ในออสเตรเลีย การหักบัญชีอัตโนมัติเป็นตัวขับเคลื่อนเบื้องหลังทุกอย่าง ตั้งแต่การชําระค่าสาธารณูปโภคจนถึงการต่ออายุการการสมัครใช้บริการ วิธีการการชําระเงินประเภทนี้รวมองค์ประกอบที่หาได้ยาก เพราะทั้งค่าใช้จ่ายต่ำ ให้กระแสเงินสดที่คาดการณ์ได้ และมีการชําระเงินที่ล่าช้าเพียงเล็กน้อย แต่คุณต้องเข้าใจกลไกของการหักบัญชีอัตโนมัติ เช่น วิธีที่ธุรกิจในออสเตรเลียตั้งค่าวิธีการนี้ และสถานการณ์ที่เหมาะสมที่สุดสําหรับการชําระเงินประเภทนี้

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายวิธีที่ธุรกิจสามารถใช้การหักบัญชีอัตโนมัติในออสเตรเลียได้อย่างมั่นใจ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การหักบัญชีอัตโนมัติในออสเตรเลียคืออะไร
  
• ธุรกิจตั้งค่าการหักบัญชีอัตโนมัติในออสเตรเลียอย่างไร
  
• ข้อดีของการใช้การหักบัญชีอัตโนมัติสําหรับธุรกรรมธุรกิจคืออะไร
  
• ความท้าทายบางประการที่เกี่ยวข้องกับการหักบัญชีอัตโนมัติมีอะไรบ้าง
  

การหักบัญชีอัตโนมัติในออสเตรเลียคืออะไร

การหักบัญชีอัตโนมัติเป็นวิธีที่ธุรกิจใช้เพื่อเก็บการชําระเงินจากบัญชีธนาคารของลูกค้าโดยได้รับการอนุมัติจากลูกค้าแล้ว ใช้สําหรับธุรกรรมตามแบบแผนล่วงหน้า เช่น การชําระค่าสมาชิก ค่าเช่า และค่าสาธารณูปโภค เมื่อลูกค้าเลือกใช้วิธีนี้แล้ว จะเป็นการอนุญาตให้ธุรกิจถอนเงินตามกำหนดเวลาที่ตกลงกันไว้ กระบวนการจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติทั้งกระบวนการ

ในออสเตรเลีย กระบวนการนี้ขับเคลื่อนโดย Bulk Electronic Clearing System (BECS) เมื่อลูกค้าระบุสาขารัฐธนาคาร (BSB) และหมายเลขบัญชีของตน BECS จะโอนเงินจากธนาคารของลูกค้าไปยังธนาคารของธุรกิจเป็นกลุ่มทุกวัน BECS ได้รับการเปิดตัวในปี 1989 และเป็นวิธีการมาตรฐานให้ธุรกิจและสถาบันการเงินจัดการการชําระเงินผ่านธนาคารตามแบบแผนล่วงหน้า BECS ประมวลผลทั้งการหักบัญชีอัตโนมัติ (ดึงเงินจากบัญชี) และเครดิตโดยตรง (ส่งเงินไปยังบัญชี) โดยปกติ การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ BECS จะใช้เวลาประมาณสองวันทำการในการชำระเงิน

การหักบัญชีอัตโนมัติได้กลายเป็นประเภทการชําระเงินที่นิยมใช้กันในออสเตรเลีย ตั้งแต่ปี 2002 ถึง 2022 ปริมาณการหักบัญชีอัตโนมัติเพิ่มขึ้น 2 เท่าในออสเตรเลีย ปัจจุบัน BECS ช่วยอํานวยความสะดวกในการทําธุรกรรมเครดิตและการหักบัญชีอัตโนมัติโดยเฉลี่ยที่ 15 ล้านล้านดอลลาร์ออสเตรเลียต่อปี

ธุรกิจตั้งค่าการหักบัญชีอัตโนมัติในออสเตรเลียอย่างไร

ในการตั้งค่าการหักบัญชีอัตโนมัติ คุณต้องสามารถเข้าถึง BECS, ได้รับการอนุมัติจากลูกค้าอย่างถูกต้อง และมีระบบสําหรับจัดการการหักบัญชี กระบวนการมีดังนี้

