En Australie, le prélèvement automatique optimise discrètement tous les services, des factures de services publics aux renouvellements d’abonnement. Ce type de mode de paiement offre aux entreprises une combinaison rare : des coûts bas, un flux de trésorerie prévisible et peu de paiements en retard. Cependant, pour garantir l’efficacité de votre démarche, vous devez comprendre les mécanismes du prélèvement automatique : comment les entreprises en Australie le mettent en place et quelles situations conviennent le mieux à ce type de paiement.

Nous expliquons ci-dessous comment les entreprises peuvent utiliser le prélèvement automatique en Australie en toute confiance.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce que le prélèvement automatique en Australie?
  
• Comment les entreprises mettent-elles en place le prélèvement automatique en Australie?
  
• Quels sont les avantages d’utiliser le prélèvement automatique pour les transactions commerciales?
  
• Quels sont les défis associés aux prélèvements automatiques?
  

Qu’est-ce que le prélèvement automatique en Australie?

Le prélèvement automatique est un moyen pour les entreprises de collecter des paiements à partir du compte bancaire d’un client, avec son autorisation. Il est utilisé pour des transactions récurrentes, telles que les abonnements, le loyer et les factures de services publics. Une fois que le client a opté pour cela, en donnant à l’entreprise la permission de retirer des fonds selon un calendrier convenu, le processus est entièrement automatisé.

En Australie, ce processus est optimisé par le Système de compensation électronique en masse (BECS, Bulk Electronic Clearing System). Lorsque les clients fournissent leur numéro de succursale bancaire (BSB) et leur numéro de compte, BECS déplace les fonds de leur institution financière vers celle de l’entreprise par lots quotidiens. Le système BECS a été introduit en 1989, donnant aux entreprises et aux institutions financières un moyen normalisé de gérer les paiements bancaires récurrents. BECS traite à la fois les prélèvements automatiques (retrait de l’argent des comptes) et les virements directs (crédit d’argent sur les comptes). Les prélèvements automatiques BECS prennent généralement deux jours ouvrables pour se régler.

Le prélèvement automatique est devenu un type de paiement dominant en Australie : de 2002 à 2022, le volume des prélèvements automatiques a doublé là-bas. Le BECS facilite désormais en moyenne 15 trillions de dollars australiens par an en transactions de type virement direct et prélèvement automatique.

Comment les entreprises mettent-elles en place le prélèvement automatique en Australie?

Pour mettre en place le prélèvement automatique, vous devez avoir accès au système BECS, mais également disposer d’une autorisation appropriée du client et d’un système pour gérer les prélèvements. Voici comment le processus fonctionne.

Obtenez l’accès au système BECS

Pour initier des prélèvements automatiques, votre entreprise doit se connecter au réseau BECS.

Les grandes entreprises peuvent faire une demande directement auprès de leur institution financière pour devenir un utilisateur de prélèvement automatique BECS. Cela nécessite une approbation, une configuration et l’attribution d’un numéro d’identification unique à six chiffres. La plupart des petites et moyennes entreprises utilisent une plateforme de paiement déjà intégrée au réseau BECS, au lieu de devenir un utilisateur de prélèvement automatique BECS.

Des prestataires tels que Stripe sont préapprouvés et déjà connectés à l’infrastructure bancaire, ce qui signifie que vous n’avez pas besoin de gérer vous-même la configuration du système dorsal. En Australie, Stripe propose le prélèvement automatique BECS comme mode de paiement que vous pouvez activer en quelques clics.

Passer par un prestataire permet généralement d’alléger le fardeau administratif, d’accélérer l’inscription des utilisateurs et de réduire le nombre d’obstacles techniques. Choisissez la démarche qui correspond à votre entreprise, en fonction de sa taille, de ses capacités internes et de son goût pour la maintenance continue.

Obtention de l’autorisation du client

Le prélèvement automatique est strictement facultatif. Une entreprise ne peut pas retirer des fonds du compte d’un client sans son autorisation. Cela s’effectue par le biais d’une demande de prélèvement automatique (DPA), un formulaire papier ou un mandat numérique qui inclut le nom du client, le BSB et le numéro de compte, ainsi que les conditions générales de l’accord.

Si votre entreprise utilise une plateforme telle que Stripe, elle collectera l'autorisation du client pour vous. Le client remplit le mandat en ligne, et Stripe stocke en toute sécurité l'accord signé.

