Les factures en souffrance engendrent des pertes de temps, perturbent le flux de trésorerie et freinent la croissance de votre entreprise. Un seul retard de paiement peut être gérable. Cependant, une accumulation de tels retards peut bouleverser la façon dont une équipe planifie son budget, priorise ses activités et gère les risques.

Dans cet article, nous vous expliquons comment la législation britannique sur les retards de paiement protège les entreprises, à quelle indemnisation vous avez droit et comment appliquer les frais de retard de paiement sans compliquer le processus de facturation.

Contenu de cet article

• Qu’entend-on par frais de retard de paiement au Royaume-Uni ?
  
• De quelle manière la législation britannique traite-t-elle les retards de paiement ?
  
• À quel moment les entreprises ont-elles le droit de facturer des frais de retard de paiement ?
  
• Comment les entreprises doivent-elles calculer les frais de retard de paiement prévus par la loi ?
  
• Quels sont les défis rencontrés lors de la facturation des frais de retard de paiement ?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles intégrer des politiques sur le retard de paiement dans leurs processus de facturation ?
  
• Comment les organisations au Royaume-Uni peuvent-elles limiter le recours aux frais de retard de paiement ?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’entend-on par frais de retard de paiement au Royaume-Uni ?

Les frais de retard de paiement représentent un moyen juridiquement contraignant pour les fournisseurs de recouvrer les coûts liés au retard de paiement. En vertu de la Loi relative aux retards de paiement des dettes commerciales du Royaume-Uni, ces frais se composent de trois éléments : les intérêts légaux, une indemnité forfaitaire et, le cas échéant, les frais de recouvrement raisonnables.

Ces droits s’appliquent automatiquement à de nombreuses transactions B2B, même s’ils ne sont pas expressément mentionnés dans le contrat, et chaque retard de paiement peut entraîner des frais fixes. Ces frais ne sont facturés que si le fournisseur choisit de le faire.

De quelle manière la législation britannique traite-t-elle les retards de paiement ?

Il est utile pour les chefs d’entreprise de comprendre la manière dont la législation britannique relative aux retards de paiement définit les intérêts, les indemnités et les frais de recouvrement. Cette législation précise les frais que les fournisseurs peuvent facturer et les conditions dans lesquelles ils le font.

Intérêts légaux

Les fournisseurs peuvent appliquer un taux d’intérêt supérieur de 8 % au taux de base de la Banque d’Angleterre. Ce taux s’accumule quotidiennement à compter du lendemain de la date d’échéance de la facture.

Indemnité forfaitaire

Ce forfait couvre les frais administratifs et de recouvrement de base :

• 40 £ pour les dettes inférieures à 1 000 £

• 70 £ pour les dettes comprises entre 1 000 et 9 999,99 £

• 100 £ pour les dettes de 10 000 £ ou plus

Frais de recouvrement supplémentaires

Dans le cas où les frais fixes envisagés ne couvrent pas les frais raisonnables du recouvrement de la créance, tels que les lettres d’avocat ou les frais d’agence, le fournisseur peut réclamer un tel montant supplémentaire.

Conditions contractuelles valides

Un contrat ne peut déroger à ces recours que s’il prévoit une véritable alternative substantielle. Les clauses qui réduisent ou suppriment les intérêts et les frais sans offrir de protection significative ne sont généralement pas valables.

À quel moment les entreprises ont-elles le droit de facturer des frais de retard de paiement ?

Les frais de retard de paiement peuvent commencer à courir dès le lendemain de la date d’échéance contractuelle ou facturée. Par défaut, le délai de paiement est fixé à 30 jours après la réception de la facture ou des biens ou services par le client, la première de ces dates étant retenue. Dans le secteur privé, les délais de paiement ne doivent généralement pas dépasser 60 jours, sauf accord contraire des deux parties. Les contrats du secteur public sont limités à 30 jours, sauf si une période plus courte est convenue. Les intérêts légaux, les frais fixes et tous les frais recouvrables peuvent être ajoutés dès le lendemain de la date d’échéance, indépendamment des processus d’approbation internes ou des cycles de paiement.

Si un contrat prévoit une solution alternative en cas de retard de paiement, celle-ci doit être substantielle. Les organismes publics ne peuvent pas négocier des taux d’intérêt inférieurs au taux légal.

Comment les entreprises doivent-elles calculer les frais de retard de paiement prévus par la loi ?

Le calcul des frais de retard consiste généralement à appliquer correctement le taux légal et à documenter clairement les montants établis.

Soyez attentif lorsque vous entreprenez ce qui suit :

• Calcul des intérêts : les intérêts journaliers correspondent au montant annuel légal divisé par 365. Les taux de base applicables de la Banque d’Angleterre sont ceux en vigueur au 30 juin ou au 31 décembre le plus récent précédant le retard de paiement de la facture. Ce taux s’applique pour les six mois suivants.

• Application de l’indemnité forfaitaire : ajoutez les montant adéquats à chaque facture en souffrance, et ce, en fonction de sa valeur.

• Facturation des frais de recouvrement supplémentaires : si vos frais de recouvrement de créances réels dépassent les frais fixes, vous pouvez ajouter les frais raisonnables pour lesquels vous disposez de justificatifs.

• Présentation des frais : en général, les entreprises émettent une nouvelle facture ou un relevé mis à jour indiquant le montant des intérêts, les frais fixes et tous les frais supplémentaires sous forme de postes distincts. Une liste brève et détaillée des calculs, comprenant les dates d’échéance, le taux d’intérêt et le nombre de jours de retard, permet de maintenir la discussion factuelle et d’éviter les débats inutiles.

