให้พบปัญหาได้ในระยะเริ่มต้น
  
• มอบหมายให้สมาชิกในทีมรับผิดชอบการตรวจสอบเหล่านี้ ซอฟต์แวร์จะไม่แจ้งให้คุณทราบเสมอเมื่อมีบางอย่างผิดปกติ คุณต้องมีกระบวนการตรวจสอบพื้นฐาน
  

อัตราภาษีที่ใช้ผิดและการจัดหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ที่ไม่ถูกต้อง

ซอฟต์แวร์ภาษีมักจะขอให้คุณระบุว่าคุณขายอะไรและใช้สิ่งนั้นเพื่อกำหนดอัตราภาษีที่ถูกต้อง แต่หากคุณกำหนดผลิตภัณฑ์ให้กับหมวดหมู่ภาษีที่ไม่ถูกต้อง ไม่ได้ระบุยกเว้นภาษี (เช่น ลูกค้าที่ไม่แสวงหากำไร บริการนอกขอบเขต) หรือลืมอัปเดตกฎหลังจากป้อนรัฐหรือประเทศใหม่ของสหรัฐฯ ซอฟต์แวร์จะไม่สามารถแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านั้นได้

จะทำอย่างไร

• อย่าคิดว่าค่าตั้งต้นถูกต้อง ใช้เวลาในการจัดผลิตภัณฑ์ของคุณให้ตรงกับหมวดหมู่ที่ถูกต้อง
  
• ตรวจสอบว่าแต่ละรัฐหรือประเทศดำเนินการกับหมวดหมู่เหล่านี้อย่างไร ซึ่งไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป
  
• หากคุณใช้ Stripe Tax ให้ตรวจสอบว่าผลิตภัณฑ์แต่ละชิ้นถูกกำหนดค่าอย่างถูกต้องเพื่อให้ภาษีถูกคำนวณที่จุดชำระเงินโดยใช้ตรรกะที่ถูกต้อง
  

การพึ่งพาระบบอัตโนมัติมากเกินไป

การพึ่งพาระบบทั้งหมดนั้นเป็นสิ่งที่น่าดึงดูดใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อระบบทำงานได้ แต่แม้แต่ซอฟต์แวร์ที่ยอดเยี่ยมก็ยังต้องการการดูแล ซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้รับการดูแลอาจถือว่ามีึความเชื่อมโยงน้อยเกินไป (เพราะคุณไม่ได้อัปเดต) ยื่นแบบฟอร์มตามเกณฑ์หรือกฎที่ล้าสมัย หรือไม่ติดตามการปรับเปลี่ยนด้วยตนเอง

จะทำอย่างไร

• ตั้งค่าการแจ้งเตือนปฏิทินเพื่อตรวจสอบร่องรอยความเชื่อมโยงของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหลังจากช่วงที่ยุ่งหรือการขยายตัว
  
• ดูตัวอย่างการยื่นภาษีของคุณก่อนยื่นภาษี เครื่องมือต่างๆ มากมายช่วยให้คุณจำลองภาษีที่จะต้องจ่ายได้ เพื่อให้คุณสังเกตเห็นสิ่งที่ไม่คาดคิด
  
• เก็บเอกสารไว้สำหรับการแทนที่หรือกรณี Edge แม้ว่าจะเป็นเพียงเอกสารที่ใช้ร่วมกันพร้อมหมายเหตุว่าเหตุใดบางสิ่งบางอย่างจึงได้รับการจัดการในลักษณะหนึ่งๆ
  

เวิร์กโฟลว์ที่ขาดหายระหว่างระบบที่ยกเลิกการเชื่อมต่อ

ซอฟต์แวร์ภาษีจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ที่ผสานการทำงาน ปัญหาจะเกิดขึ้นเมื่อระบบไม่ซิงค์กัน (เช่น มีการเพิ่มผลิตภัณฑ์ใหม่ในแค็ตตาล็อกของคุณแต่ไม่มีในการตั้งค่าภาษีของคุณ) การเปลี่ยนแปลงอัตราในระบบหนึ่งไม่แสดงในอีกระบบหนึ่ง หรือทีมของคุณไม่แน่ใจว่าใครเป็นเจ้าของสิ่งใด

จะทำอย่างไร

• เลือกซอฟต์แวร์ที่ผสานการทำงานได้ดีกับผู้ให้บริการชำระเงินและบัญชีแยกประเภทของคุณ ตัวอย่างเช่น API ของ Stripe ให้ข้อมูลธุรกรรมที่สอดคล้องกันโดยมีข้อมูลภาษีรวมอยู่ด้วย ซึ่งทำให้ระบบปลายทางสามารถรักษาความถูกต้องแม่นยำได้ง่ายขึ้น
  
• เก็บแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เพียงแหล่งเดียวสำหรับบันทึกทางการเงินของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ภาษีของคุณอ่านจากแหล่งข้อมูลนั้น
  
• กำหนดความรับผิดชอบทั่วทั้งทีมของคุณ กล่าวคือ ใครเป็นผู้ตรวจสอบการนำเข้าข้อมูล ใครเป็นผู้ตรวจสอบการยื่นเอกสาร และใครเป็นผู้จัดการการอัปเดต
  

การอนุญาตไม่เพียงพอและขาดการมองเห็น

บางครั้งปัญหาไม่ได้อยู่ที่ว่าซอฟต์แวร์ทำอะไร แต่อยู่ที่ว่าใครได้รับอนุญาตให้ใช้ซอฟต์แวร์ ปัญหาอาจเกิดขึ้นได้เมื่อมีผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้ดูแลระบบมากเกินไป เมื่อไม่มีการตรวจสอบเพื่อทำความเข้าใจว่าใครทำการปรับเปลี่ยนหรือยื่นแบบแสดงรายการภาษี หรือเมื่อมีการอัปเดตที่สำคัญ (เช่น กฎเกณฑ์หรือข้อยกเว้นใหม่) โดยไม่ได้รับการตรวจสอบอย่างเหมาะสม

จะทำอย่างไร

• ใช้การควบคุมสิทธิ์เพื่อจำกัดการเข้าถึงของสมาชิกทีมที่สำคัญ
  
• ตรวจสอบว่าโปรแกรมซอฟต์แวร์ของคุณรองรับบันทึกการตรวจสอบและการติดตามประวัติ
  
• ตรวจสอบว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงในแต่ละเดือนและปรับการควบคุมเมื่อความรับผิดชอบของทีมเปลี่ยนแปลง