Non ci si occupa delle tasse solo una volta all'anno. Per molte attività, rimanere conformi significa monitorare le soglie che cambiano, riscuotere le aliquote corrette in tempo reale e mantenere registri dettagliati tutto l'anno. Il software fiscale online è diventato l'infrastruttura che rende possibile tutto ciò e il mercato globale dei software di gestione fiscale dovrebbe crescere da circa 25 miliardi di dollari nel 2025 a quasi 60 miliardi di dollari entro il 2034.

Di seguito, vedremo cos'è un software fiscale online, perché i team si affidano ad esso, come scegliere quello giusto e le problematiche comuni da evitare.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è un software fiscale online?
  
• Perché le attività utilizzano i software fiscali online?
  
• Cosa dovrebbero cercare le attività quando scelgono il software fiscale online?
  
• Sfide comuni con i software fiscali online e come evitarle
  

Cos'è un software fiscale online?

I software fiscali aiutano le attività a calcolare le imposte dovute e a presentare le dichiarazioni. Raccolgono i tuoi dati finanziari (da elaboratori di pagamento, software di contabilità e conti bancari), calcolano l'importo dovuto nelle varie giurisdizioni e generano le dichiarazioni o i report necessari per rimanere conformi. In genere coprono l'imposta sul reddito, le imposte sui salari, l'imposta sulle vendite e l'imposta sul valore aggiunto (IVA) o l'imposta sui beni e servizi (GST), a seconda di dove vendi. Trattandosi di una soluzione basata su cloud, è sempre aggiornata e puoi accedervi ovunque.

Sebbene il software fiscale online non sostituisca il giudizio o l'esperienza di un buon commercialista, ti offre maggiore controllo e un modo più rapido e meno costoso per gestire le tasse. Dovrai comunque inserire informazioni accurate, ma sarò il software a occuparsi dei calcoli, a tenere traccia delle scadenze, mantenendo tutto in un unico posto. Molte attività si affideranno ai software fiscali per la gestione della conformità ricorrente, coinvolgendo un commercialista in caso di necessità di pianificazione o modifiche.

Perché le attività utilizzano software fiscali online?

Le procedure fiscali manuali non sono sostenibili nelle moderne condizioni aziendali. Gli obblighi fiscali sono frammentati e le attività ora devono occuparsi di tasse sulle transazioni continuative, molteplici soglie, normative sui beni digitali che cambiano e requisiti di audit che richiedono una documentazione solida. I software fiscali online offrono alle attività un modo pratico per fare tutto questo senza assumere personale o rallentare le operazioni. Diamo uno sguardo più da vicino.

Sostituire flussi di lavoro manuali soggetti a errori

Il vero valore dell'automazione è la velocità e la coerenza. Un buon software fiscale estrae i dati finanziari direttamente da soluzioni come Stripe o dal tuo sistema contabile, applica le aliquote fiscali corrette in base alla posizione e allo stato di esenzione, infine tiene traccia di ogni passaggio, dai calcoli alla dichiarazione.

Tale livello di affidabilità è difficile da replicare manualmente, specialmente quando operi su più canali. Le start-up e i piccoli team non possono permettersi di spendere giorni a preparare le dichiarazioni fiscali e anche i team finanziari più grandi sono spesso sotto pressione per chiudere la contabilità rapidamente e ridurre il rischio. I software fiscali aiutano i team ad abbreviare i cicli di chiusura mensili o trimestrali, ad automatizzare le dichiarazioni ricorrenti (ad es. imposta sulle vendite, dichiarazioni IVA) e a rilevare i problemi prima attraverso dashboard o avvisi.

Gestire le tasse in più giurisdizioni

Se vendi in più di un Paese o stato, probabilmente dovrai gestire diverse aliquote fiscali, classificazioni di prodotto e cadenze di dichiarazione. Il software fiscale ti aiuta a gestire automaticamente la conformità in più giurisdizioni, a monitorare le soglie come il nesso economico e ad applicare le regole locali (ad es. come viene tassato il cibo a New York rispetto alla California). Senza software, tutte queste mansioni diventano un lavoro a tempo pieno. Implementando un sistema online, puoi evolverti senza aggiungere un carico di lavoro insostenibile per garantire la conformità.

