Aan het opvolgen van achterstallige facturen en het beheren van facturatie hebben heel wat ondernemingen de handen vol. Automatische creditcardbetalingen zijn dan een oplossing. Met automatische creditcardbetalingen worden bedragen volgens een vast schema afgeschreven van de creditcard van de klant, waardoor het niet meer nodig is om handmatig herinneringen te verzenden. Automatische betalingen kunnen ook bepalend zijn voor de manier waarop een onderneming de cashflow beheert, en de kans op achterstallige betalingen verkleinen. De penetratiegraad van creditcards in de Verenigde Staten werd geschat op ongeveer 67% in 2024, wat betekent dat dit type facturatie in veel gevallen mogelijk is.
Hieronder bespreken we wat je moet weten over automatische creditcardbetalingen. Je leest hoe het werkt, wat de voor- en nadelen zijn en hoe Stripe terugkerende facturatie gemakkelijker maakt voor ondernemingen.
Wat staat er in dit artikel?
- Wat is een automatische creditcardbetaling?
- Hoe werken automatische betalingen voor ondernemingen?
- Wat zijn de voor- en nadelen van automatische creditcardbetalingen?
- In welke branches wordt gebruikgemaakt van automatische creditcardbetalingen?
- Hoe kunnen ondernemingen ervoor zorgen dat automatische betalingen veilig verlopen?
- Hoe kan Stripe ondernemingen helpen bij het beheren van terugkerende facturatie?
Wat is een automatische creditcardbetaling?
Bij automatische creditcardbetalingen gaat het om een facturatie-overeenkomst waarbij een onderneming de opgeslagen kaartgegevens van een klant gebruikt om met een vast interval een bedrag af te schrijven. Dat kan wekelijks, maandelijks of jaarlijks zijn of een ander interval dat beide partijen zijn overeengekomen. Nadat de klant toestemming heeft gegeven en kaartgegevens heeft verstrekt, wordt het bedrag op de facturatiedatum afgeschreven.
Met deze betalingen is het niet meer nodig om gegevens steeds opnieuw in te voeren en hoef je je niet meer af te vragen of een betaling wel doorgaat. Voor veel ondernemingen is het een aantrekkelijke optie in vergelijking met handmatige methoden zoals cheques en eenmalige facturen met betaallinks. Ook klanten waarderen het gemak van automatische creditcardbetalingen, omdat ze hiermee aanzienlijk eenvoudiger met facturatie kunnen omgaan.
Hoe werken automatische betalingen voor ondernemingen?
Automatische betalingen worden mogelijk gemaakt door een systeem of een reeks tools die de facturatie-intervallen, betalingsautorisaties en administratie beheren. Een effectieve strategie voor automatische betalingen bestaat doorgaans uit de volgende onderdelen:
Klantovereenkomst. De gebruiker moet akkoord gaan met terugkerende betalingen. Tijdens de aanmelding voeren ze hun creditcardgegevens in en kiezen voor het facturatieschema. Hiermee kan de onderneming met een bepaald interval bedragen van de kaart afschrijven totdat de klant het abonnement opzeg. Wel is het de verantwoordelijkheid van de ondernemingen om transparant te zijn over betalingen.
Opgeslagen betaalgegevens. De creditcardgegevens van klanten moeten worden opgeslagen in een beveiligde digitale omgeving die voldoet aan strenge beveiligingseisen om de kans op datalekken of andere problemen te verkleinen. Veel ondernemingen werken met een extern platform om te voorkomen dat kaartgegevens rechtstreeks worden opgeslagen.
Cyclus voor terugkerende facturatie. Op basis van de opgeslagen betaalgegevens gaat het facturatieschema van start. De software of een online platform activeert de afschrijving op de opgegeven datum, betaalpogingen vinden automatisch plaats en de service wordt voortgezet als de betaling is geslaagd.
Mislukte transacties. Als een betaling mislukt, moet het systeem zowel de onderneming als de klant waarschuwen. Het systeem kan een e-mail sturen waarin gebruikers wordt gevraagd hun kaartgegevens bij te werken of een andere betaalmethode aan te vragen.
Ontvangst en bevestiging. Als een betaling is geslaagd, stuurt het platform een bevestiging naar de klant, meestal via e-mail of een melding op het dashboard.
