Skatter är inte bara en årlig uppgift. För många företag innebär efterlevnad av skattereglerna att hålla koll på tröskelvärden, ta ut rätt skattesatser i realtid och föra detaljerade räkenskaper året runt. Molnbaserade skatteprogram har blivit den infrastruktur som gör allt detta möjligt, och den globala marknaden för programvara för skattehantering förväntas växa från cirka 25 miljarder USD år 2025 till nästan 60 miljarder USD år 2034.

Nedan diskuterar vi vad molnbaserade skatteprogram är, varför team förlitar sig på dem, hur man väljer rätt och vanliga problem att undvika.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett molnbaserat skatteprogram?
  
• Varför använder företag molnbaserade skatteprogram?
  
• Vad bör företag leta efter när de väljer molnbaserade skatteprogram?
  
• Vanliga utmaningar med molnbaserade skatteprogram och hur man undviker dem
  

Vad är ett molnbaserat skatteprogram?

Skatteprogram hjälper företag att beräkna vad de är skyldiga i skatt och lämna in sina deklarationer. Den hämtar in dina finansiella data (från betalleverantörer, bokföringsprogram och bankkonton), beräknar vad du är skyldig i olika jurisdiktioner och genererar de deklarationer eller rapporter du behöver för att följa reglerna. Det omfattar vanligtvis inkomstskatt, löneskatter, omsättningsskatt och mervärdesskatt (moms) eller skatt på varor och tjänster (GST), beroende på var du säljer. Eftersom det är en molnbaserad lösning är den alltid uppdaterad och du har åtkomst till den överallt.

Även om molnbaserade skatteprogram inte ersätter en bra revisors omdöme eller kompetens, ger de dig mer kontroll och erbjuder ett snabbare och billigare sätt att hantera skatter. Du måste fortfarande mata in korrekt information, men programvaran gör beräkningarna, håller reda på deadlines och lagrar allt på ett ställe. Många företag låter skatteprogram hantera återkommande efterlevnad och tar in en revisor när nyansering eller planering behövs.

Varför använder företag molnbaserade skatteprogram?

Manuella skatteprocesser tyngs ner av dagens företagsvillkor. Skattskyldigheterna är splittrade och företagen måste nu hantera löpande transaktionsskatter, flera tröskelvärden, skiftande regler för digitala varor samt revisionskrav som kräver grundlig dokumentation. Med molnbaserade skatteprogram kan företag göra det på ett praktiskt sätt utan att anställa personal eller dra ner på takten. Här är en närmare titt.

Ersätter manuella arbetsflöden där det lätt blir fel

Den verkliga nyttan med automatisering är snabbhet och konsekvens. Bra skatteprogram hämtar finansiella data direkt från lösningar som Stripe eller ditt redovisningssystem, tillämpar rätt skattesatser baserat på plats och undantagsstatus och spårar varje steg från beräkningar till deklarationsinlämning.

Denna höga tillförlitlighet är svår att åstadkomma manuellt, särskilt när man använder flera kanaler. Nystartade företag och små team har inte råd att lägga dagar på att upprätta skattedeklarationer, och även större ekonomiteam är ofta pressade att stänga bokföringen snabbt och minska risken. Skatteprogram hjälper team att förkorta sina månatliga eller kvartalsvisa cykler för att stänga bokföringen, automatisera återkommande deklarationsinlämningar (t.ex. omsättningsskatt, momsdeklarationer) och upptäcka problem tidigare genom dashboards eller varningar.

Hantering av skatter i flera olika jurisdiktioner

Att sälja i mer än ett land eller en delstat innebär att du sannolikt omfattas av olika skattesatser, produktklassificeringar och rutiner för deklarationsinlämning. Skatteprogram hjälper dig att automatiskt hantera regelefterlevnad i flera jurisdiktioner, hålla reda på tröskelvärden som ekonomiska förbindelseregler samt tillämpa lokala regler (t.ex. hur mat beskattas i New York jämfört med i Kalifornien). Utan programvara blir alla dessa uppgifter en heltidssyssla. Med ett molnbaserat system kan du skala upp utan att dra på dig en ohållbar arbetsbörda vad gäller regelefterlevnad.

Stripe Tax kan till exempel beräkna och ta ut rätt skatt i kassan i alla USA:s delstater och i över 100 länder med hjälp av produkt- och platsdata i realtid. Det är den omfattning på täckning som växande företag behöver.

Förberedelser inför en revision

Revisioner förekommer inte alltid, men det är värt att vara förberedd. Skatteprogram är behjälpliga genom att de lagrar data på transaktionsnivå, loggar varje beräkning och användaråtgärd samt genererar rapporter som förklarar hur en deklaration har skapats.

Om en jurisdiktion ifrågasätter dina deklarationer vill du ha mer än en ospecificerad totalsumma. Du vill ha en tydlig, tidsangiven väg tillbaka till varje belopp. Rätt programvara hjälper dig att både deklarera och rättfärdiga dina deklarationer.

