Las facturas vencidas hacen perder el tiempo, interrumpen el flujo de caja y erosionan el impulso de tu empresa. Un pago vencido puede ser manejable, pero si el patrón se repite, esto puede remodelar la forma en que un equipo presupuesta, prioriza el trabajo y gestiona el riesgo.

A continuación, te explicamos cómo protege la legislación del Reino Unido a las empresas en caso de que haya pagos atrasados, a qué compensación tienes derecho y cómo hacer cumplir los cargos por pagos atrasados sin convertir la facturación rutinaria en una negociación constante.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué son los cargos por pagos atrasados en el Reino Unido?
  
• ¿Cómo funciona la legislación en el Reino Unido sobre los retrasos en los pagos?
  
• ¿Cuándo tienen derecho las empresas a aplicar cargos por pagos atrasados?
  
• ¿Cómo deben calcular las empresas los cargos legales por el retraso en los pagos?
  
• ¿Qué desafíos surgen al aplicar cargos por pagos atrasados?
  
• ¿Cómo pueden integrar las empresas políticas de retraso en los pagos en sus flujos de trabajo?
  
• ¿Cómo pueden las organizaciones en Reino Unido minimizar la necesidad de aplicar cargos por pagos atrasados?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué son los cargos por pagos atrasados en el Reino Unido?

Los cargos por pagos atrasados son una forma jurídicamente exigible de que los proveedores recuperen el coste del retraso en el pago. De conformidad con la Ley de retraso en el pago de deudas comerciales del Reino Unido, los cargos se dividen en tres partes: intereses legales, una comisión fija de compensación y, cuando sea necesario, costes razonables de recuperación.

Estos derechos se aplican automáticamente a muchas transacciones B2B, independientemente de que en un contrato se mencionen expresamente, y cada pago vencido puede conllevar una comisión fija, que solo se aplica si el proveedor decide aplicarlas.

¿Cómo funciona la legislación en el Reino Unido sobre los retrasos en los pagos?

Es útil que los empresarios conozcan cómo define la legislación británica los intereses, las indemnizaciones y los costes de recuperación. en los casos de retrasos en los pagos La legislación establece con precisión lo que los proveedores pueden cobrar y en qué condiciones.

Interés legal

Los proveedores pueden cobrar un 8 % por encima del tipo básico del Banco de Inglaterra, que se devenga todos los días a partir del día siguiente al vencimiento de la factura.

Comisión fija de compensación

Esta comisión fija cubre los gastos administrativos y de cobro básicos:

• 40 £ para deudas inferiores a 1.000 £

• 70 £ para deudas entre 1.000 £ y 9.999,99 £

• 100 £ para deudas de 10.000 £ o más

Costes adicionales de recuperación

Si la comisión fija no cubre los costes razonables del cobro de la deuda, como las cartas del abogado o los cargos de la agencia, el proveedor puede reclamar ese importe adicional.

Condiciones contractuales válidas

Un contrato solo puede anular estos recursos si ofrece una alternativa realmente sustancial. Por lo general, las cláusulas que reducen o eliminan intereses y comisiones sin proporcionar una protección significativa no se sostendrán.

¿Cuándo tienen derecho las empresas a aplicar cargos por pagos atrasados?

Los cargos por pagos atrasados pueden aplicarse al día siguiente a la fecha de vencimiento del contrato o de la factura. La fecha de vencimiento predeterminada es de 30 días después de que el cliente reciba la factura o los bienes o servicios, lo que ocurra primero. En el sector privado, las condiciones de pago no suelen exceder los 60 días a menos que ambas partes estén de acuerdo. Los contratos del sector público tienen un límite máximo de 30 días a menos que se acuerde un período más corto. Los intereses legales, la comisión fija y cualquier coste recuperable pueden añadirse a partir del día siguiente a la fecha de vencimiento, independientemente de los procesos internos de aprobación o ciclos de pago.

Si un contrato proporciona una solución alternativa para el retraso en el pago, debe ser sustancial. Los organismos públicos no pueden negociar tasas de interés por debajo de la tasa legal.

¿Cómo deben calcular las empresas los cargos legales por el retraso en los pagos?

Calcular los cargos por los atrasos en los pagos suele requerir aplicar correctamente la tasa legal y documentar claramente las cifras.

Se consciente a la hora de:

• Calcular intereses: el interés diario es el importe anual legal dividido por 365. Los tipos básicos aplicables del Banco de Inglaterra se fijan en el tipo vigente el último 30 de junio o 31 de diciembre antes de que la factura venza. Ese tipo se aplica durante el siguiente período de seis meses.

• Aplicar la comisión fija de compensación: añade la comisión correcta a cada factura vencida según su valor.

• Cobrar los costes adicionales de recuperación: si tus gastos reales de cobro superan la comisión fija, puedes añadir costes razonables de los que tengas pruebas.