Rapportage en reconciliatie. Een rapportagesysteem moet laten zien welke klanten helemaal bij zijn met betalingen, wie een facturatiecyclus heeft gemist en welke afschrijvingen zijn terugbetaald. Dit inzicht kan een onderneming helpen bij het voorspellen van inkomsten en het identificeren van gebieden die mogelijk aandacht vereisen.
Wat zijn de voor- en nadelen van automatische creditcardbetalingen?
Zoals elk ander model voor betalingen heeft automatische creditcardfacturatie zijn eigen voor- en nadelen. Hieronder zetten we een paar voor- en nadelen van automatische creditcardbetalingen op een rijtje.
Voordelen
Voorspelbare omzet
Veel ondernemingen werken met abonnementen, lidmaatschapskosten of maandelijkse diensten: dat levert een constante inkomstenstroom op. In plaats van te wachten tot elke factuur is verwerkt, ontvangt je onderneming betalingen op een vast tijdstip. Deze voorspelbaarheid kan vooral nuttig zijn bij het plannen van budgetten en uitbreidingen.
Minder tijd en minder werk
Met automatische kaartbetalingen ben je minder tijd kwijt aan handmatige facturen en opvolgingsberichten. Je medewerkers kunnen zich richten op andere taken, zoals het verbeteren van het product en het ontwikkelen van nieuwe functies, in plaats van achterstallige rekeningen op te volgen.
Een betere ervaring voor klanten
Klanten waarderen vaak het gemak dat ze er niet aan hoeven te denken om betalingen te doen, en dat kan hun loyaliteit aan je merk versterken. Dit gemak kan ook het klantverloop verminderen, omdat het niet meer nodig is om betaalgegevens steeds opnieuw handmatig in te voeren.
Minder achterstallige betalingen
Automatische afschrijvingen helpen vertragingen te voorkomen. Klanten worden direct gefactureerd, dus kosten voor te late betaling en stressvolle herinneringen komen minder vaak voor. Dit draagt bij aan een betere relatie tussen kopers en verkopers.
Nadelen
Sceptische klanten
Sommige mensen vinden het niet prettig om toestemming voor terugkerende betalingen te geven. Ze kunnen zich zorgen maken over verborgen kosten, over dat ze per ongeluk worden gefactureerd of dat ze vergeten te annuleren na een gratis proefperiode. Ondernemingen moeten hun voorwaarden duidelijk aangeven en hun annuleringsbeleid gemakkelijk toegankelijk maken.
Kans op chargebacks
Automatische afschrijvingen die maandenlang onopgemerkt blijven, kunnen spanningen bij klanten opleveren. Als een klant vergeet een abonnement op te zeggen of de voorwaarden voor verlenging over het hoofd ziet, kan dat leiden tot chargebacks. En als dat te vaak voorkomt, kan dat schadelijk zijn voor de financiële situatie en de reputatie van een onderneming.
Geweigerde betaalkaarten
Als de betaalkaart van de klant is verlopen of wordt geblokkeerd, wordt de automatische betaling stopgezet totdat de gebruiker zijn of haar gegevens bijwerkt. Dit kan leiden tot serviceonderbrekingen of gederfde inkomsten. Een gedegen communicatiestrategie is belangrijk om facturatiegegevens up-to-date te houden.
Aanvullende beveiligingsrisico's
Bij het verwerken van terugkerende betalingen worden gevoelige gegevens opgeslagen of wordt gewerkt met een kluis van derden. Beide opties brengen een zeker risico op blootstelling van gegevens met zich mee. Het kiezen van een platform dat zich richt op veilig gegevensbeheer, geeft gemoedsrust.
In welke branches wordt gebruikgemaakt van automatische creditcardbetalingen?
Terugkerende facturatie is steeds populairder in heel wat branches. Hieronder noemen we een paar branches waar automatische kaartbetalingen het meest worden gebruikt.
Software-as-a-Service (SaaS)
Maand- of jaarabonnementen zijn al jaren kenmerkend voor technische producten. Of het nu gaat om een projectmanagementplatform, een ontwerptool of een marketingpakket, SaaS-platforms werken vaak met automatische creditcardbetalingen om gebruikers zonder onderbreking onbeperkt toegang te bieden.
