Sena fakturor slösar tid, stör kassaflödet och urholkar företagets drivkraft. En försenad betalning kan vara hanterbar, men ett mönster av dem kan förändra hur ett team budgeterar, prioriterar arbete och hanterar risker.

Nedan förklarar vi hur Storbritanniens lagstiftning om sena betalningar skyddar företag, vilken ersättning du har rätt till och hur du verkställer avgifter för sena betalningar utan att göra rutinmässig fakturering till en förhandling.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är avgifter för sena betalningar i Storbritannien?
  
• Hur fungerar Storbritanniens lagstiftning om sena betalningar?
  
• När har företag rätt att ta ut avgifter för sena betalningar?
  
• Hur ska företag beräkna lagstadgade avgifter för sena betalningar?
  
• Vilka utmaningar uppstår när avgifter för sena betalningar verkställs?
  
• Hur kan företag integrera policyer för sena betalningar i sina arbetsflöden?
  
• Hur kan organisationer i Storbritannien minimera behovet av avgifter för sena betalningar?
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad är avgifter för sena betalningar i Storbritannien?

Avgifter för sena betalningar är ett rättsligt verkställbart sätt för leverantörer att få tillbaka kostnaden för försenade betalningar. Enligt Storbritanniens lag om sen betalning av kommersiella skulder består avgifterna av tre delar: lagstadgad ränta, en fast ersättningsavgift och, vid behov, rimliga inkasseringskostnader.

Dessa rättigheter gäller automatiskt för många B2B-transaktioner, oavsett om de uttryckligen nämns i ett avtal, och för varje försenad betalning kan en fast avgift tas ut. Avgifterna tas endast ut om en leverantör väljer att tillämpa dem.

Hur fungerar Storbritanniens lagstiftning om sena betalningar?

Det är bra för företag att veta hur Storbritanniens lagstiftning om sena betalningar definierar ränta, ersättning och inkasseringskostnader. Lagstiftningen anger exakt vad leverantörer kan ta ut avgifter för och under vilka villkor.

Lagstadgad ränta

Leverantörer kan debitera 8 % över Bank of Englands basränta, vilket räknas från dagen efter att en faktura förfaller.

Fast ersättningsavgift

Denna fasta avgift täcker grundläggande administrativa kostnader och inkasseringskostnader:

• 40 GBP för skulder under 1 000 GBP

• 70 GBP för skulder mellan 1 000 och 9 999,99 GBP

• 100 GBP för skulder på 10 000 GBP eller mer

Ytterligare inkasseringskostnader

Om den fasta avgiften inte täcker de rimliga kostnaderna för att driva in skulden, till exempel advokatbrev eller avgifter för ombud, kan leverantören göra anspråk på det extra beloppet.

Giltiga avtalsvillkor

Ett avtal kan endast åsidosätta dessa åtgärder om det erbjuder ett verkligt betydande alternativ. Klausuler som minskar eller tar bort ränta och avgifter utan att ge meningsfullt skydd håller vanligtvis inte.

När har företag rätt att ta ut avgifter för sena betalningar?

Avgifter för sena betalningar kan börja dagen efter det avtalade eller fakturerade förfallodatumet. Standardförfallodatumet är 30 dagar efter det att kunden får fakturan eller varorna eller tjänsterna, beroende på vilket som inträffar först. I den privata sektorn får betalningsvillkoren i allmänhet inte överstiga 60 dagar om inte båda parter är överens om det. Avtal inom den offentliga sektorn har ett tak på 30 dagar om inte en kortare period har avtalats. Lagstadgad ränta, den fasta avgiften och eventuella avdragsgilla kostnader kan läggas till från dagen efter förfallodatumet, oavsett interna godkännandeprocesser eller betalningscykler.

Om ett avtal erbjuder en alternativ lösning för sena betalningar måste den vara betydande. Offentliga organ får inte förhandla om räntor som understiger den lagstadgade räntan.

Hur ska företag beräkna lagstadgade avgifter för sena betalningar?

För att beräkna avgifter för sena betalningar krävs vanligtvis att den lagstadgade avgiften tillämpas korrekt och att siffrorna dokumenteras tydligt.

Var uppmärksam när du:

• Beräknar ränta: Daglig ränta är det lagstadgade årsbeloppet delat med 365. De tillämpliga basräntorna för Bank of England är låsta till den ränta som gällde den senaste 30 juni eller den 31 december innan fakturan blev försenad. Den räntan gäller för följande sexmånadersperiod.

• Tillämpar den fasta ersättningsavgiften: Lägg till rätt avgift på varje förfallen faktura utefter dess värde.

• Debiterar ytterligare inkassokostnader: Om dina faktiska kostnader för inkassering överstiger den fasta avgiften kan du lägga till rimliga kostnader som du har bevis för.

