การเรียกเก็บเงินเกี่ยวข้องกับหลายส่วนของธุรกิจ แต่หลายบริษัทก็ยังบริหารจัดการด้านการเงินด้วยเครื่องมือที่แยกจากกัน จากผลสำรวจของ IBM พบว่า 82% ขององค์กรประสบกับปัญหาการแยกตัวของข้อมูลที่ทำให้เวิร์กโฟลว์สำคัญช้าลง การทำงานแบบปะติดปะต่อลักษณะนี้ จะสร้างแรงเสียดทานและอาจนำไปสู่ปัญหาต่างๆ เช่น การปิดงบล่าช้า ข้อมูลรายรับไม่สอดคล้องกัน และประสบการณ์ของลูกค้าที่คาดเดาไม่ได้

แพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินแบบผสานการทำงานสามารถแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ด้วยการเชื่อมระบบงานด้านการเงินให้อยู่ในกระบวนการอัตโนมัติเดียว เมื่อใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน และรายงานรายรับอัปเดตไปพร้อมกัน ทีมต่างๆ จะสามารถติดตามผลการดำเนินงานแบบเรียลไทม์ ทำให้กระบวนการกระทบยอดเร็วขึ้นและลดข้อผิดพลาดในการรายงาน

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายสิ่งที่แพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินแบบผสานการทำงานสามารถทำได้ ประโยชน์ต่อประสิทธิภาพและประสบการณ์ลูกค้า รวมถึงสิ่งที่ธุรกิจต้องเตรียมเพื่อให้การนำไปใช้ประสบความสำเร็จในระดับองค์กร

เนื้อหาหลักในบทความ

• แพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินแบบผสานการทำงานคืออะไร
  
• ฟังก์ชันใดบ้างที่กำหนดระบบการเรียกเก็บเงินแบบผสานการทำงานที่มีประสิทธิภาพ
  
• การผสานการทำงานจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสบการณ์ของลูกค้าได้อย่างไร
  
• ธุรกิจจะติดตั้งใช้งานแพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินแบบผสานการทำงานได้อย่างไร
  
• วิธีใช้การเรียกเก็บเงินแบบผสานการทำงานในโมเดลธุรกิจแบบต่างๆ
  
• ความท้าทายที่เกิดขึ้นจากการนำไปใช้
  
• Stripe Billing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

แพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินแบบผสานการทำงานคืออะไร

แพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินแบบผสานการทำงานทำหน้าที่เชื่อมโยงทุกองค์ประกอบของธุรกิจให้กลายเป็นระบบเดียว โดยสามารถเชื่อมโยงระบบการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM), เกตเวย์การชำระเงิน ซอฟต์แวร์การทำบัญชี และฐานข้อมูลภายใน เพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดไหลเวียนในกระบวนการเดียวแบบเรียลไทม์ เมื่อลูกค้าอัปเกรดการชำระเงินตามรอบบิล แพลตฟอร์มจะอัปเดตระบบ CRM โดยอัตโนมัติ ปรับเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ ซิงค์การดำเนินการกับบัญชีแยกประเภท และดำเนินการเปลี่ยนแปลงระดับการให้บริการโดยไม่ต้องดําเนินการด้วยตัวเอง

การผสานการทำงานนี้ช่วยลดความล่าช้าที่อาจทำให้ความผิดพลาดเล็กน้อยกลายเป็นปัญหาใหญ่ และทำให้ข้อมูลทุกส่วนสอดคล้องกันตั้งแต่ช่วงเวลาที่เกิดธุรกรรม

ฟังก์ชันใดบ้างที่กำหนดระบบการเรียกเก็บเงินแบบผสานการทำงานที่มีประสิทธิภาพ

ระบบการเรียกเก็บเงินแบบผสานกำทำงานที่มีประสิทธิภาพจะเชื่อมโยงทุกเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับเงิน (เช่น ระบบลูกค้าสัมพันธ์ การชำระเงิน บัญชี และรายงาน) เพื่อให้ธุรกรรม การอัปเดต และการปรับเปลี่ยนต่างๆ เคลื่อนผ่านแต่ละระบบได้โดยอัตโนมัติ

