Systemet för kvalificerade fakturor infördes i Japan den 1 oktober 2023. Alla företag är nu skyldiga att utfärda och behålla kvalificerade fakturor i enlighet med detta system. I praktiken innebär detta att både inhemska transaktioner och transaktioner mellan japanska och utländska företag måste efterleva fakturasystemet.

Som innehavare av ett företag kan du vara orolig för hur fakturan kommer att påverka dina utländska transaktioner. I den här artikeln går vi igenom vad du behöver förstå, inklusive hur fakturan påverkar den ingående skattekrediten (även kallad skattekredit för inköp) för transaktioner utanför Japan.

Vad innehåller den här artikeln?

• Gäller fakturasystemet för utländska transaktioner?
  
• En strategi från fall till fall för fakturasystemet när du gör utländska transaktioner
  
• Saker att kontrollera innan du gör utländska transaktioner
  
• Hur fakturering fungerar utomlands
  
• Förstå fakturasystemets inverkan på både inhemska och utländska transaktioner
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Gäller fakturasystemet för utländska transaktioner?

Alla transaktioner som är föremål för japansk konsumtionsskatt kan påverkas av fakturasystemet. Låt oss dela upp de utländska transaktioner som påverkas och inte påverkas.

Transaktioner som inte påverkas

Importtransaktioner som genomförs av importörer

Fakturasystemet har ingen direkt inverkan på varor som japanska importörer för in från utlandet. Detta beror på att importörerna får ett meddelande om importtillstånd när deras varor anländer från utlandet och de betalar konsumtionsskatt på dem till tullmyndigheten. Detta meddelande om importtillstånd har samma effekt som en kvalificerad faktura enligt fakturasystemet. Därför behöver importörerna inte begära en kvalificerad faktura från exportörer baserade utomlands. De kan helt enkelt använda sitt meddelande om importtillstånd för att få en ingående skattekredit för den konsumtionsskatt de betalat.

Import av varor som handlas utomlands

Fakturasystemet gäller inte för importtransaktioner som genomförs utanför Japan. Fakturasystemet gäller endast inhemska transaktioner som rör japansk konsumtionsskatt och de importtransaktioner som nämns tidigare. Transaktioner som inköp av varor och tjänster utomlands omfattas inte av japansk konsumtionsskatt.

Transaktioner som påverkas

Transaktioner med utländska företag som har fasta driftställen i Japan

Ett fast driftställe avser helt enkelt en viss plats där företaget bedriver verksamhet. Fakturasystemet är tillämpligt på utländska företag som har fasta driftställen i Japan. Om ett utländskt företag har en filial, fabrik eller annat fast driftställe i Japan anses företaget vara en skattepliktig enhet eftersom det förmodligen genomför B2B-transaktioner med andra företag i landet. I dessa fall måste det utländska företaget få en kvalificerad faktura för att ansöka om ingående skattekredit, och företaget måste också utfärda kvalificerade fakturor till sina företagspartner.

Utomeuropeiska transaktioner där fast driftställe saknas men konsumtionsskatt fortfarande tillämpas

Det finns också fall där utländska företag som inte har fasta driftställen i Japan måste efterleva fakturasystemet. Därför måste du vara försiktig så att du inte fattar beslut baserade enbart på närvaro eller frånvaro av fasta driftställen i Japan.

Enligt Japans nationella skattemyndighet (NTA) är utländska företag skyldiga att registrera sig som skattepliktiga enheter och är skyldiga att betala konsumtionsskatt när de genomför transaktioner i Japan, även om de inte har fasta driftställen. Tillämpliga företag och transaktioner inkluderar:

• Företag med kapital eller kapitalinvesteringar på 10 miljoner yen eller mer

• Skattepliktig försäljning i Japan under basperioden (dvs. kalenderåret före det senaste för privatpersoner och räkenskapsåret före det senaste för företag) som överstiger 10 miljoner yen

• Skattepliktig försäljning under en viss period (dvs. 1 januari–30 juni föregående år för privatpersoner, i princip från början av föregående räkenskapsår till sex månader därefter för aktiebolag) som överstiger 10 miljoner yen

Ett specifikt exempel är när ett utländskt företag utan fast driftställe köper varor från ett företag i Japan och säljer varorna till ett annat företag i Japan.

Det är därför viktigt för japanska företag som genomför transaktioner med utländska företag som uppfyller de kriterier som nämns ovan att i förväg bekräfta om det utländska företaget är skattepliktigt och är en kvalificerad fakturautfärdare med registreringsnummer för fakturasystemet. Det japanska företaget måste göra detta för att säkerställa att avdrag för ingående skatt kan göras i framtiden.