Stripe Tax, ad esempio, può calcolare e riscuotere l'imposta corretta al momento del pagamento in tutti gli stati degli Stati Uniti e in oltre 100 Paesi utilizzando dati sui prodotti e sulla posizione in tempo reale. Questo è il livello di copertura di cui le attività in crescita hanno bisogno.

Preparazione per un accertamento

Gli audit non vengono svolti sempre, ma è bene essere preparati. I software fiscali aiutano memorizzando i dati a livello di transazione, registrando ogni calcolo e azione dell'utente e generando report che spiegano come è stata costruita una dichiarazione.

Se una giurisdizione mette in discussione le tue dichiarazioni, ciò che ti serve è molto più di un totale poco trasparente; ti occorre un percorso chiaro e contrassegnato da data e ora per ogni numero. Il software giusto ti aiuta sia a presentare che a difendere le tue dichiarazioni.

Adattare le regole fiscali per diversi flussi di ricavi

Le attività spesso mescolano diversi modelli di business. La tua attività potrebbe vendere sia abbonamenti che prodotti. Un'altra impresa potrebbe offrire servizi digitali, beni fisici e ricavi da affiliazione, tutti tassati in modo diverso a seconda della posizione.

I software fiscali sono in grado di gestire queste sfumature. Riconoscono come è tassato il modello Software-as-a-Service (SaaS) nei diversi Paesi, se un prodotto è esente dalle imposte per le organizzazioni non profit e quando una commissione deve essere suddivisa tra più giurisdizioni. Questa flessibilità ti dà spazio per sperimentare nuovi flussi di entrate senza doverci pensare due volte.

Sincronizzare i dati tra i sistemi

I software fiscali estraggono dati e alimentano il resto della tua infrastruttura finanziaria. Ad esempio, se stai utilizzando Stripe per i pagamenti, ogni transazione include già dati sulla posizione e sul prodotto. Stripe Tax può utilizzare questi dati per calcolare l'importo esatto dovuto. I dati fluiscono quindi direttamente nei tuoi sistemi di reporting e contabilità e rimangono sincronizzati, il che rende la conformità e la riconciliazione più facili e affidabili.

Cosa dovrebbero cercare le attività quando scelgono il software fiscale online?

Il software fiscale giusto si adatterà sia a come opera attualmente la tua attività sia a come è probabile che cresca. Ecco cosa cercare in un software fiscale.

Configurazione rapida

Un software che promette automazione ma richiede settimane per essere configurato non è utile. Invece, cerca:

• Configurazione guidata con esempi reali
  
• Integrazioni dirette con il tuo sistema di pagamento, la tua banca e la piattaforma di contabilità
  
• Mappatura chiara per prodotti e categorie di imposta
  

Se il tuo team non riesce a farlo funzionare rapidamente, probabilmente non è la soluzione giusta.

Integrazione con i tuoi sistemi esistenti

Il software fiscale dovrebbe adattarsi perfettamente alle tue tecnologie esistenti, vale a dire:

• Importare automaticamente i dati delle transazioni da Stripe o altri strumenti
  
• Sincronizzarsi con il tuo software di contabilità per evitare importazioni manuali
  
• Aggiornare la contabilità generale con gli oneri fiscali in tempo reale
  

Se il software non si integra facilmente, creerà nuovi flussi di lavoro invece di semplificare quelli esistenti. Stripe affronta questo problema acquisendo dati delle transazioni dettagliati e strutturati, da cui il software fiscale può attingere direttamente.