ระบบที่มีประสิทธิภาพมีฟังก์ชันที่แตกต่างกันดังนี้

การผสานการทำงานแบบเต็มรูปแบบ

แพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินที่รัดกุมจะเชื่อมต่อกับระบบลูกค้าสัมพันธ์ ซอฟต์แวร์บัญชี และเกตเวย์การชำระเงินโดยตรง เพื่อให้ข้อมูลธุรกรรมทั้งหมดอัปเดตแบบเรียลไทม์ เมื่อมีการปิดการขาย ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ เมื่อการชำระเงินสำเร็จ ระบบบัญชีและแดชบอร์ดจะแสดงข้อมูลนั้นทันที ความเชื่อมโยงนี้ช่วยแทนที่การส่งต่องานและการกระทบยอดด้วยมือที่ทำให้ทีมการเงินเหนื่อยล้าในแต่ละเดือน

โมเดลการเรียกเก็บเงินที่ยืดหยุ่น

โมเดลการเรียกเก็บเงินรูปแบบเดียวไม่สามารถตอบโจทย์ทุกธุรกิจหรือทุกลูกค้าได้ แพลตฟอร์มที่ปรับตัวได้สามารถรองรับทั้งการชำระเงินตามรอบบิล การซื้อครั้งเดียว และการคิดค่าบริการตามการใช้งานภายในระบบเดียวกัน ความยืดหยุ่นนี้ช่วยให้ทีมผลิตภัณฑ์และการเงินทดลองแพ็กเกจและรูปแบบราคาได้ โดยไม่ต้องสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่ทุกครั้ง

ความถูกต้องอัตโนมัติ

ระบบนี้จะจัดการใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้า การพยายามเรียกเก็บเงินใหม่ การคืนเงิน และเวิร์กโฟลว์ต่างๆ โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดการสูญเสียรายรับจากความผิดพลาดเล็กน้อยในกระบวนการและช่องโหว่ในการเรียกเก็บเงิน

การมองเห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์

เมื่อการเรียกเก็บเงินเชื่อมต่อโดยตรงกับระบบอื่นของธุรกิจ การมองเห็นข้อมูลจะเป็นแบบต่อเนื่อง แดชบอร์ดสามารถแสดงตัวชี้วัดได้แบบเรียลไทม์ เช่น รายรับ การยกเลิกสมาชิก และการเรียกเก็บเงิน ช่วยให้ทีมข้อมูลปัจจุบันในการประกอบการตัดสินใจ โดยไม่ต้องรอออกรายงานตอนสิ้นเดือน

การปฏิบัติตามข้อกำหนด

ระบบควรสร้างขึ้นเพื่อรองรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดและจัดการภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ภาษีสินค้าและบริการ (GST) และการชำระเงินหลายสกุลเงิน พร้อมทั้งปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัยข้อมูลของอุตสาหกรรมบัตรชำระเงิน (PCI DSS) และสามารถขยายการใช้งานทั่วโลกโดยไม่เพิ่มงานหลังบ้าน

ความสามารถในการขยายสำหรับนักพัฒนา

หลายธุรกิจเติบโตจนเกินเวิร์กโฟลว์เดิม อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) แบบเปิดและเอกสารที่ชัดเจนทำให้สามารถฝังระบบเรียกเก็บเงินลงในผลิตภัณฑ์ เชื่อมต่อกับระบบภายใน และพัฒนาการตั้งราคาเมื่อธุรกิจเปลี่ยนแปลงได้ ตัวอย่างเช่น การออกแบบที่เน้นนักพัฒนาของ Stripe ช่วยให้บริษัทปรับแต่งได้โดยไม่ต้องสร้างระบบใหม่ตั้งแต่ต้น

การผสานการทำงานจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสบการณ์ของลูกค้าได้อย่างไร

การผสานการทำงานทำให้ข้อมูลทางการเงินเป็นปัจจุบัน สอดคล้องกัน และเชื่อถือได้ แพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินแบบผสานการทำงานจะรวมข้อมูลกระจัดกระจายให้เป็นแหล่งข้อมูลกลางเพียงหนึ่งเดียว