Abonnementsboxen en lidmaatschapsclubs
Ondernemingen die maaltijdpakketten, maandelijkse knutselpakketten en samengestelde snacks verkopen, werken met periodieke verzending, en automatisch terugkerende betalingen sluiten daar goed op aan. Hetzelfde geldt voor sportscholen, privéclubs en lidmaatschapsorganisaties.
Streaming van media en nieuws
Film- en muziekstreamingdiensten werken met een maandelijks of jaarlijks lidmaatschap. Kranten en tijdschriften zijn overgestapt op hetzelfde concept en bieden digitale abonnementen, zodat lezers niet hoeven te onthouden om elke maand een factuur te betalen.
Nutsbedrijven en telecommunicatie
Nutsbedrijven zoals elektriciteits- en internetproviders en mobiele telefoonmaatschappijen bieden vaak de mogelijkheid om creditcardgegevens op te slaan voor automatische facturatie. Dit verlaagt de kans op gemiste betalingen en verbetert het betaalproces voor beide partijen.
Online lesplatforms
E-learningdiensten die maandelijks of jaarlijks kosten in rekening brengen, gebruiken terugkerende betalingen zodat leerlingen ingeschreven blijven.
Hoe kunnen ondernemingen ervoor zorgen dat automatische betalingen veilig verlopen?
Klanten die hun creditcards online gebruiken, verwachten dat hun financiële gegevens privé blijven en dat de onderneming betalingen nauwkeurig verwerkt. Hoewel geen enkel systeem volledig immuun is voor hackpogingen of menselijke fouten, zijn er wel een paar dingen die je kunt doen om gegevens veilig te houden.
Volg de PCI DSS-vereisten
De Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) regelt de manier waarop ondernemingen kaartgegevens opslaan, verzenden en verwerken, en naleving hiervan is verplicht. Dit betekent dat ondernemingen gevalideerde betaalplatforms moeten gebruiken, gegevens moeten versleutelen en beveiligingsprotocollen regelmatig moeten controleren.
Werk met betrouwbare betaaldienstverleners
Eén manier om met beveiliging om te gaan, is door samen te werken met een betaalplatform dat prioriteit geeft aan beveiliging van gegevens. Ondernemingen hoeven zich dan niet meer bezig te houden met het bouwen en onderhouden van eigen eersteklas beveiligingsmaatregelen, wat duur en tijdrovend kan zijn. Dat is een hele zorg minder. Een goede provider helpt ook met tokenisatie en naleving van gegevensbeveiliging.
Gebruik de juiste authenticatie
Door klanten te verplichten sterke wachtwoorden te gebruiken of tweefactorauthenticatie (2FA) in te schakelen, neemt de kans op toegang door onbevoegden af. Iemand die toegang krijgt tot een account, krijgt mogelijk opgeslagen betaalgegevens onder ogen. Het is dus belangrijk om een extra verificatiestap toe te voegen.
Verstuur meldingen over aankopen
Door klanten voorafgaand aan elke geplande transactie te informeren, kunnen ze niet-geautoriseerde of onjuiste betalingen gemakkelijker herkennen. Klanten voelen zich ook beter op hun gemak wanneer ze direct een e-mail of pushmelding ontvangen waarin wordt bevestigd dat er geld van hun kaart is afgeschreven.
Stel een duidelijk annulerings- en terugbetalingsbeleid op
Er gaat altijd wel eens iets mis en er zijn altijd wel eens meningsverschillen. Door precies uit te leggen hoe klanten kunnen opzeggen of hun geld terug kunnen krijgen, kun je lange chargebackprocedures voorkomen. Met een snel en pijnloos proces maak je een positieve indruk op klanten, zelfs als ze uiteindelijk besluiten te vertrekken.
Voer regelmatig beveiligingsaudits uit
Naarmate een onderneming groeit, worden er ook steeds hogere eisen aan betaalsystemen gesteld. Routinematige kwetsbaarheidstests en patches kunnen bescherming bieden tegen bedreigingen. Merk je iets verdachts op, reageer dan snel om de schade te beperken.
Hoe kan Stripe ondernemingen helpen bij het beheren van terugkerende facturatie?
Hier lees je hoe Stripe terugkerende facturatie vereenvoudigt en tegelijk flexibiliteit op maat biedt.