Equilibrio tra automazione e controllo

Ciò che ti serve è un sistema in grado di gestire le operazioni di routine e che sappia quando farsi da parte. Dovrebbe:

• Calcolare automaticamente le aliquote fiscali in base alla località
  
• Avvisarti quando le leggi fiscali cambiano o quando vengono raggiunte le soglie
  
• Compilare dichiarazioni e moduli con un input minimo
  

Assicurati che il tuo sistema ti dia anche il controllo di cui hai bisogno. Puoi sovrascrivere le impostazioni predefinite? Puoi applicare regole fiscali personalizzate, se necessario? Puoi visualizzare in anteprima come verrà applicata l'imposta prima che qualcosa venga attivato? Troppa automazione senza flessibilità può portare a errori che potrebbero passare inosservati.

Ambito di copertura adeguato

Alcuni strumenti gestiscono le tasse solo per una località, mentre altri sono in grado di gestire l'imposta sulle vendite, l'IVA e la GST nelle dichiarazioni internazionali. Controlla:

• Quali giurisdizioni sono supportate
  
• Con quale frequenza vengono aggiornate le aliquote fiscali
  
• Se lo strumento gestisce regole fiscali per prodotti misti (ad es. un servizio digitale abbinato a beni fisici)
  

Se il tuo modello di business include vendite internazionali, abbonamenti o beni esenti, fai particolare attenzione alla copertura del software.

Preparazione all'audit e creazione di report

Un buon software fiscale ti aiuta anche a tenere traccia di tutto ciò che accade lungo l'intera procedura che porta alla dichiarazione. Trova una soluzione che offra:

• Reportistica a livello di transazione con cronologia completa dei calcoli
  
• Report scaricabili corrispondenti a ciò che il tuo commercialista o revisore richiederà
  
• Log completi dell'attività e delle modifiche degli utenti
  

Queste funzioni possono aiutarti a individuare errori, verificare le dichiarazioni e ripercorrere i tuoi passi, se necessario.

Possibilità di crescita

Quando uno strumento non è più adatto alle proprie esigenze significa che l'attività è cresciuta, ma alcune piattaforme si espandono meglio di altre. Prima di impegnarti con una, poni queste domande:

• Il software sarà in grado di gestire più giurisdizioni, transazioni o persone giuridiche in futuro?
  
• Le tariffe scalano ragionevolmente con l'utilizzo?
  
• Può supportare team con più utenti, ruoli e autorizzazioni?
  

La tua procedura fiscale non dovrebbe essere ricostruita da zero quando ti espandi, quindi scegli una soluzione che possa crescere con te.

Canali di assistenza solidi

Quando qualcosa non va, su che tipo di aiuto puoi contare? Cerca un software che offra:

• Assistenza live con persone reali
  
• Documentazione chiara e messaggi di errore
  
• Un team di assistenza che si intenda anche di tasse, non solo di software
  

Dovresti poter usufruire di un buon servizio di assistenza quando ne hai più bisogno: non si possono aspettare due giorni per una risposta automatica quando la scadenza per la dichiarazione è domani.

Sfide comuni con i software fiscali online e come evitarle

Problemi comuni con i software fiscali possono verificarsi e cogliere il tuo team di sorpresa. Ecco alcune situazioni da tenere d'occhio e come affrontarle.

Lacune nei dati a causa di integrazioni errate o importazioni interrotte

Quando i dati che fluiscono nel tuo software fiscale sono incompleti o errati, possono compromettere tutto ciò che viene dopo. Questo può portare a transazioni mancanti nei report, totali che non corrispondono a quelli del tuo sistema contabile o elaboratore di pagamenti o ancora dichiarazioni che includono numeri obsoleti.

Cosa fare

• Esegui regolarmente audit delle tue integrazioni. Se stai estraendo dati da Stripe, dal tuo software di contabilità o dal sistema POS di un negozio, assicurati che tutto sia completamente sincronizzato.
  
• Riconcilia spesso. Confrontare il conteggio delle transazioni del tuo software fiscale con quello della Dashboard Stripe può far emergere problemi precocemente.
  