ขั้นตอนการดำเนินการมีดังนี้

ประสิทธิภาพ

เมื่อข้อมูลไหลเวียนแบบเรียลไทม์ ฝ่ายการเงินสามารถปิดงบได้เร็วขึ้นและลดความผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ โดยแต่ละธุรกรรมได้รับการบันทึกไว้และดำเนินการกระทบยอดทันที และยังสามารถมองเห็นได้จากทุกระบบที่เกี่ยวข้อง ทีมผลิตภัณฑ์และทีมพัฒนาธุรกิจสามารถติดตามการอัปเกรด การปรับลด และการใช้งานได้แบบเกือบเรียลไทม์ ทำให้ทดลองราคาและแพ็กเกจได้เร็วขึ้น ฝ่ายสนับสนุนลูกค้าก็แก้ปัญหาเรื่องการเรียกเก็บเงินได้ทันทีโดยไม่ต้องส่งต่อให้ฝ่ายการเงิน

บริษัทที่ผสานข้อมูลการเรียกเก็บเงินเข้ากับระบบหลักอย่างเต็มรูปแบบ มักจะลดรอบการปิดบัญชีและลดความคลาดเคลื่อนในการชำระเงินได้ ที่สำคัญคือมีเวลามากขึ้น นักวิเคราะห์สามารถโฟกัสการคาดการณ์แทนที่จะต้องเสียเวลาแก้ไขปัญหา

ประสบการณ์ของลูกค้า

หน้าชำระเงินจะโหลดเร็วขึ้น การเปลี่ยนแปลงการชำระเงินตามรอบบิลจะมีผลทันที ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จจะถูกต้องและส่งตรงเวลา เมื่อเกิดปัญหา เช่น บัตรหมดอายุ ระบบจะทำการลองชำระเงินใหม่และส่งการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องรอหลายวัน

ธุรกิจจะติดตั้งใช้งานแพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินแบบผสานการทำงานได้อย่างไร

การเชื่อมต่อระบบเรียกเก็บเงินเข้ากับระบบอื่นๆ อาจเป็นเรื่องท้าทาย เพราะแต่ละเครื่องมืออาจใช้ภาษาของตัวเอง และแต่ละทีมก็มีวิธีจัดการรายรับที่แตกต่างกัน ส่วนที่ยากที่สุดคือการทำให้ระบบเหล่านั้น รวมถึงคนที่ดูแลระบบ ทำงานให้สอดคล้องกัน

นี่คือวิธีติดตั้งใช้งานแพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินแบบผสานการทำงาน

ทำแผนผังการเคลื่อนของเงิน

ก่อนที่จะเริ่มเขียนโค้ด ควรตรวจสอบเส้นทางของธุรกรรมทั้งหมด เริ่มต้นที่จุดไหน เมื่อใดที่กลายเป็นใบแจ้งหนี้ และในขั้นตอนไหนที่รับรู้รายได้ หลายบริษัทมักพบความไม่สอดคล้องกันในขั้นตอนนี้ เช่น ความล่าช้าระหว่างระบบ การประทับเวลาไม่ตรงกัน หรือการขาดกลไกด้านภาษี ให้แก้ไขปัญหากระบวนการเหล่านี้ก่อน

สร้างด้วยความรับผิดชอบร่วมกัน

ฝ่ายการเงิน ฝ่ายวิศวกรรม และฝ่ายผลิตภัณฑ์ต่างมองการเรียกเก็บเงินจากมุมที่แตกต่างกัน ฝ่ายการเงินให้ความสำคัญกับความถูกต้อง ฝ่ายวิศวกรรมเน้นระยะเวลาให้บริการ และฝ่ายผลิตภัณฑ์ต้องการความยืดหยุ่น การนำระบบไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อทีมเหล่านี้ตกลงร่วมกันในเรื่องการเป็นเจ้าของข้อมูลและจังหวะการทำงาน ทุกคนต้องเข้าใจว่าระบบใดเป็นผู้สร้าง ใช้ และตรวจสอบข้อมูลแต่ละส่วน

