Het gekwalificeerde factuursysteem is op 1 oktober 2023 in Japan ingevoerd. Alle bedrijven zijn nu verplicht om gekwalificeerde facturen uit te geven en te bewaren in overeenstemming met dit systeem. In de praktijk betekent dit dat zowel binnenlandse transacties als transacties tussen Japanse en buitenlandse bedrijven aan het factuursysteem moeten voldoen.

Als bedrijfseigenaar vraag je je misschien af wat de gevolgen van het factuursysteem zijn voor je buitenlandse transacties. In dit artikel bespreken we wat je moet weten, waaronder hoe het factuursysteem van invloed is op de voorbelastingaftrek (ook wel aankoopbelastingaftrek genoemd) voor transacties buiten Japan.

Wat staat er in dit artikel?

• Is het factuursysteem van toepassing op buitenlandse transacties?
  
• Een benadering per geval van het factuursysteem bij buitenlandse transacties
  
• Items die je moet controleren voordat je buitenlandse transacties uitvoert
  
• Hoe facturering in het buitenland werkt
  
• Inzicht in de gevolgen van het factuursysteem voor zowel binnenlandse als buitenlandse transacties
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Is het factuursysteem van toepassing op buitenlandse transacties?

Elke transactie die onderworpen is aan de Japanse verbruiksbelasting kan worden beïnvloed door het factuursysteem. Laten we eens kijken welke buitenlandse transacties wel en welke niet worden beïnvloed.

Transacties die niet worden beïnvloed

Importtransacties uitgevoerd door importeurs

Het factuursysteem heeft geen directe invloed op goederen die Japanse importeurs uit het buitenland invoeren. Dit komt omdat importeurs een invoervergunning krijgen wanneer hun goederen uit het buitenland aankomen en zij de verbruiksbelasting daarover aan de douane betalen. Deze invoervergunning heeft hetzelfde effect als een gekwalificeerde factuur onder het factuursysteem. Daarom hoeven importeurs geen gekwalificeerde factuur aan te vragen bij exporteurs in het buitenland; zij kunnen gewoon hun invoervergunning gebruiken om een voorbelastingkrediet te krijgen voor de verbruiksbelasting die zij hebben betaald.

Import van goederen die in het buitenland worden verhandeld

Het factuursysteem geldt niet voor importtransacties buiten Japan. Het factuursysteem geldt alleen voor binnenlandse transacties die te maken hebben met Japanse verbruiksbelasting (JCT) en de eerder genoemde importtransacties. Transacties zoals de aankoop van goederen en diensten in het buitenland vallen niet onder de Japanse verbruiksbelasting.

Transacties waarop het van toepassing is

Transacties waarbij buitenlandse bedrijven betrokken zijn die een vaste inrichting (PE) in Japan hebben

Een vaste inrichting (PE) is gewoon een specifieke locatie waar zaken worden gedaan. Het factuursysteem is van toepassing op buitenlandse bedrijven die een PE in Japan hebben. Als een buitenlands bedrijf een filiaal, fabriek of andere vaste inrichting in Japan heeft, wordt het bedrijf beschouwd als een belastingplichtige entiteit, omdat het vermoedelijk B2B-transacties uitvoert met andere bedrijven in het land. In deze gevallen moet het buitenlandse bedrijf een gekwalificeerde factuur ontvangen om een voorbelastingkrediet aan te vragen, en moet het bedrijf ook gekwalificeerde facturen uitgeven aan zijn zakenpartners.

Buitenlandse transacties waarbij geen vaste inrichting betrokken is, maar toch verbruiksbelasting van toepassing is

Er zijn ook gevallen waarin buitenlandse bedrijven die geen vaste inrichting in Japan hebben, moeten voldoen aan het factuursysteem. Je moet dus oppassen dat je geen beslissingen neemt op basis van alleen de aanwezigheid of afwezigheid van een vaste inrichting in Japan.

