Faturas vencidas desperdiçam tempo, prejudicam o fluxo de caixa e corroem o ritmo do negócio. Um pagamento atrasado pode ser administrável, mas um padrão de atrasos pode alterar a forma como a equipe elabora orçamentos, prioriza tarefas e gerencia riscos.

A seguir, explicaremos como a legislação de pagamentos em atraso do Reino Unido protege as empresas, a que compensação você tem direito e como aplicar cobranças por atraso sem transformar a emissão de faturas em uma negociação.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que são cobranças por pagamento em atraso no Reino Unido?
  
• Como funciona a legislação de pagamentos em atraso no Reino Unido?
  
• Quando as empresas têm direito de aplicar cobranças por pagamento em atraso?
  
• Como as empresas devem calcular as cobranças legais por pagamento em atraso?
  
• Quais desafios surgem na aplicação de cobranças por pagamento em atraso?
  
• Como as empresas podem integrar políticas de pagamento em atraso aos seus fluxos de trabalho?
  
• Como as organizações do Reino Unido podem minimizar a necessidade de aplicar cobranças por pagamento em atraso?
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que são cobranças por pagamento em atraso no Reino Unido?

As cobranças por pagamento em atraso são uma forma legalmente aplicável para que os fornecedores recuperem os custos decorrentes de pagamentos atrasados. De acordo com a Lei de Pagamento Tardio de Dívidas Comerciais do Reino Unido, as cobranças são divididas em três partes: juros legais, uma tarifa fixa de compensação e, quando necessário, custos razoáveis de recuperação.

Esses direitos se aplicam automaticamente a muitas transações B2B, independentemente de serem ou não expressamente mencionados em um contrato, e cada pagamento em atraso pode gerar uma tarifa fixa. As cobranças só são aplicadas se o fornecedor decidir cobrá-los.

Como funciona a legislação de pagamentos em atraso no Reino Unido?

É útil que os proprietários de empresas saibam como a legislação de pagamentos em atraso do Reino Unido define juros, compensação e custos de recuperação. A legislação estabelece com precisão o que os fornecedores podem cobrar e em quais condições.

Juros legais

Os fornecedores podem cobrar 8% acima da taxa básica do Bank of England. Os juros são acumulados diariamente a partir do dia seguinte ao vencimento da fatura.

Tarifa fixa de compensação

Esta tarifa fixa cobre os custos básicos de administração e cobrança:

• £ 40 para dívidas abaixo de £ 1.000

• £ 70 para dívidas entre £ 1.000 e £ 9.999,99

• £ 100 para dívidas de £ 10.000 ou mais

Custos adicionais de recuperação

Se a tarifa fixa não cobrir os custos razoáveis de cobrança da dívida, como cartas de advogado ou encargos de agência, o fornecedor pode cobrar o valor adicional.

Termos de contrato válidos

Um contrato pode substituir essas medidas somente se oferecer uma alternativa realmente significativa. Cláusulas que reduzem ou eliminam juros e taxas sem fornecer proteção efetiva geralmente não têm validade.

Quando as empresas têm direito de aplicar cobranças por pagamento em atraso?

As cobranças por pagamento em atraso podem ser aplicadas a partir do dia seguinte à data de vencimento contratual ou da fatura. A data de vencimento padrão é 30 dias após o cliente receber a fatura ou os bens ou serviços, o que ocorrer primeiro. No setor privado, os termos de pagamento geralmente não podem exceder 60 dias, a menos que ambas as partes concordem. Contratos do setor público são limitados a 30 dias, a menos que seja acordado um prazo mais curto. Juros legais, a tarifa fixa e quaisquer custos recuperáveis podem ser adicionados a partir do dia seguinte ao vencimento, independentemente de processos internos de aprovação ou ciclos de pagamento.

Se um contrato fornece uma solução alternativa de atraso de pagamento, ele deve ser substancial.Os órgãos públicos não podem negociar taxas de juros abaixo da taxa legal.

Como as empresas devem calcular as cobranças legais por pagamento em atraso?

O cálculo de cobranças por pagamento em atraso normalmente exige a aplicação correta da taxa legal e a documentação clara dos valores.

Fique atento ao:

• Calcular os juros: Os juros diários correspondem ao valor anual legal dividido por 365. As taxas básicas do Bank of England aplicáveis são aquelas vigentes no último dia 30 de junho ou 31 de dezembro antes de a fatura se tornar vencida. Essa taxa vale para o período de seis meses seguinte.

• Aplicar a tarifa fixa de compensação: adicione a tarifa correta a cada fatura vencida de acordo com o seu valor.

• Cobrar custos adicionais de recuperação: se as despesas reais de cobrança de dívidas excederem a tarifa fixa, você poderá adicionar custos razoáveis para os quais tenha comprovante.

• Apresentar as cobranças: as empresas normalmente emitem uma nova fatura ou declaração reanalisada mostrando o valor dos juros, a tarifa fixa e quaisquer custos adicionais como itens de linha separados. Uma breve lista de cálculos, por itens, incluindo datas de vencimento, taxa de juros e dias vencidos, mantém a discussão factual e evita debates desnecessários.

Quais desafios surgem na aplicação de cobranças por pagamento em atraso?

A aplicação de cobranças por pagamento em atraso envolve lidar com a dinâmica dos clientes, a capacidade interna da empresa e os limites práticos do quanto você está disposto a insistir. Antes de emitir uma fatura, é útil conhecer os tipos de desafios que podem surgir.

