In Australië drijft automatische incasso stilletjes alles aan, van energierekeningen tot abonnementsverlengingen. Dit type betaling biedt ondernemingen een zeldzame combinatie: lage kosten, voorspelbare cashflow en weinig late betalingen. Maar om het goed te doen, moet je weten hoe automatische incasso werkt. Hoe hebben ondernemingen in Australië het opgezet en welke situaties zijn het meest geschikt voor dit type betaling?

Hieronder leggen we uit hoe ondernemingen met vertrouwen gebruik kunnen maken van automatische incasso in Australië.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is automatische incasso in Australië?
  
• Hoe stellen ondernemingen automatische incasso in Australië in?
  
• Wat zijn de voordelen van het gebruik van automatische incasso voor zakelijke transacties?
  
• Wat zijn enkele uitdagingen in verband met automatische incasso's?
  

Wat is automatische incasso in Australië?

Automatische incasso is een manier voor ondernemingen om betalingen af te schrijven van de bankrekening van klanten met hun autorisatie. Het wordt gebruikt voor terugkerende transacties, zoals abonnementen, huur en energierekeningen. Zodra de klant zich aanmeldt, waardoor de onderneming toestemming krijgt om volgens een afgesproken schema geld af te schrijven, wordt de procedure volledig geautomatiseerd.

In Australië wordt dit procedure mogelijk gemaakt door het Bulk Electronic Clearing System (BECS). Wanneer klanten hun Bank State Branch (BSB) en rekeningnummers opgeven, verplaatst BECS het geld in dagelijkse batches van hun bank naar de bank van de onderneming. BECS werd geïntroduceerd in 1989 en bood ondernemingen en financiële instellingen een gestandaardiseerde manier om terugkerende bankbetalingen te beheren. BECS verwerkt zowel automatische incasso's (geld van rekeningen halen) als directe credits. BECS Direct Debits duren meestal twee werkdagen om te vereffenen.

Automatische incasso is een dominant type betaling geworden in Australië: van 2002 tot 2022 is het volume van automatische incasso's verdubbeld. BECS faciliteert nu gemiddeld $ 15 biljoen AUD per jaar in directe krediet- en debettransacties.

Hoe stellen ondernemingen automatische incasso in Australië in?

Wil je automatische incasso instellen, dan heb je toegang nodig tot BECS, de juiste klantautorisatie en een systeem om de afschrijvingen te beheren. Dit is hoe de procedure werkt.

Krijg toegang tot BECS

Om automatische incasso's te initiëren, moet je je onderneming koppelen aan het BECS-netwerk.

Grotere ondernemingen kunnen rechtstreeks bij hun bank een aanvraag indienen om een BECS Direct Debit-gebruiker te worden. Dit omvat goedkeuring, installatie en de toekenning van een uniek zescijferig ID-nummer. De meeste kleine en middelgrote ondernemingen gebruiken een betaalplatform dat al is geïntegreerd met BECS, in plaats van een BECS Direct Debit-gebruiker te worden.

Aanbieders zoals Stripe zijn vooraf goedgekeurd en al aangesloten op de bankinfrastructuur, wat betekent dat je de back-endinstellingen niet zelf hoeft te beheren. In Australië biedt Stripe BECS Direct Debit aan als betaling die je met een paar klikken kunt activeren.

Via een provider gaan betekent meestal minder papierwerk, snellere onboarding en minder technische hindernissen. Kies het traject dat aansluit op de grootte van je onderneming, de interne mogelijkheden en de behoefte aan doorlopend onderhoud.

Veilige klantautorisatie

Voor automatische incasso is registratie vereist. Een onderneming kan niet geld van de rekening van een klant afschrijven, tenzij ze autorisatie heeft. Dit gebeurt door middel van een Direct Debit Request (DDR), een papieren formulier of digitale machtiging die de naam, BSB en het rekeningnummer van de klant bevat, plus de voorwaarden en bepalingen van de overeenkomst.

Als je onderneming een platform zoals Stripe gebruikt, regelt dit de klantautorisatie voor je. De klant vult de machtiging online in en Stripe bewaart de ondertekende overeenkomst veilig.