Volgens de Japanse Nationale Belastingdienst (NTA) moeten buitenlandse bedrijven zich registreren als belastingplichtige entiteiten en zijn ze onderworpen aan verbruiksbelasting wanneer ze transacties uitvoeren in Japan, zelfs als ze geen vaste inrichting hebben. Toepasselijke bedrijven en transacties zijn onder meer:

• Ondernemingen met een kapitaal of kapitaalinvestering van 10 miljoen yen of meer

• Belastbare verkopen in Japan tijdens de basisperiode (d.w.z. het voorlaatste kalenderjaar voor particulieren en het voorlaatste boekjaar voor bedrijven) van meer dan 10 miljoen yen

• Belastbare verkopen tijdens een bepaalde periode (d.w.z. 1 januari tot 30 juni van het voorgaande jaar voor particulieren; in principe vanaf het begin van het voorgaande boekjaar tot zes maanden daarna voor bedrijven) van meer dan 10 miljoen yen

Een specifiek voorbeeld is wanneer een buitenlands bedrijf zonder vaste inrichting goederen koopt van een bedrijf in Japan en deze goederen verkoopt aan een ander bedrijf in Japan.

Het is daarom belangrijk dat Japanse bedrijven die transacties uitvoeren met buitenlandse bedrijven die aan de bovengenoemde criteria voldoen, vooraf controleren of het buitenlandse bedrijf onderworpen is aan omzetbelasting en een gekwalificeerde factuuruitgever is met een factuursysteemregistratienummer. Het Japanse bedrijf moet dit doen om ervoor te zorgen dat in de toekomst voorbelasting kan worden teruggevorderd.

Een benadering per geval van het factuursysteem bij buitenlandse transacties

Wanneer transacties binnen Japan plaatsvinden

Zoals eerder uitgelegd, wordt een transactie die binnen Japan plaatsvindt, beschouwd als een binnenlandse transactie en is deze dus onderworpen aan verbruiksbelasting. Een klant in Japan die goederen koopt van een buitenlands bedrijf, moet dus een gekwalificeerde factuur krijgen van die buitenlandse verkoper.

Als een importeur daarentegen goederen uit het buitenland het land binnenbrengt en daarover verbruiksbelasting betaalt, krijgt hij een invoervergunning, die kan worden gebruikt in plaats van een gekwalificeerde factuur om een voorbelastingkrediet te krijgen. Een gekwalificeerde factuur is dus niet nodig.

Wanneer een Japans bedrijf tijdens het importproces optreedt als agent voor een buitenlands bedrijf

Stel je voor dat een klant (een particulier) een product wil kopen van een buitenlands bedrijf (bedrijf A), dat geen vaste inrichting in Japan heeft. Omdat bedrijf A geen vaste inrichting heeft, zijn de mogelijkheden om binnenlandse logistieke routes in Japan te verzekeren en te exploiteren beperkt. In dergelijke gevallen moet een binnenlandse agent (bedrijf B) de importprocedures en opslag van het product namens bedrijf A afhandelen.

In deze situatie vindt de verkoop van het product zelf uitsluitend plaats tussen bedrijf A en de klant. Wanneer het product van bedrijf A echter in het magazijn van bedrijf B wordt opgeslagen – voor logistieke doeleinden – moet het eigendom van het product tijdelijk worden overgedragen van bedrijf A aan bedrijf B. Dit blijft zo totdat de verkoop is afgerond, waarna het eigendom wordt overgedragen aan de klant.

Ondanks deze tijdelijke eigendomsoverdracht wordt Bedrijf A nog steeds beschouwd als de technische eigenaar van het product en is het dus verplicht om invoeraangiften in te dienen en de bij invoer verschuldigde verbruiksbelasting te betalen. Bedrijf B, dat optreedt als binnenlandse agent, regelt deze invoerprocedures echter namens Bedrijf A. Bovendien wordt het tijdelijke eigendomsoverdracht tijdens de opslag beschouwd als een binnenlandse transactie, aangezien bedrijf B in wezen het product van bedrijf A koopt. Als zodanig moet bedrijf B verbruiksbelasting betalen.

Het kan ingewikkeld zijn wanneer bedrijf A de importeur en eigenaar van de goederen is en bedrijf B de tijdelijke eigenaar van de goederen op het moment van verzending. Het belangrijkste om in dit geval in gedachten te houden is dat het al dan niet aanvragen van een voorbelastingkrediet door bedrijf B afhangt van het feit of bedrijf A een belastingvrij of belastbaar bedrijf is.

Als het buitenlandse bedrijf A een belastingvrij bedrijf is

Als het buitenlandse bedrijf A een belastingvrij bedrijf is, is het niet belastingplichtig voor binnenlandse transacties met het Japanse bedrijf B. Maar zelfs in dit geval wordt de aankoop van goederen van bedrijf A door bedrijf B beschouwd als een binnenlandse transactie en is deze dus onderworpen aan verbruiksbelasting als een belastbare aankoop.

