En mottagande ombudstjänst är en betaltjänst som gör att kunderna kan betala för varor och tjänster som köpts på nätet – samt el- och gasräkningar – i närbutiker.

Om ett företag använder en mottagande ombudstjänst behöver det inte teckna individuella avtal med varje närbutik. Företaget kan också ingå avtal med flera betalningsmottagningsställen samtidigt, vilket säkerställer en effektiv affärsverksamhet.

Om webbplatsen som kunderna handlar på redan har avtal med ett mottagande ombud kommer de att kunna betala i en närbutik utan att behöva något kreditkort. Denna ökade bekvämlighet kan leda till att fler kunder besöker webbplatsen.

I den här artikeln förklarar vi de mottagande ombudens grundläggande funktioner, inklusive hur de fungerar, vilka avgifter de involverar och fördelarna och nackdelarna med att använda sådana ombud.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en mottagande ombudstjänst?
  
• Fördelarna med att använda ett mottagande ombud
  
• Nackdelarna med att använda ett mottagande ombud
  
• Skillnaden mellan mottagande ombud och betalningsombud
  
• Hur du väljer rätt ombud för ditt företag
  

What is a receiving agent service?

A receiving agent service collects convenience store payments that customers make, and it is sometimes called a “convenience store receiving agent.” Businesses can reduce their workload by using a receiving agent; they sign a contract with one receiving agent company, which then handles payments from all convenience store companies.

There are various payment methods that companies and stores—including ecommerce websites—offer to their customers, such as credit card payments and iD payments. However, although these cashless payment methods are ranked highly in terms of frequency, there are also customers who are reluctant to use them due to security concerns. In Japan, customers still use convenience store payments—i.e., payments via receiving agents with the option to pay by cash—in a variety of situations, such as paying utility bills and national health insurance premiums.

Additionally, the number and types of payment methods a business offers can greatly affect online sales, such as in the case of receiving agents and various cashless payments. For the customer, the more payment options an ecommerce website offers, the easier it is to buy products. Therefore, if businesses can respond to the payment needs of a wide range of customers, they will appeal to a larger market and can potentially increase their sales.

By using both cashless payments and a receiving agent service, you can offer convenience store payments from your own ecommerce website, expanding your customer base.

How a receiving agent works

Receiving agent services complete payments by following the following steps:

• A business issues a payment slip or a payment number to customers who have ordered products or services.
  
• The customer pays at the storefront or terminal of the convenience store.
  
• The convenience store notifies the receiving agent that a payment has been made.
  
• The receiving agent transfers the payment to the seller.
  

Note that it usually takes 50 to 60 days from the time the customer makes the payment before the funds are transferred to the business.

Fees for receiving agent services

In addition to the initial fee that a business incurs when the service begins, there is also a basic monthly fee and an additional fee for each transaction.

The amount of these fees will vary depending on the services provided by each agent service. However, when deciding which agent service to use, it is important to carefully choose one that best suits your needs—taking into account its prices and also the quality of its services and security measures.

In addition, you should compare the expenses involved in using a receiving agent service with the expected sales you will gain from using the service. It is also important to consider the best time to implement these services, so that you can plan ahead financially.

Fördelarna med att använda ett mottagande ombud

De främsta fördelarna med att använda ett mottagande ombud är:

Dina försäljningsmöjligheter ökar

Om en webbutik endast tar emot kreditkortsbetalningar, kommer kunder utan kreditkort inte att kunna handla varor från den butiken. Omständigheterna för kunder som inte har kreditkort varierar: i vissa fall är de oroliga för säkerhetsrisker eller också har de svårt att få ett kreditkort på grund av problem med sin kredithistorik.

Men om företaget använder ett mottagande ombud för att ta emot betalningar i närbutiker – i stället för att bara rikta sig till kunder med kreditkort – kommer det att kunna rikta in sig på ett bredare spektrum av kunder, till exempel kunder som bara kan betala kontant.

Närbutiker som är öppna dygnet runt tillgodoser inte bara behoven hos kunder som föredrar att betala kontant, utan erbjuder också betydande fördelar för säljaren: de kan tillhandahålla tjänster och få betalt i förväg genom att ta betalt innan varorna skickas.

Du kan konsolidera avtal med varje närbutiksföretag

Att ingå avtal direkt med varje närbutiksföretag kan vara mycket jobb för ett företag, eftersom det måste hantera varje företag individuellt.

Om du däremot använder en mottagande ombudstjänst, kommer det mottagande ombudet att fungera som en mellanhand mellan dig och närbutiksföretagen och hantera förfarandena för din räkning. På så sätt kan du ingå ett avtal med flera närbutiker samtidigt.

Genom att ingå avtal med bara en mottagande ombudstjänst kan du hantera betalningar från flera närbutiker. Denna förenklade avtalsprocess leder till betydligt mindre administrativt arbete för din del.

Det är enkelt att hantera betalningsinformation

Mottagande ombudsföretag tillhandahåller informationshanteringstjänster relaterade till kundbetalningar, inklusive meddelanden om betalnings- och leveransstatus. Om till exempel en kund gör en betalning via tjänsten, skickar ombudet ett meddelande till företaget.

Eftersom det mottagande ombudet spårar betalningsstatusen genom sina informationshanteringstjänster behöver företaget inte hålla koll på varje beställning. Detta gör det enkelt att undvika misstag och problem som fördröjda försändelser eller genomförande av försändelser vid obekräftade betalningar och det kan leda till förbättrade tjänster överlag.

