Dal 1° gennaio 2024 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per la stragrande maggioranza dei titolari di partita Iva in Italia. Sono numerose le attività che hanno dovuto adeguarsi a tale requisito, adottando una soluzione per la gestione delle fatture elettroniche e assicurandosi di essere conformi alle nuove normative. In questo articolo ti spieghiamo come funziona la fatturazione elettronica per le aziende, quali sono le sfide e le soluzioni per piccole imprese e professionisti e gli sviluppi futuri.

Contenuti dell'articolo

• Obbligo di fatturazione elettronica in Italia
  
• Come funziona la fattura elettronica per le aziende
  
• Il codice destinatario nella fatturazione elettronica per le aziende
  
• Adozione della fatturazione elettronica per le piccole aziende: sfide e soluzioni
  
• Tendenze e sviluppi futuri della fatturazione elettronica
  

Obbligo di fatturazione elettronica in Italia

L'obbligo della fatturazione elettronica in Italia è entrato in vigore il 1° gennaio 2019, ai sensi della Legge n.205 del 27 dicembre 2017. Tuttavia, fino al 2023 erano ancora esentate alcune categorie di contribuenti, come ad esempio chi aderisce al regime forfettario o al regime dei minimi. Il D.L. 36/2022 ha eliminato tali esoneri e dal 1° gennaio 2024 l'obbligo di fattura elettronica è stato esteso a quasi tutti i titolari di partita Iva, a prescindere dal regime fiscale adottato e dalla soglia dei ricavi prodotti.

I soggetti ancora esentati dall'obbligo della fatturazione elettronica in Italia nel 2024 sono i seguenti:

• Coloro che emettono fatture verso l'estero a soggetti non residenti né stabiliti fiscalmente in Italia
  
• Gli operatori sanitari che inviano dati al Sistema Tessera Sanitaria
  
• I soggetti che non sono tenuti all'invio di dati al Sistema Tessera Sanitaria, ma che erogano prestazioni sanitarie nei confronti di persone fisiche
  

Il Decreto Milleproroghe 2025, approvato dal Consiglio dei Ministri del 9 dicembre 2024 e che deve ancora essere convertito in legge, ha esteso la proroga dell'esenzione dall'obbligo della fatturazione elettronica per quest'ultima categoria di operatori sanitari fino al 31 marzo 2025. Più precisamente, tali operatori sanitari avevano il divieto di emettere le fatture nei confronti delle persone fisiche a scopo di protezione dei dati personali, in quanto tali dati sarebbero transitati nel Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate che al momento non garantisce il rispetto della normativa relativamente alla privacy. Per conoscere più dettagli, occorrerà attendere la pubblicazione del provvedimento in Gazzetta Ufficiale.

Come funziona la fattura elettronica per le aziende

L'Italia è stato il primo Paese europeo a implementare la fatturazione elettronica. Quando parliamo di fattura elettronica ci riferiamo al documento in formato XML che deve essere emesso tramite un software o servizio web e trasmesso al Sistema di interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate.

Il Sistema di Interscambio verifica che la fattura contenga i dati obbligatori ai fini fiscali, dopodiché si occupa di consegnare la fattura al cliente inviando una ricevuta di avvenuto recapito al fornitore.

Ricordiamo che la fattura elettronica si considera emessa solo al momento della trasmissione al Sistema di Interscambio. La data di emissione, infatti, non deve essere confusa con quella inserita nel campo "Data" della fattura stessa.

Il codice destinatario nella fatturazione elettronica per le aziende

I dati da compilare in una fattura elettronica per le aziende sono gli stessi di una fattura cartacea, ad eccezione del codice destinatario, chiamato anche codice destinatario SdI o codice SdI. Questo codice serve per recapitare correttamente una fattura elettronica a un'azienda o a un professionista. Il codice destinatario è associato al software o al servizio web utilizzato dal destinatario della fattura e permette a quest'ultimo di ricevere le fatture direttamente sul proprio gestionale di fatturazione elettronica.

Cosa succede se non hai a disposizione il codice destinatario del cliente? Non c'è da preoccuparsi, perché è possibile emettere la fattura elettronica a un'azienda anche senza il codice destinatario. In questo caso, il destinatario della fattura può riceverla nei seguenti modi:

• inserendo l'indirizzo PEC del destinatario (se noto) in fattura nel campo "PEC Destinatario", insieme al valore "0000000" nel campo "Codice Destinatario";
  
• inserendo sette volte zero (0000000) nel campo del codice destinatario. In questo caso la fattura verrà comunque elaborata dal Sistema di Interscambio con lo stato "Mancata Consegna" e sarà visualizzabile nell'area riservata "Consultazione" del portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate. Consigliamo di informare il cliente che la fattura è disponibile nella sua area riservata.
  