En strategi från fall till fall för fakturasystemet när du gör utländska transaktioner

När transaktioner äger rum i Japan

Som tidigare nämnts betraktas en transaktion som en inhemsk transaktion och beskattas därför. En kund i Japan som köper varor från ett utländskt företag måste därför få en kvalificerad faktura från den utländska säljaren.

När en importör däremot för in varor till landet från utlandet och betalar konsumtionsskatt på dem utfärdas ett meddelande om importtillstånd som kan användas i stället för en kvalificerad faktura för att få ingående skattekredit. Det krävs alltså ingen kvalificerad faktura.

När ett japanskt företag agerar som ombud för ett utländskt företag under importprocessen

Låt oss föreställa oss en situation där en kund (en individ) vill köpa en produkt från ett utländskt företag (företag A) som inte har ett fast driftställe i Japan. Eftersom företag A inte har ett fast driftställe har det begränsade möjligheter att säkra och driva inhemska logistikrutter i Japan. I sådana fall måste ett inhemskt ombud (företag B) hantera importförfaranden och lagring av produkten för företag A:s räkning.

I den här situationen är försäljningen av själva produkten endast mellan företag A och kunden. När företaget A:s produkt är sparad i företagets lager måste dock äganderätten till produkten tillfälligt överföras från företag A till företag B. Detta sker tills försäljningen är slutförd, då äganderätten överförs till kunden.

Trots att äganderätten tillfälligt överförts anses företag A fortfarande vara den tekniska innehavaren av produkten och är därför skyldigt att lämna in importdeklarationer och betala konsumtionsskatt vid importen. Företag B, som agerar som inhemskt ombud, hanterar dock dessa importförfaranden för företag A:s räkning. När äganderätten tillfälligt ändras under lagringen betraktas det dessutom som en inhemsk transaktion, eftersom företag B i huvudsak köper produkten från företag A. Företag B måste därför betala konsumtionsskatt.

Det kan vara komplicerat när företag A är importör och innehavare av varorna och företag B är tillfällig innehavare av varorna vid tidpunkten för leveransen. Det viktiga att tänka på i det här fallet är att om företag B ansöker om skattekredit skiljer sig åt beroende på om företag A är ett skattebefriat eller skattepliktigr företag.

Om det utländska företaget A är ett skattebefriat företag

Om det utländska företaget, företag A, är ett skattebefriat företag är vinsten inte skattepliktig på inhemska transaktioner med det japanska företaget, företag B. Även i detta fall klassificeras dock inköp av varor från företag A av företag B som en inhemsk transaktion och beskattas därför som ett skattepliktigt inköp.

Eftersom det är skattebefriat kan företag A inte utfärda kvalificerade fakturor, men företag B kan beräkna hur mycket konsumtionsskatt som ska beskattas baserat på inköpsbeloppet från företag A. Med andra ord kan företag B basera konsumtionsskatten på ersättningsbeloppet som betalats och tillämpa den ingående skattekrediten på det beloppet.

Om det utländska företaget A är ett skattepliktigt företag

Om företag A är ett skattepliktigt företag fungerar företag B som både tullombud och skatterepresentant för företag A. Som skattepliktigt företag är företag A skyldigt att betala skatt på platsen för företag B:s inhemska lager där varorna lagras. När företag B (dvs. köparen) till exempel köper varor från företag A (dvs. säljaren) betraktas denna transaktion som en inhemsk transaktion, så företag A tar ut konsumtionsskatt från företag B. Företag A måste sedan betala in skatten till staten.

För transaktioner mellan företag B och företag A beskattas konsumtionsskatten på försäljning och import av produkter med ingående skattekredit. För att företag B ska kunna få ingående skattekredit för den konsumtionsskatt som det betalade vid tidpunkten för köpet måste det därför få en kvalificerad faktura från företag A.

När den registrerade importören och den faktiska importören skiljer sig åt

Som tidigare nämnts kan företaget som tar emot leveransen av varorna ansöka om ingående skattekredit med hjälp av ett meddelande om importtillstånd. I detta fall anses företaget som tar emot leveransenvara ”registrerad importör” och namnet på den registrerade importören anges i meddelandet om importtillstånd.

Om den registrerade importören och den faktiska importören som anges i meddelandet om importtillstånd skiljer sig åt är det dock endast den importör som är registrerad som är berättigad till ingående skattekredit, medan den faktiska importören inte är berättigad till någon kredit.

Låt oss ta en titt på en annan situation, den här gången när det utländska företaget A och inhemska företaget D har ingått ett direktförsäljningsavtal. När företag D låter företag C – ett importombud i Japan – hantera importförfaranden för dess räkning kommer företag C att genomföra transaktionen som registrerad importör och sedan fakturera företag D för ombudsavgiften och konsumtionsskatt. Även om företag D är den faktiska importören och i slutändan betalar konsumtionsskatten på import, är företag C registrerad importör och därför är företag D i sig inte berättigat till ingående skattekredit.