รับการเข้าถึง BECS

ในการเริ่มการหักบัญชีอัตโนมัติ ธุรกิจของคุณจะต้องเชื่อมต่อกับเครือข่าย BECS

ธุรกิจขนาดใหญ่สามารถสมัครกับธนาคารของตนโดยตรงเพื่อเป็นผู้ใช้การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ BECS กระบวนการนี้ต้องมีการอนุมัติ การตั้งค่า และการกําหนดหมายเลขประจําตัว 6 หลักที่ไม่ซ้ำกัน ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางส่วนใหญ่ใช้แพลตฟอร์มการชำระเงินที่ผสานการทํางานกับ BECS อยู่แล้ว แทนที่จะเป็นผู้ใช้การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ BECS

ผู้ให้บริการอย่าง Stripe ได้รับการอนุมัติล่วงหน้าและเชื่อมต่อกับโครงสร้างพื้นฐานของธนาคารแล้ว ซึ่งหมายความว่าคุณไม่จําเป็นต้องจัดการการตั้งค่าแบ็กเอนด์ด้วยตัวเอง ในออสเตรเลีย Stripe ให้บริการการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ BECS เป็นวิธีการชําระเงินที่คุณสามารถเปิดใช้งานได้ด้วยการคลิกไม่กี่ครั้ง

การดำเนินการผ่านผู้ให้บริการมักจะช่วยลดงานเอกสาร มีกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วขึ้น และลดอุปสรรคทางเทคนิค เลือกเส้นทางที่เหมาะกับขนาดธุรกิจของคุณ ความสามารถภายใน และความต้องการด้านการบํารุงรักษาอย่างต่อเนื่อง

ขอการอนุมัติจากลูกค้า

การหักบัญชีอัตโนมัติเป็นวิธีที่ต้องมีการเลือกใช้อย่างเคร่งครัด ธุรกิจไม่สามารถถอนเงินทุนจากบัญชีของลูกค้าได้ เว้นแต่จะได้รับอนุมัติ โดยจะดําเนินการผ่านคําขอหักบัญชีอัตโนมัติ (DDR) ซึ่งเป็นแบบฟอร์มกระดาษหรือแบบฟอร์มการมอบอํานาจแบบดิจิทัลซึ่งระบุชื่อ, BSB และหมายเลขบัญชีของลูกค้า รวมถึงข้อกําหนดและเงื่อนไขของข้อตกลง

หากธุรกิจของคุณใช้แพลตฟอร์มอย่าง Stripe เราจะขอการอนุมัติจากลูกค้าให้คุณ โดยลูกค้าจะกรอกแบบฟอร์มมอบอํานาจทางออนไลน์ และ Stripe จะจัดเก็บข้อตกลงที่ลงนามไว้อย่างปลอดภัย

อย่างไรก็ตาม ธุรกิจต้องรับผิดชอบในการมอบสําเนาของ RDR และข้อตกลงการให้บริการการหักบัญชีอัตโนมัติให้แก่ลูกค้า ซึ่งจะอธิบายวิธีการยกเลิกและวิธีจัดการการโต้แย้งการชําระเงิน หากไม่มี RDR ที่ถูกต้อง ธุรกิจจะไม่สามารถดําเนินการหักบัญชีได้

ธุรกิจจะต้องจัดเก็บ DDR เป็นเวลาอย่างน้อย 7 ปีหลังจากมีการหักบัญชีครั้งล่าสุด

ผสานการทํางานกับระบบการชําระเงิน

เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว ธุรกิจจะต้องมีวิธีส่งคําขอหักบัญชีผ่าน BECS

หากคุณทํางานโดยตรงกับธนาคารของธุรกิจ คุณอาจส่งไฟล์เป็นกลุ่มด้วยตนเองหรือผ่านซอฟต์แวร์ที่จัดรูปแบบและส่งไฟล์เหล่านั้นให้ธนาคาร