• Uppvisar debiteringarna: Företag utfärdar vanligtvis en ny faktura eller en ny redogörelse som visar räntebeloppet, den fasta avgiften och eventuella extra kostnader som separata radposter. En kortfattad, detaljerad lista över beräkningar, inklusive förfallodatum, ränta och förfallodagar, håller diskussionen saklig och undviker onödig debatt.

Vilka utmaningar uppstår när avgifter för sena betalningar verkställs?

Att verkställa avgifter för sena betalningar är inriktat på att navigera kunddynamik, den interna kapaciteten och de praktiska gränserna för hur långt du är villig att gå. Innan du skickar in en faktura är det bra att veta vilka typer av utmaningar som kan uppstå.

Tänk på följande:

• Problem med kundrelationen: Vissa leverantörer tvekar att ta ut avgifter av rädsla för att skada en värdefull relation, särskilt när den försenade kunden är en stor klient.

• Konsekvens kontra flexibilitet: Att selektivt verkställa avgifter kan försvaga din position, men att tillämpa dem strikt kan kännas tungrott. Att välja när man ska ta ut, avstå från eller eskalera avgifter kräver omdöme.

• Motreaktion och tvister: Kunder kan bestrida avgifter eller den underliggande fakturan för att skjuta upp betalningen. Om den grundläggande fakturan är föremål för tvist pausas vanligtvis förseningsavgifter tills problemet har lösts.

• Delvisa betalningar och ignorerade avgifter: Kunder betalar ofta fakturan men utelämnar ränta och avgifter. Leverantörerna måste sedan avgöra om det lönar sig att följa upp ett litet belopp.

• Administrativ börda: Det kan vara tidskrävande att spåra förfallna fakturor, beräkna ränta och utfärda uppföljningsdokument utan automatisering.

• Begränsningar för upptrappning: Juridiska åtgärder lönar sig sällan för mindre avgifter. I praktiken är hotet om avgifter och upptrappning ofta effektivare än att få tillbaka varenda krona.

Hur kan företag integrera policyer för sena betalningar i sina arbetsflöden?

Om du bestämmer dig för att integrera policyer för sena betalningar i dina arbetsflöden är målet att tydliggöra förväntningarna, automatisera där det är möjligt och ge ditt team ett konsekvent tillvägagångssätt.

Så här upprättar du policyer och processer.

• Använd system för att identifiera risker tidigt: Låt programvara för fakturering eller redovisning flagga förfallna fakturor, utlösa påminnelser och beräkna ränta automatiskt. På så sätt hålls uppföljningarna stabila och den känslomässiga tyngden försvinner från verkställandet.

• Standardisera teamåtgärder: Skapa en enkel sekvens som: vänlig påminnelse, avisering om försening, ränta, upptrappning, så att alla hanterar sena betalningar på samma sätt.

• Utvärdera sena fakturor regelbundet: Införliva granskningar av sena betalningar i dina processer för fakturering eller månadsavslut för att identifiera problem tidigt.

• Förfina baserat på erfarenhet: Granska mönster och justera ditt arbetsflöde om specifika påminnelser eller tidslinjer inte är effektiva.

Hur kan organisationer i Storbritannien minimera behovet av avgifter för sena betalningar?

Det är alltid enklare att förebygga än att få betalt. Flera steg bidrar till att minska sannolikheten för sena betalningar.

• Förbättra kreditkontrollen: Kontrollera potentiella kunders ekonomiska tillförlitlighet.

• Fastställ och bekräfta tydliga villkor: Gör förväntningarna på betalningen uttryckliga skriftligen och upprepa dem på fakturorna så att kunderna bekräftar förfallodatum och villkor för sena betalningar innan något arbete påbörjas.

• Fakturera snabbt och korrekt: Snabba, felfria fakturor minskar förseningar som kan undvikas och förhindrar returer för korrigeringar.

• Erbjud flexibla betalningsalternativ: Erbjud kunderna flera betalningsmetoder, särskilt enkla digitala alternativ. Betalleverantörer som Stripe hjälper till att konsolidera sista biten av betalningen, så att färre fakturor försenas.

• Använd incitament strategiskt: Även blygsamma rabatter vid tidig betalning kan flytta dig upp i kundens interna kö.

• Håll regelbunden kontakt: En snabb avstämning med ekonomiteamet kring förfallodatumet kan förhindra att mindre problem blir förseningar.

• Hantera kreditexponeringen: Justera villkoren för återkommande sena betalningar, begär insättningar på arbeten med högre risk eller pausa nytt arbete om utestående fordringar ökar.

• Övervaka fordringar regelbundet: Konsekventa veckovisa eller månatliga granskningar hjälper dig att ingripa innan förseningarna eskalerar.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar din process för kundfordringar (AR) – från att skapa fakturor till att inkassera betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturor eller återkommande fakturering, hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och effektivisera verksamheten.

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• Minska arbetsbelastningen på kontoret: Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med programvaror för bokföring och ERP-system (Enterprise Resource Planning), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.