Dans tous les cas, les entreprises sont tenues de fournir au client une copie de la DPA et d’un contrat de prestation de services de prélèvement automatique qui explique les modalités d’annulation et le mode de gestion des litiges. En l’absence d’une DPA valide, les entreprises ne sont pas autorisées à traiter les prélèvements.

Les entreprises doivent conserver les DPA pendant au moins sept ans après le dernier prélèvement traité.

Intégration à un système de paiement

Une fois l’autorisation obtenue, les entreprises ont besoin d’un moyen d’envoyer des demandes de prélèvement par le biais du réseau BECS.

Si vous travaillez directement avec l’institution financière de votre entreprise, cela peut nécessiter la soumission manuelle de fichiers en lot ou par le biais d’un logiciel qui met en forme et soumet ces fichiers à l’institution financière.

Si vous avez recours à un prestataire, la configuration technique est plus simple. Par exemple, Stripe vous permet d’activer le prélèvement automatique BECS par l’intermédiaire de son Dashboard ou de son interface de programmation d’application (API). La plateforme gère la soumission des demandes de prélèvement, les notifications aux clients et le rapprochement en votre nom.

Vous pouvez proposer aux clients le mode de paiement par prélèvement automatique au moment du paiement, sur les factures ou par le biais d’un formulaire de paiement.

Commencez à encaisser les paiements

Une fois le système configuré, vous pouvez commencer à offrir le prélèvement automatique comme mode de paiement. Pour payer par prélèvement automatique, votre client sélectionne simplement « Payer par compte bancaire » ou « Prélèvement automatique BECS » lors du paiement. Il fournit son BSB et son numéro de compte, puis signe la DPA. Les paiements sont ensuite prélevés automatiquement selon le calendrier convenu. Les fonds sont déposés sur votre compte bancaire d’entreprise après la période de compensation.

Communiquez avec vos clients tout au long de ce processus, surtout lors du tout premier prélèvement ou dans le cas de modifications apportées au montant ou au calendrier. Si vous utilisez Stripe, le logiciel soumettra automatiquement les prélèvements, relancera les paiements infructueux et notifiera le client chaque fois que vous effectuez un prélèvement sur son compte.

Restez conforme et maintenez les autorisations

Le système BECS est régi par le Réseau de paiements australien (AusPayNet, Australian Payments Network), qui établit les règles concernant le mode de gestion obligatoire des prélèvements automatiques par les entreprises. Les exigences incluent :

• Fournir au client une copie électronique non modifiable de la DPA et du contrat de prestation de services de prélèvement automatique dans les sept jours
  
• Permettre aux clients d’annuler à tout moment
  
• Conserver un enregistrement de l’autorisation de chaque client (la DPA) pendant au moins sept ans après le dernier prélèvement traité
  

Une bonne tenue des comptes et une communication claire peuvent aider à prévenir les litiges et à maintenir de bonnes relations avec les clients. Si vous utilisez Stripe, le logiciel s’occupera de ces exigences de conformité et stockera un enregistrement de toutes les DPA en toute sécurité.

Quels sont les avantages d’utiliser le prélèvement automatique pour les transactions commerciales?

Le prélèvement automatique résout certaines des principales sources d’irritation liées aux paiements. Lorsqu’il est bien configuré, il peut améliorer les marges, réduire le taux d’attrition et vous donner plus de contrôle sur le flux de trésorerie. Voici quelques bonnes raisons d’envisager ce mode de paiement :

Coûts de paiement inférieurs

Le traitement des prélèvements automatiques est moins cher que les transactions par carte. Les cartes de crédit et de débit comportent des frais d’interchange et de réseau, qui peuvent rapidement réduire vos marges. Le prélèvement automatique s’accompagne généralement d’un faible tarif fixe ou d’un pourcentage plafonné, ce qui le rend plus économique, surtout pour les paiements récurrents de grande valeur.

Flux de trésorerie prévisible

Le prélèvement automatique offre de la cohérence. Les paiements se font selon un calendrier fixe, que ce soit le premier du mois, tous les vendredis, ou une autre cadence qui convient à votre modèle économique. Cette régularité simplifie les prévisions de revenus et aide à planifier les salaires, les paiements de factures, les investissements de croissance, et plus encore.

