Steuern sind nicht nur eine jährliche Aufgabe. Für viele Unternehmen bedeutet die Einhaltung der Vorschriften, dass sie das ganze Jahr über sich ändernde Schwellenwerte verfolgen, die richtigen Sätze in Echtzeit erfassen und detaillierte Aufzeichnungen führen müssen. Online-Steuer-Software ist zu der Infrastruktur geworden, die all das möglich macht, und es wird prognostiziert, dass der globale Markt für Steuerverwaltungs-Software von etwa 25 Milliarden USD im Jahr 2025 auf fast 60 Milliarden USD bis 2034 wachsen wird.

Im Folgenden erläutern wir, was Online-Steuer-Software ist, warum sich Teams darauf verlassen, wie man die richtige auswählt, und häufige Probleme, die es zu vermeiden gilt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist Online-Steuer-Software?
  
• Warum nutzen Unternehmen Online-Steuer-Software?
  
• Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Online-Steuer-Software achten?
  
• Häufige Herausforderungen bei Online-Steuer-Software und wie man sie vermeidet
  

Was ist Online-Steuer-Software?

Steuer-Software hilft Unternehmen, ihre Steuerschulden zu berechnen und ihre Steuererklärungen einzureichen. Sie ruft Ihre Finanzdaten (von Zahlungsabwicklern, Buchhaltungs-Software und Bankkonten) ab, berechnet, was Sie in verschiedenen Regionen schulden, und generiert die Einreichungen oder Berichte, die Sie benötigen, um die Vorschriften einzuhalten. Sie deckt in der Regel Einkommensteuer, Lohnsteuern, Verkaufssteuer und Umsatzsteuer (USt.) oder Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) ab, je nachdem, wo Sie verkaufen. Da es sich um eine cloudbasierte Lösung handelt, ist sie immer auf dem neuesten Stand und Sie können von überall darauf zugreifen.

Online-Steuer-Software ersetzt zwar nicht das Urteilsvermögen oder die Expertise einer guten Buchhaltungsfachkraft, aber sie gibt Ihnen mehr Kontrolle und bietet eine schnellere und kostengünstigere Möglichkeit, Steuern zu verwalten. Sie müssen immer noch korrekte Informationen eingeben, aber die Software führt Berechnungen aus, verfolgt Fristen und bewahrt alles an einem Ort auf. Viele Unternehmen lassen Steuer-Software wiederkehrende Complianceaufgaben übernehmen und ziehen einen Buchhaltungsfachkraft hinzu, wenn Nuancen oder Planung erforderlich sind.

Warum nutzen Unternehmen Online-Steuer-Software?

Manuelle Steuerprozesse brechen unter modernen Rahmenbedingungen für Unternehmen zusammen. Die steuerlichen Verpflichtungen sind fragmentiert und Unternehmen müssen sich jetzt mit laufenden Transaktionssteuern, mehreren Schwellenwerten, sich ändernden Vorschriften für digitale Waren und Prüfungsanforderungen auseinandersetzen, die eine solide Dokumentation erfordern. Online-Steuer-Software bietet Unternehmen eine praktische Möglichkeit, dies zu tun, ohne Personal einzustellen oder langsamer zu werden. Hier ist ein genauerer Blick.

Ersetzen fehleranfälliger, manueller Workflows

Der wahre Wert der Automatisierung liegt in Geschwindigkeit und Konsistenz. Eine gute Steuer-Software ruft Finanzdaten direkt aus Lösungen wie Stripe oder Ihrem Buchhaltungssystem ab, wendet je nach Standort und Ausnahmestatus die korrekten Steuersätze an und verfolgt jeden Schritt von Berechnungen bis hin zu Einreichung.