Omdat het belastingvrij is, kan bedrijf A geen gekwalificeerde facturen uitgeven, maar bedrijf B kan het bedrag aan verbruiksbelasting berekenen op basis van het aankoopbedrag van bedrijf A. Met andere woorden, bedrijf B kan het bedrag aan verbruiksbelasting baseren op het betaalde bedrag en de voorbelasting voor dat bedrag toepassen.

Als het buitenlandse bedrijf A een belastbaar bedrijf is

Als bedrijf A een belastbaar bedrijf is, fungeert bedrijf B zowel als douane-expediteur als fiscaal vertegenwoordiger voor bedrijf A. Als belastbaar bedrijf is bedrijf A belastingplichtig op de locatie van het binnenlandse magazijn van bedrijf B waar de goederen zijn opgeslagen. Als bedrijf B (de koper) bijvoorbeeld goederen koopt van bedrijf A (de verkoper), wordt deze transactie beschouwd als een binnenlandse transactie, dus int bedrijf A de verbruiksbelasting van bedrijf B. Bedrijf A moet de belasting vervolgens aan de overheid betalen.

Voor transacties tussen bedrijf B en bedrijf A komt de verbruiksbelasting op productverkopen en importen in aanmerking voor een voorbelastingkrediet. Om een voorbelastingkrediet te krijgen voor de verbruiksbelasting die het bij aankoop heeft betaald, moet bedrijf B dus een geldige factuur van bedrijf A krijgen.

Wanneer de geregistreerde importeur en de daadwerkelijke importeur verschillend zijn

Zoals eerder vermeld, kan het bedrijf dat de goederen ontvangt bij importtransacties een voorbelastingkrediet aanvragen met behulp van een importvergunning. In dit geval wordt het bedrijf dat de levering ontvangt beschouwd als de “geregistreerde importeur” en wordt de naam van de “geregistreerde importeur” vermeld op de invoervergunning.

Als de “geregistreerde importeur” en de “werkelijke importeur” die op de invoervergunning staan vermeld echter verschillend zijn, komt alleen de geregistreerde importeur in aanmerking voor de voorbelastingkrediet, terwijl de werkelijke importeur geen recht heeft op enige vergoeding.

Laten we eens kijken naar een andere situatie, waarin het buitenlandse bedrijf A en het binnenlandse bedrijf D een directe verkoopovereenkomst hebben gesloten. Wanneer bedrijf D bedrijf C, een importagent in Japan, de importprocedures namens hem laat afhandelen, voert bedrijf C de importtransactie uit als de ‘geregistreerde importeur’ en brengt vervolgens de agentuurkosten en de verbruiksbelasting in rekening bij bedrijf D. Hoewel bedrijf D de ‘werkelijke importeur’ is en uiteindelijk de verbruiksbelasting op importen draagt, is bedrijf C de ‘geregistreerde importeur’ en komt bedrijf D zelf dus niet in aanmerking voor de voorbelastingkrediet.

Punten die je moet controleren voordat je buitenlandse transacties uitvoert

Nu we hebben gekeken naar buitenlandse transacties die kunnen worden beïnvloed door het factuursysteem, gaan we kijken naar de punten die je moet controleren om ervoor te zorgen dat buitenlandse transacties soepel verlopen.

Is het buitenlandse bedrijf vrijgesteld van verbruiksbelasting of moet het deze betalen?

Ook als de andere partij in een transactie een buitenlands bedrijf is, kan dat bedrijf als belastbaar worden aangemerkt en dus verbruiksbelasting verschuldigd zijn.

De compliancevereisten voor het factuursysteem verschillen naargelang het bedrijf al dan niet belastbaar is. Als je bedrijf transacties met een buitenlands bedrijf overweegt, moet je hier dus vooraf naar informeren.

Is het buitenlandse bedrijf geregistreerd voor het factuursysteem?

Het is ook belangrijk om te checken of een buitenlands bedrijf is geregistreerd voor het factuursysteem en dus gekwalificeerde facturen kan uitgeven.

Niet alle belastbare bedrijven zijn gekwalificeerde factuuruitgevers. Wat betreft voorbelastingkredieten hebben de meeste belastbare bedrijven zich al geregistreerd voor het factuursysteem om transacties met zakenpartners te vergemakkelijken. Er is echter geen wettelijke verplichting om zich te registreren, dus registratie is volledig optioneel.