Quels sont les défis rencontrés lors de la facturation des frais de retard de paiement ?

La facturation des frais de retard de paiement repose sur la prise en compte de la dynamique client, des capacités internes et des limites pratiques de ce que vous êtes prêt à exiger. Avant de soumettre une facture, il est utile de connaître les types de difficultés qui pourraient survenir.

Prenez en compte les points suivants :

• Préoccupations relatives à la relation client : certains fournisseurs hésitent à facturer des frais par crainte de nuire à une relation précieuse, surtout lorsque le client en retard de paiement est un client important.

• Cohérence contre flexibilité : facturer les frais de manière sélective peut affaiblir votre position, tandis que les facturer de façon systématique peut sembler excessivement rigide. De ce fait, décider quand les facturer, y renoncer ou prendre des mesures plus strictes exige du discernement de votre part.

• Contestations et litiges : les clients peuvent contester les frais ou remettre en cause la facture sous-jacente afin de retarder le paiement. Ainsi, en cas de contestation de la facture initiale, les frais de retard sont généralement suspendus jusqu’à résolution du litige.

• Paiements partiels et frais non réglés : les clients paient souvent la facture mais omettent les intérêts et les frais. Dans un tel cas, les fournisseurs doivent décider si la poursuite d’une petite somme en vaut la peine ou non.

• Fardeau administratif : sans automatisation, le suivi des factures en souffrance, le calcul des intérêts et l’émission de documents de suivi peuvent prendre beaucoup de temps.

• Limites de mesures plus strictes : les actions juridiques sont rarement justifiées pour de petits montants. En pratique, la menace de frais et d’une escalade est souvent plus efficace que de chercher à récupérer chaque centime.

Comment les entreprises peuvent-elles intégrer des politiques sur le retard de paiement dans leurs processus de facturation ?

Si vous décidez d’intégrer des politiques relatives au retard de paiement à vos processus, l’objectif doit être de préciser les attentes, d’automatiser autant que possible et de fournir à votre équipe une approche cohérente.

Voici comment vous pouvez établir des politiques et des processus.

• Utiliser des systèmes qui permettent de détecter les risques au plus tôt : configurez votre logiciel de facturation ou de comptabilité pour qu’il vous signale les factures en souffrance, déclenche des rappels et calcule automatiquement les intérêts. Ceci vous permettra d’assurer un suivi régulier et d’alléger la charge émotionnelle liée à la mise en place de telles mesures.

• Uniformiser les actions de l'équipe : créez une séquence simple qui comprend un rappel amical, un avis de retard de paiement, des intérêts ajoutés et enfin des mesures plus strictes, pour que chaque membre de l’équipe gère les retards de paiement de la même manière.

• Évaluer régulièrement les factures en retard : veillez à intégrer l’examen des retards de paiement dans vos processus de facturation ou de fin de mois afin d’identifier les problèmes au plus tôt.

• Ajuster l’approche en fonction de votre expérience : analysez les tendances et ajustez votre flux de travail si des rappels ou des calendriers spécifiques ne sont pas efficaces.

Comment les organisations au Royaume-Uni peuvent-elles limiter le recours aux frais de retard de paiement ?

Il est toujours plus facile de prévenir que de remédier. Pour y arriver, voici plusieurs mesures qui vous permettront de réduire le risque de retards de paiement.

• Renforcer les vérifications de solvabilité : analysez les données des clients potentiels pour vérifier leur fiabilité financière.

• Définir et confirmer des conditions explicites : assurez-vous de formuler des modalités de paiement écrites claires et de les mentionner sur les factures afin que les clients prennent connaissance des dates d’échéance et des conditions de retard de paiement avant le début d’un quelconque travail.

• Facturer sans délai et avec précision : une facturation rapide et sans erreur réduit les retards de paiement évitables et prévient les retours pour rectification.

• Offrir des options de paiement flexibles : proposez à vos clients plusieurs moyens de paiement, notamment des moyens numériques faciles à adopter. Les prestataires de paiement comme Stripe facilitent le traitement final des paiements, ce qui réduit le nombre de factures en souffrance.

• Utiliser les incitations de manière stratégique : même des remises modestes pour paiement anticipé peuvent vous faire passer en tête de la file de traitement du client.

• Rester en contact régulier : un bref échange avec l’équipe financière du client à l’approche de la date d’échéance peut éviter que de petits problèmes ne deviennent des retards.

• Gérer l’exposition au crédit : ajustez les conditions pour les clients qui paient régulièrement en retard, demandez des acomptes pour les projets plus risqués ou suspendez tout nouveau travail si les arriérés augmentent.

• Surveiller régulièrement les créances : des vérifications hebdomadaires ou mensuels régulières vous aident à intervenir avant que les retards ne prennent de l’ampleur.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie les processus liés à vos créances clients, de la création de la facture au recouvrement du paiement. Que vous gériez un modèle de facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe vous aide à vous faire payer plus rapidement et à simplifier vos opérations.

• Automatiser la gestion des créances : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.

• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de paiement (DSO) et faites-vous payer plus rapidement grâce aux paiements internationaux intégrés, aux rappels automatiques et aux outils de relance basés sur l’IA, qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• Améliorer l’expérience client : proposez une expérience de paiement moderne, disponible dans plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont accessibles et réglables facilement via un portail client en libre-service.

• Réduire la charge administrative : générez des factures en quelques minutes et limitez le temps consacré aux recouvrements grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• Intégrer à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP), afin d’assurer la cohérence des données et de réduire les saisies manuelles.

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