Moins d’échecs de paiement

Les paiements par carte échouent pour plusieurs raisons, y compris les cartes expirées, les cartes perdues et les limites atteintes. Les comptes bancaires n’ont pas ces problèmes. La plupart des gens gardent le même compte pendant des années, et à moins que le compte soit vide, un prélèvement automatique sera effectué. La baisse du nombre de refus de paiement se traduit par moins de courriels de suivi, moins de perturbations de service et moins de pertes de revenus à cause d’échecs de paiement évitables.

Une meilleure expérience client et une fidélisation accrue

Une fois qu’un client accepte le prélèvement automatique, il n’a plus rien à faire. Nul besoin de rappels, de connexions ou d’étapes manuelles. Le prélèvement automatique réduit le risque de paiements manqués ou de frais de retard, tout en créant une expérience plus tranquille et plus cohérente pour les clients.

Des paiements récurrents faciles

Le prélèvement automatique peut être utilisé pour de nombreux types de paiements, mais il est particulièrement efficace pour ce qui suit :

• Abonnements
  
• Services publics et télécommunications
  
• Paiements de loyer et d’hypothèques
  
• Primes d’assurance et remboursements de prêts
  

Dans ces contextes, les clients s’attendent souvent à un prélèvement automatique. Cela garantit que les paiements sont effectués à temps, et cela épargne des efforts manuels aux entreprises et aux clients.

Quels sont les défis associés aux prélèvements automatiques?

Comme tout mode de paiement, le prélèvement automatique n’est pas parfait. Voici quelques difficultés que vous pourriez rencontrer en travaillant avec des prélèvements automatiques et des conseils pour les atténuer.

Échecs de paiement

Si un client n’a pas assez d’argent sur son compte à la date de prélèvement, le paiement peut être rejeté. Vous recevrez une notification, et votre prestataire de services de paiement ou votre institution financière pourrait facturer des frais. Le paiement ne sera pas réglé à moins de retenter la transaction ou de proposer un autre mode de paiement.

Évitez cette situation en prenant les mesures suivantes :

• Mettez en place des relances automatiques
  
• Envoyez un rappel aux clients avant le prélèvement (surtout pour des montants plus élevés)
  
• Planifiez les prélèvements juste après les jours de paie, lorsque les comptes sont plus susceptibles d’avoir des fonds
  

Vous ne pouvez pas éliminer complètement les échecs de paiements, mais vous pouvez réduire leur nombre.

Litiges

Même si un client a autorisé un prélèvement automatique, il peut toujours contester une transaction. S’il pense que le montant ou le calendrier était incorrect, ou s’il oublie s’être inscrit, il peut demander à son institution financière d’annuler le débit.

Lorsque cela se produit, vous devez prouver l’autorisation, généralement en fournissant une copie de la demande de prélèvement automatique (DPA). Vous pouvez aider à prévenir les litiges en envoyant des rappels avant chaque prélèvement et des reçus par la suite, pour une transparence maximale.

Retards de règlement

Les paiements par prélèvement automatique prennent généralement deux jours ouvrables pour être compensés. Le prélèvement automatique peut ne pas convenir aux situations imposant une confirmation immédiate, comme lors de l’expédition de biens physiques. Planifiez en conséquence en programmant les prélèvements quelques jours avant toute date limite stricte et en surveillant les notifications de votre prestataire de services de paiement, afin de connaître la date de dépôt des fonds.

Pour la plupart des services récurrents, le délai n'est pas un problème. Cependant, il vaut la peine de garder à l’esprit que le calendrier est important.

Confiance des clients

Certains clients peuvent hésiter à fournir des coordonnées bancaires ou à autoriser des retraits automatiques. S’ils ont eu une mauvaise expérience auparavant, ils pourraient avoir besoin d’être rassurés.

Aidez les clients à se sentir plus à l’aise en :

• Faisant preuve de transparence sur le mode de traitement et de sauvegarde de leurs informations
  
• Expliquant clairement les avantages
  
• Fournissant une incitation (comme renoncer à des frais de traitement) pour encourager l’adoption de ce mode de paiement
  

Le niveau d’adoption du prélèvement automatique est déjà élevé. Vous pouvez rendre le processus sécurisé et intéressant pour convaincre les clients réticents.