En Australie, le prélèvement automatique permet d’effectuer toutes sortes de paiements, des factures de services publics aux renouvellements d'abonnement. Ce moyen de paiement offre aux entreprises une combinaison rare : faibles coûts, trésorerie prévisible et peu de retards de paiement. Mais pour bien l’implémenter, il est essentiel de comprendre les mécanismes du prélèvement automatique : comment les entreprises australiennes le mettent en place et quelles situations s'y prêtent le mieux.

Nous aborderons ci-dessous comment les entreprises peuvent utiliser le prélèvement automatique en Australie en toute confiance.

Sommaire

• Qu'est-ce que le prélèvement automatique en Australie ?
  
• Comment les entreprises implémentent-elles le prélèvement automatique en Australie ?
  
• Quels sont les avantages du prélèvement automatique pour les transactions commerciales ?
  
• Quels sont les défis associés aux prélèvements automatiques ?
  

Qu'est-ce que le prélèvement automatique en Australie ?

Le prélèvement automatique permet aux entreprises de prélever des fonds sur le compte bancaire d'un client, avec son autorisation. Il est utilisé dans le cadre des transactions récurrentes, telles que les abonnements, les loyers et les factures de services publics. Une fois que le client a opté pour ce moyen de paiement et autorisé l'entreprise à retirer des fonds selon un calendrier convenu, le processus est entièrement automatisé.

En Australie, ce processus est assuré par le Bulk Electronic Clearing System (BECS). Lorsque les clients fournissent leur numéro de succursale bancaire (BSB) et leur numéro de compte, BECS transfère les fonds de leur compte bancaire vers la banque de l'entreprise par lots quotidiens. Introduit en 1989, BECS a offert aux entreprises et aux établissements financiers un moyen standardisé de gérer les paiements bancaires récurrents. BECS traite à la fois les prélèvements automatiques (retraits de fonds des comptes) et les crédits automatiques (versements de fonds sur les comptes). Les fonds issus de prélèvements automatiques BECS sont généralement versés sous deux jours ouvrables.

Le prélèvement automatique est devenu un type de paiement largement répandu en Australie : de 2002 à 2022, le volume des prélèvements automatiques a doublé au sein du pays. BECS facilite désormais en moyenne 15 000 milliards de dollars australiens de prélèvements et crédits automatiques par an.

Comment les entreprises implémentent-elles le prélèvement automatique en Australie ?

Pour mettre en place le prélèvement automatique, vous devez disposer d'un accès à BECS, d'une autorisation du client et d'un système de gestion des prélèvements. Voici le fonctionnement.

Obtenez l'accès à BECS

Pour mettre en place les prélèvements automatiques, votre entreprise doit se connecter au réseau BECS.

Les grandes entreprises peuvent directement demander à utiliser les prélèvements automatiques BECS auprès de leur banque. Cette procédure nécessite l'approbation, la configuration et l'attribution d'un numéro d'identification unique à six chiffres. Cependant, la plupart des PME utilisent plutôt une plateforme de paiement déjà intégrée à BECS.

Les prestataires tels que Stripe sont préapprouvés et déjà connectés à l'infrastructure bancaire, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin de gérer vous-même la configuration en arrière-plan. En Australie, Stripe propose le prélèvement automatique BECS comme moyen de paiement que vous pouvez activer en quelques clics.

Le fait de passer par un prestataire de paiement signifie généralement moins de démarches administratives, une inscription plus rapide et moins de problèmes techniques. Choisissez la solution adaptée à la taille de votre entreprise, à ses capacités internes et à sa capacité à assurer une maintenance continue.

Obtenez l'autorisation du client

Le prélèvement automatique doit être activé. Une entreprise donnée ne peut pas retirer des fonds du compte d'un client à moins qu'il ne l'y autorise. Pour ce faire, il doit remplir un mandat de prélèvement automatique (au format papier ou numérique) qui inclut le nom du client, son numéro BSB et son numéro de compte, ainsi que les conditions générales du contrat.

Si votre entreprise utilise une plateforme telle que Stripe, elle collectera l'autorisation du client pour vous. Le client remplit le mandat en ligne, et Stripe conserve l'accord signé en toute sécurité.