Considere o seguinte:

• Preocupações com o relacionamento com o cliente: Alguns fornecedores hesitam em aplicar tarifas por medo de prejudicar um relacionamento valioso, especialmente quando o cliente inadimplente é um cliente importante.

• Consistência x flexibilidade: Aplicar cobranças de forma seletiva pode enfraquecer sua posição, mas aplicá-las rigidamente pode parecer autoritário. Decidir quando aplicar, isentar ou escalar encargos exige julgamento.

• Resistência e contestações: Os clientes podem contestar as taxas ou questionar a fatura original para atrasar o pagamento. Se a fatura base estiver em contestação, os encargos por atraso geralmente são suspensos até a resolução.

• Pagamentos parciais e tarifas ignoradas: Frequentemente, os clientes pagam apenas a fatura principal, omitindo juros e taxas. Nesse caso, o fornecedor deve decidir se vale a pena perseguir o valor restante.

• Carga administrativa: Acompanhar faturas vencidas, calcular juros e emitir documentos de cobrança pode ser trabalhoso sem automação.

• Limites de escalonamento: Ações legais raramente compensam para cobranças pequenas. Na prática, a ameaça de taxas e a escalada são frequentemente mais eficazes do que tentar recuperar cada centavo.

Como as empresas podem integrar políticas de pagamento em atraso aos seus fluxos de trabalho?

Se você decidir integrar políticas de pagamento em atraso aos seus fluxos de trabalho, o objetivo é esclarecer as expectativas, automatizar sempre que possível e oferecer à sua equipe uma abordagem consistente.

Veja como estabelecer políticas e processos.

• Use sistemas para identificar riscos antecipadamente: Permita que o software de faturamento ou contabilidade sinalize faturas vencidas, acione lembretes e calcule juros automaticamente. Isso mantém o acompanhamento consistente e elimina o peso emocional da cobrança.

• Padronize as ações da equipe: Crie uma sequência simples, como: lembrete amigável, aviso de atraso, juros adicionados, escalonamento, para que todos lidem com pagamentos em atraso da mesma forma.

• Avalie faturas vencidas regularmente: Inclua a revisão de pagamentos atrasados nos seus processos de faturamento ou fechamento mensal para identificar problemas precocemente.

• Ajuste com base aa experiência: Analise os padrões e adapte seu fluxo de trabalho caso lembretes ou prazos específicos não estejam funcionando.

Como as organizações do Reino Unido podem minimizar a necessidade de aplicar cobranças por pagamento em atraso?

A prevenção é sempre mais fácil do que a recuperação. Algumas medidas podem ajudar a reduzir a probabilidade de pagamentos em atraso.

• Fortaleça a análise de crédito: Avalie a confiabilidade financeira dos clientes em potencial.

• Defina e confirme termos claros: Deixe as expectativas de pagamento explícitas por escrito e repita-as nas faturas, para que os clientes reconheçam as datas de vencimento e os termos de pagamento em atraso antes do início de qualquer serviço.

• Envie faturas de forma rápida e precisa: Faturas rápidas e sem erros reduzem atrasos evitáveis e evitam devoluções por correções.

• Ofereça opções flexíveis de pagamento: Disponibilize aos clientes múltiplas formas de pagamento, especialmente digitais e simples. Provedores de pagamento, como a Stripe, ajudam a consolidar a etapa final do pagamento, reduzindo o número de faturas atrasadas.

• Use incentivos estrategicamente: Mesmo pequenos descontos para pagamento antecipado podem colocar você em prioridade na fila interna do cliente.

• Mantenha contato regularmente: Uma breve verificação com a equipe financeira próximo à data de vencimento pode impedir que pequenos problemas se transformem em atrasos.

• Gerencie a exposição ao crédito: Ajuste os termos para clientes que pagam habitualmente em atraso, solicite depósitos em trabalhos de maior risco ou suspenda novos serviços caso os atrasos aumentem.

• Monitore regularmente os recebíveis: Revisões semanais ou mensais consistentes ajudam a intervir antes que os atrasos se agravem.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica seu processo de cobrança (AR), desde a criação de faturas até a cobrança de pagamento. Seja para gerenciar faturamento único ou cobrança recorrente, a Stripe ajuda empresas a receber pagamentos mais rápido e otimizar operações.

• Automatize contas a receber: Crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe acompanha automaticamente o status das faturas, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando você a manter o controle do fluxo de caixa.

• Acelere o fluxo de caixa: Reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba mais rápido com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança com tecnologia de IA que ajudam você a recuperar mais receita.

• Melhore a experiência do cliente: Ofereça uma experiência de pagamento moderna com suporte a mais de 25 idiomas, 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas são fáceis de acessar e pagar por meio de um portal de autoatendimento para clientes.

• Reduza a carga de trabalho administrativo: Gere faturas em minutos e diminua o tempo gasto em cobranças por meio de lembretes automáticos e uma página de pagamento de faturas hospedada pela Stripe.

• Integre com seus sistemas existentes: O Stripe Invoicing integra com softwares populares de contabilidade e de planejamento de recursos empresariais (ERP), ajudando você a manter sistemas sincronizados e reduzir entrada manual de dados.

Saiba mais sobre como a Stripe pode simplificar seu processo de cobrança ou comece já hoje.