Dieses Maß an Zuverlässigkeit ist manuell schwer zu replizieren, insbesondere, wenn Sie kanalübergreifend arbeiten. Start-ups und kleine Teams können es sich nicht leisten, Tage mit der Vorbereitung von Steuererklärungen zu verbringen, und selbst größere Finanzteams stehen oft unter dem Druck, Finanzabschlüsse schnell zu erledigen und Risiken zu reduzieren. Steuer-Software hilft Teams, ihre monatlichen oder vierteljährlichen Abschlusszyklen zu verkürzen, wiederkehrende Einreichungen zu automatisieren (z. B. Verkaufssteuer-, USt.-Erklärungen) und Probleme durch Dashboards oder Warnungen früher zu erkennen.

Verwaltung von Steuern in mehreren Regionen

Wenn Sie in mehreren Ländern oder Bundesstaaten verkaufen, unterliegen Sie wahrscheinlich unterschiedlichen Steuersätzen, Produktklassifizierungen und Einreichungsintervallen. Steuer-Software hilft Ihnen, die Compliance in mehreren Regionen automatisch zu verwalten, Schwellenwerte wie den wirtschaftlichen Nexus zu verfolgen und lokale Vorschriften anzuwenden (z. B. wie Lebensmittel in New York und Kalifornien besteuert werden). Ohne Software werden all diese Aufgaben zu einem Vollzeitjob. Mit einem Online-System können Sie skalieren, ohne eine unhaltbare Compliancearbeitslast hinzuzufügen.

Stripe Tax kann beispielsweise die korrekte Steuer beim Bezahlvorgang über alle US-Bundesstaaten und mehr als 100 Länder hinweg berechnen und einziehen, indem es Echtzeitprodukt- und -standortdaten verwendet. Das ist das Maß an Abdeckung, das wachsende Unternehmen benötigen.

Vorbereitung auf eine Prüfung

Prüfungen finden nicht immer statt, aber es lohnt sich, vorbereitet zu sein. Steuer-Software hilft dabei, indem sie Daten auf Transaktionsebene speichert, jede Berechnung und Nutzeraktion protokolliert und Berichte erstellt, die erläutern, wie eine Steuererklärung erstellt wurde.

Wenn eine zuständige Behörde Ihre Einreichungen in Frage stellt, brauchen Sie mehr als eine undurchsichtige Summe. Sie brauchen einen klaren, mit einem Zeitstempel versehenen Weg zurück zu jeder Zahl. Die richtige Software hilft Ihnen, Ihre Steuererklärungen einzureichen und zu verteidigen.

Anpassung der Steuerregeln für verschiedene Umsatzquellen

Unternehmen vermischen oft verschiedene Geschäftsmodelle. Ihr Unternehmen verkauft möglicherweise sowohl Abonnements als auch Produkte. Ein anderes Unternehmen könnte digitale Dienstleistungen, physische Waren und Affiliate-Einnahmen anbieten, die je nach Standort unterschiedlich besteuert werden.

Steuer-Software kann mit diesen Nuancen umgehen. Sie berücksichtigt, wie Software as a Service (SaaS) in verschiedenen Ländern besteuert wird, ob ein Produkt für gemeinnützige Organisationen von der Steuer befreit ist und wann eine Gebühr auf verschiedene Zuständigkeitsbereiche aufgeteilt werden muss. Diese Flexibilität gibt Ihnen Raum, zuversichtlich mit neuen Umsatzquellen zu experimentieren.

Systemübergreifende Synchronisierung von Daten

Steuer-Software ruft Daten aus dem Rest Ihrer Finanzinfrastruktur ab und speist diese dort ein. Wenn Sie beispielsweise Stripe für Zahlungen verwenden, enthält jede Transaktion bereits Standort- und Produktdaten. Stripe Tax kann damit den genauen geschuldeten Betrag berechnen. Die Daten fließen dann direkt in Ihre Reporting- und Buchhaltungssysteme. Die Daten bleiben synchronisiert, was die Compliance und den Abgleich einfacher und zuverlässiger macht.

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Online-Steuer-Software achten?