Hoe dan ook, ondernemingen zijn verantwoordelijk voor het verstrekken van een kopie van de DDR en een Direct Debit Service Agreement aan klanten, waarin wordt uitgelegd hoe ze kunnen annuleren en hoe chargebacks worden afgehandeld. Zonder een geldige DDR mogen ondernemingen geen afschrijvingen verwerken.

Ondernemingen moeten DDR's ten minste zeven jaar na de laatste verwerkte afschrijving bewaren.

Integreren met een betaalsysteem

Zodra de autorisatie is beveiligd, hebben ondernemingen een manier nodig om aangevraagde afschrijvingen via BECS te verzenden.

Als je rechtstreeks met de bank van je onderneming werkt, kan dit inhouden dat je batchbestanden handmatig of via software moet indienen die deze bestanden formatteert en bij de bank indient.

Als je een provider gebruikt, is de technische installatie eenvoudiger. Met Stripe kun je bijvoorbeeld BECS Direct Debit inschakelen via het dashboard of de API. Het platform handelt namens jou het indienen van aangevraagde afschrijvingen, meldingen aan klanten en reconciliatie af.

Je kunt klanten automatische incasso aanbieden als ze afrekenen, op facturen of via een betaalformulier.

Beginnen met het afschrijven van betalingen

Zodra het systeem is ingesteld, kun je beginnen met het aanbieden van automatische incasso als betaling. Om via automatische incasso te betalen, selecteren je klanten klant tijdens het afrekenen gewoon ‘Betalen via bankrekening’ of ‘BECS Direct Debit’. Ze geven hun BSB- en rekeningnummer op en gaan akkoord met de DDR. Betalingen worden vervolgens automatisch opgenomen volgens het afgesproken schema. Het geld belandt op je zakelijke bankrekening na de verrekeningsperiode.

Communiceer met je klanten tijdens de verwerking, vooral de eerste keer dat een afschrijving plaatsvindt of als er wijzigingen worden aangebracht in het bedrag of de timing. Als je Stripe gebruikt, worden automatisch afschrijvingen uitgevoerd, worden mislukte betalingen opnieuw geprobeerd en wordt de klant op de hoogte gesteld telkens wanneer je geld van hun rekening afschrijft.

Compliant blijven en autorisaties bewaren

BECS wordt beheerd door het Australian Payments Network (AusPayNet), dat de regels bepaalt voor de manier waarop ondernemingen met automatische incasso's moeten omgaan. De vereisten omvatten:

• Het versturen van een niet-wijzigbare elektronische kopie van de DDR en de dienstverleningsovereenkomst voor automatische incasso aan de klant binnen zeven dagen
  
• Klanten toestaan om op elk moment te annuleren
  
• Het bijhouden van de autorisatie van elke klant (de DDR) gedurende ten minste zeven jaar na de laatste verwerkte afschrijving
  

Een goede administratie en duidelijke communicatie kunnen helpen chargebacks te voorkomen en goede relaties met klanten te onderhouden. Als je Stripe gebruikt, zorgt het voor deze compliance-vereisten en slaat het een bestand van alle DDR's veilig op.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van automatische incasso voor zakelijke transacties?

Automatische incasso lost enkele van de grootste pijnpunten rond betalingen op. Als het proces goed is opgezet, kan het de marges verbeteren, het verloop verminderen en je meer controle geven over de cashflow. Hier zijn enkele redenen om deze optie te overwegen.

Lagere kosten voor betalingen

Het verwerken van automatische incasso's is goedkoper dan betaalkaarten. Creditcards en betaalkaarten gaan gepaard met afwikkelings- en netwerkkosten, die snel ten koste kunnen gaan van je marges. Automatische incasso heeft doorgaans lage vaste kosten of een beperkt percentage, waardoor het voordeliger is, vooral voor terugkerende betalingen en grote bedragen.

Voorspelbare cashflow

Automatische incasso biedt consistentie. Betalingen verlopen volgens een vast schema, of het nu de eerste van de maand is, elke vrijdag of een andere cadans die bij je businessmodel past. Die regelmaat maakt het voorspellen van inkomsten eenvoudiger en helpt bij het plannen van salarisadministratie, facturen, groei-investeringen en meer.