• Assegna a un membro del team la responsabilità di questi controlli. Il software non ti dirà sempre quando qualcosa non va, sta a te implementare una procedura di revisione di base.
  

Aliquote fiscali errate e categorizzazione dei prodotti scorretta

I software fiscali di solito ti chiedono di definire cosa vendi e utilizzano queste informazioni per applicare le aliquote corrette. Ma se assegni dei prodotti alla categoria fiscale sbagliata, tralasci esenzioni (ad es. clienti non profit, servizi fuori ambito di applicazione) o dimentichi di aggiornare le regole dopo aver inserito un nuovo stato o Paese degli Stati Uniti, il software non sarà in grado di correggere quegli errori.

Cosa fare

• Non assumere che le impostazioni predefinite siano corrette. Dedica tempo ad associare i tuoi prodotti alle categorie corrette.
  
• Rivedi come ogni stato o Paese tratta quelle categorie. Non è sempre intuitivo.
  
• Se stai utilizzando Stripe Tax, verifica che ogni prodotto sia configurato correttamente in modo che l'imposta venga calcolata al momento del pagamento utilizzando la logica corretta.
  

Eccessiva dipendenza dall'automazione

Fare completamente affidamento sul sistema, specialmente quando funziona, è allettante. Ma anche il miglior software ha bisogno di supervisione. Un software non supervisionato potrebbe assumere il nexus in troppi pochi luoghi (perché non lo hai aggiornato), presentare dichiarazioni basate su soglie o regole obsolete oppure non tenere traccia delle eccezioni manuali.

Cosa fare

• Imposta promemoria sul calendario per rivedere l'impatto del nesso, in particolare dopo le stagioni di punta o un'espansione.
  
• Guarda l'anteprima delle tue dichiarazioni prima di presentarle. Molti strumenti ti consentono di simulare quali tasse verranno applicate in modo da poter individuare eventuali sorprese.
  
• Conserva la documentazione relativa a eccezioni o casi particolari, anche se si tratta solo di un documento condiviso con note sul motivo per cui qualcosa è stato gestito in un determinato modo.
  

Flussi di lavoro interrotti tra sistemi disconnessi

I software fiscali funzionano meglio quando fanno parte di un flusso di lavoro integrato. I problemi si verificano nel momento in cui i sistemi non sono sincronizzati (ad es. un nuovo prodotto viene aggiunto al tuo catalogo ma non nella tua configurazione fiscale), le modifiche delle aliquote in un sistema non sono riportate in un altro o il tuo team non è sicuro di chi possiede cosa.

Cosa fare

• Scegli un software che si integri bene con il tuo fornitore di servizi di pagamento e la tua contabilità. L'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) di Stripe, ad esempio, fornisce dati sulle transazioni coerenti con le informazioni fiscali già incluse, il che facilita la precisione dei sistemi a valle.
  
• Mantieni un'unica fonte di dati per i tuoi registri finanziari e assicurati che il tuo software fiscale sia in grado di leggerla.
  
• Definisci le responsabilità all'interno del tuo team: chi monitora le importazioni di dati, chi rivede le dichiarazioni e chi gestisce gli aggiornamenti.
  

Autorizzazioni inadeguate e mancanza di visibilità

A volte il problema non è ciò che fa il software, ma chi è autorizzato a usarlo. Possono sorgere problematiche quando troppe persone possono accedere in qualità di amministratore, quando non c'è audit trail per capire chi ha effettuato una rettifica o presentato una dichiarazione o ancora quando aggiornamenti importanti (ad es. nuove regole su nesso o esenzioni) vengono effettuati senza una revisione adeguata.

Cosa fare

• Utilizza i controlli delle autorizzazioni per limitare l'accesso ai membri importanti del team.
  
• Assicurati che il tuo software supporti i registri di audit e il tracciamento della cronologia.
  
• Verifica chi ha accesso su base mensile e regola i controlli man mano che le responsabilità del team cambiano.