Adozione della fatturazione elettronica per le piccole aziende: sfide e soluzioni

Al momento dell'introduzione della fatturazione elettronica per le aziende, erano esenti le piccole imprese e i professionisti sotto una certa soglia di fatturato, ma dal 2024 quasi tutte le attività sono diventate soggette all'obbligo di fatturazione elettronica. Quali sono le sfide che possono dover affrontare le piccole aziende e i professionisti nella gestione della fatturazione?

Le difficoltà maggiori riguardano l'adeguamento tecnologico per la gestione delle fatture elettroniche nella piena conformità alle nuove normative. Tutte le attività devono dotarsi di un software o di un servizio cloud di gestione delle fatture elettroniche.

A tale scopo sono disponibili sia strumenti gratuiti, messi a disposizione dall'Agenzia delle Entrate, sia servizi a pagamento. Gli strumenti dell'Agenzia delle Entrate sono i seguenti:

• Una procedura web che permette di compilare e trasmettere le fatture elettroniche e a cui si accede tramite il portale "Fatture e Corrispettivi"
  
• Un software per PC disponibile sul sito dell'Agenzia delle Entrate che consente solo di predisporre e salvare i file delle fatture elettroniche
  
• Un'app chiamata "FatturAE", disponibile negli store IOS o Android, con cui è possibile anche trasmettere le fatture elettroniche
  

Per quanto riguarda gli strumenti di gestione della fatturazione elettronica per le aziende messi a disposizione da operatori privati del mercato, ne esistono di diversi tipi e molti offrono piani con diverse fasce di prezzo per adattarsi anche alle esigenze e al budget delle piccole imprese e dei professionisti. Le caratteristiche da ricercare al fine di semplificare il passaggio dalla fatturazione cartacea a quella elettronica sono le seguenti:

• Un servizio cloud, accessibile ovunque, per gestire più facilmente la fatturazione elettronica rispetto ai software da scaricare, spesso più complessi e dai costi più elevati anche per la manutenzione e gli aggiornamenti necessari
  
• Uno strumento con una dashboard semplice e intuitiva
  
• Un servizio che offra un supporto tecnico dedicato
  
• Uno strumento che possa integrarsi con altri eventuali gestionali per aziende
  

Gestire il processo di fatturazione per le aziende può diventare complesso, soprattutto man mano che la tua attività cresce. Alcuni strumenti ti aiutano ad automatizzare questo processo come, ad esempio, Stripe Invoicing, una piattaforma di fatturazione globale e scalabile con cui puoi creare e inviare sia le fatture per i pagamenti una tantum che ricorrenti, senza scrivere una sola riga di codice. Con Stripe Invoicing puoi risparmiare tempo e ricevere pagamenti più velocemente (l'87% delle fatture Stripe viene incassato entro 24 ore). E, grazie alla collaborazione con partner terzi, puoi utilizzare Stripe Invoicing anche se hai l'obbligo di fatturazione elettronica.

Tendenze e sviluppi futuri della fatturazione elettronica

Nei prossimi anni è possibile un'ulteriore estensione della fatturazione elettronica in Italia, con particolare riferimento alle prestazioni sanitarie verso le persone fisiche, anche se non è ancora chiaro se l'emissione della fattura elettronica diventerà una possibilità o un obbligo. Inoltre, è prevista l'adozione della fattura elettronica anche in altri Paesi dell'Unione europea. Ad esempio, la Romania è stato il secondo Paese dopo l'Italia ad adottare questo sistema e l'emissione di fatture elettroniche è obbligatoria per tutte le aziende romene a partire dal 1° gennaio 2024.

I prossimi Paesi saranno il Belgio, che vedrà l'obbligo di emissione e ricezione delle fatture elettroniche B2B da gennaio 2026, e la Francia, dove dal 1° settembre 2026 scatterà l'obbligo di ricezione delle fatture elettroniche per tutte le imprese, mentre l'obbligo di emissione sussisterà solo per aziende di medie e grandi dimensioni. L'obbligo di emissione delle fatture elettroniche per le piccole e medie imprese entrerà in vigore un anno dopo, il 1° settembre 2027. L'introduzione della fatturazione elettronica per le aziende è prevista nei prossimi anni anche in altri Paesi come Croazia, Germania, Finlandia, Danimarca e Spagna.

Se da una parte si sta lentamente avviando un percorso verso un sistema di fatturazione elettronica europeo, si tratta di un processo che richiederà moltissimo tempo. Al momento la legislazione è ancora in mano ai singoli stati membri e la gestione della fatturazione elettronica per le aziende risulta ancora complessa, soprattutto per chi opera a livello internazionale.

Una conseguenza diretta sarà lo sviluppo tecnologico di software e soluzioni cloud sempre più robusti, che dovranno garantire la conformità a tutte le normative nei singoli stati europei, l'interoperabilità con altri strumenti di gestione aziendale e che dovranno essere il più possibile intuitivi per facilitare la gestione della fatturazione elettronica per le aziende.