Die richtige Steuer-Software passt sowohl zu der aktuellen Arbeitsweise Ihres Unternehmens als auch zu seinem voraussichtlichen Wachstum. Hier erfahren Sie, worauf Sie bei Steuer-Software achten sollten.

Schnelle Einrichtung

Software, die Automatisierung verspricht, deren Konfiguration aber Wochen dauert, ist nicht sinnvoll. Suchen Sie stattdessen nach folgenden Merkmalen:

• Geführte Einrichtung mit realen Beispielen
  
• Direkte Integrationen mit Ihrem Zahlungssystem, Ihrer Bank und Ihrer Buchhaltungsplattform
  
• Übersichtliche Zuordnung für Produkte und Steuerkategorien
  

Wenn Ihr Team die Software nicht schnell zum Laufen bringen kann, ist es wahrscheinlich nicht die richtige Lösung.

Integration in Ihre bestehenden Systeme

Ihre Steuer-Software sollte sich nahtlos in Ihren bestehenden Stack einfügen. Das bedeutet:

• Automatisches Abrufen von Transaktionsdaten aus Stripe oder anderen Tools
  
• Synchronisierung mit Ihrer Buchhaltungs-Software, um manuelle Importe zu vermeiden
  
• Aktualisierung Ihres Hauptbuchs mit Steuerverbindlichkeiten in Echtzeit
  

Wenn sich die Software nicht einfach integrieren lässt, erstellt sie neue Workflows, anstatt alte zu vereinfachen. Stripe löst dieses Problem, indem es detaillierte, strukturierte Transaktionsdaten erfasst, die Steuer-Software direkt abrufen kann.

Gleichgewicht zwischen Automatisierung und Kontrolle

Sie brauchen ein System, das die Routinearbeit erledigt, aber bei Bedarf Aufgaben zur manuellen Bearbeitung abgibt. Es sollte folgende Funktionen bieten:

• Automatische Berechnung von Steuersätzen je nach Standort
  
• Benachrichtigung, wenn sich Steuergesetze ändern oder Schwellenwerte erreicht werden
  
• Ausfüllen von Einreichungen und Formularen mit minimalem Aufwand
  

Stellen Sie sicher, dass Ihr System Ihnen auch die Kontrolle gibt, die Sie benötigen. Können Sie Standardeinstellungen überschreiben? Können Sie bei Bedarf benutzerdefinierte Steuerregeln anwenden? Können Sie eine Vorschau anzeigen, wie die Steuern angewendet werden, bevor etwas live geht? Zu viel Automatisierung ohne Flexibilität kann zu verborgenen Fehlern führen.

Angemessener Funktionsumfang

Einige Tools verarbeiten Steuern nur für einen Standort, während andere Sales Tax, USt. und GST in internationalen Einreichungen verwalten können. Überprüfen Sie Folgendes:

• Welche Zuständigkeitsbereiche werden unterstützt?
  
• Wie häufig werden Steuersätze aktualisiert?
  
• Kann das Tool mit Steuerregeln für gemischte Produkte umgehen (z. B. ein digitaler Dienst, der mit physischen Waren gebündelt ist)?
  

Wenn Ihr Geschäftsmodell internationale Verkäufe, Abonnements oder ausgenommene Waren umfasst, seien Sie besonders vorsichtig mit der Abdeckung der Software.

Prüfungsbereitschaft und Berichterstattung

Eine gute Steuer-Software hilft Ihnen auch dabei, alles zu verfolgen, was auf dem Weg zur Einreichung passiert. Suchen Sie eine Lösung, die Folgendes bietet:

• Reporting auf Transaktionsebene mit vollständigem Berechnungsverlauf
  
• Herunterladbare Berichte, die für Ihre Buchhalter/innen oder Wirtschaftsprüfer/innen geeignet sind
  
• Umfassende Logs von Nutzeraktivitäten und Änderungen
  

Diese Funktionen können Ihnen helfen, Fehler zu erkennen, Ihre Einreichungen zu überprüfen und Ihre Schritte bei Bedarf zurückzuverfolgen.