Vooral voor buitenlandse bedrijven is het mogelijk dat ze, hoewel ze onderworpen zijn aan de consumptiebelasting in Japan, niet geregistreerd zijn als gekwalificeerde factuuruitgevers. Alleen gekwalificeerde factuuruitgevers die zich vooraf hebben geregistreerd voor het factuursysteem mogen gekwalificeerde facturen uitgeven. Als het buitenlandse bedrijf dat niet is, kan de klant dus geen gekwalificeerde factuur van het buitenlandse bedrijf krijgen en komt hij niet in aanmerking voor een voorbelastingkrediet.

Als de voorbelasting niet kan worden toegepast, neemt de druk op de winst toe naarmate de transactiebedragen stijgen. Het is dus belangrijk om buitenlandse bedrijven te vragen zich te registreren voor het factuursysteem of om hierover te onderhandelen wanneer je transacties met hen uitvoert.

Hoe facturering in het buitenland werkt

In Europa, Azië en tal van andere landen over de hele wereld is een factuursysteem voor belasting over de toegevoegde waarde (btw) ingevoerd.

Volgens een overzicht voor 2025 van het Japanse ministerie van Financiën zijn de volgende punten gemeenschappelijk voor het Japanse factuursysteem en die van andere landen:

• Boekingen: Het is noodzakelijk om de details van transacties met betrekking tot voorbelastingkredieten op gekwalificeerde facturen en in boekhoudkundige boeken te registreren en deze boekingen te bewaren.
  
• Aftrek: In principe is aftrek voor aankopen bij belastingvrije bedrijven niet toegestaan.
  

Bovendien moeten gekwalificeerde facturen die onder het Japanse factuursysteem worden uitgegeven, voldoen aan de wet op het elektronisch bewaren van boeken van het land. Ook andere landen gaan steeds meer over op het gebruik van gekwalificeerde facturen in elektronische vorm. Zo is e-facturering verplicht geworden in Duitsland en Italië voor bepaalde bedrijven.

De facturatievereisten verschillen enigszins van land tot land, en Japanse bedrijven die transacties uitvoeren met buitenlandse bedrijven moeten ervoor zorgen dat ze de respectieve systemen volledig begrijpen. De toepassing van voorbelastingkrediet is namelijk gebaseerd op het factuursysteem van het andere land.

Inzicht in de impact van het factuursysteem op zowel binnenlandse als buitenlandse transacties

In dit artikel hebben we uitgelegd wat de impact is van het Japanse factuursysteem op buitenlandse transacties, en met name op welke soorten buitenlandse transacties het factuursysteem van invloed kan zijn. Vervolgens hebben we aan de hand van concrete voorbeelden uitgelegd hoe het factuursysteem bij buitenlandse transacties kan worden ondersteund.

Onder het huidige facturatiesysteem in Japan moeten beide partijen – het verkopende bedrijf en de kopende klant – de juiste maatregelen nemen om voorbelastingkredieten te ontvangen. Het is met name belangrijk dat bedrijven die gekwalificeerde factuuruitgevers zijn, een bedrijfsomgeving creëren die het facturatiesysteem ondersteunt. Dit betekent dat documenten soepel moeten kunnen worden geleverd en opgeslagen.

Het kan de moeite waard zijn om te kijken naar online tools die het werk kunnen optimaliseren, zoals automatische functies voor het berekenen van verbruiksbelasting en boekhoudsoftware, omdat deze superhandig zijn voor het maken van facturen.

Het factuursysteem in Japan kent verschillende vereisten met betrekking tot voorbelastingkredieten, en zelfs voor binnenlandse transacties kan het systeem complex zijn. Het is noodzakelijk om zaken te begrijpen zoals transacties met belastingvrije bedrijven en bepaalde overgangsmaatregelen. Door je echter van tevoren grondig voor te bereiden, kun je op de juiste manier omgaan met het factuursysteem.

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je daarvoor hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow altijd onder controle hebt.
  
• De cashflow versnellen:Verminder het aantal dagen dat verkopen uitstaan (DSO) en krijg sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-ondersteunde aanmaningstools waarmee je meer inkomsten kunt innen.
  
• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, 135 valuta's en 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk te bekijken en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.
  
• Verminder de werkdruk van je backoffice: maak facturen binnen een paar minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.
  
• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software, zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
  

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.