Dans tous les cas, les entreprises sont tenues de fournir au client une copie du mandat de prélèvement automatique et un Contrat d’utilisation du service de prélèvement automatique, qui précise les modalités d’annulation du contrat et de traitement des litiges. Les entreprises ne sont pas autorisées à traiter des prélèvements automatiques sans mandat de prélèvement.

Les entreprises doivent conserver ces mandats pendant au moins sept ans après le dernier prélèvement traité.

Intégrez un système de paiement

Une fois l'autorisation obtenue, les entreprises doivent pouvoir envoyer des demandes de prélèvement via BECS.

Si vous travaillez directement avec la banque de votre entreprise, cela peut impliquer de soumettre des fichiers par lots manuellement ou via un logiciel qui formate et soumet ces fichiers à la banque.

Si vous faites appel à un prestataire de paiement, la configuration technique est plus simple. Par exemple, Stripe vous permet d'activer le prélèvement automatique BECS via son Dashboard ou son API. La plateforme gère l’envoi des demandes de prélèvement, les notifications aux clients et le rapprochement des paiements en votre nom.

Vous pouvez proposer le prélèvement automatique à vos clients au moment du paiement, sur les factures ou via un formulaire de paiement.

Commencez à encaisser des paiements

Une fois le système configuré, vous pouvez commencer à proposer le prélèvement automatique comme moyen de paiement. Pour payer par prélèvement automatique, votre client sélectionne simplement « Payer par compte bancaire » ou « Prélèvement automatique BECS » lors du paiement. Il indique ensuite son numéro BSB et son numéro de compte, et accepte le mandat de prélèvement automatique, puis les paiements sont automatiquement prélevés selon le calendrier convenu. Les fonds arrivent sur le compte bancaire de votre entreprise après la période de compensation.

Communiquez avec vos clients tout au long de ce processus, surtout la première fois qu'un prélèvement a lieu ou si des modifications sont apportées au montant ou au calendrier. Si vous utilisez Stripe, les prélèvements seront automatiquement effectués, les paiements en échec seront relancés et Stripe enverra une notification au client chaque fois que vous débiterez son compte.

Restez conforme et conservez les autorisations de prélèvement

BECS est régi par l'Australian Payments Network (AusPayNet), qui définit les règles de gestion des prélèvements automatiques pour les entreprises. Les exigences sont les suivantes :

• Fournir au client une copie électronique non modifiable du mandat de prélèvement automatique et du Contrat d'utilisation du service de prélèvement automatique dans les sept jours
  
• Offrir aux clients la possibilité d’annuler à tout moment
  
• Conserver une trace de l'autorisation de chaque client (le mandat de prélèvement automatique) pendant au moins sept ans après le dernier prélèvement traité
  

Une bonne tenue des registres et une communication claire peuvent contribuer à prévenir les litiges et à entretenir de bonnes relations avec les clients. Si vous utilisez Stripe, elle se chargera de ces exigences de conformité et conservera une trace de tous les mandats de prélèvement automatique en toute sécurité.

Quels sont les avantages du prélèvement automatique pour les transactions commerciales ?

Le prélèvement automatique résout certains des principaux problèmes liés aux paiements. Bien implémenté, il peut améliorer vos marges, réduire vos taux de désabonnement, et vous donner plus de contrôle sur vos flux de trésorerie. Voici quelques raisons de l’envisager.

Coûts de paiement réduits

Le traitement des prélèvements automatiques est moins coûteux que les transactions par carte. Les cartes de crédit et de débit sont soumises à des frais d'interchange et de réseau, qui peuvent rapidement réduire vos marges. Le prélèvement automatique est généralement assorti de frais fixes peu élevés ou d'un pourcentage plafonné, ce qui le rend plus économique, notamment pour les paiements importants et récurrents.

Flux de trésorerie prévisible

Le prélèvement automatique offre une certaine régularité. Les paiements sont effectués selon un calendrier fixe, que ce soit le premier du mois, chaque vendredi ou à une autre fréquence adaptée à votre business model. Cette régularité simplifie les prévisions de revenus et facilite la planification de la paie, du paiement des factures, des investissements de croissance, etc.