Skalierbarkeit

Wenn Sie aus einem Tool herauswachsen, bedeutet dies, dass sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt hat. Einige Plattformen lassen sich aber besser als andere skalieren. Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, stellen Sie sich diese Fragen:

• Kann die Software in Zukunft mehr Zuständigkeitsbereiche, Transaktionen oder Unternehmenseinheiten verarbeiten?
  
• Wird die Preisgestaltung angemessen mit der Nutzung skaliert?
  
• Kann die Lösung Teams mit mehreren Nutzerinnen und Nutzern, Rollen und Berechtigungen unterstützen?
  

Ihr Steuerprozess sollte bei einer Expansion nicht von Grund auf neu aufgebaut werden müssen. Wählen Sie also eine Lösung, die mit Ihnen wachsen kann.

Starke Supportkanäle

Auf welche Art von Hilfe können Sie zählen, wenn Fehler auftreten? Suchen Sie nach Software, die Folgendes bietet:

• Live-Support mit echten Menschen
  
• Klare Dokumentation und Fehlermeldungen
  
• Ein Supportteam, das sich mit Steuern auskennt, nicht nur mit der Software
  

Sie sollten einen angemessenen Support erhalten, wenn Sie ihn am dringendsten benötigen: Sie möchten nicht zwei Tage auf eine automatisierte Antwort warten, wenn morgen eine Frist für die Einreichung abläuft.

Häufige Herausforderungen bei Online-Steuer-Software und wie man sie vermeidet

Häufige Probleme mit Steuer-Software können auftreten und Ihr Team überraschen. Hier sind einige Probleme, auf die Sie achten sollten, und wie Sie sie lösen können.

Datenlücken durch schlechte Integrationen oder fehlerhafte Importe

Wenn die Daten, die in Ihre Steuer-Software fließen, unvollständig oder falsch sind, kann sich das auf alle nachgelagerten Abläufe auswirken. Dies kann zu fehlenden Transaktionen in Berichten, zu Summen, die nicht mit denen Ihres Buchhaltungssystems oder Zahlungsabwicklers übereinstimmen, oder zu Steuererklärungen mit veralteten Zahlen führen.

Das sollten Sie tun

• Überprüfen Sie Ihre Integrationen regelmäßig. Wenn Sie Daten aus Stripe, Ihrer Buchhaltungs-Software oder einem Point-of-Sale(POS)-System im Geschäft abrufen, stellen Sie sicher, dass sie vollständig synchronisiert werden.
  
• Gleichen Sie Daten oft ab. Allein der Vergleich der Transaktionsanzahl Ihrer Steuer-Software mit der Anzahl im Stripe-Dashboard kann Probleme frühzeitig aufdecken.
  
• Weisen Sie ein Teammitglied zu, das für diese Überprüfungen verantwortlich ist. Die Software meldet nicht immer, wenn etwas nicht stimmt. Sie müssen über einen grundlegenden Prüfprozess verfügen.
  

Falsch angewendete Steuersätze und falsche Produktkategorisierung

Steuer-Software fordert Sie in der Regel auf, zu definieren, was Sie verkaufen, und verwendet diese Angabe, um die richtigen Sätze anzuwenden. Wenn Sie jedoch Produkte der falschen Steuerkategorie zuweisen, Ausnahmen übersehen (z. B. gemeinnützige Kunden, Dienstleistungen, die nicht in den Geltungsbereich fallen) oder vergessen, Regeln zu aktualisieren, nachdem Sie in einen neuen US-Bundesstaat oder ein neues Land expandiert haben, kann die Software diese Fehler nicht korrigieren.

Das sollten Sie tun

• Gehen Sie nicht davon aus, dass die Standardeinstellungen korrekt sind. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Produkte den richtigen Kategorien zuzuordnen.
  