Anpassning av skatteregler för olika inkomstkällor

Företag blandar ofta olika affärsmodeller. Ditt företag kanske säljer både abonnemang och produkter. Ett annat företag kanske erbjuder digitala tjänster, fysiska varor och närstående företags intäkter, som alla beskattas olika beroende på plats.

Skatteprogramvara kan hantera den variationen. De identifierar hur molnbaserade mjukvarutjänster (SaaS – Software-as-a-Service) beskattas i olika länder, om en produkt är undantagen från skatt för ideella organisationer och när en avgift måste delas upp mellan olika jurisdiktioner. Den flexibiliteten ger dig utrymme att prova nya inkomstkällor utan att ständigt behöva utvärdera med facit i hand.

Synkronisering av data mellan olika system

Skatteprogramvara hämtar och matar in data från och till resten av din finansiella infrastruktur. Om du till exempel använder Stripe till betalningar innehåller varje transaktion redan information om plats och produkt. Stripe Tax kan använda denna för att beräkna det exakta beloppet som du är skyldig. Uppgifterna flödar sedan direkt in i dina rapporterings- och redovisningssystem. Informationen förblir synkroniserad, vilket gör efterlevnaden och avstämningen enklare och mer tillförlitlig.

Vad bör företag leta efter när de väljer molnbaserade skatteprogram?

Rätt skatteprogram ska passa både hur ditt företag fungerar nu och hur det sannolikt kommer att växa. Nedan följer vad du ska leta efter i ett skatteprogram.

Snabb installation

Programvara som utlovar automatisering men som tar veckor att konfigurera är inte användbar. Leta istället efter:

• Handledd installation med verkliga exempel
  
• Direkt integration med ditt betalningssystem, din bank och din redovisningsplattform
  
• Tydlig mappning för produkter och skattekategorier
  

Om ditt team inte kan få igång det snabbt är det förmodligen inte rätt lösning.

Integration med dina befintliga system

Ditt skatteprogram ska fungera väl med din befintliga stack. Det innebär att det:

• Hämtar in transaktionsdata automatiskt från Stripe eller andra verktyg
  
• Synkroniseras med ditt bokföringsprogram för att undvika manuella importer
  
• Uppdaterar din huvudbok med skatteskulder i realtid
  

Om programvaran inte kan integreras enkelt kommer den att skapa nya arbetsflöden istället för att förenkla de gamla. Stripe åtgärdar detta problem genom att samla in detaljerade och strukturerade transaktionsdata som kan hämtas direkt från skatteprogram.

Balans mellan automatisering och kontroll

Du vill ha ett system som sköter rutinarbetet och vet när det ska stå tillbaka. Det ska:

• Beräkna skattesatser automatisk baserat på plats
  
• Varna dig när skattelagstiftning ändras eller när tröskelvärden uppnås
  
• Fylla i deklarationer och formulär med minimal insats
  

Se till att ditt system också ger dig den kontroll du behöver. Kan du åsidosätta standardvärden? Kan du tillämpa anpassade skatteregler, om det behövs? Kan du förhandsgranska hur skatten kommer att tillämpas innan något tas i drift? För mycket automatisering utan flexibilitet kan leda till tysta fel.

Korrekt täckning

Vissa verktyg hanterar skatter för endast en plats, medan andra kan hantera omsättningsskatt, moms och GST i internationella deklarationer. Var noga med att kontrollera:

• Vilka jurisdiktioner som stöds
  
• Hur ofta skattesatser uppdateras
  
• Huruvida verktyget hanterar skatteregler för blandade produkter (t.ex. en digital tjänst som levereras tillsammans med fysiska varor)
  

Om din affärsmodell omfattar internationell försäljning, abonnemang eller varor som är undantagna från skatt bör du vara särskilt uppmärksam på programvarans täckning.

Revisionsberedskap och rapportering

Bra skatteprogram hjälper dig också att spåra allt som händer på vägen till deklarationsinlämningen. Hitta en lösning som erbjuder:

• Rapportering på transaktionsnivå med fullständig beräkningshistorik
  
• Nedladdningsbara rapporter som motsvarar det din revisor eller bokförare kommer att begära
  
• Omfattande loggar över användaraktivitet och ändringar
  

Dessa funktioner kan hjälpa dig att upptäcka fel, verifiera dina deklarationer och kunna gå tillbaka till gjorda steg, om det behövs.

Skalbarhet

Att växa ur ett verktyg innebär att ditt företag har utvecklats, men vissa plattformar kan skalas upp smidigare än andra. Innan du bestämmer dig för en plattform bör du ställa dig följande frågor:

• Kan programvaran hantera fler jurisdiktioner, transaktioner eller affärsenheter i framtiden?
  
• Är priset rimligt i förhållande till användningen?
  
• Kan den stödja team med flera användare, roller och behörigheter?
  

Din skatteprocess ska inte behöva byggas upp från grunden när du expanderar, så välj en lösning som kan växa med dig.