• Presentar los importes de los cargos: por lo general, las empresas emiten una nueva factura o extracto reformulado que muestre el importe de los intereses, la comisión fija y cualquier coste adicional como partidas separadas. Una lista breve y detallada con los cálculos, incluidas las fechas de vencimiento, el tipo de interés y los días de retraso, hace que el debate sea fáctico y evita debates innecesarios.

¿Qué desafíos surgen al aplicar cargos por pagos atrasados?

La aplicación de los cargos por pagos atrasados se centra en la dinámica del cliente, la capacidad interna y los límites prácticos de lo lejos que estás dispuesto a llegar. Antes de presentar una factura, es útil conocer el tipo de desafíos que podrían surgir.

Ten en cuenta lo siguiente:

• Preocupaciones sobre la relación con el cliente: algunos proveedores dudan en aplicar comisiones por miedo a dañar una relación valiosa, especialmente cuando el cliente con un pago atrasado es un cliente importante.

• Consistencia frente a flexibilidad: la aplicación selectiva de los cargos puede debilitar tu posición, pero aplicarlos de forma rígida puede parecer que aplicas mano dura en exceso. Elegir cuándo aplicar, eximir o escalar los cargos requiere una valoración con detenimiento.

• Rechazos y disputas: los clientes pueden disputar comisiones o cuestionar la factura subyacente para retrasar el pago. Si la factura base está en disputa, los cargos atrasados suelen pausarse hasta que se resuelva.

• Pagos parciales y comisiones ignoradas: los clientes a menudo pagan la factura pero omiten los intereses y las comisiones. A continuación, los proveedores deben decidir si merece la pena perseguir un importe pequeño.

• Carga administrativa: realizar un seguimiento de las facturas vencidas, cálculo de intereses y emisión de documentación de seguimiento puede llevar mucho tiempo si no dispones de sistemas de automatización.

• Límites de la escalada: rara vez merece la pena emprender acciones legales para cargos menores. En la práctica, la amenaza de las comisiones y la escalada suele ser más eficaz que recuperar cada céntimo.

¿Cómo pueden integrar las empresas políticas de retraso en los pagos en sus flujos de trabajo?

Si decides integrar políticas para el retraso en los pagos en tus flujos de trabajo, lo importante es aclarar las expectativas, automatizar siempre que sea posible y proporcionar a tu equipo un enfoque coherente.

A continuación, te explicamos cómo establecer políticas y procesos.

• Utiliza sistemas para mostrar el riesgo de forma temprana: deja que el software de facturación o de contabilidad marque las facturas vencidas, active recordatorios y calcule automáticamente los intereses. Hará que los procesos de seguimiento sean constantes y eliminará el peso emocional de su aplicación.

• Estandariza las acciones del equipo: crea una secuencia sencilla como: recordatorio amistoso, aviso de vencimiento, interés añadido, escalada, para que todos manejen los pagos atrasados de la misma manera.

• Evalúa periódicamente las facturas atrasadas: incorpora revisiones de pagos atrasados en tus procesos de facturación o a fin de mes para identificar los problemas con antelación.

• Perfecciona basándote en la experiencia: revisa patrones y ajusta tu flujo de trabajo si los recordatorios o cronogramas específicos no son efectivos.

¿Cómo pueden las organizaciones en Reino Unido minimizar la necesidad de aplicar cargos por pagos atrasados?

La prevención siempre es más fácil que la recuperación. Los siguientes pasos te ayudarán a reducir la probabilidad de sufrir retrasos en los pagos.

• Refuerza las comprobaciones de crédito: revisa la fiabilidad financiera de los clientes potenciales.

• Establece y confirma condiciones claras: explicita las expectativas de pago por escrito y repítelas en las facturas para que los clientes acusen recibo de las fechas de vencimiento y condiciones de retraso en el pago antes de que comience cualquier trabajo.

• Crea facturas rápidas y precisas: las facturas rápidas y sin errores reducen los retrasos evitables y evitan las devoluciones por correcciones.

• Ofrece opciones de pago flexibles: proporciona a los clientes múltiples métodos de pago, especialmente las opciones digitales sencillas. Proveedores de pago como Stripe ayudan a consolidar la última fase de los pagos, por lo que se producen menos facturas retrasadas.

• Utiliza los incentivos estratégicamente: hasta los descuentos modestos por pago anticipado pueden hacer que los pagos suban en la lista de prioridades del cliente.

• Mantente en contacto de forma regular: una toma de contacto rápida del equipo financiero alrededor de la fecha de vencimiento puede evitar que problemas menores se conviertan en retrasos.

• Gestiona la exposición crediticia: ajusta las condiciones para los morosos habituales, solicita depósitos en trabajos de mayor riesgo o pausa un nuevo trabajo si aumentan los atrasos.

• Supervisa periódicamente las cuentas por cobrar: las revisiones semanales o mensuales constantes te ayudan a intervenir antes de que aumenten los retrasos.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

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• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales fácilmente, sin necesidad de programación. Stripe rastrea automáticamente el estado de las facturas, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, ayudándote a controlar tu flujo de caja.

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