Minder mislukte betalingen

Kaartbetalingen mislukken om meerdere redenen, waaronder verlopen betaalkaarten, verloren betaalkaarten en betaallimieten. Bankrekeningen hebben die problemen niet. De meeste mensen houden jarenlang dezelfde rekening, en tenzij de rekening leeg is, gaat een automatische incasso door. Minder weigeringen betekent minder follow-up, minder serviceonderbrekingen en minder inkomsten die verloren gaan door vermijdbare mislukte betalingen.

Betere klantervaring en -retentie

Zodra klanten kiezen voor automatische incasso, is hun deel gedaan. Er zijn geen herinneringen, geen aanmeldingen en geen handmatige stappen. Automatische incasso vermindert het risico op gemiste betalingen of te late vergoedingen en zorgt voor een rustigere, consistentere ervaring voor klanten.

Gemakkelijke terugkerende betalingen

Automatische incasso kan voor veel soorten betalingen worden gebruikt, maar het is vooral effectief voor:

• Abonnementen
  
• Nutsvoorzieningen en telecom
  
• Huur en hypotheeklasten
  
• Verzekeringspremies en aflossingen van leningen
  

In deze contexten verwachten klanten vaak automatische incasso. Het zorgt ervoor dat betalingen op tijd worden gedaan en het bevrijdt ondernemingen en klanten van handmatige inspanningen.

Wat zijn enkele uitdagingen in verband met automatische incasso's?

Zoals elke betaling is automatische incasso niet perfect. Hier zijn enkele uitdagingen die je kunt tegenkomen bij het werken met automatische incasso's. Ook noemen we tips om deze te beperken.

Mislukte betalingen

Als klanten op de betaaldatum niet genoeg geld op hun rekening hebben, kan de betaling mislukken. Je ontvangt een melding en je betaaldienstverlener of bank brengt mogelijk kosten in rekening. De betaling wordt pas vereffend nadat je die opnieuw probeert of een andere methode aanbiedt.

Blijf dit voor door:

• Automatische nieuwe pogingen instellen
  
• Klanten eraan herinneren vóór de afschrijving (vooral voor grotere bedragen)
  
• Het plannen van afschrijvingen direct na betaaldagen, wanneer de kans groter is dat rekeningen geld geld hebben
  

Je kunt mislukte betalingen niet volledig elimineren, maar je kunt ze wel verminderen.

Chargebacks

Zelfs als klanten een automatische incasso hebben geautoriseerd, kunnen ze nog steeds een chargeback aanvragen. Als ze denken dat het bedrag of de timing niet klopte, of als ze vergeten dat ze zich hebben aangemeld, kunnen ze hun bank vragen om de betaling terug te boeken.

Wanneer dit gebeurt, moet je de autorisatie bewijzen, meestal door een kopie van de DDR te verstrekken. Je kunt chargebacks helpen voorkomen door herinneringen te sturen voor elke afschrijving en ontvangstbewijzen daarna, voor maximale transparantie.

Vertragingen bij de afwikkeling

Betalingen via automatische incasso duren meestal twee werkdagen om te vereffenen. Automatische incasso is mogelijk niet geschikt voor situaties waarin je onmiddellijke bevestiging nodig hebt, zoals bij het verzenden van fysieke goederen. Plan dit door afschrijvingen een paar dagen voor harde deadlines te plannen en meldingen van je betaaldienstverlener in de gaten te houden, zodat je weet wanneer het geld is binnengekomen.

Voor de meeste terugkerende diensten is de vertraging geen probleem. Maar het is de moeite waard om in gedachten te houden wanneer timing belangrijk is.

Vertrouwen van de klant

Sommige klanten aarzelen misschien om bankgegevens te verstrekken of automatische opnames toe te staan. Als ze eerder een slechte ervaring hebben gehad, hebben ze misschien geruststelling nodig.

Help klanten zich meer op hun gemak te voelen door:

• Transparant te zijn over hoe hun gegevens worden behandeld en opgeslagen
  
• De voordelen duidelijk uit te leggen
  
• Een stimulans aan te bieden (zoals het afzien van verwerkingskosten) om het gebruik aan te moedigen
  

De acceptatie van automatische incasso's is al hoog. Je kunt het procedure veilig en de moeite waard laten voelen om onwillige klanten te overtuigen.