Vanaf 1 januari 2024 eist de belastingdienst elektronische facturatie voor de meeste houders van een btw-nummer in Italië. Veel ondernemingen hebben zich aan deze vereiste moeten aanpassen door systemen te implementeren voor het beheer van elektronische facturen en de compliance met de nieuwe regels.

Hieronder leggen we uit hoe elektronische facturatie werkt voor ondernemingen, wat de uitdagingen en oplossingen zijn voor kleine ondernemingen en professionals, en wat de mogelijke toekomstige ontwikkelingen zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Verplichte elektronische facturatie in Italië
  
• Hoe elektronische facturatie werkt voor ondernemingen
  
• Ontvangercode in elektronische facturatie voor ondernemingen
  
• Elektronische facturatie voor kleine ondernemingen: controles en oplossingen
  
• Trends en toekomstige ontwikkelingen in elektronische facturatie
  

Verplichte elektronische facturatie in Italië

Wet nr. 205 van 27 december 2017 introduceerde op 1 januari 2019 verplichte elektronische facturatie in Italië. Tot 2023 waren sommige categorieën belastingplichtigen echter vrijgesteld, zoals die in het kader van de forfaitaire regeling of de minimumtariefregeling.

Decreet nr. 36/2022 schafte deze vrijstellingen af en breidde de verplichte elektronische facturatie uit tot alle houders van een btw-nummer vanaf 1 januari 2024, ongeacht hun belastingregime of gegenereerde inkomsten.

De volgende groepen blijven in 2024 vrijgesteld van verplichte elektronische facturatie in Italië:

• Degenen die facturen uitgeven aan buitenlandse entiteiten of personen die geen Italiaans ingezetene zijn of niet fiscaal gevestigd zijn in Italië
  
• Zorgverleners die gegevens naar het gezondheidskaartsysteem (Sistema Tessera Sanitaria) sturen
  
• Personen die niet verplicht zijn gegevens naar het gezondheidskaartsysteem te sturen, maar die wel gezondheidsdiensten aan personen verlenen
  

Het Milleproroghe 2025-decreet - goedgekeurd door de ministerraad op 9 december 2024 - heeft de vrijstelling van elektronische facturatie voor de laatste categorie gezondheidswerkers verlengd tot 31 maart 2025. Het verbiedt hen facturen uit te geven om persoonlijke gegevens te beschermen. Bij elektronische facturen worden de gegevens van een persoon doorgegeven via het uitwisselingssysteem van de belastingdienst, dat de compliance met de privacywetgeving niet garandeert. Meer informatie over het decreet volgt nog.

Hoe elektronische facturatie werkt voor ondernemingen

Italië was het eerste Europese land dat elektronische facturatie implementeerde. Een elektronische factuur is een document in XML-formaat (extensible markup language) dat wordt aangemaakt met behulp van software of een webservice. Vervolgens wordt het verzonden via het uitwisselingssysteem (Sistema di Interscambio of SDI) van de Italiaanse belastingdienst (Agenzia delle Entrate).

Het SDI controleert of de factuur de vereiste belastinggegevens bevat en levert deze vervolgens af bij de klant. Het zorgt er ook voor dat de leverancier een ontvangstbewijs krijgt.

Vergeet niet dat je elektronische factuur pas wordt uitgegeven nadat je deze naar het SDI hebt verzonden. Daarom is de uitgiftedatum niet de datum die is opgegeven in het veld Datum van de factuur.

Ontvangercode in elektronische facturatie voor ondernemingen

De informatie die nodig is voor een elektronische factuur voor ondernemingen is identiek aan die van een papieren factuur, met uitzondering van de ontvangercode, ook wel bekend als de “SDI-ontvangercode” of “SDI-code”. Deze code zorgt voor de correcte levering van een elektronische factuur aan een onderneming of professional. De ontvangercode wordt gekoppeld aan de software of webservice die de ontvanger gebruikt, zodat hij facturen rechtstreeks in zijn elektronische factuurbeheersysteem kan ontvangen.

Wat gebeurt er als de ontvangercode van de klant niet beschikbaar is? Het is mogelijk om een elektronische factuur uit te geven aan een bedrijf, zelfs zonder de ontvangercode. In dit geval kan de ontvanger de factuur op de volgende manieren ontvangen:

• Gecertificeerd e-mailadres (PEC): Vermeld het PEC-adres van de ontvanger (indien bekend) in het veld Ontvanger PEC en voer “0000000” in het veld Ontvangercode op de factuur in.
  
• Portaal van de ontvanger: Voer zeven keer een nul (0000000) in het veld Ontvangercode in. In dit scenario verwerkt het SDI alsnog de factuur met de status “Niet geleverd” en is de factuur beschikbaar in het gedeelte Raadpleging op het portaal Facturen en ontvangstbewijzen van de Italiaanse belastingdienst. We raden aan om de klant te informeren dat de factuur beschikbaar is in zijn gereserveerde ruimte.
  