ดำเนินการอย่างเป็นขั้นตอน

การเปิดใช้งานแบบเป็นเฟสจะช่วยลดความเสี่ยงและสร้างความมั่นใจในระยะยาว เริ่มจากระบบที่มีผลกระทบน้อยที่สุด (เช่น CRM หรือการติดตามการใช้งาน) จากนั้นค่อยขยายไปยังระบบการชำระเงินและบัญชี ทดสอบธุรกรรมจริง เช่น การเปลี่ยนแผนกลางรอบ การคืนเงินบางส่วน และการแปลงสกุลเงิน ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกเหตุการณ์ได้รับบันทึกอย่างถูกต้องในทุกระบบแล้ว

พัฒนาอย่างต่อเนื่อง

เมื่อเริ่มใช้งานจริงแล้ว การผสานการทำงานยังต้องได้รับการดูแล เพราะค่าบริการอาจเปลี่ยนได้ มีการปรับกฎเกณฑ์ภาษี และตลาดใหม่ๆ เปิดตัว กำหนดความรับผิดชอบที่ชัดเจนสำหรับการบำรุงรักษาระบบและความถูกต้องของข้อมูล

วิธีใช้การเรียกเก็บเงินแบบผสานการทำงานในโมเดลธุรกิจแบบต่างๆ

วิธีที่บริษัทสร้างรายรับอาจส่งผลต่อมุมมองต่อคุณค่าของการผสานการทำงานของระบบเรียกเก็บเงิน ต่อไปนี้คือกรณีการใช้งานที่พบได้บ่อย

ธุรกิจการสมัครใช้บริการ

การผสานการทำงานช่วยเชื่อมโยงการใช้งานผลิตภัณฑ์และการเปลี่ยนแปลงบัญชีเข้ากับการเรียกเก็บเงินโดยตรง เมื่อมีการอัปเกรด ลดระดับ หรือใช้งานเกินเกณฑ์ที่กำหนด ระบบสามารถปรับค่าบริการโดยอัตโนมัติและซิงก์การอัปเดตไปยัง CRM ระบบวิเคราะห์ และระบบบัญชี ซึ่งช่วยให้การรับรู้รายได้เป็นไปอย่างถูกต้อง และทำให้ทีมผลิตภัณฑ์เห็นข้อมูลการยกเลิกและการขยายแบบเรียลไทม์

มาร์เก็ตเพลสและแพลตฟอร์ม

การผสานการทำงานช่วยจัดการความซับซ้อนเบื้องหลัง เช่น การแยกธุรกรรม การจัดเส้นทางการเบิกจ่าย และการติดตามค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์มให้อยู่ในกระบวนการเดียว ระบบเรียกเก็บเงินที่เชื่อมต่อกันทำให้ผู้มีส่วนร่วมทุกฝ่ายเห็นจำนวนเงินที่ถูกต้อง ในสกุลเงินที่ถูกต้อง และในเวลาที่เหมาะสม โดยไม่ต้องทำด้วยตัวเอง

โมเดลคิดค่าบริการตามการใช้งานหรือแบบผสม

บริษัทที่เรียกเก็บเงินตามการใช้งานต้องพึ่งพาข้อมูลที่แม่นยำจากระบบผลิตภัณฑ์ การเรียกเก็บเงินแบบผสานการทำงานสามารถแปลงกิจกรรมการใช้งานเป็นค่าบริการได้ทันที และแสดงข้อมูลการใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ให้ลูกค้าเห็น วงจรการตอบกลับจึงกระชับขึ้น ลูกค้าเข้าใจสิ่งที่ตนจ่าย และธุรกิจสามารถบันทึกมูลค่าทุกหน่วยที่ส่งมอบได้ครบถ้วน

ความท้าทายที่เกิดขึ้นจากการนำไปใช้

โดยเฉลี่ยแล้ว บริษัทหนึ่งใช้แอปพลิเคชันแบบการให้บริการระบบซอฟต์แวร์ (SaaS) ประมาณ 275 แอป ซึ่งครอบคลุมด้านการเงิน การขาย และการดำเนินงาน การผสานการทำงานระบบเรียกเก็บเงินจึงเป็นความท้าทายด้านการเชื่อมต่อ

ปัญหาที่พบบ่อยมีดังนี้:

• ความสอดคล้องของข้อมูล: ความคลาดเคลื่อนเพียงเล็กน้อย (เช่น ID, สกุลเงิน หรือการประทับเวลา) สามารถส่งผลกระทบต่อรายงานและระบบอัตโนมัติ การแก้ไขการจัดการข้อมูลหลังจากเปิดใช้งานมีต้นทุนสูงกว่าการกำหนดมาตรฐานตั้งแต่แรก ทีมที่ประสบความสำเร็จมักกำหนดมาตรฐานช่องข้อมูลและกลไกการกระทบยอดก่อนเริ่มผสานการทำงาน

• การเบี่ยงเบนของระบบ: เมื่อธุรกิจขยายตัว การผสานการทำงานอาจเบี่ยงเบน เช่น มีเครื่องมือใหม่เกิดขึ้น โครงสร้างข้อมูลเปลี่ยน หรือเกิดความหน่วง หากไม่มีการตรวจสอบ ข้อมูลซ้ำและการซิงก์ที่ล้มเหลวแบบเงียบๆ อาจสะสมจนฝ่ายการเงินต้องกระทบยอดแบบแมนวลอีกครั้ง การตรวจสอบอย่างต่อเนื่องผ่านแดชบอร์ด การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด และสคริปต์กระทบยอดช่วยตรวจจับการเบี่ยงเบน

• ภาระด้านกฎระเบียบ: ทุกตลาดใหม่อาจเพิ่มชั้นของการปฏิบัติตามข้อกำหนด เช่น VAT, GST, การมอบอำนาจในใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์, PCI DSS v4.0, กฎระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) และกฎการชำระเงินในท้องถิ่น ซึ่งอาจต้องอัปเดตวิธีการจัดเก็บ ส่งต่อ และรายงานข้อมูลอย่างทันท่วงที

Stripe Billing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Billing ช่วยให้คุณเรียกเก็บเงินและบริหารจัดการลูกค้าได้ตามที่คุณต้องการ ตั้งแต่การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าง่ายๆ ไปจนถึงการเรียกเก็บเงินตามการใช้งานและสัญญาที่ตกลงกันทางการขาย เริ่มรับชำระเงินแบบตามแผนล่วงหน้าจากทั่วโลกได้ภายในไม่กี่นาที โดยไม่ต้องเขียนโค้ด หรือใช้วิธีสร้างการผสานการทำงานแบบกำหนดเองโดยใช้ API

Stripe Billing สามารถช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้

• เสนอค่าบริการแบบยืดหยุ่น: ตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ได้เร็วขึ้นด้วยโมเดลค่าบริการแบบยืดหยุ่น ซึ่งมีทั้งแบบตามการใช้งาน แบ่งระดับ ค่าธรรมเนียมคงที่บวกค่าธรรมเนียมส่วนเกิน และอีกมากมาย ทั้งยังรองรับคูปอง การทดลองใช้งานฟรี การแบ่งชำระตามสัดส่วน และส่วนเสริมอีกด้วย

• ขยายไปทั่วโลก: เพิ่มอัตราการเปลี่ยนเป็นผู้ใช้แบบชำระเงินด้วยการเสนอวิธีการชำระเงินที่ลูกค้าต้องการ นอกจากนี้ Stripe ยังรองรับวิธีการชำระเงินในแต่ละประเทศมากกว่า 100 วิธีและกว่า 130 สกุลเงิน

• เพิ่มรายได้และลดอัตราการเลิกใช้บริการ: ให้คุณเก็บรายรับได้มากขึ้นและลดการเลิกใช้บริการโดยไม่สมัครใจด้วย Smart Retries และระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการกู้คืน เครื่องมือการกู้คืนของ Stripe ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกู้คืนรายรับกว่า 6,500 ล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2024

• เพิ่มประสิทธิภาพ: ใช้เครื่องมือภาษีแบบโมดูลาร์ การรายงานรายรับ และข้อมูลของ Stripe เพื่อรวมระบบรายรับหลายระบบให้เป็นหนึ่งเดียว พร้อมผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์ภายนอกได้อย่างง่ายดาย

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Stripe Billing หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้