Saker att kontrollera innan du gör utländska transaktioner

Nu när vi har tittat på utländska transaktioner som kan påverkas av fakturasystemet ska vi gå igenom de punkter som du bör kontrollera för att säkerställa att utländska transaktioner går smidigt.

Är det utländska företaget befriat från konsumtionsskatt eller skyldigt att betala det?

Även om den andra parten i en transaktion är ett utländskt företag finns det fall där det företaget skulle klassificeras som skattepliktigt och därmed beskattas för konsumtionsskatt.

Kraven på efterlevnad för fakturor varierar beroende på om företaget är ett skattepliktigt företag eller skattebefriat. Om ditt företag överväger att göra transaktioner med ett utländskt företag bör du fråga om detta i förväg.

Är det utländska företag registrerat för fakturasystemet?

Det är också viktigt att bekräfta om ett utländskt företag är registrerat enligt fakturasystemet och därför kan utfärda kvalificerade fakturor.

Alla skattepliktiga företag är inte kvalificerade fakturautfärdare. När det gäller avdrag för ingående skattekrediter har de flesta skattepliktig företag redan registrerat sig för fakturasystemet för att underlätta transaktioner med affärspartner. Det finns dock ingen juridisk skyldighet att registrera sig och registreringen är därför helt frivillig.

I synnerhet för utländska företag är det möjligt att även om de är skyldiga att beskattas i Japan kanske de inte har registrerat sig som kvalificerade faktura utfärdare. Endast kvalificerade fakturautfärdare som har registrerat sig för fakturasystemet i förväg får utfärda kvalificerade fakturor. Om det utländska företaget inte är ett sådant kommer kunden därför inte att kunna få en kvalificerad faktura från det utländska företaget och kommer inte att vara berättigad till ingående skattekredit.

Om ingående skattekredit inte kan tillämpas kommer vinstpressen att öka i takt med transaktionsbeloppen. Därför är det viktigt att begära att ett utländskt företag registrerar sig i fakturasystemet eller på annat sätt förhandlar med företaget när de genomför transaktioner med dem.

Hur fakturering fungerar utomlands

I Europa, Asien och många länder runt om i världen har ett fakturesystem med mervärdesskatt (moms) införts.

Enligt en översikt från 2025 från Japans finansministerium är följande punkter gemensamma för Japans och andra länders fakturasystem:

• Registrering: Det är nödvändigt att registrera uppgifter om transaktioner relaterade till avdrag för ingående skatt på kvalificerade fakturor och i bokföringen och att spara dessa register.
  
• Avdrag: I princip är avdrag för inköp från skattebefriade företag inte tillåtna.
  

På samma sätt som kvalificerade fakturor som utfärdas enligt Japans fakturasystem måste efterleva landets Electronic Books Preservation Act, övergår även andra länder till att använda kvalificerade fakturor i elektroniskt format. Till exempel har e-fakturering blivit obligatoriskt i Tyskland och Italien för vissa företag.

Faktureringskraven varierar något från land till land och japanska företag som genomför transaktioner med utländska företag måste se till att de till fullo förstår respektive system. Detta beror på att ansökan om avdrag för ingående skattekrediter baseras på det andra landets fakturasystem.

Förstå fakturasystemets inverkan på både inhemska och utländska transaktioner

I den här artikeln förklarar vi hur Japans fakturasystem påverkar utländska transaktioner, och särskilt vilka typer av utländska transaktioner som kan påverkas av fakturasystemet. Därefter förklarar vi hur fakturasystemet stöds i utländska transaktioner baserat på specifika fall.

Enligt Japans nuvarande fakturasystem måste lämpliga åtgärder vidtas av båda parter – företaget som säljer och kunden som köper – för att avdrag ska kunna göras för ingående skatt. Det är särskilt viktigt för företag som är kvalificerade fakturautfärdare att skapa ett företagsklimat som stöder fakturasystemet. Detta innebär att dokument måste kunna levereras och sparas smidigt.

Vi rekommenderar onlineverktyg som kan förenkla arbetet – som funktioner för att automatiskt beräkna konsumtionsskatt samt bokföringsprogram – eftersom de är mycket användbara för att skapa fakturor.

Japans fakturasystem har olika krav på avdrag för ingående skatt, och även för inhemska transaktioner kan systemet vara komplicerat att navigera i. Det är nödvändigt att förstå saker som transaktioner som görs med skattebefriade företag och vissa övergångsbestämmelser. Men genom att förbereda dig noggrant i förväg kan du reagera på rätt sätt på fakturasystemet.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.
  
• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.
  
• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, 135 valutor och 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.
  
• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.
  
• *Integrera med dina befintliga system:- * Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.
  

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.