Flexibele abonnementsmodellen
Ondernemingen structureren hun betalingen op verschillende manieren: ze brengen vaste maandelijkse kosten in rekening, bieden abonnementen op basis van gebruik aan of bieden evenredige verdeling wanneer een klant halverwege de cyclus kiest voor een upgrade. Stripe Billing ondersteunt meerdere tariefstrategieën:
Abonnementen met vaste tarieven
Kosten per werkplek/gebruiker
Gestaffelde tarieven op basis van gebruik
Kortingen en proefperioden
Geïntegreerde betaalpagina's
Voor ondernemingen die meteen aan de slag willen, biedt Stripe Checkout gehoste betaalpagina's die zijn afgestemd op abonnementen en terugkerende betalingen. Deze methode is snel, gebruiksvriendelijk en past zich automatisch aan verschillende apparaten aan. Via het klantenportaal van Stripe kunnen gebruikers hun abonnementen direct beheren, inclusief het bijwerken van betaalmethoden en het opzeggen van abonnementen.
Automatisch bijwerken van kaartgegevens
Mislukte betalingen komen nu eenmaal voor, maar hoeven je cashflow niet te verstoren. Met Stripe kun je de schade van verlopen kaarten beperken. Stripe werkt samen met grote kaartnetwerken die de kaartgegevens van klanten automatisch up-to-date houden met een functie voor het automatisch bijwerken van creditcardgegevens (CAU). Dit werkt op de achtergrond. Klanten krijgen dus geen verzoek per e-mail om hun betaalgegevens bij te werken. Door onderbrekingen tot een minimum te beperken, kunnen ondernemingen het klantverloop verminderen en zijn ze minder tijd kwijt aan het opvolgen van betalingen.
Functies voor omzetherstel
Wanneer betalingen mislukken, neemt Stripe het zware werk voor zijn rekening. Smart Retries probeert automatisch met geoptimaliseerde intervallen de betaling opnieuw uit te voeren om de kans op succes te vergroten. Aanmaningen, het proces waarbij klanten worden geïnformeerd over mislukte of achterstallige betalingen, is ingebouwd in het platform van Stripe, zodat je geen afzonderlijke workflows hoeft te maken voor beheer van deze interacties.
Geavanceerde afhandeling voor evenredige verdeling
Bij veel abonnementsbedrijven geldt dat klanten halverwege de cyclus een upgrade of downgrade uitvoeren of voor een ander abonnement kiezen. Stripe bevat logica voor evenredige verdeling waarmee gedeeltelijke kosten of terugbetalingen automatisch worden berekend.
Diepgaande analyses en inzichten
Stripe geeft ondernemingen in real-time inzicht in de prestaties van hun abonnementen. Op het Stripe-dashboard zie je statistieken zoals maandelijks terugkerende inkomsten (MRR), customer lifetime value (LTV) en klantverloop. Zo kun je precies zien wat succesvol is en waar verbeterpunten liggen. Deze analyses helpen bij het identificeren van trends, het signaleren van potentiële problemen en het nemen van beslissingen over prijzen of tactieken voor klantbehoud.
Ontwerp waarin de developer centraal staat
Stripe is een platform dat vriendelijk is voor developers, met API's (Application Programming Interfaces) die goed zijn gedocumenteerd en eenvoudig kunnen worden geïntegreerd met aangepaste workflows. Voor ondernemingen die meer controle willen, biedt Stripe webhooks en logica op maat, zodat elk aspect van het facturatieproces past bij de systemen. Of je nu een start-up opschaalt of een internationale onderneming runt, je kunt een oplossing bouwen die precies aan je behoeften voldoet.
Internationale en lokale ondersteuning
Stripe biedt terugkerende facturatie in meer dan 135 valuta, waardoor het een vertrouwde keuze is voor ondernemingen met internationale klanten. Stripe verwerkt ook lokale betaalmethoden, zoals SEPA-incasso in Europa en BECS Direct Debit in Australië. Zo kun je makkelijker inspelen op de betaalvoorkeuren van internationale klanten.
Beveiliging en compliance
Met beveiligingsfuncties zoals tokenisatie worden kaartgegevens vervangen door veilige ID's om potentiële blootstelling te verminderen. Stripe voldoet bovendien volledig aan PCI DSS, wat betekent dat je bedrijf er niet alleen voor staat bij naleving hiervan.
De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.