Genom att använda en mottagande ombudstjänst på detta sätt kan ett stort antal betalningsuppgifter hanteras centralt, så att arbetet med att driva en e-handelswebbplats kan utföras effektivt.

Nackdelarna med att använda ett mottagande ombud

Även om det finns många fördelar med att använda ett mottagande ombud, såsom det ökade antalet försäljningsmöjligheter, finns det också flera nackdelar:

Det tillkommer avgifter och andra kostnader

Det tillkommer olika avgifter för att använda en mottagande ombudstjänst. Det kan innebära att du ibland kanske inte tycker att det är lönsamt att använda den här tjänsten.

Mottagande ombudstjänster har vanligtvis en grundläggande månadsavgift. Men utöver denna fasta kostnad tillkommer en avgift för företaget varje gång en kund gör en betalning. Om inga kunder använder närbutikens betalningssystem kan den månatliga grundavgiften vara en onödig kostnad.

För att förhindra detta är det viktigt att bedöma tjänstens kostnadseffektivitet samtidigt som du väger in företagets kundbas och andra viktiga faktorer innan du fattar ett beslut om att använda en mottagande ombudstjänst.

Det finns en risk att betalningen inte kommer in

Mottagande ombud erbjuder två betalningsmetoder: förskottsbetalning och betalning vid leverans. Med betalning vid leverans betalar kunden i en närbutik med hjälp av det inbetalningskort som bifogas leveransen de får.

Men om kunden inte gör betalningen efter att ha mottagit beställningen, kommer det mottagande ombudet inte att kunna få in betalningen. Detta innebär en betydande intäktsförlust för verksamheten. Av denna anledning måste företag som använder betalning vid leverans vara medvetna om risken att inte kunna få betalt.

Beroende på den mottagande ombudstjänsten kan det finnas system för att garantera eller försäkra betalningar som företaget inte kan få in. Dessa system leder dock till att det mottagande ombudet tar ut ökade avgifter.

Användning av ombud kan leda till säkerhetsrisker

Vi nämnde tidigare att en av fördelarna med mottagande ombud är att de hanterar information om försäljning och kundbetalningar. Med andra ord delar näringsidkaren denna information med det mottagande ombudet.

Detta innebär dock också att om det finns ett säkerhetsproblem hos det mottagande ombudet, till exempel en dataläcka, finns det en risk för att företagets rykte skadas och att allmänhetens förtroende går förlorat.

Det är därför viktigt att se till att det mottagande ombudet har tillräckliga säkerhetsåtgärder på plats.

The difference between receiving agents and payment agents

Both receiving agents and payment agents are services that handle payment-related tasks on behalf of the customer. However, there are some differences between these two types of services.

• Types of payment methods that can be used
  Generally, receiving agents specialize in payment via convenience stores. In contrast, payment agents also cover a variety of other payment methods, including credit card payments, electronic money payments, and internet banking. By using a payment agent, you can introduce multiple payment methods at once.
  
• Who pays the fee?
  Handling fees work differently for receiving agents and payment agents. When you begin using a receiving agent, you can specify whether the business or the purchaser will bear the cost of the handling fee. However, with payment agents, the business operator typically bears the cost of the fee.
  
• Type of transaction
  Receiving agents specialize in convenience store payments and are typically used for business-to-consumer (B2C) transactions with general customers. Payment agent services, on the other hand, can be used for business-to-business (B2B) transactions in addition to B2C. Compared to receiving agents, payment agents offer a wide range of services that are useful for B2B transactions.
  

Så väljer du rätt ombud för ditt företag

Det är viktigt att du fattar ditt beslut om huruvida ett mottagande ombud eller betalningsombud är lämpligast för ditt företag baserat på en mängd olika faktorer.

Om ditt företags e-handelswebbplats har många användare som inte enbart betalar i närbutiker utan även med kreditkort, vill du kanske välja ett betalningsombud. Om du kan tillgodose dina kunders behov genom att enbart ta emot betalningar i närbutiker, kan du å andra sidan välja en mottagande ombudstjänst som håller kostnaderna relativt låga.

Om du väljer ett betalningsombud är det viktigt att förstå detaljerna i avgiftsstrukturen, eftersom avgifterna kommer att öka för varje ytterligare betalningsmetod som hanteras. Som förklaras i avsnittet ovan varierar däremot avgifterna för mottagande ombud beroende på vilka tjänster ditt avtal gäller.

När du bestämmer dig för om du ska använda ett mottagande ombud eller betalningsombud bör du därför inte enbart fokusera på priset. Det är också viktigt att kontrollera servicenivån och om säkerhetsåtgärder finns på plats, så att du kan fatta ett samlat beslut som bygger på en insikt om omfattningen av ditt företag och din kundbas.

Stripe Payments stöder ett brett utbud av betalningsmetoder, inklusive betalningar i närbutiker och kreditkortsbetalningar. Dessutom erbjuder Stripe Payments en rad olika betalningsrelaterade funktioner, som att genomföra betalningar, behandla information och hantera intäkter. Stripe följer också internationella säkerhetsstandarder som Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) genom att vidta grundliga säkerhetsåtgärder för personuppgifter och transaktionsdata för att förhindra obehörig åtkomst – till exempel genom att använda datakryptering via Secure Sockets Layer (SSL) och TLS-teknik (Transport Layer Security).