Starka supportkanaler

När något slutar fungera, vilken typ av hjälp kan du räkna med? Leta efter programvara som erbjuder:

• Live-support med riktiga människor
  
• Tydlig dokumentation och felmeddelanden
  
• Ett supportteam som har kunskap om skatter, inte bara om programvaran
  

Du ska ha bra support när du behöver det som mest: du vill inte vänta i två dagar på ett automatiskt svar när en deklaration ska lämnas in i morgon.

Vanliga utmaningar med molnbaserade skatteprogram och hur man undviker dem

Vanliga problem med skatteprogram kan inträffa och överraska ditt team. Här är några problem som du bör vara uppmärksam på och hur du hanterar dem.

Dataluckor från dåliga integrationer eller ofullständiga importer

När de uppgifter som flödar in i ditt skatteprogram är ofullständiga eller felaktiga kan det påverka allt i senare led. Det kan leda till att transaktioner saknas i rapporter, att totalsummor inte stämmer överens med dem i ditt redovisningssystem eller hos din betalleverantör eller att deklarationer innehåller inaktuella belopp.

Vad du behöver göra

• Granska dina integrationer regelbundet. Om du hämtar in data från Stripe, din bokföringsprogramvara eller ett POS-system (Point-of-Sale) i butiken ska du säkerställa att synkroniseringen är fullständig.
  
• Avstäm ofta. Bara genom att jämföra antalet transaktioner i ditt skatteprogram med Stripe Dashboard kan problem upptäckas tidigt.
  
• Tilldela en teammedlem ansvaret för dessa kontroller. Programvaran kommer inte alltid att tala om för dig när något är fel. Du måste ha en grundläggande granskningsprocess på plats.
  

Felaktigt tillämpade skattesatser och felaktig produktkategorisering

Skatteprogram ber dig vanligtvis att definiera vad du säljer och använder den informationen för att tillämpa rätt skattesatser. Men om du tilldelar produkter fel skattekategori, missar undantag (t.ex. kunder som är ideella organisationer, tjänster som inte omfattas) eller glömmer att uppdatera reglerna efter att du har påbörjat verksamhet i en ny delstat i USA eller i ett nytt land, kan programmet inte rätta till dessa misstag.

Vad du behöver göra

• Utgå inte från att standardinställningarna är korrekta. Ägna tid åt att koppla dina produkter till rätt kategorier.
  
• Granska hur varje delstat eller land behandlar dessa kategorier. Det är inte alltid självklart.
  
• Om du använder Stripe Tax ska du kontrollera att varje produkt är korrekt konfigurerad så att skatten beräknas i kassan med rätt logik.
  

Övertro på automatisering

Det är frestande att förlita sig helt på systemet, särskilt när det fungerar. Men även bra programvara behöver tillsyn. Programvara utan tillsyn kan anta nexus på för få ställen (eftersom du inte har uppdaterat den), lämna in deklarationer baserat på inaktuella tröskelvärden eller regler eller inte spåra manuella åsidosättningar.

Vad du behöver göra

• Lägg in påminnelser i kalendern för att se över hur din nexus ser ut, särskilt efter högsäsonger eller en expansion.
  
• Förhandsgranska dina deklarationer innan du lämnar in dem. Med många verktyg kan du simulera vilken skatt som kommer att tillämpas så att du kan upptäcka eventuella överraskningar.
  
• Spara dokumentation om åsidosättningar eller gränsfall, även om det bara är ett delat dokument med anteckningar om varför något hanterades på ett visst sätt.
  

Bristande arbetsflöden mellan bortkopplade system

Skatteprogram fungerar bäst när de är en del av ett integrerat arbetsflöde. Problem uppstår när systemen inte är synkroniserade (t.ex. när en ny produkt läggs till i katalogen men inte i skattekonfigurationen), när ändringar av skattesatser i ett system inte återspeglas i ett annat eller när ditt team är osäkert på vem som äger vad.

Vad du behöver göra

• Välj programvara som integreras väl med din betalleverantör och huvudbok. Stripes API (Application Programming Interface), till exempel, ger konsekventa transaktionsdata med skatteinformation som redan ingår, vilket underlättar för att system i senare led ska vara korrekta.
  
• Ha en enda sanningskälla till dina finansiella uppgifter och se till att ditt skatteprogram utgår från den.
  
• Definiera ansvarsområden i teamet: vem övervakar dataimport, vem granskar deklarationer och vem hanterar uppdateringar.
  

Bristfälliga behörigheter och bristande synlighet

Ibland är problemet inte vad programvaran gör, utan vem som har rätt att använda den. Problem kan uppstå när för många personer har administratörsåtkomst, när det inte finns någon verifieringskedja för att veta vem som gjorde en justering eller lämnade in en deklaration, eller när viktiga uppdateringar (t.ex. nya nexusregler eller undantag) görs utan ordentlig granskning.

Vad du behöver göra

• Använd behörighetskontroller för att begränsa åtkomsten till viktiga teammedlemmar.
  
• Se till att din programvara stöder granskningsloggar och spårning av historik.
  
• Se över vem som har åtkomst varje månad och justera kontrollerna när teamets ansvarsområden ändras.