Elektronische facturatie voor kleine ondernemingen: controles en oplossingen

Toen Italië voor het eerst elektronische facturatie voor ondernemingen invoerde, waren kleine ondernemingen en professionals onder een bepaalde omzetdrempel vrijgesteld. Vanaf 2024 moeten echter bijna alle ondernemingen voldoen aan de machtiging voor elektronische facturatie. Daarom kunnen kleine ondernemingen en professionals te maken krijgen met een aantal uitdagingen bij het beheren van facturatie.

De grootste uitdagingen zijn de aanpassing aan de technologie die nodig is om elektronische facturen te beheren en tegelijkertijd de volledige compliance met de nieuwe regelgeving te garanderen. Alle ondernemingen moeten software voor het beheer van e-facturen of een cloudservice gebruiken.

Hiervoor zijn zowel gratis tools van de Italiaanse belastingdienst als betaalde diensten beschikbaar. De tools die de Italiaanse belastingdienst biedt, zijn:

• Een webgebaseerd proces: Dit wordt gebruikt voor het samenstellen en verzenden van elektronische facturen en is toegankelijk via het portaal Facturen en ontvangstbewijzen (Fatture e Corrispettivi).
  
• Pc-software: De software, die beschikbaar is op de site van de Italiaanse belastingdienst, stelt je alleen in staat om elektronische facturen te maken en op te slaan.
  
• FatturAE: Een app die beschikbaar is in de iOS- of Android-winkels en waarmee je elektronische facturen kunt versturen.
  

Commerciële leveranciers bieden verschillende tools voor het beheer van elektronische facturatie voor ondernemingen, en velen bieden abonnementen aan tegen verschillende prijzen om tegemoet te komen aan de behoeften en budgetten van kleine ondernemingen en professionals. Om de overgang van papieren naar elektronische facturatie te vereenvoudigen, kun je overwegen om een tool of service te kiezen die:

• Cloudgebaseerd en overal toegankelijk is
  
• Eenvoudig beheer van elektronische facturatie biedt in vergelijking met downloadbare software (die vaak complexer is en hogere kosten voor onderhoud en updates met zich meebrengt)
  
• Een eenvoudig, intuïtief dashboard heeft
  
• Toegewijde technische ondersteuning biedt
  
• Kan worden geïntegreerd met alle andere software voor bedrijfsbeheer
  

Naarmate je onderneming groeit, kan het beheer van het zakelijke facturatieproces steeds complexer worden. Sommige tools kunnen helpen bij het automatiseren van dit proces, zoals Stripe Invoicing, een uitgebreid en schaalbaar facturatieplatform waarmee je facturen voor zowel eenmalige als terugkerende betalingen kunt maken en versturen zonder dat je iets hoeft te programmeren. Met Stripe Invoicing bespaar je tijd en ontvang je sneller betalingen, aangezien consumenten 87% van Stripe-facturen binnen 24 uur betalen. Dankzij de samenwerking met externe partners kun je Stripe Invoicing ook gebruiken voor verplichte elektronische facturatie.

Trends en toekomstige ontwikkelingen in elektronische facturatie

Het toepassingsgebied van elektronische facturatie in Italië zou de komende jaren verder kunnen uitbreiden, vooral met betrekking tot gezondheidsdiensten voor particulieren. Het blijft echter onduidelijk of elektronische facturatie in deze sector optioneel of verplicht zal worden. Bovendien kun je verwachten dat ook andere EU-landen elektronische facturatie zullen implementeren. Zo werd Roemenië na Italië het tweede land dat dit systeem invoerde, waardoor elektronische facturatie vanaf 1 januari 2024 verplicht werd voor alle Roemeense bedrijven.

België zal vanaf januari 2026 het uitgeven en ontvangen van elektronische facturen tussen ondernemingen (B2B) verplichten. In Frankrijk moeten vanaf 1 september 2026 alle bedrijven elektronische facturen ontvangen, terwijl het uitgeven ervan alleen voor middelgrote en grote bedrijven zal gelden. De uitgiftevereiste wordt een jaar later, op 1 september 2027, uitgebreid naar kleine en middelgrote ondernemingen. Landen als Kroatië, Duitsland, Finland, Denemarken en Spanje zullen de komende jaren waarschijnlijk elektronische facturatie voor ondernemingen verplichten.

Hoewel veel landen stappen zetten in de richting van een Europees elektronisch facturatiesysteem, kun je verwachten dat het proces behoorlijk wat tijd in beslag zal nemen. Momenteel valt de wetgeving nog onder de controle van de afzonderlijke lidstaten, wat het beheer van elektronische facturen voor ondernemingen, vooral die met internationale activiteiten, complex maakt.

Directe resultaten zijn onder andere het bevorderen van robuuste software- en cloudoplossingen die zijn ontworpen om te voldoen aan de regelgeving in individuele Europese landen, het creëren van interoperabiliteit met andere tools voor bedrijfsbeheer en het behouden van gebruiksvriendelijkheid om het beheer van elektronische facturen voor bedrijven te vereenvoudigen.