• Überprüfen Sie, wie die einzelnen Bundesstaaten oder Länder diese Kategorien behandeln. Das ist nicht immer intuitiv.
  
• Wenn Sie Stripe Tax verwenden, stellen Sie sicher, dass jedes Produkt korrekt konfiguriert ist, damit die Steuer beim Bezahlvorgang mit der richtigen Logik berechnet wird.
  

Übermäßige Abhängigkeit von Automatisierung:

Es ist verlockend, sich vollständig auf das System zu verlassen, vor allem, wenn es funktioniert. Aber selbst großartige Software braucht Aufsicht. Nicht überwachte Software kann den Nexus an zu wenigen Stellen annehmen (weil Sie ihn nicht aktualisiert haben), Erklärungen basierend auf veralteten Schwellenwerten oder Regeln einreichen oder manuelle Überschreibungen nicht verfolgen.

Das sollten Sie tun

• Legen Sie Kalendererinnerungen fest, um Ihren Nexus-Fußabdruck zu prüfen, insbesondere nach geschäftigen Saisons oder einer Expansion.
  
• Zeigen Sie eine Vorschau Ihrer Steuererklärungen an, bevor Sie diese einreichen. Mit vielen Tools können Sie simulieren, welche Steuern erhoben werden, damit Sie Überraschungen erkennen können.
  
• Bewahren Sie die Dokumentation für Überschreibungen oder Grenzfälle auf, auch wenn es sich nur um ein freigegebenes Dokument mit Hinweisen handelt, warum etwas auf eine bestimmte Weise gehandhabt wurde.
  

Unterbrochene Arbeitsabläufe zwischen getrennten Systemen

Steuer-Software funktioniert am besten, wenn sie Teil eines integrierten Workflows ist. Probleme treten auf, wenn Systeme nicht synchron sind (z. B., wenn ein neues Produkt in Ihren Katalog aufgenommen, aber nicht zu Ihrem Steuersetup hinzugefügt wird), Satzänderungen in einem System nicht in einem anderen System widergespiegelt werden oder Ihr Team nicht sicher ist, wer für was zuständig ist.

Das sollten Sie tun

• Wählen Sie eine Software, die sich gut in Ihren Zahlungsdienstleister und Ihr Hauptbuch integrieren lässt. Die Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) von Stripe bietet beispielsweise konsistente Transaktionsdaten mit bereits enthaltenen Steuerinformationen, was es für nachgelagerte Systeme einfacher macht, genau zu bleiben.
  
• Behalten Sie eine zentrale Informationsquelle für Ihre Finanzunterlagen bei und stellen Sie sicher, dass Ihre Steuer-Software Daten daraus liest.
  
• Definieren Sie die Verantwortlichkeiten in Ihrem Team: Wer überwacht Datenimporte, wer prüft Einreichungen und wer kümmert sich um Aktualisierungen.
  

Schlechte Berechtigungen und mangelnde Transparenz

Manchmal liegt das Problem nicht darin, was die Software tut, sondern darum, wer sie nutzen darf. Probleme können auftreten, wenn zu viele Personen Administratorzugriff besitzen, wenn es keinen Prüfpfad gibt, um zu ermitteln, wer eine Anpassung vorgenommen oder eine Steuererklärung eingereicht hat, oder wenn wichtige Aktualisierungen (z. B. neue Nexusregeln oder Ausnahmen) ohne ordnungsgemäße Prüfung vorgenommen werden.

Das sollten Sie tun

• Verwenden Sie Berechtigungskontrollen, um den Zugriff auf wichtige Teammitglieder zu begrenzen.
  
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Software Prüfprotokolle und Verlaufsverfolgung unterstützt.
  
• Überprüfen Sie monatlich, wer Zugriff hat, und passen Sie die Kontrollen an, wenn sich die Verantwortlichkeiten des Teams ändern.