Moins d’échecs de paiement

Les paiements par carte échouent pour de multiples raisons, notamment les cartes expirées, perdues ou dont le plafond est dépassé. Les comptes bancaires ne présentent pas ces problèmes. La plupart des gens conservent le même compte pendant des années, et, à moins que le solde du compte ne soit nul, un prélèvement automatique sera effectué. Moins de refus signifie moins d'e-mails de relance, moins d'interruptions de service et moins de pertes de revenus dues à des échecs de paiement évitables.

Meilleure expérience client et fidélisation

Une fois qu'un client a opté pour le prélèvement automatique, il n’a plus aucune action à effectuer. Aucun rappel, aucune connexion, ni aucune étape manuelle ne sont nécessaires. Le prélèvement automatique réduit le risque de retard de paiement et offre une expérience client plus fluide.

Paiements récurrents simples

Le prélèvement automatique peut être utilisé pour de nombreux types de paiements, mais il est particulièrement efficace pour :

• Les abonnements
  
• Le paiement de services publics et de télécommunications
  
• Le paiement de loyers et hypothèques
  
• Les primes d'assurance et remboursements de prêts
  

Dans ces différents contextes, les clients sont souvent prélevés automatiquement. Ce système garantit des paiements ponctuels et libère les entreprises et les clients des tâches manuelles.

Quels sont les défis associés aux prélèvements automatiques ?

Comme tout moyen de paiement, le prélèvement automatique présente ses inconvénients. Voici quelques défis que vous pourriez rencontrer en utilisant les prélèvements automatiques, et quelques conseils pour les atténuer.

Échecs de paiement

Si le solde figurant sur le compte du client est insuffisant à la date de prélèvement, le paiement peut être rejeté. Vous recevrez une notification, et votre prestataire de paiement ou votre banque pourra alors vous facturer des frais. Le paiement ne sera pas effectué, à moins que vous le relanciez ou que vous proposiez un autre moyen de paiement.

Anticipez ce problème en :

• Mettant en place des relances automatiques
  
• Rappelant à vos clients qu’un prélèvement va être effectué (surtout pour les montants plus importants)
  
• Planifiant les prélèvements juste après les jours de paie, lorsque les comptes sont plus susceptibles de présenter des fonds
  

S’il est impossible d’éliminer complètement les échecs de paiement, vous pouvez cependant les réduire.

Litiges

Même si un client a autorisé un prélèvement automatique, il peut toujours contester une transaction. S'il estime que le montant ou le délai est erroné, ou s'il a oublié son inscription, il peut demander à sa banque d'annuler le prélèvement.

Dans ce cas, vous devez prouver l'autorisation, généralement en fournissant une copie du mandat de prélèvement automatique. Pour une transparence maximale, vous pouvez prévenir les litiges en envoyant des rappels avant chaque prélèvement, puis des reçus par la suite.

Retards de paiement

Les paiements par prélèvement automatique sont généralement effectués sous deux jours ouvrables. Ce moyen de paiement peut ne pas convenir si vous avez besoin d'une confirmation immédiate, comme lors de l'expédition de marchandises. Planifiez vos prélèvements quelques jours avant les échéances et consultez les notifications de votre prestataire de paiement afin de savoir quand les fonds ont été versés.

Pour la plupart des services récurrents, le retard n'est pas un problème. Mais il est important d'en tenir compte lorsque le timing est crucial.

Confiance des clients

Certains clients peuvent hésiter à fournir leurs coordonnées bancaires ou à autoriser les prélèvements automatiques. S'ils ont eu une mauvaise expérience par le passé, ils peuvent avoir besoin d’être rassurés.

Aidez vos clients à se sentir plus à l'aise en :

• Faisant preuve de transparence sur la manière dont leurs informations sont traitées et stockées
  
• Leur expliquant clairement les avantages que présente ce moyen de paiement
  
• Leur offrant un avantage (comme les frais de traitement gratuits) pour les encourager à adopter ce moyen de paiement
  

Les prélèvements automatiques sont déjà largement répandus. Vous pouvez rendre le processus sûr et rentable pour convaincre les clients réticents.