หากคุณใช้ผู้ให้บริการ การตั้งค่าทางเทคนิคจะง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น Stripe จะช่วยให้คุณเปิดใช้งานการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ BECS ผ่านแดชบอร์ดหรืออินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) โดยแพลตฟอร์มจะจัดการการส่งคําขอหักบัญชี การแจ้งเตือนลูกค้า และการกระทบยอดแทนคุณ

คุณสามารถเสนอการหักบัญชีอัตโนมัติแก่ลูกค้าได้ในขั้นตอนการชําระเงิน ในใบแจ้งหนี้ หรือผ่านแบบฟอร์มการชําระเงิน

เริ่มเรียกเก็บเงิน

เมื่อระบบได้รับการตั้งค่าแล้ว คุณสามารถเริ่มเสนอการหักบัญชีอัตโนมัติเป็นวิธีการชำระเงิน ในการชำระเงินผ่านการหักบัญชีอัตโนมัติ ลูกค้าเพียงแค่เลือก "ชำระเงินด้วยบัญชีธนาคาร" หรือ " การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ BECS" ในระหว่างการชําระเงิน ลูกค้าจะระบุหมายเลขบัญชีธนาคารของตนและยอมรับ DDR จากนั้นระบบจะถอนเงินที่ชำระโดยอัตโนมัติตามกําหนดเวลาที่ตกลงกันไว้ เงินจะเข้าบัญชีธนาคารของธุรกิจหลังจากวันตัดบัญชี

สื่อสารกับลูกค้าของคุณตลอดทั้งกระบวนการนี้ โดยเฉพาะครั้งแรกที่เกิดการหักบัญชีหรือหากมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในจํานวนเงินหรือเวลา หากคุณใช้ Stripe ระบบจะส่งการหักบัญชีโดยอัตโนมัติ ลองเรียกเก็บเงินซ้ำจากการชำระเงินที่ไม่สําเร็จ และแจ้งให้ลูกค้าทราบทุกครั้งที่คุณหักบัญชีของลูกค้า

ปฏิบัติตามข้อกําหนดและรักษาการอนุมัติ

BECS ได้รับการควบคุมโดย Australian Payments Network (AusPayNet) ซึ่งกําหนดกฎสําหรับวิธีที่ธุรกิจต้องจัดการกับการหักบัญชีอัตโนมัติ ข้อกําหนดได้แก่

• ส่งสําเนาอิเล็กทรอนิกส์แบบไม่สามารถเปลี่ยนได้ของข้อตกลงการให้บริการการหักบัญชีอัตโนมัติและ DDR ให้ลูกค้าภายใน 7 วัน
  
• อนุญาตให้ลูกค้ายกเลิกได้ทุกเมื่อ
  
• เก็บบันทึกการอนุมัติของลูกค้า (DDR) แต่ละรายเป็นเวลาอย่างน้อย 7 ปีหลังจากมีการหักบัญชีครั้งล่าสุด
  

การเก็บบันทึกข้อมูลและการสื่อสารที่ชัดเจนจะช่วยป้องกันการโต้แย้งการชําระเงินและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า หากคุณใช้ Stripe ระบบจะดูแลการปฏิบัติตามข้อกําหนดเหล่านี้และจัดเก็บข้อมูลบันทึก DDR ทั้งหมดอย่างปลอดภัย

ข้อดีของการใช้การหักบัญชีอัตโนมัติสําหรับธุรกรรมธุรกิจคืออะไร

การหักบัญชีอัตโนมัติช่วยแก้ปัญหาที่สําคัญที่สุดเกี่ยวกับการชำระเงิน เมื่อตั้งค่าได้ดี การหักบัญชีอัตโนมัติจะช่วยเพิ่มอัตรากําไร ลดอัตราการเลิกใช้บริการ และช่วยให้คุณควบคุมกระแสเงินสดได้มากขึ้น ต่อไปนี้เป็นเหตุผลที่คุณควรพิจารณาใช้วิธีนี้

ค่าใช้จ่ายการชําระเงินต่ำกว่า

การประมวลผลการหักบัญชีอัตโนมัติมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าธุรกรรมผ่านบัตร บัตรเครดิตและบัตรเดบิตมาพร้อมกับค่าธรรมเนียมธุรกรรมผ่านบัตรระหว่างธนาคารและค่าธรรมเนียมเครือข่าย ซึ่งจะไปลดส่วนต่างกําไรของคุณอย่างรวดเร็ว การหักบัญชีอัตโนมัติมักจะมีค่าธรรมเนียมคงที่ต่ำหรือมีเปอร์เซ็นต์จํากัด ซึ่งทําให้ประหยัดมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสําหรับการชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า

กระแสเงินสดที่คาดการณ์ได้

การหักบัญชีอัตโนมัติมีความสม่ำเสมอ การชำระเงินจะดําเนินการตามกําหนดเวลาคงที่ ไม่ว่าจะเป็นวันแรกของเดือน ทุกวันศุกร์ หรือตามระยะเวลาอื่นๆ ที่เหมาะกับโมเดลธุรกิจของคุณ ซึ่งทําให้คาดการณ์รายรับได้ง่ายขึ้น และช่วยในการวางแผนบัญชีเงินเดือน การชําระเงินตามใบเรียกเก็บเงิน การลงทุนเพื่อการเติบโต และอื่นๆ อีกมากมาย

การชําระเงินที่ไม่สําเร็จน้อยลง

การชําระเงินด้วยบัตรอาจดำเนินการไม่สําเร็จเนื่องจากเหตุผลหลายประการ เช่น บัตรหมดอายุ บัตรสูญหาย และใช้เต็มวงเงินแล้ว บัญชีธนาคารไม่มีปัญหานี้ คนส่วนใหญ่จะใช้บัญชีเดิมเป็นเวลาหลายปี และการหักบัญชีอัตโนมัติจะผ่านเสมอ เว้นแต่ว่าบัญชีจะว่างเปล่า การปฏิเสธการชําระเงินน้อยลงทำให้ต้องส่งอีเมลติดตามผลน้อยลง การหยุดชะงักของบริการน้อยลง และรายรับที่สูญเสียไปจากการชําระเงินไม่สําเร็จน้อยลงด้วย

ประสบการณ์และรักษาลูกค้าที่ดีขึ้น

เมื่อลูกค้าเลือกใช้การหักบัญชีอัตโนมัติ พวกเขาไม่ต้องทำอะไรเพิ่มเติมแล้ว ไม่ต้องมีการเตือนความจำ การเข้าสู่ระบบ หรือขั้นตอนที่ต้องดำเนินการเอง การหักบัญชีอัตโนมัติจะช่วยลดความเสี่ยงของการพลาดชำระเงินหรือค่าธรรมเนียมชําระเงินล่าช้า และช่วยให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่นและสอดคล้องกันยิ่งขึ้น

การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าที่ง่ายดาย

การหักบัญชีอัตโนมัติสามารถใช้ได้กับการชำระเงินหลายประเภท แต่มีประสิทธิภาพเป็นพิเศษสําหรับ:

• การสมัครใช้บริการ
  
• สาธารณูปโภคและโทรคมนาคม
  
• การจ่ายค่าเช่าและสินเชื่อบ้าน
  
• ค่าเบี้ยประกันภัยและการชําระคืนเงินกู้
  

ในบริบทเหล่านี้ ลูกค้ามักจะคาดหวังว่าจะใช้การหักบัญชีอัตโนมัติ ทําให้มั่นใจว่าจะชำระเงินตรงเวลา และช่วยให้ธุรกิจและลูกค้าไม่ต้องดําเนินการด้วยตัวเอง

ความท้าทายบางประการที่เกี่ยวข้องกับการหักบัญชีอัตโนมัติมีอะไรบ้าง

เช่นเดียวกับวิธีการชําระเงินอื่นๆ การหักบัญชีอัตโนมัติเองก็ไม่สมบูรณ์แบบ ต่อไปนี้คือความท้าทายบางประการที่คุณอาจพบเมื่อทํางานกับการหักบัญชีอัตโนมัติและเคล็ดลับในการลดความท้าทายเหล่านั้น

การชำระเงินที่ไม่สําเร็จ

หากลูกค้ามีเงินไม่เพียงพอในบัญชีของตนในวันที่หักบัญชี การชําระเงินอาจไม่สําเร็จ คุณจะได้รับแจ้ง และผู้ให้บริการชําระเงินหรือธนาคารของคุณอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการชําระเงินไม่สําเร็จ เว้นแต่คุณจะลองอีกครั้งหรือเสนอวิธีอื่น

ป้องกันปัญหานี้ด้วยการ:

• ตั้งค่าการลองซ้ำอัตโนมัติ
  
• แจ้งเตือนลูกค้าก่อนหักบัญชี (โดยเฉพาะอย่างยิ่งสําหรับจํานวนเงินที่สูง)
  
• กําหนดเวลาให้หักบัญชีทันทีหลังเงินเดือนออกเมื่อบัญชีมีแนวโน้มสูงว่าจะมีเงิน
  

คุณไม่สามารถขจัดการชำระเงินที่ไม่สําเร็จได้ทั้งหมด แต่คุณสามารถลดจํานวนได้

การโต้แย้งการชําระเงิน

แม้ว่าลูกค้าจะอนุมัติการหักบัญชีอัตโนมัติ แต่ก็ยังสามารถโต้แย้งธุรกรรมได้ หากลูกค้ารู้สึกว่ายอดเงินหรือกําหนดเวลาไม่ถูกต้อง หรือลืมว่าได้ลงทะเบียนไว้ พวกเขาสามารถขอให้ธนาคารของตนปรับคืนการเรียกเก็บเงินได้

เมื่อเกิดปัญหานี้ คุณต้องพิสูจน์การอนุมัติ โดยทั่วไปทำได้โดยการส่งสําเนา RDR คุณสามารถช่วยป้องกันการโต้แย้งการชําระเงินได้โดยการส่งการแจ้งเตือนก่อนการหักบัญชีแต่ละครั้งและส่งใบเสร็จหลังจากนั้น เพื่อความโปร่งใสสูงสุด

การชําระเงินล่าช้า

การหักบัญชีอัตโนมัติมักจะใช้เวลา 2 วันทําการในการชําระเงิน การหักบัญชีอัตโนมัติอาจไม่เหมาะกับสถานการณ์ที่คุณต้องการการยืนยันทันที เช่น เมื่อจัดส่งสินค้าที่จับต้องได้ คุณอาจวางแผนแก้ไขโดยการกําหนดเวลาการหักบัญชีล่วงหน้า 2-3 วัน และติดตามการแจ้งเตือนจากผู้ให้บริการชําระเงิน เพื่อให้คุณทราบว่าเงินมาถึงเมื่อใด

สําหรับบริการตามแบบแผนล่วงหน้าส่วนใหญ่ ความล่าช้าไม่ใช่ปัญหา แต่ก็ควรคํานึงถึงหากจังหวะเวลาเป็นสิ่งสําคัญ

ความไว้วางใจจากลูกค้า

ลูกค้าบางรายอาจลังเลที่จะให้รายละเอียดธนาคารหรืออนุญาตให้ถอนเงินอัตโนมัติ หากเคยมีประสบการณ์ที่ไม่ดีมาก่อน พวกเขาอาจต้องการความมั่นใจ

ช่วยให้ลูกค้ารู้สึกสบายใจมากขึ้นด้วยวิธีต่อไปนี้

• มีความโปร่งใสเกี่ยวกับวิธีที่คุณจัดการและจัดเก็บรายละเอียดของลูกค้า
  
• อธิบายถึงประโยชน์อย่างชัดเจน
  
• มอบแรงจูงใจ (เช่น การยกเว้นค่าธรรมเนียมการดำเนินการ) เพื่อกระตุ้นการนําไปใช้
  

การหักบัญชีอัตโนมัติมีการใช้งานสูงอยู่แล้ว คุณสามารถทําให้ขั้นตอนนี้ให้ความรู้สึกปลอดภัยและคุ้มค่า เพื่อที่จะโน้มน้าวลูกค้าที่ยังลังเล